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In einer Proforma-Rechnung werden die zu verwendende Transportart sowie das Gewicht und die Gesamtzahl der Pakete angegeben. Die Erstellung dieses Dokuments ist nicht kompliziert, da sie nur einen einfachen Prozess umfasst, sofern Sie alle notwendigen Angaben zur Hand haben. Um ein Proforma-Rechnungsmuster zu erstellen, sind folgende Schritte erforderlich:
Schritt 1. Berücksichtigen Sie alle Kosten, die Ihnen als Verkäufer wahrscheinlich entstehen, wenn Sie planen, die Waren an den Käufer zu versenden. Dies hilft Ihnen, so präzise wie möglich zu sein, wenn Sie den Gesamtbetrag für die Sendung festlegen. Solche Kosten umfassen Zölle und Gebühren, Transport- und Versandkosten, Steuern, Lagerkosten, Versicherungskosten und andere.
Schritt 2. Im Grunde genommen entspricht das Format der Erstellung dem, das Sie derzeit für Handelsrechnungen verwenden, allerdings muss das Wort „Proforma-Rechnung“ oben auf der ersten Seite des Dokuments deutlich sichtbar sein. Falls es eine Gültigkeitsdauer gibt, muss diese angegeben werden, ebenso wie die exakten Angaben sowohl des Empfängers als auch des Absenders.
Schritt 3. Die Beschreibung jedes einzelnen Artikels muss separat angegeben werden, wenn mehrere Artikel versendet werden, und sollte so detailliert wie möglich sein. Das Ursprungsland ist eine Vorgabe des Zolls und muss ebenfalls genannt werden. Zu den Angaben gehören Modellnummer, Größe des/der Artikels, Farbe des/der Artikels sowie weitere relevante Details.
Schritt 4. Wenn mehrere Artikel enthalten sind, müssen Sie die Gesamtzahl jedes Artikels sowie den Preis pro Stück eines bestimmten Artikels angeben. Außerdem müssen Sie die Zahlungsbedingungen und die gewünschte Währung auf der Proforma-Rechnung vermerken, je nach Ihrer Präferenz.
Schritt 5. Zum Abschluss müssen Sie den Käufer davon überzeugen, dass Sie befugt sind, eine solche Transaktion durchzuführen, indem Sie Ihre Position in der versendenden Organisation angeben. Dies beseitigt Zweifel auf Seiten des Käufers hinsichtlich der Transaktion. Ihr Name muss vollständig und in Blockbuchstaben angegeben werden, zudem dürfen Datum und Unterschrift nicht fehlen.
Nach Abschluss ist Ihre Proforma-Rechnungsvorlage als PDF bereit, an den Käufer versendet zu werden, da sie alle notwendigen Angaben zur Transaktion enthält. Das Auslassen einer dieser Angaben bedeutet, dass das Dokument nicht authentisch ist und vom Käufer für eine solche Transaktion nicht als vertrauenswürdig gilt. Ein Verkäufer kann unter solchen Umständen Geschäft verlieren, da dies Fragen zur Transparenz aufwirft.
Im Grunde ist dies ein Dokument, dessen Verwendung als Formalität gilt und das vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird, wenn die Waren gerade versendet werden. Das Ziel des Verkäufers ist es, eine Zusicherung vom Käufer zu erhalten, dass die Zahlung für die noch zu liefernden Waren erfolgt. Es stellt außerdem eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien bezüglich der Verkaufsbedingungen und der Kosten der gesamten Transaktion dar.
Sie kann nicht verwendet werden, um Forderungen des Käufers oder des Verkäufers zu erfassen, da sie keine echte Rechnung darstellt. Jede Proforma-Rechnungsvorlage enthält mehrere Merkmale, darunter das Datum und das Firmenlogo. Dieses Proforma-Rechnungsformat gilt für den Verkäufer oder das versendende Unternehmen. Es enthält zudem eine Rechnungsnummer sowie Angaben zur Handhabung, Mehrwertsteuersatz und Versandkosten der Waren.
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist der Name und die Adresse von Empfänger und Absender. Dies ist ein Standardmerkmal in Dokumenten dieser Art. Es gibt auch eine klare Beschreibung der Artikel im jeweiligen Proforma-Rechnungsmuster hinsichtlich Menge und Preis.
Obwohl die Proforma-Rechnung all diese Angaben enthalten kann, achten die Zollbeamten nicht zwingend darauf, ob sie darin aufgeführt sind. Das bedeutet, wenn die Artikelbeschreibung fehlt, verwenden die Beamten das Dokument dennoch, solange ein Wert angegeben ist. Dies dient hauptsächlich zur Bewertung und Ermittlung der zu erhebenden Abgaben.
Im Gegensatz zu Handelsrechnungen, die in jeder Hinsicht spezifisch und genau sein müssen. Wenn sie den Zollbeamten in bestimmten Situationen vorgelegt wird, muss sie innerhalb von 120 Tagen durch eine Handelsrechnung abgelöst werden, gerechnet ab dem Tag der Vorlage. So ist es beispielsweise in den USA, da die Proforma-Rechnung nicht ausreichend als rechtsverbindliches Dokument zwischen den beteiligten Parteien gilt.
Dies sind die wichtigsten Unterschiede, die jede Person in solchen Transaktionen beachten sollte. Eine Proforma kann daher als informelles Dokument beschrieben werden. Unten finden Sie Muster für Proforma-Rechnungsvorlagen.
