Software-Lizenzmanagement, Aktivierung und Compliance

Noah Hofer

2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions

Es mag Sie überraschen, dass ein großer Teil der Unternehmenssoftware oft ungenutzt bleibt. Für ein Unternehmen bedeutet dies eine Verschwendung von Ressourcen. Deshalb ist das Softwarelizenzmanagement äußerst wichtig. Falls Sie mit dem Konzept noch nicht vertraut sind: Softwarelizenzmanagement (SLM) ist ein Wartungsplan, mit dem Sie alle Ihre Softwarelizenzen verwalten. Das Hauptaugenmerk von SLM liegt auf der Senkung und Kontrolle der gesamten IT-Kosten in Ihrem Unternehmen. Es liegt auf der Hand, warum dies ein wichtiger Prozess ist, aber was vielleicht übersehen wird, sind die großen Auswirkungen, die er auf Unternehmen haben kann. Unternehmen können von erheblichen Vorteilen profitieren, wie z.B. einem strategischeren und proaktiveren Ansatz bei der Lizenzoptimierung und damit einem höheren Engagement und größeren Einsparungen auf lange Sicht. Wenn die Softwarelizenzverwaltung regelmäßig durchgeführt wird, reduziert sie die unnötigen Kosten und Kopfschmerzen, die mit der Inventarisierung von Softwarebeständen und der Verfolgung von Lizenzen verbunden sind.

Arten der Softwarelizenzierung

Jede Art von Software muss lizenziert werden und das bedeutet, dass es viele verschiedene Arten der Softwarelizenzierung gibt. Zu den gebräuchlichsten gehören pro Gerät, das auf einem einzelnen Rechner verwendet wird, pro Benutzer, das auf einen bestimmten Benutzer beschränkt ist und Netzwerk, das alle Rechner innerhalb eines bestimmten Netzwerks abdeckt, einschließlich WAN- und LAN-Verbindungen. Es gibt auch Abonnementlizenzen, bei denen es sich um Benutzer- oder Gerätelizenzen handeln kann, die ein Ablaufdatum haben. Eine kapazitätsbasierte Lizenz basiert auf der Kapazität der CPU oder anderer Hardware-Konfigurationselemente und Freeware bezieht sich auf eine kostenlose Lizenz, aber der Ersteller hält das Urheberrecht. Außerdem gibt es die Client-Access License (CAL), die besagt, dass Benutzer eine Verbindung zu einem bestimmten Softwarelizenzserver herstellen können, um die installierte Software zu nutzen. Und dann gibt es noch die General Public License (GPL), die besagt, dass die Lizenz und die Software frei sind und kostenlos genutzt, kopiert und verändert werden können.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung von Softwarelizenzen

Eine Steuerprüfung kann eine stressige Erfahrung sein, die Sie vermeiden möchten. Hier kann das Software License Management Ihnen Zeit und Geld sparen, indem es Ihnen hilft, regelmäßige interne Audits mit dem Management durchzuführen und sicherzustellen, dass Sie die besten Praktiken für die Verwaltung Ihrer Lizenzen kennen. Auch wenn Sie Software kaufen, besitzen Sie sie nicht. Sie müssen sie trotzdem unter den Bedingungen der Lizenz verwenden. Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Bedingungen nicht missachten, denn bei Nichteinhaltung der Bestimmungen und bei Verstößen gegen die Software drohen Ihnen empfindliche Strafen in Form von saftigen Geldbußen. Zu den bewährten Verfahren gehören die Implementierung einer Softwareverwaltungsrichtlinie, die Festlegung klarer Richtlinien für die Installation, die Überprüfung jeder Art von Software, die Sie besitzen, die Stornierung oder Neuzuweisung ungenutzter Lizenzen, die Deinstallation überflüssiger Anwendungen, die Verwendung eines Tools zur Verwaltung von Softwarelizenzen eines Drittanbieters und die Sicherstellung, dass Sie regelmäßig die neuesten Betriebssystem-Updates installieren.

Einhaltung von Softwarelizenzen

Um Audits zu vermeiden, ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Lizenzen sorgfältig verwalten, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Verlängerungs- und Ablaufdaten sicherzustellen. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Die Nichteinhaltung von Vorschriften wirkt sich auf wichtige Bereiche Ihres Unternehmens aus, wie z.B. die Budgetierung und kann sogar zu Sanktionen wie hohen Geldstrafen für Ihr Unternehmen führen. Wenn Sie geprüft werden, verbringen Sie viel Zeit damit, eine Bestandsaufnahme der gesamten Softwarenutzung zu machen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, was zu Überstunden oder Projektverzögerungen führen kann. Wenn Sie gegen die Vorschriften verstoßen, müssen Sie Ihre Lizenzen aufheben und mit Gebühren oder Strafen rechnen. Auch der Ruf Ihres Unternehmens wird in Mitleidenschaft gezogen, was zu Umsatzeinbußen oder dem Verlust qualifizierter Bewerber führen kann. Deshalb sollte die Einhaltung von Softwarevorschriften für Ihr Unternehmen oberste Priorität haben, nicht nur, um Konsequenzen zu vermeiden, sondern auch, um sicherzustellen, dass Sie keine wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden.

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