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Wie man Kundendokumente bei der Arbeit aus der Ferne sichert

Fernarbeit ist heute eine der häufigsten Arbeitsformen, aber sie gibt den Arbeitnehmern Sicherheit. In diesem Beitrag werde ich erklären, wie Sie Ihre PDF-Dokumente schnell sichern können

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Wie man Kundendokumente bei der Arbeit aus der Ferne sichert

Heutzutage üben Millionen von Menschen ihre Tätigkeit von zu Hause aus. Für einige ist dies eine sehr positive Veränderung, da sie dadurch mehr Zeit in der Nähe ihrer Familie oder einfach zu Hause verbringen können, während andere die Fernarbeit für ineffizient und unsicher halten. Um Letzteres zu verstehen, muss man den Ursprung der Fernarbeit kennen. Was hat sich geändert und warum ist Fernarbeit heute so wichtig?

remote arbeiten

Teil 1. Die Bedeutung der Sicherung von Dokumenten bei Fernarbeit

Als der Zugang zur Technologie demokratisiert wurde, begannen viele Unternehmen, Fernarbeit als praktikable Option zu betrachten, da sie keine hohen Verwaltungskosten mehr verursachte. Es gab jedoch noch einige Probleme zu lösen. Es wurde angenommen, dass Fernarbeit die soziale Interaktion zwischen den Arbeitnehmern verringert, die Arbeitsmoral senkt, die Zusammenarbeit erschwert und die Unternehmensinformationen gefährdet.

Gegenwärtig ist es erforderlich, bestimmte Maßnahmen zur sozialen Distanzierung einzuhalten, so dass die Unternehmen die Lösung von Problemen der sozialen Interaktion und Zusammenarbeit beschleunigt haben. Heutzutage investieren Unternehmen viel Geld und Mühe in die Verbesserung ihres Fernarbeitsmanagements und die Schulung ihrer Mitarbeiter. Eines der Hauptanliegen von Unternehmen und Arbeitnehmern ist es jedoch, zu verhindern, dass die Informationen, mit denen sie arbeiten, gefährdet werden.

Die Datenschutzverletzung ist kein Spiel. Nach Angaben einiger der bekanntesten Cybersicherheitsunternehmen in den USA belaufen sich die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung für Unternehmen weltweit auf 3,86 Millionen Dollar. Glücklicherweise gibt es heute Tools für die Dateiverwaltung, die sich auf Kryptographie stützen, um Informationen zu schützen.

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Teil 2. Wie man Kundendokumente bei der Arbeit aus der Ferne sichert

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie Informationen über das Internet senden und empfangen. Das Problem mit dem Internet für Fernarbeiter ist, dass sie nicht über die gleiche Sicherheitsinfrastruktur verfügen wie die Büros des Unternehmens. Daher muss jeder Fernmitarbeiter Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass Unternehmensinformationen in die falschen Hände geraten.

Malware Angriffe: Bei Schadsoftware handelt es sich im Wesentlichen um Software, die in der Regel absichtlich in das Netz hochgeladen wird, um mit Hilfe von Falschmeldungen heruntergeladen zu werden. Diese Software kann im Hintergrund alle möglichen Informationen stehlen, ohne dass der Benutzer es merkt. Darüber hinaus müssen Sie wissen, dass Malware, die auf Kryptovirologie basiert, speziell darauf ausgelegt ist, den Zugang zu ihr zu blockieren, wenn kein Lösegeld gezahlt wird. Diese werden als Ransomware bezeichnet und nach Angaben von Cybersicherheitsunternehmen in den USA wird bis 2021 alle 11 Sekunden ein neues Unternehmen Opfer von Ransomware werden.

Phishing: Phishing besteht aus Social-Engineering-Techniken, die Menschen dazu bringen, freiwillig persönliche Informationen wie Passwörter für den Zugang zu sozialen Netzwerken, Cloud-Speicherdiensten oder Unternehmenssoftware preiszugeben. Im Allgemeinen werden diese Art von Tricks über E-Mails, Foren und soziale Netzwerke angewandt. Beachten Sie, dass 30 % der Phishing-Nachrichten von den Zielpersonen geöffnet werden und 12 % dieser Benutzer auf den bösartigen Anhang oder Link klicken.

Methode 1. Informationen schwärzen

Auch wenn es kaum zu glauben ist, sollten Sie schon lange vor der Freigabe Ihrer Dateien Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Von dem Moment an, in dem Sie mit dem Schreiben der Informationen beginnen, sollten Sie eine Reihe von Tipps beachten.

Verwendung der PDF-Technologie

Die PDF-Technologie ist dafür bekannt, dass Dokumente von jedem Gerät aus korrekt angezeigt werden können. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, den diese PDF-Technologie bietet. Es gibt Programme zur Verwaltung von PDF-Dokumenten wie PDFelement, die die Verwendung von kryptografischen Sicherheitssystemen ermöglichen. Damit können Sie Ihre Dokumente in der Gewissheit verfassen, dass sie niemals entschlüsselt werden, selbst wenn sie in die falschen Hände geraten.

Auf dem Laufenden bleiben

Es ist üblich, dass Software Schwachstellen aufweist. Erst wenn jemand diese Probleme entdeckt und meldet, können die Softwareunternehmen Updates entwickeln, um diese Probleme zu beheben. Vergewissern Sie sich, dass das Betriebssystem und die Software, mit denen Sie arbeiten, auf dem neuesten Stand sind, da diese verhindern können, dass die Informationen, mit denen Sie arbeiten, gefährdet werden.

Nur mit sicheren Seiten arbeiten

Wenn Sie im Internet surfen müssen, sollten Sie nur Seiten mit einem SSL-Zertifikat besuchen, da diese den Datenverkehr verschlüsseln. Sie müssen nur darauf achten, dass die URL der von Ihnen besuchten Webdomänen mit dem Präfix HTTPS und nicht HTTP versehen ist.

Schützen Sie Ihr Surfen mit einem VPN

Ein VPN (Virtual Private Network) stellt eine Verbindung zu einem Netz her, das als Filter zwischen Ihrem Computer und Ihrem Netzbetreiber fungiert. Kurz gesagt, Sie nutzen einen Vermittler, um Ihre Identität und Ihren Standort zu schützen und gleichzeitig die Vorteile eines speziell für die Sicherheit konfigurierten Netzes zu nutzen. Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen, so dass sie selbst dann, wenn es einem Cyberkriminellen gelingt, sie abzufangen, für ihn nicht entzifferbar sind.

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Methode 2. Dokumente verschlüsseln

Die Datenverschlüsselung besteht darin, eine Datei als eine Menge von Bits zu behandeln, ein kleines Segment dieser Bits und ein vom Benutzer gewähltes Passwort als Referenz in einem Algorithmus zu verwenden, der den aktuellen Zustand des Dokuments darstellt. Der Rest der Bits wird durcheinander gebracht, um Chaos zu erzeugen und das kleine Segment der Bits wird verwendet, ebenso wie das Passwort, das der Benutzer festgelegt hat, um den Algorithmus zu lösen, der alle Bits wieder an ihren ursprünglichen Platz bringt.

Je nach der Anzahl der Werte, die zur Erzeugung des kryptografischen Schlüssels verwendet werden, kann dieser als mehr oder weniger sicher angesehen werden. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Segment von nur 128 Bit verwendet wird. Kriminelle könnten Tausende von Jahren brauchen, um den Algorithmus durch Versuch und Irrtum zu lösen. (Brute-Force-Angriff). Zum Glück können Sie mit Tools wie PDFelement Ihre Dokumente mit dieser Technologie schützen.

Alles was Sie tun müssen, ist Ihr Dokument mit PDFelement zu öffnen, auf den Abschnitt "Schützen" zu klicken, das Kästchen "Passwort öffnen" zu aktivieren und ein Passwort einzugeben, eine Verschlüsselungsstufe auszuwählen und auf "Speichern" zu klicken.

Passwort öffnen

Methode 3. Implementierung eines Dokumentenzugangs

Die Zulassungsbeschränkung ist nicht neu. Windows erlaubt es Ihnen, Lese- und Schreibrechte zu vergeben. Bei der Arbeit mit Textdokumenten wird jedoch erwartet, dass bestimmte Personen ein Dokument lesen und Änderungen daran vornehmen können. Mit PDFelement können Sie dieses Problem schnell beheben. Mit dieser Software können Sie bestimmte Berechtigungen zuweisen, damit bestimmte Personen das Dokument lesen und ändern können.

In diesem Fall können Sie das Kästchen "Berechtigungskennwort" ankreuzen, um bestimmte Berechtigungen festzulegen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie eine Verschlüsselungsstufe und klicken Sie auf "Speichern".

Berechtigungspasswort

Abschließende Worte

Fernarbeit ist derzeit eine Notwendigkeit. Viele Unternehmen tun ihr Bestes, um mit der Arbeit Schritt zu halten und gleichzeitig die Informationssicherheit zu gewährleisten und ihre Mitarbeiter durch Fernarbeit zu unterstützen. Viele cyberkriminelle Organisationen versuchen, sich dies zunutze zu machen und deshalb müssen wir heute mehr denn je Vorkehrungen für das Informationsmanagement treffen. PDFelement ist ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass die Informationen, mit denen Sie arbeiten, jederzeit sicher sind.