PDFelement
PDFelement
In App Store Öffnen
In Google Play Öffnen
Öffnen Öffnen

Die beste Dokumentenmanagement-Software 2022

author avatar

2022-08-01 10:52:59 • Filed to: Business Tips • Proven solutions

Mit dem immer stärker werdenden Trend zum papierlosen Arbeiten kann Dokumentenmanagement-Software eine Alternative zur papierbasierten Dokumentation bieten, indem sie alle Ihre digitalen Dateien an einem zentralen Ort sammelt. Der Zugriff auf Dateien wird einfach, leicht und sicher und Ihr Arbeitsleben wird durch die vielen Vorteile, die Dokumentenmanagement-Software bieten kann, vereinfacht. Von erhöhter Sicherheit und Konformität bis hin zur Möglichkeit, Aufgaben zu rationalisieren, Arbeitsabläufe zu organisieren oder eine Menge Speicherplatz zu sparen - mit einer der besten Dokumentenmanagement-Software des Jahres 2022 werden Sie bessere Geschäfte machen!

Vergleich von Dokumentenmanagement-Software

Produkt
Only Office
SharePoint Online
Hightail
Adobe Document Cloud
Dokmee
Unsere Bewertung ★★★★ ★★★★ ★★★★ ★★★ ★★
Externe Benutzer
Online Bearbeitung
Gemeinsame Ordner
Offline-Zugang
Cloud-Speicher von Drittanbietern
Datei-Aufbewahrung
Audit Logs
Externe Systemintegrationen
Überarbeitungsverlauf
Tools für den Dokumentenimport

Sparen Sie Speicherplatz und verbessern Sie die Zusammenarbeit

DMS-Software spart nicht nur Papier und hilft Unternehmen, umweltfreundlicher zu werden, sondern schafft auch wertvollen Platz in Ihrem Büro. Schaffen Sie die Aktenschränke und die damit verbundenen Kosten ab - Sie können jetzt alle Ihre Papierdokumente digitalisieren und Lagerräume räumen, um mehr Platz für Ihre Mitarbeiter zu schaffen oder die Menge an Bürofläche, die Sie anmieten müssen, zu reduzieren und so die Unternehmenskosten erheblich zu senken. Außerdem sparen Sie nicht nur Platz, sondern können auch leichter zusammenarbeiten. Führen Sie digitale Dateien von verschiedenen Standorten und Quellen in einem Repository zusammen, auf das jeder zugreifen kann. Sie vermeiden außerdem unnötige Arbeit und reduzieren Doppelarbeit, indem Sie alle Mitarbeiter mit einem zentralen Dokument arbeiten lassen.


Dokumente ganz einfach genehmigen, unterschreiben und freigeben

Dokumente sind dazu gedacht, gemeinsam genutzt zu werden - ob mit Kunden, Auftraggebern oder auch nur anderen Mitarbeitern. Es ist also sinnvoll, ein Tool zu verwenden, das die gemeinsame Nutzung von Dokumenten so effizient wie möglich macht. Die Straffung des Kommunikationsprozesses hat enorme Vorteile, von denen der offensichtlichste die Beschleunigung der Vertragsgenehmigung ist. Außerdem hilft die Nachverfolgung der Kommunikation, den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

Die Dokumentensoftware stellt auch sicher, dass die Dokumente zur Fertigstellung oder Genehmigung an die richtige Person weitergeleitet werden, was extrem wichtig ist und einem Unternehmen viel Zeit spart. Außerdem verhindern Sie durch die Verwendung nicht editierbarer Dateitypen wie PDF, dass nicht genehmigte Änderungen vorgenommen werden und den Prozess stören.


Bessere Sicherheit und Compliance

Sicherheit ist für viele Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Wenn Sie sich für ein Dokumentenverwaltungssystem entscheiden, müssen Sie mögliche Compliance- oder rechtliche Probleme in Ihrem Unternehmen sowie die benötigten Berechtigungsfunktionen berücksichtigen. Je fortschrittlicher die Sicherheitsfunktionen sind, desto stabiler bleibt Ihr Unternehmen im Falle zukünftiger Änderungen Ihrer Sicherheitsanforderungen. Und für Branchen mit höherem Risiko, wie z.B. Finanz- und Bankwesen oder Behörden und Rechtswesen, sollten Sie Zugang zu erweiterten Funktionen wie Prüfpfaden, Tools zur Unternehmensauthentifizierung, Integration mit einem Geräteverwaltungssystem und Dateispeicherung haben.

Und wenn Sie mit Patienten- oder Kundendaten arbeiten, sind Compliance und Sicherheit wichtige Faktoren. Viele Dokumentenverwaltungssysteme bieten Funktionen, die verhindern, dass Benutzer Dateien für externe Benutzer freigeben, die keinen Zugriff darauf haben sollten oder sie auf einem externen Gerät speichern.

Software zur persönlichen Dokumentenverwaltung

Organisation, Effizienz und Integration

Die intuitive Organisation von Inhalten kann die Effizienz erheblich steigern und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Wenn Informationen auf einfache Weise angezeigt werden und einfachere Methoden zur Nachverfolgung, etc. bieten, steigert dies die Produktivität erheblich. Automatisierungstools können Ihnen das Leben leichter machen, wenn es um Arbeitsabläufe und die Integration mit anderen Geschäftssystemen geht. Darüber hinaus sind bestimmte Funktionen, wie z.B. die Möglichkeit, eine optische Zeichenerkennung (OCR) für gescannte Dokumente durchzuführen und Ausgabedateien auf der Grundlage des Dokumenteninhalts zu erstellen, äußerst vorteilhaft.

Viele Tools für die Dokumentenverwaltung bieten auch mobile Apps an, idealerweise sowohl für Android als auch für iOS. Dies ist ein enormer Vorteil, da die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder Gerät mobil darauf zugreifen können. Bei der Auswahl sollten Sie darauf achten, dass die mobile Version über wichtige Funktionen wie die Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten, die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Möglichkeit, Dokumente einzusehen und zu unterschreiben und sogar die Möglichkeit, Fotos von Formularen zu scannen und sie dann auf Ihrem Gerät auszufüllen, verfügt. Microsoft SharePoint Online verfügt über eine mobile Benutzeroberfläche (UI), die einfach zu bedienen ist und eine Option zum Umschalten zwischen Desktop und Handy enthält, um Dokumente zu öffnen, Dateien hochzuladen und Ordner hinzuzufügen. Adobe Document Cloud Standard bietet auch einfach zu bedienende mobile Apps für Android-, iOS- und Windows-Tablets und -Telefone.


Kompatibilität und Kundenbetreuung

Kompatibilität ist ein weiteres wichtiges Thema. Sie müssen Dinge wie Browser-Kompatibilität, API-Unterstützung und Dateiformate berücksichtigen. Wahrscheinlich möchten Sie auch ein Dokumenten-Audit durchführen, um festzustellen, welche Dateiformate Ihre Mitarbeiter am häufigsten verwenden und notieren Sie sich benutzerdefinierte Software, die Ihr Unternehmen regelmäßig nutzt, um sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte System mit all diesen Dingen kompatibel ist. Wenn Sie Dateien in Standardformaten wie PDF konsolidieren müssen, stellen Sie sicher, dass das System, für das Sie sich entscheiden, diese Dateien in Bezug auf Speicherung, Weiterleitung, elektronische Signaturen und Passwortschutz verarbeiten kann.

Schließlich gibt es noch den Kundensupport, der über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihren Mitarbeitern im Kundensupport, effizienter zu arbeiten. Dies führt zu einer schnelleren Beantwortung von Kundenanfragen, zu einer einfacheren gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, wenn ein Kunde eine Kopie des Dokuments anfordert und zu einer optimierten Zeitplanung, so dass Aufgaben und Arbeitsabläufe organisiert und den entsprechenden Personen zugewiesen werden können und beide Seiten den Status leicht nachverfolgen und zu einer Lösung kommen können, die für alle akzeptabel ist.


Eine alternative Lösung für Ihr Dokumentenmanagement ist PDFelement, mit dem Sie Ihre PDF-Dokumente bearbeiten, schützen und archivieren können, um den Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie PDFelement hier.

Software für die Verwaltung von Unternehmensdokumenten

Gratis Testen oder PDFelement Kaufen Jetzt!

Gratis Testen or PDFelement Kaufen Jetzt!

PDFelement Kaufen Jetzt!

PDFelement Kaufen Jetzt!

author avatar

Noah Hofer

staff Editor

(Click to rate this post)

Generally rated4.5(105participated)

Home > Business Tips > Die beste Dokumentenmanagement-Software 2022