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Die 6 besten Dokumentensicherheitssysteme

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2022-08-01 10:52:59 • Filed to: Business Tips • Proven solutions

Jede Privatperson, jedes Unternehmen, jede Organisation, jede Regierungsbehörde und jede Organisation dazwischen hat Dokumente, die sie täglich bearbeiten. Viele stellen sich die Frage, wie sicher diese Dokumente sind. Dokumentensicherheit kann definiert werden als "die Art und Weise, wie Dokumente abgelegt, gespeichert, gesichert, zugestellt, verarbeitet und alles dazwischen" werden. Es ist ein weit gefasster Begriff, aber die einfache Realität ist, dass Unternehmen und Organisationen Wege finden, ihre Dokumente zu sichern, indem sie sie mit Passwörtern verschlüsseln und sie an einem sicheren Ort speichern.

Wir leben heutzutage in einer papierlosen Bürowelt, ein Trend, der sich immer mehr durchsetzt. In der Vergangenheit mieteten Unternehmen Dokumentenspeicher, um ihre Dokumente aufzubewahren und ihre Dokumentensicherheit zu verbessern. Heutzutage sorgen jedoch Dokumentensicherheitssysteme dafür, dass Ihre Daten sicher in der Cloud gespeichert und durch Verschlüsselung und Passwort geschützt sind.

Die 6 wichtigsten Sicherheitssysteme für Dokumente

1. Symantec Endpoint Encryption

Wie bereits erwähnt, ist die Verschlüsselung eine der Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu schützen und die Dokumentensicherheit zu verbessern. Symantec macht dies möglich, indem es vertrauliche Informationen schützt. Sie können mit Symantec ein komplettes Laufwerk verschlüsseln, Sektor für Sektor, oder Flash-Laufwerke verschlüsseln. In jedem Fall ist diese Software für Leute gedacht, die eine große Anzahl von Dokumenten verschlüsseln.

Sicheres System zur Dokumentenverwaltung

Zu den Vorteilen gehören ein 24/7-Kundensupport, die Möglichkeit, Massendokumente zu verschlüsseln, eine 45-Tage-Geld-zurück-Garantie und sogar ein E-Mail-Schutz.

Der Nachteil dieses Dokumentensicherheitssystems ist, dass Sie es nicht auf Ihrem Mobiltelefon oder unter einem Linux-Betriebssystem verwenden können. Da mobile Geräte in Unternehmen eine immer größere Rolle spielen, kann Symantec nicht liefern. Eine weitere Beschwerde ist, dass fast ständig Pop-ups erscheinen.


2. InvisibleSecrets

Mit der Software können Sie Dateien direkt im Windows Explorer verschlüsseln und dann per E-Mail übertragen. Außerdem können Sie Dateien an Orten wie Tondateien und Bilder verstecken.

Sicherheit des Dokumentenmanagementsystems

Zu den Stärken von InvisibleSecrets gehören eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, eine effektive, vielseitige, intuitive und anpassungsfähige Software. Auf der anderen Seite ist die Software ziemlich teuer, viel teurer als ähnliche Dokumentensicherheitssysteme. Außerdem hält Ihre Testversion nur 15 Tage, danach müssen Sie für die Vollversion bezahlen. Und wenn Sie sich entscheiden, die Software zu deinstallieren, haben Sie immer noch Dateirückstände. Nach der Deinstallation müssen Sie mehrere Dateien manuell entfernen.


3. PDFelement fürBusiness

Die Spitze des Dokumentensicherheitssystems, das unserer Meinung nach viel besser ist als alle unten aufgeführten. Und das ist PDFelement für Business. Für Ihr Unternehmen ist es eine großartige Lösung zum Lesen, Öffnen, Bearbeiten, digitalen Signieren und Sichern von PDF-Dokumenten. Die Software verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die Ihr Leben in einem papierlosen Büro einfacher und bequemer machen. Aber bleiben wir bei einigen der wichtigsten im Bereich der Dokumentensicherheit.

100% sicher | Werbefrei | Keine Malware

Software für kleine Unternehmen

Zunächst einmal bietet PDFelement eine Zwei-Faktor-Verschlüsselung von Dokumenten. Sie können Dokumente verschlüsseln, wenn Sie sie zum Signieren versenden, aber Sie können auch alle Ihre Dokumente verschlüsseln und die Benutzer am Bearbeiten und Kopieren von Dateien hindern.

Sie können ein Dokument auch schwärzen. Es ist ein sehr einfaches und nützliches Tool, das Sie haben sollten. Ziehen Sie einfach den Text/das Bild, den/das Sie schwärzen möchten und klicken Sie auf "Schwärzen" und das war's. Alle sensiblen Informationen, die Sie unkenntlich machen möchten, sind dann weg.


4. PDF Suite

Mit PDF Suite können Sie PDF-Dateien öffnen, erstellen, bearbeiten und konvertieren. Was die Sicherheitssysteme für Dokumente betrifft, so können Sie Dokumente mit 256-Bit-Verschlüsselung und Einschränkungen schützen.

Klage gegen Dokumentensicherungssysteme

Zu den Stärken der Software gehören ein relativ niedriger Preis, eine intuitive Benutzeroberfläche und viele wichtige Funktionen, die Sie in teureren PDF-Programmen finden. Fazit: Wenn Sie eine einfache Software für die PDF-Verschlüsselung benötigen, ist diese Software genau das Richtige für Sie. Darüber hinaus hat PDF Suite Professional seine eigenen Vorteile, vor allem die Multimedia-Fähigkeit.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass Sie diese Software nicht zum Schwärzen von Dokumenten verwenden können. Ähnliche erweiterte Funktionen sind ebenfalls nicht vorhanden.


Adobe5. Adobe®Adobe Acrobat® Pro DC

Adobe Pro DC, ein Dokumentensicherheitssystem, das für Benutzer entwickelt wurde, die mit sensiblen Informationen arbeiten, ist sehr beliebt. Sie können PDF-Dokumente erstellen und bearbeiten und dann den Zugriff auf die Daten mit Passwörtern und Einschränkungen kontrollieren. Der Teamschutz ist ebenfalls Teil der Software. Manche Leute finden, dass Adobe Pro DC eine einfache und leichte Möglichkeit ist, die Sicherheit von Dokumenten zu kontrollieren, während andere es als professionelle Option abtun.

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Der Hauptvorteil ist die neue Benutzeroberfläche, sowie wesentliche Verbesserungen der OCR-Technologie. In Bezug auf den Dokumentenschutz hat sich gegenüber EchoSign nicht viel geändert.

Der Nachteil sind die verwirrenden Abonnement- und Kauftarife, die niemand verstehen kann. Es gibt keine Rückgängig-Funktion in der OCR-Korrekturfunktion. Auch die Benutzeroberfläche steht auf dem Prüfstand, denn die Benutzer hassen die großen Schaltflächen. Die benutzerdefinierte Leiste am oberen Rand ist ebenfalls verschwunden, was eine große Stärke von EchoSign war.


6. Foxit PDF Security Suite

Die letzte auf der Liste ist Foxit PDF Security Suite, eine wichtige Software, die Ihnen beim Öffnen, Organisieren und Bearbeiten des Textes hilft. Foxit integriert die Microsoft Rights Management Services und kombiniert damit zwei Softwarelösungen, die eine zuverlässige gemeinsame Nutzung vertraulicher Dokumente ermöglichen.

Sicheres Dokumentenverwaltungssystem

Foxit ist leichtgewichtig und zuverlässig und dank der Box-Integration können Sie PDF-Dokumente in Foxit lesen. Der sichere Lesemodus ist ein weiterer Vorteil und es gibt eine Schaltfläche zum Teilen für Facebook und Twitter. Das macht Foxit zu einer praktischen Option für das Lesen von PDFs, aber nicht so sehr für die Sicherheit.

Der Nachteil ist, dass das das Tool seinen Preis hat. Die Benutzer fragen ständig nach weiteren Funktionen. Zum Beispiel gibt es keine Hilfe bei der Erstellung digitaler Signaturen. Und Foxit kann keine komplexen PDF-Typen anzeigen.

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Noah Hofer

staff Editor

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