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Tipps zum papierlosen Arbeiten

Noah Hofer

2024-04-10 19:50:43 • Abgelegt unter: Business Tipps • Bewährte Lösungen

Der Begriff "papierloses Büro" wurde erstmals 1975 in einem Artikel der Business Week eingeführt. Damals sagte der Autor voraus, dass die Büroautomatisierung Papier für Routineaufgaben überflüssig machen wird. Er war seiner Zeit voraus, denn die Bedingungen für den Übergang zum papierlosen Betrieb waren noch nicht vollständig entwickelt. Damals war die Technologie noch nicht so weit fortgeschritten wie heute. Spulen Sie einige Jahre vor und wir leben jetzt in einer Zeit, in der Unternehmen, die papierlos arbeiten, von den Vorteilen der Technologie profitieren.

Microsoft Office war dafür verantwortlich, dass der Begriff "papierloses Büro" 1978 zum ersten Mal in der Geschäftswelt eingeführt wurde. Heutzutage steht der Begriff "papierloses Büro" für eine Arbeitsumgebung, in der "die Verwendung von Papier eliminiert oder auf ein Minimum reduziert ist". Wie wird das erreicht? Durch die Umwandlung aller Dokumente, Verträge und Fotos in eine digitale Form und die anschließende Speicherung in einer digitalen Welt. Aber lassen Sie uns erklären, wie Sie von Grund auf papierlos arbeiten können.

Teil 1. 5 Schritte, um papierlos zu werden

Schritt 1. Sortieren Sie alle Dokumente nach Kategorien
Schritt 2. Scannen Sie alle Dokumente
Schritt 3. Speichern Sie alle gescannten Dokumente in der Cloud oder auf einem Computer
Schritt 4. Papier schreddern oder wiederverwerten
Schritt 5. Erstellen Sie einen papierlosen Workflow

Teil 2. Die Gründe, warum Sie zu Hause oder im Büro papierlos werden sollten

Teil 3. Bestes Tool zum Verwalten von PDF-Dokumenten für das papierlose Büro

Teil 4. Wichtige Tipps für den papierlosen Betrieb

5 Schritte für den papierlosen Wechsel

Wenn Sie papierlos arbeiten, ist Ihr Büro vielseitig. Der Gedanke an das Einpacken all dieser Dokumente und das anschließende Öffnen an einem neuen Ort entfällt. Das hat jetzt ein Ende. Aber der Trick ist, wie man dorthin kommt. Das Sortieren aller Dokumente im Büro ist eine Herkulesaufgabe. Lassen Sie uns bei Null anfangen und die Ziellinie erreichen.

Schritt 1. Sortieren Sie alle Dokumente nach Kategorien

Bevor Sie mit dem Scannen aller Dokumente beginnen können, müssen Sie Ihre Dokumente nach Kategorien sortieren. Auf diese Weise können Sie eine Kategorie scannen, sie vernichten und dann zur nächsten übergehen. Es gibt eine richtige und eine falsche Art, Dokumente nach Kategorien zu sortieren. Die richtige ist nach Kategorie und Verwendung.

Mit anderen Worten: Ihre Hauptkategorie kann Rechnungen, Lebensläufe, Studienmaterial oder etwas Ähnliches sein. Und dann sortieren Sie sie nach Verwendung. Rechnungen sind in der Regel die am häufigsten verwendete Kategorie. Sortieren Sie das zuerst. Es gibt noch eine andere Möglichkeit, Dokumente zu sortieren und zwar sortieren, scannen und vernichten oder sortieren, scannen und aufbewahren.

Schritt 2. Scannen Sie alle Dokumente

Dies ist der richtige Moment, um in den besten Scanner für den papierlosen Betrieb zu investieren, den Fujitsu ScanSnap iX500. Ein guter Scanner ist der wichtigste Teil Ihres Ziels, papierlos zu werden. Sie können Dokumente auch abfotografieren und in PDF-Dokumente umwandeln. Die neuen und glänzenden Smartphones sind dafür bestens gerüstet. Wir müssen jedoch feststellen, dass gescannte Dokumente schärfer sind.

Schritt 3. Speichern Sie alle gescannten Dokumente in der Cloud oder auf einem Computer

Wenn Sie eine gute Software für das papierlose Arbeiten kaufen, können Sie einen Tarif erhalten, der alle Ihre Dokumente in der Cloud speichert, wo sie mit einer hochmodernen Verschlüsselung gesichert sind. Wenn Sie jedoch Ihre Ausgaben zu Beginn so gering wie möglich halten möchten, speichern Sie einfach alle Dokumente auf einem Computer und geben das Laufwerk im Firmennetzwerk frei.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, in eine gute PDF-Software zu investieren, mit der Sie gescanntes Material bearbeiten können. Zu den Hauptfunktionen von PDFelement for Business gehört die Bearbeitung gescannter Dokumente, aber auch von Bildern. Sie können auch Standarddokumente zusammenführen und in PDF-Dokumente umwandeln. Denken Sie darüber nach.

Schritt 4. Papier schreddern oder wiederverwerten

Jetzt, wo Sie alle Dokumente gescannt haben, ist es an der Zeit, sich von dem ganzen Durcheinander im Büro zu befreien. Sie können erst dann vollständig papierlos arbeiten, wenn Sie das Papier aus Ihrem Büro verbannen. Da Sie die Dokumente bereits in Schritt 1 sortiert haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, welche Dokumente geschreddert werden sollten und welche recycelt werden können. Einige Akten, wie Rechnungen und Steuern, sollten am besten geschreddert werden.

Der Trick besteht darin, sensible Informationen zu schreddern und Dokumente zu recyceln, die keine sensiblen und unternehmensbezogenen Informationen enthalten. Sie können nie ganz sicher sein, was mit dem Papier geschieht, das Sie zum Recycling geben. Wenn Sie jemals einen Film mit Kriminellen gesehen haben, wissen Sie, dass diese die sensiblen Informationen in der Sekunde vernichten, in der sie Verdacht schöpfen. Ich will nicht sagen, dass Sie ein Krimineller sind, aber Sie möchten keine Dokumente weitergeben, die sensible Informationen enthalten.

Schritt 5. Erstellen Sie einen papierlosen Workflow

Als Erstes müssen Sie sich jetzt für die elektronische Zustellung von Rechnungen für Versorgungsleistungen, Steuern und Finanzberichte anmelden. Dies ist wohl der einfachste Schritt, der nur erfordert, dass Sie Ihre Gewohnheiten ändern und die Art und Weise ändern, wie die Post Ihnen Papierdokumente zustellt. Jede Bank und jeder Versorgungsdienstleister bietet auf seiner Webseite die Möglichkeit der elektronischen Zustellung. Alles, was Sie tun müssen, ist sich anzumelden. Wir müssen beachten, dass elektronische Rechnungen und elektronische Zahlungssysteme je nach Unternehmen unterschiedlich sind. Aber Sie werden es irgendwann in den Griff bekommen. Es kann ein oder zwei Monate dauern, aber Sie werden verstehen, was wo gebraucht wird.

Und Sie müssen auch die eingehenden Papiere verwalten. Sie können sich an Earth Class Mail wenden, denn das Unternehmen verwandelt Ihren physischen Briefkasten in einen digitalen Posteingang. Ihre Post wird an ECM weitergeleitet und Sie erhalten Scans von jedem Dokument, das Sie erhalten.

Es gibt noch eine andere Möglichkeit: Sie können in einen zentralen Posteingang investieren, einen billigen aus Metall. Legen Sie jedes Papier in den zentralen Posteingang und verwenden Sie das oberste Regal für den Empfang aller Dokumente. Gehen Sie ein- oder zweimal pro Woche das oberste Regal durch und entscheiden Sie, was mit den Papieren geschehen soll. Es dauert nur fünf Minuten. In den meisten Fällen werden Sie Junk-Mails finden, die Sie sofort wegwerfen können und dann gibt es Dokumente, die Sie einscannen müssen. Legen Sie sie in das mittlere Regal und scannen Sie sie dann ein.

Welche papierlose Funktionen brauchen Sie für Ihre Arbeit?
Digitale Unterschrift erstellen
Dokumente Digitalisieren
Ausfüllbare Formulare erstellen
E-Book mit Anmerkungen versehen

Die Gründe, warum Sie zu Hause oder im Büro papierlos werden sollten

Unternehmen, die sich in die Welt der papierlosen Büros gewagt haben, nennen viele Vorteile des papierlosen Lebens. Und sie haben Recht. Es gibt viele Gründe, warum Sie den Wechsel von Kopierpapier in die digitale Welt in Betracht ziehen sollten. Aber lassen Sie uns die wichtigsten Gründe aufzählen.

Sparen Sie Zeit und Geld. Wenn Sie mit einem Manager über ein Produkt sprechen, ist eine der ersten Fragen, die er stellt: "Wie viel Geld kann ich damit verdienen" oder "Wie viel Geld spare ich damit". Nun, ein papierloses Büro spart eine Menge Geld. Ja, Sie müssen in einen guten Scanner, eine PDF-Software und ein Cloud-System investieren, aber das sind alles einmalige Zahlungen. Bedenken Sie: Der durchschnittliche US-Büroangestellte verbraucht 10.000 Blatt Kopierpapier pro Jahr. Denken Sie jetzt daran, wie viel Geld Sie sparen, wenn Sie kein Blatt Kopierpapier mehr verbrauchen. Außerdem sparen Sie Zeit, da die Mitarbeiter nicht mehr stundenlang nach dem einen Dokument suchen müssen, das Sie benötigen. Ein papierloses Büro macht es einfach, jedes Dokument zu finden.

Sicherheit ist ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten. Unternehmen, die papierlos arbeiten, sind sicherer, weil ihre Dokumente auf einem Cloud-Server oder auf einer separaten Festplatte auf einem Computer gespeichert sind und das alles mit der besten Verschlüsselung, die Sie finden können, geschützt ist. Einige Cloud-Dienste bieten eine Sicherheitsverschlüsselung auf Bankniveau.

Wir haben bereits erwähnt, dass Inhalte leichter zu verwalten sind. OCR-Technologie und Markierungen machen es Ihnen leicht, jedes Dokument zu finden. Sie werden buchstäblich nicht mehr als fünf Sekunden brauchen, um das gewünschte Dokument zu finden. Fragen Sie sich nun, wie viel Zeit Sie brauchen, um ein Dokument in einem unübersichtlichen, mit Dokumenten und Kopierpapier vollgestopften Büro zu finden? Wir sind bereit zu wetten, dass es mehr als fünf Minuten sind.

Ihre Kunden werden zufriedener sein. Wenn Sie papierlos arbeiten, kann Ihr Kundenservice schneller auf Anfragen und Fragen reagieren und das verbessert den Ruf Ihres Unternehmens.

Und nicht zuletzt ist das papierlose Büro umweltfreundlich. Es gibt noch viele andere Gründe, die für den Verzicht auf Papier sprechen, aber im Grunde geht es darum, dass Sie sich gut fühlen, nachdem Sie etwas für die Umwelt getan haben. Um Papier zu produzieren, muss die Industrie Bäume fällen. Der Kreislauf endet damit, dass Sie das Papier benutzen und es dann in den Müll werfen. Mit anderen Worten: Sie verschwenden Bäume. Je mehr Unternehmen papierlos arbeiten, desto weniger Bäume muss die Industrie abholzen. Von dem Moment an, in dem Sie papierlos werden, reduzieren Sie den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens um mindestens 15%.

Bestes Tool zum Verwalten von PDF-Dokumenten für das papierlose Büro

Unternehmen, die sich in die Welt des papierlosen Büros gewagt haben, nennen viele Vorteile des papierlosen Lebens. Und sie haben Recht. Es gibt viele Gründe, warum Sie den Wechsel von Kopierpapier in die digitale Welt in Betracht ziehen sollten. Aber lassen Sie uns die wichtigsten Gründe aufzählen.

1. Software zum Bearbeiten gescannter Dokumente

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Mit diesen beiden großartigen Scannern brauchen Sie auch eine PDF-Software, die alle PDF-Dokumente verarbeiten kann, die Sie erhalten. Und da wir bereits den besten Weg zum papierlosen Arbeiten gefunden haben, müssen wir Ihnen die beste PDF-Software vorstellen. Nachdem Sie den besten Scanner für den papierlosen Betrieb gefunden haben, ist es nun an der Zeit, in PDFelement for Business zu investieren.

Mit der Software können Sie gescannte Dokumente bearbeiten, Dokumente zusammenführen, neue Dokumente erstellen und vieles mehr. Aber das, was Sie am meisten wollen, ist die perfekte und unübertroffene OCR-Technologie. OCR hilft Ihnen bei der einfachen Suche in Dokumenten und die Technologie sucht nicht nur zwischen Titeln und Dokumentnamen, sondern auch im Textkörper des Dokuments. Einfach gesagt: Es gibt nichts Besseres auf dem Markt.

2. Besorgen Sie sich einen Schredder, wenn nötig

In Unternehmen gibt es immer vertrauliche Dokumente, von denen einige sorgfältig aufbewahrt werden müssen und andere zum Schutz der Geschäftsinformationen vernichtet werden müssen. Oder es gibt immer wieder Papiere, die überhaupt nicht zu gebrauchen sind und nicht wiederverwendet werden können. In diesem Fall sollten die Unternehmen sie schreddern und das geschredderte Papier verkaufen und recyceln. Dies ist auch ein umweltfreundlicher Weg.

3. Die besten Scanner für papierloses Arbeiten

Lassen Sie uns das Offensichtliche klarstellen: Nicht jeder Scanner ist ein guter Scanner. Wenn Sie papierlos arbeiten möchten, sollten Sie unbedingt in einen hochwertigen Scanner investieren, der alle Dokumente, Quittungen und seltsam gestaltete Papiere verarbeiten kann, die Sie in Ihrem Büro haben. Sie wollen einen Scanner von einem vertrauenswürdigen Unternehmen, der mit Software-Support und vielem mehr ausgestattet ist.

Der CanoScan LiDe220 ist wohl der beste Scanner, den Sie für den Heimgebrauch bekommen können. Der Preis ist mit nur $90 - $100 extrem niedrig und Sie können ihn zum Scannen von Fotos und Dokumenten verwenden. Als Bonus können Sie PDFs organisieren und die Einrichtung der Software ist minimal. Der Nachteil ist, dass er keine 3D-Scans bietet. Mac-Benutzer haben von einigen Problemen bei der Einrichtung der Software berichtet, aber bei einem preisgünstigen Scanner sollten Sie mit einigen Rückschlägen rechnen. Wenn Sie einen preisgünstigen Scanner suchen, ist der CanoScan LiDe220 Ihr vertrauenswürdiger Qualitätsscanner.

Und in diesem Sinne ist der Fujitsu ScanSnap iX500 der Beste auf dem Markt. Ja, der Preis ist recht hoch, aber er ist sein Geld wert. Der Preis des Scanners beträgt $500, aber jeder, der einen Fujitsu-Scanner besaß, hat sich positiv geäußert. Betrachten Sie ihn als den Mercedes in der Welt der Scanner. Wenn Sie einmal einen Fujitsu besitzen, kehren Sie nie wieder zu einem anderen Scanner zurück und Sie wissen, dass Sie für die nächsten 10 Jahre gerüstet sind, mindestens. Selbst wenn Sie ein älteres Modell in die Hände bekommen, können Sie sicher sein, dass Sie einen Scanner erhalten, der außergewöhnlich schnell scannt. Unabhängig von Größe und Form kann ein Fujitsu-Scanner alles bewältigen, was Sie ihm vorwerfen. Das neue iX500 Modell unterstützt sowohl Windows- als auch Mac-Betriebssysteme. Ein weiteres Upgrade ist, dass der iX500 das Scannen auf 25 Seiten pro Minute erhöht hat. Sie erhalten auch einen Dokumenteneinzug, mit dem Sie mehrseitige Dokumente scannen können. Ein Tastendruck und Sie erhalten ein PDF-Dokument.

Wichtige Tipps für den papierlosen Betrieb

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch einige schnelle und fachkundige Tipps für den papierlosen Übergang geben:

Vergessen Sie nicht, dass Sie sich vielleicht für das papierlose Leben entschieden haben, andere aber nicht. Der Rest der Welt verwendet immer noch Papier und darauf müssen Sie sich einstellen. Wir haben bereits erwähnt, wie Sie mit Papier, das in Ihrem Briefkasten landet, umgehen können.
Vermeiden Sie unerwünschte Post. Sie möchten nicht, dass Sie Post erhalten, die absolut keinen Wert für Sie hat.
Perfektionieren Sie Ihre digitale Signatur. Wenn Sie die digitale Signatur verwenden (was Sie mit PDFelement for Business tun können), brauchen Sie die Dokumente nicht mehr zu drucken, zu unterschreiben und dann erneut zu scannen oder zu verschicken.
Der beste Weg, das Abenteuer Papierlosigkeit zu beginnen, ist, vorwärts zu denken, nicht rückwärts. Fangen Sie also damit an, alle neuen Dokumente zu scannen und kümmern Sie sich dann, wenn Sie Zeit haben, um den Rückstand, der übrig geblieben ist.
Arbeiten Sie jeden Tag an Ihrem Workflow. Ein guter Ratschlag ist, PDFs von Handbüchern zu speichern, wenn Sie ein neues Produkt kaufen und die Belege an Ihre Cloud-Software oder ein System wie Evernote oder FileThis weiterzuleiten.
Verwenden Sie Google Apps für Unternehmen. Es gibt viele Anwendungen, die den Bedarf an Papier reduzieren.
Verringern Sie die Anzahl der gefaxten Dokumente. In einer Welt, in der Unternehmen immer noch Dokumente faxen, können Sie sich für einen Dienst anmelden, der Ihre Faxnachrichten in E-Mail-Nachrichten umwandelt.
Verlegen Sie Ihre Marketingstrategie online. Maximieren Sie das Potenzial von E-Mail-Marketing und Social Media Marketing. Heutzutage hat jeder ein Smartphone, so dass es leicht ist, sie zu erreichen. Sie brauchen keine Broschüren mehr.