Erfahren Sie hier mehr über die Kaufrechnung
2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions
Es gibt viele offizielle Dokumente, die heutzutage im Geschäftsleben erstellt werden und eines davon ist die Einkaufsrechnung. Sie wird dem Käufer ausgehändigt und gibt die gekauften Waren oder Dienstleistungen an. Dieses Dokument ist ein Transaktionsnachweis und zeigt an, dass etwas gekauft wurde und ein bestimmter Betrag dafür bezahlt wurde.
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Was ist eine Einkaufsrechnung?
Dies ist ein Geschäftsdokument, das den Inhalt einer bestimmten Transaktion wiedergibt. Es gibt sowohl die Menge der Waren als auch deren Preis an. Eine Einkaufsrechnung wird einem Kunden vom Geschäftsinhaber zugestellt. Dies geschieht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, der zuvor zwischen den beiden Parteien vereinbart wurde. Sie dient als Nachweis für eine Transaktion.
Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung:
Der Hauptunterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung besteht darin, dass eine Bestellung Angaben zu einer Transaktion enthält, die noch erfüllt werden muss, während eine Rechnung Angaben zu einer aktiven, erfüllten Transaktion enthält. Außerdem enthält die Rechnung die Gesamtkosten, während eine Bestellung dies nicht tut.
Was muss eine Einkaufsrechnung enthalten?
Es gibt einige wichtige Elemente, die Sie in eine Einkaufsrechnung aufnehmen sollten. Sie sind:
- Der Titel "Einkaufsrechnung"
Dieses Geschäftsdokument muss offiziell als "Einkaufsrechnung" bezeichnet werden.
- Die Rechnungsnummer
Oftmals nur aus Ziffern bestehend, ist dies eine eindeutige Kennung der Rechnung.
- Das Datum der Ausstellung
Dies ist das Datum, an dem die Kaufrechnung offiziell an den Kunden ausgestellt wurde.
- Der Verkäufer
Das ist das Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen geliefert hat. Der Name, die Adresse und die Kontaktdaten sollten in dem Dokument enthalten sein.
- Der Warenempfänger
Das ist der Kunde, der die Waren oder Dienstleistungen gekauft hat. Ihr Name, ihre Adresse und ihre Kontaktdaten sollten in diesem Dokument enthalten sein.
- Die vollständige Beschreibung der Waren
Dies ist eine ausführliche Beschreibung aller Waren, die in dem Geschäftsvorgang enthalten sind.
- Die Menge und der Wert
In diesem Abschnitt wird die Menge jedes Produkts angegeben, das geliefert wurde. Es kann aufgeschlüsselte Werte und zugehörige Maßeinheiten enthalten.
- Die Währung
Dies ist die spezifische Stückelung des gesetzlichen Zahlungsmittels, das bei der Transaktion verwendet wird.
- Mehrwertsteuer-Gebühr
Wenn das an der Transaktion beteiligte Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, wird der jeweilige Abgabenbetrag angegeben. In diesem Fall wird die Rechnung bei einem Kauf auf Rechnung mehrwertsteuerpflichtig. Zusammen mit dieser Gebühr wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens angegeben.
- Der Gesamtbetrag ohne MwSt.
Dies ist der Gesamtbetrag der erbrachten Waren oder Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer.
- Die Gesamtsumme
Dies ist der Wert des Transaktionsinhalts zuzüglich der Mehrwertsteuer.
Einfachere Erstellung von Einkaufsrechnungen mit FreshBooks
Eine Buchhaltungssoftware, die Sie verwenden können, um Ihr Unternehmen reibungslos und effizient zu führen, ist FreshBooks. Diese Software kann Sie bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen. So können Sie sich weniger auf die Buchhaltung und mehr auf den Geschäftsbetrieb und die Expansion konzentrieren. Diese Software hat eine intuitive Oberfläche, die einfach zu bedienen ist. Sie können also die Funktionen nutzen, um eine professionelle Einkaufsrechnung zu erstellen. FreshBooks verfügt über eine Reihe von praktischen Funktionen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Geschäftsaktivitäten automatisch durchführen. Beispiele hierfür sind:
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- Interaktion mit dem Kunden
- Die Organisation der Ausgaben
- Die Erstellung von Rechnungen
- Zahlungen melden
- Terminplanung für Zahlungen
FreshBooks basiert auf der Cloud. Daher ist es ganz einfach, von Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop aus darauf zuzugreifen.
Wie man mit FreshBooks eine Einkaufsrechnung erstellt
Die FreshBooks Software macht es Ihnen sehr leicht, eine Einkaufsrechnung zu erstellen. Innerhalb der Software gibt es zwei Hauptmodule, die Sie dafür nutzen können. Dies sind das Dashboard und der Bereich "Neue Rechnung".
1. Über das FreshBooks Dashboard
Wenn Sie sich entscheiden, eine neue Rechnung direkt aus dem FreshBooks Dashboard zu erstellen, werden Ihnen zwei Optionen angeboten. Sie können nun auf die Schaltfläche "Neu erstellen" klicken. Sie können auch auf eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Rechnung" klicken, um zu einem Bildschirm mit der Aufschrift "Neue Rechnung" zu gelangen.
2. Über den Abschnitt "Neue Rechnung".
Es ist auch möglich, eine Rechnung zu erstellen, indem Sie direkt zum Abschnitt Rechnungen gehen. Hier können Sie auf die Schaltfläche "Neue Rechnung" in der oberen rechten Ecke des Fensters klicken. Sobald Sie darauf klicken, führt die Software Sie zu einem speziellen Bildschirm, in dem Sie den Inhalt der Einkaufsrechnung eingeben können. Dieser Bildschirm ist im Wesentlichen eine Vorlage für eine Einkaufsrechnung und enthält 3 Hauptbereiche. Diese sind:
- Akzeptieren Sie Kreditkarten:
Hier können Sie angeben, dass die Einkaufsrechnung Zahlungen per Kreditkarte anerkennen kann.
- Rechnungsstil anpassen:
In diesem Bereich können Sie das Gesamtbild Ihrer Rechnung anpassen. In diesem Bereich können Sie gezielt eine bestimmte Vorlage auswählen. Danach können Sie zwischen dem modernen und dem einfachen Stil wählen. In diesem Teil der FreshBooks-Software können Sie auch eine Designfarbe, die Farbe des Banners und die Hervorhebung der Überschrift auswählen. Außerdem können Sie eine Schriftart auswählen und die Rechnung wiederkehrend gestalten.
- Details zur Rechnungstransaktion Abschnitte:
Dieser Abschnitt ist im Wesentlichen das Herzstück der Einkaufsrechnung und enthält Beschreibungen der an der Transaktion beteiligten Parteien, der Waren und andere wichtige Informationen. Weitere Beispiele für Details, die in diesem Abschnitt eingegeben werden, sind:
- Rechnungsnummer
- Name, Adresse und Telefonnummer des Anbieters
- Empfänger Details
- Ausgabedatum
- Fälligkeitsdatum
- Beschreibung
- Begriffe
In diesen Abschnitten der Einkaufsrechnungsvorlage können Sie die spezifischen Details Ihrer Transaktion eingeben. Wenn Sie fertig sind, fahren Sie einfach mit dem letzten Schritt fort. Hier können Sie Ihre Rechnung speichern oder versenden.
- Speichern: Mit dieser Option können Sie die Rechnung in ihrem aktuellen Formular zur weiteren Bearbeitung speichern.
- Senden: Mit dieser Option sehen Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung und können sie per E-Mail an Ihren Kunden senden.
Mit der FreshBooks-Software können Sie ganz einfach Rechnungen für Ihr Unternehmen erstellen. Diese Software ist leistungsfähig, effektiv und ideal für moderne Unternehmen!
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Noah Hofer
staff Editor
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