Der durchschnittliche Büroangestellte vernichtet jedes Jahr rund 10.000 Seiten Papier. Das ist nicht nur Ressourcenverschwendung, es verursacht auch zusätzliche Kosten für das Kopieren, Versenden, Speichern und Recyceln all dieser Seiten. Größere Unternehmen verschwenden schnell Tausende von Dollar für Papier, nur um es dann zu entsorgen. Um diese erhebliche Verschwendung von Ressourcen zu umgehen, haben viele Unternehmen inzwischen beschlossen, auf das papierlose Büro umzusteigen.
Der Verzicht auf Papier hat dabei große Vorteile für die Umwelt, da es die Abholzung reduziert und Schadstoffe eliminiert, die bei der Papierherstellung entstehenden. Wenn Ihr Unternehmen auf das papierlose Büro umsteigen will, sollten Sie die richtige papierlose Bürolösung oder Software für Ihr Unternehmen finden.
PDFelement ist die beste Wahl, wenn es um papierlose Bürolösungen geht. Es stellt eine komplette papierlose Bürolösung dar und kann Ihrem Unternehmen Tausende von Dollar und Hunderte von Arbeitsstunden pro Jahr.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareWie Sie mit PDFelement auf das papierlose Büro umsteigen
Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr über die Herausforderungen beim Umstieg auf das papierlose Büro und wie PDFelement Ihnen dabei helfen kann. Wir stellen Ihnen außerdem einige praktische Ideen dazu vor, wie Sie papierlos arbeiten können, um die Arbeitsweise Ihres Büros zu verändern. Egal, ob Sie Windows oder MacOS nutzen, mit PDFelement können Sie ganz einfach auf das papierlose Büro umsteigen.
- #1 OCR-Papierdokumente in das PDF-Format konvertieren
- #2 Jedes Dokument als PDF drucken
- #3 Elektronisches Signieren
- #4 Ausfüllbare Formulare erstellen
- #5 Extrahieren von Formulardaten
- #6 Scannen in PDF
- #7 Für die Langzeitarchivierung als PDF/A speichern
- #8 Kostenlose Vorlagen für die tägliche Arbeit
- #9 Dokumente im Team kommentieren
Nr. 1: OCR-Papierdokumente in das PDF-Format konvertieren
Die Umstellung auf das papierlose Büro stellt Unternehmen vor eine Reihe großer Herausforderungen. Die erste große Herausforderung besteht im Umgang mit den Papierdokumenten, die das Unternehmen bereits besitzt.
Einige Unternehmen besitzen Tausende von Dateien, die digitalisiert werden müssen, um auf das papierlose Büro umzusteigen. Dies ist besonders bei Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Recht und Medizin oft der Fall.
Alle Papierakten müssen zunächst digitalisiert werden, um den Zugriff im neuen papierlosen Bürosystem zu ermöglichen. Die Bequemlichkeit und Kostenersparnis des papierlosen Büros lässt sich nur durch Digitalisierung erreichen.
Glücklicherweise vereinfacht PDFelement das Scannen von Papierakten. PDFelement ermöglicht es Ihnen, Seiten schnell zu scannen und im PDF-Format zu speichern. Dieses Format stellt einen globalen Business-Standard für das Veröffentlichen und Archivieren von Dateien dar. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, das ursprüngliche Layout und Format der gescannten Dokumente beizubehalten und die Daten auf sicherem Wege zu speichern.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwarePDFelement bietet außerdem eine fortschrittliche OCR-Funktion (optische Zeichenerkennung). OCR erkennt die Buchstaben und Zeichen auf Ihren gescannten Seiten. Auf diesem Wege macht es alle gescannten Dateien editierbar und komplett durchsuchbar, sobald sie im System gespeichert sind. Diese Funktion kann Ihrem Unternehmen Tausende Stunden sparen, da keinerlei detaillierte Metadaten zum Beschreiben der gescannten Dateien geschrieben werden müssen.
Sobald eine Datei zum System hinzugefügt wurde, ist sie auf praktisch jedem elektronischen Gerät zugreifbar, unter anderem Smartphones, Windows- und MacOS-Computer und Tablets. Die Dateien behalten ihr Layout auf jedem dieser Geräte bei. Die gescannten Dateien sind zudem kompakt und lassen sich daher einfach per E-Mail oder mithilfe eines Messaging-Programms an andere Personen senden. Professionelle papierlose Bürosoftware wie PDFelement gestaltet das papierlose Dokumentenmanagement ganz einfach!
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareNo. 2: Jedes Dokument als PDF drucken
Nachdem Ihr Unternehmen ältere Dateien in Ihr papierloses Dokumentenmanagementsystem gescannt hat, besteht die nächste Herausforderung im Umgang mit den neuen Dokumenten. Glücklicherweise erleichtert PDFelement auch diesen Schritt.
Wenn Sie mithilfe einer Textverarbeitungsanwendung ein neues Dokument erstellen, können Sie mit PDFelement über den PDF- Drucker in PDF drucken. Der PDF-Drucker arbeitet mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen unter Windows und MacOS zusammen, einschließlich Microsoft Office und MacOS Pages.
Die Möglichkeit zum direkten Drucken von Dateien in PDF stellt sicher, dass Ihre Dokumente dasselbe Format verwenden. So werden außerdem alle neuen Dokumente Teil des Arbeitsablaufs in Ihrem papierlosen Büro und sind sofort durchsuchbar und bearbeitbar.
Nr. 3: Ausfüllbare Formulare erstellen
Das Ausfüllen von Papierformularen ist ein sehr zeitaufwändiger Teil der Büroarbeit und erfordert in der Regel eine manuelle Bearbeitung. Nachdem ein Papierformular ausgefüllt wurde, wird es entweder eingereicht oder die Daten werden manuell in ein elektronisches System übertragen. Nach dem Erfassen der Daten wird das Papierformular normalerweise entsorgt – Ressourcenverschwendung.
PDFelement vereinfacht das Ausfüllen von Formularen durch das Erstellen ausfüllbarer PDF-Formulare. Es ist nicht mehr nötig, Papierformulare auszufüllen. Sie können die Formulare ganz einfach auf Ihrem Computer ausfüllen. Elektronischen Formulare enthalten zahlreiche Elemente aus Papierformularen, unter anderem Textfelder, Kontrollkästchen, Auswahlknöpfe, Kombinationsfelder, Listenfelder und mehr.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareNr. 4: Elektronisches Signieren
Das Senden signierter Dokumente kann ein ressourcenintensiver Vorgang sein. In der Regel muss Ihr Dokument gedruckt, unterschrieben, gescannt und gesendet werden. Dieser Vorgang lässt sich durch die Verwendung elektronischer Signaturen in PDFelement optimieren.
Um diese Funktion zu nutzen, erstellen Sie als erstes ein PDF-Dokument und fügen Sie dann Ihre Signatur zu PDFelement hinzu. Ziehen Sie die Signatur dann einfach in Ihr Dokument. Anschließend können Sie die signierte PDF-Datei an die gewünschten Empfänger senden. Während des gesamten Vorgangs wird kein Papier verschwendet!
Nr. 5: Scannen in PDF
Mit PDFelement können Sie mit einem Scanner oder einem mobilen Gerät Dokumente scannen und sofort als PDF in hoher Qualität speichern. So wird die Verwaltung Ihrer papierlosen Dokumente einfach – selbst wenn Sie auf Geschäftsreise oder nicht im Büro sind.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareNr. 6: Formulardaten extrahieren
Ein weiterer Grund, warum Papierformulare viel Zeit in Anspruch nehmen, liegt darin, dass viele Büros erhaltene Daten manuell erfassen. In den meisten Fällen füllt ein Kunde ein Formular aus und anschließend überträgt ein Mitarbeiter diese Informationen in ein Computersystem.
PDFelement umgeht dieses Problem durch automatische Datenextraktion aus Ihren PDF-Formularen. So müssen Daten nicht neu eingegeben und Informationen müssen nicht manuell verarbeitet werden. PDFelement ermöglicht es Ihnen, die zu extrahierenden Teile des Formulars sowie die Vorgehensweise bei der Datenerfassung anzupassen. Formulardaten lassen sich mit wenigen Schritten in eine Excel-Tabelle importieren.
Nr. 7: Kostenlose Vorlagen für die tägliche Arbeit
Selbst im papierlosen Büro gibt es Aufgaben, die zeitaufwändig sein können. Beispielsweise das Erstellen von Dokumentationen, das Gestalten von Anwendungsformularen und das Erstellen von Geschäftsberichten.
PDFelement unterstützt Sie hierbei, indem es Ihnen Zugriff auf eine große Vorlagenbibliothek bietet. So können Sie schnell Dokumente aus vorgefertigten PDF-Vorlagenerstellen, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt.
Nr. 8: Dokumente gemeinsam kommentieren
Die Zusammenarbeit kann sich bei der Verwendung von Papierdokumenten als sehr schwierig erweisen. Alle Teilnehmer müssen ihre Dokumente teilen oder eine individuelle Kopie davon anfertigen.
Im papierlosen Büro kann jeder Teilnehmer mithilfe von PDFelement in einer einzigen Datei Anmerkungen und Kommentare hinterlassen. Dies ermöglicht jedem im Team den schnellen Zugriff auf die Datei und das Einsehen der Eingaben anderer Mitarbeiter.
Nr. 9: Für die Langzeitarchivierung als PDF/A speichern
Die meisten Büros verwenden bestimmte wichtige Arten von Dateien, die jedoch nicht häufig verwendet werden. Hierzu können Steuererklärungen, Zertifizierungen und Geschäftsvereinbarungen gehören. Diese langfristig archivierten Dokumente lassen sich im PDF/A-Format speichern.
PDF/A kann PDF-Funktionen blockieren, die für die Langzeitarchivierung ungeeignet sind. Durch die effizienten Komprimierungsalgorithmen spart es außerdem Platz. Das Format wird bereits von zahlreichen Regierungen, Organisationen und Unternehmen verwendet.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareNr. 10: Papierlose Dokumente per Passwort sichern
Die Verwendung von Papierdokumenten kann ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen darstellen. Der Zugriff auf Papierdokumente lässt sich nicht per Passwort beschränken und es ist schwierig, den Zugriff auf bestimmte Personen zu einzuschränken.
Glücklicherweise hilft PDFelement auch hier weiter. Sobald Ihre Dateien einmal digitalisiert sind, können Sie Passwörter oder Zugriffsebenen festlegen , die den Zugriff einschränken. Mit einem Passwortschutz besteht keine Gefahr, dass unbefugte Personen die Datei einsehen oder kopieren. PDFelement ermöglicht es Ihnen außerdem, sensible Informationen in einem Dokument zu bearbeiten.
Wie Sie sehen, bietet PDFelement zahlreiche Funktionen, die das papierlose Arbeiten einfacher machen! Doch sollten Sie auf das papierlose Büro umsteigen? Hier sind einige Vor- und Nachteile des papierlosen Büros:
Damit haben Sie das Konzept des papierlosen Büros kennengelernt, wie wir es Ihnen mithilfe von PDFelement vorgestellt haben. Ob Sie nun tatsächlich auf das papierlose Büro umsteigen oder nicht, hier haben Sie definitiv eine positive Antwort auf diese Frage kennengelernt Um auf das papierlose Büro umzustellen, lesen Sie einfach weiter und erfahren Sie mehr über die Definition sowie die Vorteile und Nachteile eines papierlosen Büros.
Was ist das papierlose Büro?
Das Konzept des papierlosen Büros ist ein Büro, das komplett auf Papierprodukte verzichtet und damit die Kosten für Kauf, Kopieren, Drucken und Lagern von Papier eliminiert. Es erledigt die meisten Arbeiten auf dem Wege elektronischer Kommunikation, einschließlich E-Mails und Online-Dokumentendienste. Sämtliche Dokumente werden in digitale Form gebracht, physische Dokumente werden verworfen.
Vorteile des papierlosen Büros:
- Der erste Vorteil eines papierlosen Büros besteht darin, dass es einen positiven Effekt auf die Umwelt hat. Durch den geringeren Papierverbrauch schonen Sie natürliche Ressourcen und reduzieren den Einsatz fossiler Brennstoffe.
- Die Umstellung auf das papierlose Büro spart Ihnen viel Platz, da die meisten Datensätze online gespeichert werden, anstatt Papierakten in Schränken aufzubewahren.
- Neben der Platzersparnis bietet das papierlose Büro außerdem den Vorteil, dass es einen positiven Einfluss auf die Kosten Ihres Unternehmens hat. Weniger Platz heißt auch, dass Sie weniger Geld für die Miete Ihrer Büroräume ausgeben müssen.
- Zeitersparnis: Sie müssen nicht mehr jeden einzelnen Schrank durchsuchen, um eine Akte zu finden – Sie können ganz einfach eine Suche über Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät ausführen, um die gesuchte Datei zu finden.
- Einfacher Zugriff: Alle Dateien Ihres Unternehmens sind leicht zugänglich.
- Ein papierloses Büro ist möglicherweise sicherer, da sich die Dateien per Passwort schützen lassen und der Zugriff auf bestimmte Mitarbeiter beschränkt werden kann.
Nachteile des papierlosen Büros:
- Ihre wichtigen persönlichen Dateien werden auf einem Computer gespeichert, Sie sind also vollständig abhängig davon, dass diese Technik reibungslos funktioniert.
- Beim Umstieg auf das papierlose Büro müssen Sie sicherstellen, dass Sie schnelle und effizient arbeitende Computer in Ihrem Büro verwenden, um auf die Dateien zuzugreifen. Dies kann erhebliche Vorlaufkosten verursachen.
- Mehr Personal: Möglicherweise müssen Sie weitere IT-Spezialisten einstellen, um Ihre Dateien zu verwalten und zu sichern.
- Obwohl die Vernichtung physischer Akten bereits zu einer erhöhten Dokumentensicherheit beiträgt, müssen Sie dennoch in Cybersicherheit investieren, um Ihre elektronischen Dateien vollständig zu schützen.
- Wenn Sie für lange Zeit auf den Computerbildschirm blicken, kann sich dies schädlich auf Ihre Augen auswirken.
