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Das OSHA Formular 300 ist das Protokoll für Arbeitsunfälle und dokumentiert alle Verletzungen und Erkrankungen am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden. In jedem Betrieb müssen diese 300-Listen geführt werden. Das Formular kann digital gespeichert oder einfach ausgedruckt werden – Hauptsache, es liegt bei Bedarf für Kontrollen oder Nachweise vor. In Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten ist dieses Formular besonders wichtig für die Arbeitssicherheit und damit das Unternehmen gesetzeskonform bleibt. Meist umfasst es drei Seiten: das OSHA Formular 300, 300A und 301. Im OSHA Formular 300 wird regelmäßig der Gesundheitsstatus jeder beschäftigten Person dokumentiert, wobei die Vertraulichkeit stets geschützt bleibt. Außerdem enthält das Formular eine Beschreibung des Vorfalls und Angaben zur betroffenen Person.
Beim Ausfüllen vom OSHA Formular 300 sollten Sie immer beachten, welche Vorfälle erfasst werden müssen und welche nicht. Erfassungs- bzw. meldepflichtige Unfälle und Erkrankungen gehören in den Bericht. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen:
Schritt 1: Prüfen Sie die Vorgaben, welche Vorfälle eingetragen werden. Einige Fälle wie Erkältungen oder Grippe, Ereignisse beim Essen oder Trinken sowie Vorfälle im Zusammenhang mit Sport- oder Trainingsprogrammen müssen nicht aufgenommen werden.
Schritt 2: Tragen Sie zunächst den Namen des Betriebs und den Ort der Arbeitsstelle ein.
Schritt 3: Das Formular enthält mehrere Spalten. Gehen Sie zu dem Abschnitt, in dem die betroffene Person eingetragen wird. Fügen Sie die Fallnummer in die erste Zeile ein, danach rechts daneben den Namen und im Anschluss die Berufsbezeichnung oder Aufgabenbeschreibung der Person.
Schritt 4: Als Nächstes beschreiben Sie den Vorfall. Tragen Sie das genaue Datum des Unfalls ein, den genauen Ort und beschreiben Sie, wie es dazu kam – zum Beispiel ob eine Substanz oder ein Gegenstand die Ursache für Verletzung oder Erkrankung ist.
Schritt 5: Für jeden erfassten Fall gibt es ein entsprechendes Feld zum Ankreuzen. Diese Checkboxen geben das Ergebnis des Vorfalls an und sind mit den Buchstaben G bis J markiert.
Schritt 6: Geben Sie nun die Anzahl der Tage an, an denen die betroffene Person krankgeschrieben, eingeschränkt oder versetzt war. Diese Angaben müssen gut nachvollziehbar dokumentiert werden.
Schritt 7: Am Ende des Formulars gibt es eine Auswahl, bei der Sie ankreuzen, um welche Art von Gesundheitsproblem es sich handelt – also ob Verletzung, Hauterkrankung, Atemwegsproblem, Vergiftung usw.
Die Gesamtanzahl aller Fälle wird auf das nächste Formular, das OSHA 300A, übertragen, bevor die Liste ausgehängt wird.
Gerade auf gefährlichen Baustellen lassen sich manche Situationen nicht vermeiden. Hier sind praktische Tipps für das OSHA Formular 300:
1. Wenn es mehr Vorfälle gibt, als auf eine Seite passen, können Sie eine zusätzliche Seite anlegen. Wichtig: Markieren Sie die Folgeseiten deutlich als Fortsetzung und achten Sie darauf, dass alle Fälle am Ende mit eingerechnet und vorgelegt werden.
2. Achten Sie auf eine korrekte und vollständige Eintragung, damit eine faire Behandlung aller Mitarbeitenden gewährleistet ist. Geben Sie alle erforderlichen Infos an und lassen Sie keine Felder leer, wenn sie ausgefüllt werden müssen.
3. Machen Sie eine Kopie und geben Sie das Formular innerhalb der vom Arbeitsamt vorgesehenen Zeitspanne von 4 Stunden ab – denn dieser Nachweis muss regelmäßig aktualisiert und dokumentiert werden.
