Warum sollen wir papierlos arbeiten?

Wenn Sie schon einmal Stapel von Aktenordnern durchforsten mussten, um ein einziges Dokument zu finden, können Sie sicher verstehen, wie zeitraubend das sein kann.

Wäre es nicht praktisch, wenn Sie einfach den Namen der Datei in den Computer eingeben und die Eingabetaste drücken würden, damit sie auf dem Bildschirm erscheint?

Das ist möglich, wenn Sie sich für den papierlosen Betrieb entscheiden.

Aber was sind die Vorteile des papierlosen Geschäftsverkehrs und welche sind die besten Apps für den papierlosen Geschäftsverkehr? All dies und mehr finden Sie in diesem Artikel.

Vorteile des papierlosen Geschäftsverkehrs

Egal, ob Sie ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen sind, ein gewisses Maß an Papierlosigkeit ist immer eine gute Idee.

Hier finden Sie einige Vorteile der papierlosen Arbeitsweise, die Sie sicherlich dazu inspirieren werden, in Ihrem Unternehmen auf Papier zu verzichten:

1. Mehr Organisation und Effizienz

Wussten Sie, dass ein Mensch durchschnittlich 10 Minuten pro Tag damit verbringt, nach verlegten Dokumenten zu suchen? Das sind etwa 6 Monate Ihres Lebens! Sie können diese 6 Monate sparen, indem Sie papierlos arbeiten.

Ein unordentlicher Stapel loser Papiere verursacht nicht nur Unordnung, sondern beeinträchtigt auch direkt Ihre Effizienz. Wenn Sie also das Image Ihres Unternehmens verbessern wollen, weil es professionell und effizient ist, müssen Sie das Papier loswerden!

2. Problemlose Zusammenarbeit

Ein Dokument, das in Papierform vorliegt, würde wahrscheinlich bei einer Person liegen und müsste fotokopiert und an andere verteilt werden, was die Kosten erhöht. Der Ärger, der entsteht, wenn jemand das Dokument verliert, ist eine ganz andere Geschichte.

Wie praktisch wäre es, wenn ein und dasselbe Dokument für jeden, der es braucht, leicht zugänglich wäre? Aus diesem Grund sollten Sie auf papierlose Dokumente umsteigen, um den Zugriff, die gemeinsame Nutzung und die Bearbeitung zu erleichtern und die Kosten zu senken. Mit anderen Worten: Papierlos zu arbeiten ist der Schlüssel zu einer problemlosen Zusammenarbeit.

3. Backups

Das Beste daran, papierlos zu arbeiten, sind die vielfältigen Möglichkeiten der Datensicherung. Im Gegensatz zu Papierdokumenten, die für immer verloren sind, wenn sie versehentlich weggeworfen werden!

Bei elektronischen Dokumenten können Sie Ihre wichtigen Daten auf einer externen Festplatte, einem Flash-Laufwerk oder einem Cloud-basierten Dokumentenverwaltungssystem wie Wondershare Document Cloud speichern, das im Voraus geplante Backups anbietet und Sie damit beruhigt!

Wondershare Document Cloud

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Hochwertige elektronische Signaturen

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4. Umweltfreundlich

Für die Herstellung von 1 Tonne Papier werden etwa 24 Bäume benötigt und bei 422 Millionen metrische Tonnen Papier, die jedes Jahr verbraucht werden, können Sie sich vorstellen, wie viele Bäume für die Papierherstellung gefällt werden!

Der Verzicht auf Papier im Geschäftsalltag und die Entscheidung für papierlose Lösungen ist nicht nur umweltfreundlich, sondern der geringere Einsatz von Druckern, Kopierern und Faxgeräten bedeutet auch weniger Energieverbrauch.

Werden Sie also papierlos, werden Sie grün!

5. Geld sparen

Wenn Ihre gesamte Bürodokumentation auf Papier basiert, geben Sie laut eFileCabinet ca. $983 für Papier, $500 für Ordner und Etiketten, $6.113 für Tinte, $2.148 für einen Schwarzweißdrucker oder Kopierer und $1.880 für einen Farbdrucker oder Kopierer aus.

Das sind etwa 11.624 Dollar pro Jahr!

Sie können diese Zahl um 85% reduzieren, wenn Sie papierlos arbeiten.

6. Erhöhte Sicherheit

Wenn wir über zusätzliche Kosten sprechen, können wir nicht ignorieren, dass aus Sicherheitsgründen abschließbare Aktenschränke und Papierschredder in den Büros vorhanden sind. Sie nehmen nicht nur viel Platz im Büro ein, sondern bieten auch keine narrensichere Sicherheit.

Und der Schutz der Privatsphäre und der Daten ist das Hauptanliegen der Unternehmen und ihrer Kunden.

Dafür müssen Sie über Schließfächer und Schredder hinausgehen und papierlos werden. Entscheiden Sie sich für Cloud-basierte Systeme, um Ihre wichtigen Dokumente sicher aufzubewahren. Hierfür gibt es viele Optionen, darunter Wondershare Document Cloud.

7. Sorgenfreiheit

Die Unordnung und die Ermüdung, Ordner zu durchsuchen, um ein einziges Dokument zu finden, kann Sie ganz schön auf Trab halten. Auf der anderen Seite kann der Verzicht auf Papier definitiv Ihren Stress reduzieren und Sie durch vereinfachte Arbeitsabläufe, einfachen Zugriff auf Dokumente und verbesserte Sicherheit beruhigen.

Wenn diese 7 Vorteile des papierlosen Geschäftslebens Sie nicht dazu bringen, elektronisch zu arbeiten, dann weiß ich nicht, was es sein wird!

Wenn Sie jedoch bereit sind, auf sichere und kostengünstige Optionen umzusteigen, finden Sie hier einige der besten Apps für den papierlosen Wechsel.

Die besten Apps für das papierlose Arbeiten

Überquellende Aktenschränke? Der immer größer werdende Stapel von Belegen auf Ihrem Schreibtisch?

Die folgenden Apps helfen Ihnen, all diese Probleme zu lösen:

1. Wondershare Document Cloud

Eine der besten Apps für den papierlosen Betrieb ist die Wondershare Document Cloud. Dieses browserbasierte Tool ist eine komplette Dokumentenmanagement-Lösung, die Datensicherheit auf Bankniveau bietet und über mehrere Systeme zugänglich ist, darunter Windows, Linux, macOS, iOS und Android.

Weitere nützliche Funktionen dieses Tools sind 100 GB Cloud-Speicher, elektronische Signaturen und das Einholen von Feedback von anderen durch Hervorheben, Unterstreichen und Kommentieren. Das ist noch nicht alles! Sie können auch Dokumente mit Ihren Kollegen teilen und den gesamten Prozess verfolgen.

2. Dropbox

Ihre offiziellen Dokumente überall herumliegen zu haben, kann ziemlich lästig sein. Um dies zu vermeiden, benötigen Sie ein Tool für die Zusammenarbeit wie Dropbox. Mit dieser App können Sie nicht nur arbeitsbezogene Dateien, sondern auch Ihre persönlichen Dokumente problemlos speichern.

Wenn Sie Dropbox für offizielle Zwecke nutzen, können Sie Seite an Seite mit Ihren Teammitgliedern arbeiten und Dateien auf sichere Weise austauschen. Außerdem hilft es Ihnen, bei wichtigen Projekten effizient mit Ihren Kunden zusammenzuarbeiten. Und das Beste daran? Alles ist an einem Ort!

3. Google Drive

Eine weitere App, die Ihnen hilft, papierlos zu arbeiten, ist Google Drive und es ist auch eines der beliebtesten Tools. Sie können von allen Geräten aus auf diese App zugreifen, um Dateien wie Kalkulationstabellen, Folien und Dokumente zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Google Drives bietet Ihnen 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher, aber Sie können jederzeit mehr Speicherplatz erhalten, indem Sie einen kleinen Betrag bezahlen. Außerdem ist alles, was hier gespeichert ist, vollkommen sicher und verschlüsselt und kann von niemandem eingesehen werden, es sei denn, Sie erteilen ihm die Erlaubnis dazu.

Wenn Sie also Ihre Arbeit beschleunigen und mit Ihrem gesamten Team gleichzeitig an einem Projekt arbeiten möchten, holen Sie sich jetzt Google Drive!

4. Box

Wenn Sie auf der Suche nach einer App sind, die alle Ihre digitalisierten Dokumente an einem Ort aufbewahrt, sollten Sie Box ausprobieren. Es handelt sich um ein Cloud-basiertes System, mit dem Sie Ihre Dateien sicher und in Übereinstimmung mit Datenschutzgesetzen und -standards verwalten und weitergeben können, darunter GDPR und das Federal Risk and Authorization Management Program.

Die nahtlosen Funktionen für die Zusammenarbeit, zusammen mit robuster Sicherheit und einfachem Zugriff von allen Geräten aus, machen es zu einer vertrauenswürdigen App, die von den weltweit führenden Unternehmen genutzt wird.

5. IDrive

Die Speicherung all Ihrer wichtigen Dokumente auf einem Computer oder einem externen Speicher ist eine gute Idee, aber es besteht immer das Risiko, dass Ihre Daten verloren gehen, wenn sie beschädigt werden. An dieser Stelle kommt iDrive zur Hilfe.

Es bietet die besten Cloud-Backup- und Speicheroptionen und das Beste daran ist, dass Sie ein einziges Konto verwenden können, um alle Ihre Geräte zu sichern, wie PC, Mac, iPad, iPhone und Android. Das Tool verfügt über eine Option für automatische Updates, die, wenn sie aktiviert ist, Ihren Computer ständig sichert. Außerdem hält es Sie über alle Aktivitäten auf dem Laufenden, indem es regelmäßig Berichte über den Stand der Datensicherung sendet. Mit iDrive verpassen Sie nichts mehr!

6. Invoicely

Wenn Belege und Rechnungen viel Platz auf Ihrem Schreibtisch beanspruchen, ist es an der Zeit, auf eine papierlose Lösung umzusteigen. Invoicely ist eine webbasierte Plattform für die Rechnungsstellung, mit der Sie Rechnungen senden und empfangen und gleichzeitig Ihre Ausgaben und Einnahmen verfolgen können.

Wenn Sie also mehrere Unternehmen verwalten und Schwierigkeiten haben, den Überblick über die Aktivitäten zu behalten, wird dieses kostenlose Online-Tool all Ihre Prozesse an einem Ort rationalisieren und das mit umfassender Sicherheit.

7. PandaDoc

PandaDoc, eine Software, die speziell für die Automatisierung von Dokumenten entwickelt wurde, ist ein All-in-One Tool zum Erstellen, Bearbeiten, Signieren, Versenden und Nachverfolgen von professionell aussehenden Dokumenten. Es bietet verschiedene Vorlagen und benutzerdefinierte Felder, mit denen Sie im Handumdrehen beeindruckende Dokumente erstellen können.

Darüber hinaus bietet es zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit, Benachrichtigungsoptionen und Verbesserungsvorschläge für Ihre Dokumente, damit diese für Sie funktionieren.

8. FineScanner

Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Dokumente zu digitalisieren, brauchen Sie unbedingt FineScanner. Mit dieser App können Sie Ihre Dokumente ganz einfach scannen und in bearbeitbare Formate wie Word, Excel und PDF umwandeln.

Außerdem verfügt es über eine Bild-zu-Text-Erkennungsfunktion, mit der Sie gescannte Dokumente ganz einfach anhand von Schlüsselwörtern suchen können. Sparen Sie also Kosten für das Scannen von Dokumenten und holen Sie sich dieses Tool, um Ihre physischen Dokumente papierlos zu machen.

9. Asana

Wenn Sie es leid sind, einen Kalender oder Planer zu verwalten, kann Asana Ihnen dabei helfen! Es ist eine Projektmanagement-App, die sich ideal für die Zusammenarbeit im Team eignet. Sie können damit Gruppen bilden, Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen, sie anderen Mitgliedern zuweisen und alle zu erledigenden Aktivitäten aus der Vogelperspektive betrachten, komplett mit Details und Fristen.

Wenn Sie also alle Ihre täglichen Aufgaben rationalisieren möchten, ist Asana die ideale Wahl.

Diese 7 Apps helfen Ihnen zwar dabei, alles nahtlos zu verwalten, sobald Sie papierlos arbeiten, aber Sie müssen trotzdem wissen, wie Sie alles elektronisch verwalten können.

Und dafür haben wir einige Tipps für den papierlosen Betrieb zusammengestellt.

Tipps für das papierlose Arbeiten

Jetzt, wo Sie bereit sind, Ihr Büro von Papier zu befreien, finden Sie hier einige Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Vorausschauender Ansatz

Wahrscheinlich haben Sie eine Menge Papierdokumente aus der Vergangenheit, die sich in irgendeiner Ecke Ihres Büros stapeln. Der erste Schritt zum papierlosen Arbeiten ist, den Stapel zu vergessen! Schauen Sie vorwärts und konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jetzt tun müssen, während Sie den Papierverbrauch reduzieren. Vergewissern Sie sich nur, dass der bereits angehäufte Rückstand nicht noch weiter anwächst.

2. Investieren Sie in Projekt- und Dokumentenmanagementdienste

Der zweite Tipp für die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist die Nutzung von Apps oder Diensten, die Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützen. Als Grundausstattung sollten Sie sich für Aufgabenlisten-Apps, Cloud-Speicherdienste, Scansoftware und Tools für elektronische Unterschriften entscheiden, von denen wir bereits einige erwähnt haben.

3. Verwenden Sie digitale Formulare

Wenn Sie Informationen über Fragebögen oder Umfragen sammeln, entscheiden Sie sich für digitale Formulare anstelle von Papierformularen. Sie werden leichter zu füllen und zu verwalten sein.

Fazit

Die meisten Unternehmen, ob groß oder klein, arbeiten papierlos, um Kosten zu sparen und besser organisiert zu sein. Sie können das auch tun! Aber seien Sie nicht zu streng mit sich und Ihren Mitarbeitern. Es ist ein allmählicher Prozess, der Schritt für Schritt vollzogen werden muss.

Beginnen Sie also noch heute mit dem papierlosen Betrieb und erleben Sie, wie eine kleine Änderung Ihrem Unternehmen große Vorteile bringt!