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Archivierung von Schulunterlagen und Verbesserung des Datenzugriffs

Müssen Sie die Verwaltung Ihrer Schulunterlagen besser organisieren? Hier sind Sie an der richtigen Adresse. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Organisation Ihrer Schul- und Schülerdaten verbessern und die Daten einfach und bequem bearbeiten können

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Archivierung von Schulunterlagen und Verbesserung des Datenzugriffs

Schulakten sind sehr wichtige Dokumente und die entscheidendsten, die es für die gesamte Bildungsgemeinschaft geben kann, da sie die Informationen aller Mitarbeiter, die in der Schule sind, sowie Daten über die Immobilie und das Unternehmen, das akademische Dienstleistungen erbringt, enthalten können.

Sie stellen ein sehr detailliertes Tool dar und speichern Daten von großer Bedeutung, die zum Zeitpunkt der Konsultation von großer Bedeutung sein können, da sie es ermöglichen, Zweifel zu beseitigen, Daten zu bestätigen, wichtige Informationen auszutauschen oder den Inhalt zu konsultieren, der für jeden von Interesse ist. Außerdem sind die Schulakten mehrjährig, so dass es Akten geben kann, die viele Jahre alt sind.

Schulakten können Telefonnummern, Angaben zu den einzelnen Schülern, Eltern und Lehrern, akademische Pläne, Zeugnisse, Grundstückspläne, Evakuierungspläne, Sicherheitspläne, Kaufhistorie, Materiallisten, Rechtsdokumente und vieles mehr enthalten; es versteht sich daher von selbst, dass sie unbedingt an einem sicheren Ort aufbewahrt oder geschützt werden müssen, wenn sie auf einem digitalen Datenträger vorliegen.

Obwohl alle Elemente, aus denen die Schulakten bestehen, wichtig sind, sind die Schülerakten die wichtigsten und enthalten persönliche und akademische Informationen über jeden Schüler, der Teil der Bildungseinrichtung ist. Daher ist es wichtig, dass sie fehlerfrei, sehr gut organisiert und sehr sicher sind, da jedes Informationsleck zu ernsthaften Problemen führen kann. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Verwaltung und Sicherheit dieser wichtigen Dokumente verbessern können, dann wissen Sie, wie es geht.

Wie man die Verwaltung von Schülerakten verbessern kann

Um die Verwaltung der Schülerakten der Schule oder Einrichtung, in der Sie tätig sind, zu verbessern, müssen Sie als erstes PDFelement herunterladen, eine professionelle Software, die mit PDF-Dokumenten arbeitet. Der große Vorteil gegenüber anderen ist, dass es eine große Anzahl von Tools hat, die Ihnen helfen, den Inhalt nach Ihren Wünschen zu personalisieren und Sie können Ihre Dokumente viel einfacher verwalten.

Als ob das nicht genug wäre, wird PDFelement von Wondershare entwickelt, was bedeutet, dass es volle Kompatibilität mit der Wondershare Document Cloud hat, so dass Sie mit einem einzigen Klick auf die Daten zugreifen können.

Nachdem Sie nun allgemein die fabelhafte Anwendung von PDFelement kennen, werde ich Ihnen einige Verfahren vorstellen, die Ihnen helfen werden, die Verwaltung von Schülerdaten in verschiedenen Bereichen zu verbessern, so dass die Informationen sehr gut organisiert und sicher sind.

  1. Konvertierung in PDF/A: Zu Beginn habe ich erwähnt, dass Schulakten Informationen enthalten können, die viele Jahre zurückliegen, einschließlich Schülerakten. Ebenso sollten Sie bedenken, dass viele Dateien in der Gegenwart und in der Zukunft gespeichert werden. Daher ist es wichtig, dass die Dokumente in einem Format vorliegen, das sicherstellt, dass sie mit jeder PDF-Anwendung der Zukunft kompatibel sind.

Dank des PDF/A-Formats müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn es speichert die grundlegenden Aspekte eines PDF Dokuments, aber mit speziellen Dateien, die nur die grundlegenden Elemente eines PDFs enthalten und die der Anwendungen beiseite lassen. Kurz gesagt, es handelt sich um ein Format, in dem das "Wesentliche" gespeichert wird und das es Ihnen ermöglicht, die Dokumente auch nach Jahren noch zu öffnen. Wenn Sie Schülerakten im PDF-Format haben, ist es sinnvoll, diese in PDF/A zu konvertieren. Sie können PDFelement verwenden, um PDF Dokumente nach PDF/A zu konvertieren. Im Folgenden zeige ich Ihnen zwei Möglichkeiten. Die erste ist die folgende:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre PDF-Datei

Öffnen Sie PDFelement und klicken Sie auf das Symbol "Datei öffnen". Suchen Sie dann die PDF-Datei mit den Schülerdaten und öffnen Sie sie.

Schritt 2: Konvertierung in das PDF/A-Format

Wählen Sie in der Menüleiste am oberen Rand des Bildschirms "Konvertieren". Es wird ein neues Fenster angezeigt. Klicken Sie auf die Leiste neben "Als Typ speichern". Wählen Sie nun "PDF/A" aus der Dropdown-Liste und klicken Sie schließlich auf "Speichern". Die Umwandlung wird in wenigen Sekunden abgeschlossen sein.

Es gibt eine weitere Möglichkeit, Ihr PDF-Dokument in PDF/A zu konvertieren. Nachfolgend zeige ich Ihnen, wie Sie dies erreichen können:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre PDF-Datei

Öffnen Sie PDFelement und klicken Sie auf das Symbol "Datei öffnen". Suchen Sie dann die PDF-Datei mit den Schülerdaten und öffnen Sie sie.

Schritt 2: PDF-Datei bearbeiten (optional)

Denken Sie daran, dass PDFelement Ihnen nicht nur bei der Konvertierung Ihrer Dokumente hilft, sondern auch eine leistungsstarke Software ist, die Ihnen hilft, sie mit einer großen Anzahl von sehr funktionellen Tools individuell zu bearbeiten. Klicken Sie auf "Bearbeiten" am oberen Rand Ihres Bildschirms und Sie werden alles sehen können, was Sie tun können, um dem Inhalt eine bessere Verbreitung und ein besseres Image zu geben.

Schritt 3: PDF als PDF/A-Format speichern

Klicken Sie auf das Menü "Datei" und wählen Sie dann "Speichern unter". Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt. Klicken Sie auf die Leiste neben "Dateityp" und wählen Sie in der Dropdown-Liste "PDF/A". Jetzt müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche "Speichern" klicken und Ihr PDF/A-Dokument ist im Handumdrehen fertig.

  1. Dokument verkleinern: Ihre Schülerdatensätze können sehr groß sein, vor allem, wenn es sich um gescannte Dateien handelt, was das Öffnen der Dateien verzögert und Ihren Abfrage- oder Bearbeitungsprozess verlangsamt. Keine Sorge, PDFelement hilft Ihnen, die Dateigröße schnell und in wenigen einfachen Schritten zu reduzieren. Sie müssen nur Folgendes tun:

Schritt 1: PDF-Datei öffnen

Öffnen Sie PDFelement und klicken Sie auf das Symbol "Dateien öffnen". Öffnen Sie dann die PDF-Datei mit Ihren Schülerdaten.

Schritt 2: PDF-Datei komprimieren

Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte "Tool" und wählen Sie dann "PDF optimieren". Es wird ein neues Fenster angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Qualität aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Übernehmen", um die Aufgabe zu starten. Nach ein paar Sekunden erhalten Sie Ihre neue geschrumpfte Datei.

Schritt 3 (optional): Unerwünschte Objekte entfernen

Wenn es etwas gibt, das Sie in Ihrem PDF Dokument nicht haben wollen, hilft PDFelement dabei, es zu entfernen. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte "Bearbeiten" und wählen Sie die Elemente aus, die Sie löschen möchten.

Schritt 4 (optional): PDF-Datei durch Zuschneiden komprimieren

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, Ihr Dokument zu komprimieren, indem Sie mit dem Tool "Zuschneiden" nur Abschnitte ausschneiden. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte "Seite" und wählen Sie dann "Seitenbox". Es wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die Ränder zum Zuschneiden der Objekte festlegen und die Größe der Seite ändern können. Dadurch wird die Größe der Datei verringert.

  1. Einscannen von Schulakten: Wenn Sie die Schulunterlagen noch nicht im PDF-Format haben, worauf warten Sie dann noch? So haben Sie sie stets griffbereit, geordnet und ohne große Papiermengen zu lagern. Mit PDFelement können Sie ganz einfach scannen, Sie müssen nur die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: PDFelement Scanner starten

Öffnen Sie PDFelement und wählen Sie die Menüschaltfläche "Home". Klicken Sie in der "Home" Menüleiste auf die Schaltfläche "Vom Scanner" und dann auf die Funktion "In PDF scannen". Es ist wichtig zu erwähnen, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihr Scanner eingeschaltet ist und aktualisiert wird.

Schritt 2: Anpassen der Scan-Eigenschaften

Es wird ein neues Fenster angezeigt. Wählen Sie in der "Scanner" Dropdown-Liste den Scanner aus, den Sie für die Aufgabe verwenden möchten. Wählen Sie dann, ob Sie mit dem Dialogfeld fortfahren oder Ihre Dokumente mit dem Tool Ihres Scanners scannen möchten, indem Sie die Option unter dem Dropdown-Menü aktivieren.

Schritt 3: Datei in PDF scannen

Nachdem Sie Ihre Einstellungen angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Scannen" und der Scanvorgang wird automatisch gestartet. Am Ende erhalten Sie ein vollständig bearbeitbares PDF Dokument.

  1. Sorgen Sie für die Einhaltung der Vorschriften und der Sicherheit: Denken Sie daran, dass Schulakten sehr wichtige Informationen enthalten, die meisten davon mit vertraulichen Daten, die nur eingeschränkt zugänglich sein sollten. Mit PDFelement können Sie Ihre Dokumente mit einem Passwortschutz verschlüsseln. Als Nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie das machen:

Schritt 1: PDF-Datei öffnen

Öffnen Sie PDFelement und wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie mit einem Passwort schützen möchten.

Schritt 2: Verschlüsselungsoptionen abrufen

Nachdem Sie Ihr PDF Dokument geöffnet haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Schützen" und dann auf die Schaltfläche "Kennwort festlegen", die im oberen linken Teil des Bildschirms angezeigt wird.

Schritt 3. Passwortverschlüsselung anwenden

Ein neues Fenster wird angezeigt. Markieren Sie das Feld "Passwort öffnen" und geben Sie das Passwort Ihrer Wahl ein, geben Sie es zur Bestätigung erneut ein und markieren Sie das Feld "Berechtigungs-Passwort", um die Berechtigungen, die Sie auf Ihre Datei anwenden möchten, anzupassen.

  1. Hinzufügen. Metadaten entfernen und bearbeiten: Wenn Sie Daten aus Ihren Schulunterlagen hinzufügen, entfernen oder bearbeiten müssen, werden Sie PDFelement dank der vielen Tools, die es Ihnen bietet, lieben. Jedes von ihnen gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Datei nach Ihren Wünschen zu gestalten und zwar immer auf einfache und praktische Weise. Als Nächstes erkläre ich Ihnen, wie Sie die Informationen in Ihren PDF Dokumenten bearbeiten können:

Wenn Sie Daten in Ihren PDF-Schulunterlagen bearbeiten möchten, können Sie dies über die Tools im Menü "Bearbeiten" tun. PDFelement ermöglicht es Ihnen, Texte zu bearbeiten, Bilder hinzuzufügen, Links zu teilen, Hintergründe zu setzen, Kopf- und Fußzeilen zu schreiben, neben vielen anderen Alternativen.

Es gibt auch Funktionen, mit denen Sie Kommentare, Stempel, Lesezeichen und elektronische Signaturen hinzufügen können, damit Ihre Dokumente nicht ungültig werden.

  1. Schneller Zugriff von jedem Ort aus über die Cloud: Ein weiterer großer Vorteil, den PDFelement bietet, ist, dass Sie Ihre PDF Dokumente ganz einfach teilen und in die Cloud hochladen können. Unter den Optionen, die es bei den Speicherdiensten gibt, ist die Wondershare Document Cloud die beste Option für PDFelement,, weil es vollständig kompatibel ist. Sie werden in der Lage sein, Ihre Dateien online mit allen Ihnen zur Verfügung stehenden Tools zu bearbeiten und zu personalisieren und Sie werden keine Probleme aufgrund mangelnder Kompatibilität oder Lesefehler haben. Um Ihre Dokumente in der Wondershare Cloud freizugeben, müssen Sie nur die folgenden Schritte befolgen, die ich Ihnen unten zeige:

Öffnen Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf "Datei" oben links auf Ihrem Bildschirm. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Teilen" und dann auf "Wondershare Cloud". Dies reicht aus, damit sich Ihre Datei in der Cloud befindet und Sie sie von jedem beliebigen Ort aus mit ein paar einfachen Klicks öffnen können.

Abschließende worte

Die Schul- und Schülerakten enthalten wichtige Dokumente, die organisiert, geschützt und mit der größtmöglichen Sicherheit aufbewahrt werden müssen. Die Tatsache, dass sie digital gehostet werden, ist ein großer Vorteil, aber das reicht nicht aus. Wenn Sie eine Software wie [PDFelement verwenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Dateien in einem unglaublichen Speicherdienst wie de Wondershare Cloud gespeichert werden und darüber hinaus stehen Ihnen viele Tools zur Verfügung, um die Dokumente zu bearbeiten, Korrekturen vorzunehmen oder was auch immer Sie für notwendig halten, um sie zu personalisieren.