Reduzierung der verschwendeten Zeit um 30%
ALCONS ENGINEERING Ltd. Einführung von PDFelement für eine effektive Dokumentenverwaltung
ALCONS ENGINEERING Ltd. ist ein mittelständisches Ingenieurbüro, das Ingenieurdienstleistungen für verschiedene lokale Projekte anbietet. Bei staatlichen Projekten und solchen Diensten in der Ausschreibung mussten sie verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit dem Projekt einrichten und verwalten. Es gab jedoch einige besondere Probleme im Zusammenhang mit der Dokumentationsverwaltung, die von den Behörden des Unternehmens angegangen wurden.
Das Einzige, was zwischen einem Projekt und seinem Erfolg steht, ist die Arbeitseffizienz. Da kam Bogdan, ihr Projektmanager, auf die Idee, PDFelement als produktives Mittel zu nutzen. Er gibt seine Aufgaben wie folgt an: „Ich recherchiere in der Regel neue Software, die nützlich sein könnte und stelle sie dem oberen Management vor. Ich beaufsichtige den Akquisitionsprozess."
ALCONS ENGINEERING Ltd. ist es gelungen, innerhalb von 1-2 Monaten 30% der Verlustzeit zu reduzieren. Sie hatten also die Möglichkeit, sich mehr Zeit für ihre zwingenden Aufgaben zu nehmen, anstatt sich auf ihre Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.
DAS PROBLEM
Freizeit war nie ein Konzept
Bogdan erwähnte einige ausdrucksstarke Probleme, die er als Projektleiter des Unternehmens identifizierte. Eines der schwerwiegenden Probleme, das das Unternehmen wiederholt nicht angegangen war, war das Zeitmanagement. Als Unternehmen für Ingenieurdienstleistungen sollte sich ALCONS ENGINEERING auf das Projekt selbst und nicht auf dessen Dokumentation konzentrieren.
Es war sehr ärgerlich für das Unternehmen, sich mit diesem Thema im Kreis zu drehen. Da es keine Lösung für das Zeitmanagement gab, brauchten die Mitarbeiter viel Zeit, um die einfachen Aufgaben zu erledigen. Dies gab den Mitarbeitern einen Grund, das „echte" Projekt zu meiden. Modernes Projektmanagement erfordert Techniken wie beispielhafte Editoren, OCR und Kommentatoren für Dokumente.
ALCONS ENGINEERING Ltd. fehlte auf allen vorgenannten Plattformen. Es wurde Zeit verschwendet und es gab keine offensichtliche Lösung, die ihnen helfen konnte.
Manuelle Arbeit entspricht geringerer Arbeitserledigung
Jedes Mal, wenn das Unternehmen ein Projekt in Angriff nehmen wollte, mussten einige Formalitäten und grundlegende Dinge rechtzeitig erledigt werden, um eine ordnungsgemäße Kontrolle und Bilanz des Projekts zu gewährleisten. Bogdan erklärte jedoch, dass genau das, was zur Aufdeckung von Verbindlichkeiten innerhalb des Projekts durchgeführt wurde, selbst zu einer Verbindlichkeit wurde.
Bogdan erklärte, dass Verfahren wie das Drucken, Scannen, Extrahieren und Ersetzen von Dokumenten zu zeitaufwändig wurden. Die Mitarbeiter mussten die Projektdokumente manuell nummerieren, nachdem sie sie gedruckt hatten. Das Aufschreiben von Seitenzahlen in den Dokumenten kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber äußerst beunruhigend und quälend sein.
Ineffektive Lösungen konnten die Probleme nicht in Zaum halten
Bogdan erwähnte, dass er sich für Lösungen entschied, die die Probleme bei der Verwaltung der Unternehmensdokumentation wirksam beseitigen konnten. Adobe Acrobat Pro war eine seiner wichtigsten Optionen für die Dokumentenverwaltung. Bogdan fand jedoch, dass die Software für ihn und seine Kollegen extrem schwierig und kompliziert war.
„Es war gut, aber sehr teuer, da ich mindestens mehrere Personen brauchte, um PDFs gleichzeitig bearbeiten zu können", sagt Bogdan, als er gefragt wurde, warum er Adobe Acrobat dann nicht mehr verwendete. Die Lösung, die er dem Team vorstellte, war in ihrer Gesamtheit äußerst kompliziert und erschwerte die Verwaltung der Dokumente zu einem hohen Preis. Als mittelständisches Unternehmen kann sich ALCONS ENGINEERING Ltd. solche extravaganten Ausgaben nicht leisten.
Die Schwärzung von Dokumenten als Belastung
ALCONS ENGINEERING Ltd. deckt Kundenprojekte ab. Die über diese Kundenprojekte ausgetauschten Informationen sind vertraulich. Der Schutz von Dateien war eine Notwendigkeit. Diese ganze Prozedur wurde jedoch vor allem durch schwarze Marker und manuelles Scannen abgedeckt.
Die Schwärzung von Informationen war ein sehr langwieriges Verfahren, bevor Bogdan versuchte, eine effektive Lösung zu finden. Das Schwärzen von Informationen erfolgte durch Ausdrucken des Dokuments, manuelle Markierung mit einem Marker und Scannen, um alle Geheimnisse auf dem Dokument erfolgreich zu verbergen. Dies erschwerte nicht nur die Arbeit übermäßig, sondern wurde auch zu einem Ärgernis für die Mitarbeiter des Unternehmens.
Bogdan erkannte die Notwendigkeit einer provokativen Automatisierung und machte sich daran, ein geeignetes Tool zu finden, das alle Probleme löst. Als Verantwortlicher für den Akquisitionsprozess arbeitete sich Bogdan durch die Probleme, um eine Lösung zu finden.
DAS ERGEBNIS
Der Drang zur Umsetzung - PDFelement als DEN Retter finden
Während Bogdan nach einer geeigneten Lösung suchte, um die Teamarbeit effizient zu gestalten, stieß er auf PDFelement. Glücklicherweise war es sein Glückstag, als er eine Lizenz zum Testen des Tools erwarb. Er hielt es für eine sehr gute Investition, nicht nur für sich selbst, sondern auch für das Unternehmen.
Es wurden weitere Lizenzen für das Unternehmen gekauft und die Geschäftsleitung wurde über das Tool informiert. Dies führte dazu, dass das Tool in großem Maßstab eingesetzt wurde. Die Implementierung war recht einfach und leicht. Über eine einfache Ankündigung wurde jeder über PDFelement informiert.
Das Unternehmen setzte PDFelement für die Verwaltung seiner Dokumentation ein. Da Bogdan das Tool als äußerst benutzerfreundlich bezeichnete, erläuterte er das Implementierungsverfahren im Detail. „Es wurde kein wirkliches Training durchgeführt. Ich habe einige Clips mit grundlegenden Funktionen in meiner Sprache erstellt, damit jeder jederzeit darauf zugreifen kann."
Die Bates Nummerierung wurde so einfach wie das Einrichten von Aufzählungspunkten
Bogdan erwähnte die Verbesserung mehrerer Probleme mit der Dokumentation durch PDFelement. Die Bates-Nummerierung war eine wichtige Anforderung, die während des gesamten Verfahrens erfüllt werden musste. Da die Informationen recht vertraulich und wichtig für das Projekt waren, mussten sie entsprechend nummeriert werden.
„Das ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe, da ich in der Regel Dokumentensätze mit etwa 1.500 Seiten x 4 Kopien = 6.000 Seiten zur Nummerierung einreiche", sagte Bogdan auf die Frage, wie schwierig die Ausführung der Bates-Nummerierung für das Unternehmen war. Mit den effizienten Organisationsfunktionen von PDFelement konnten die Benutzer ihre Dokumente einrichten.
PDFelement bietet Anwendern eine einfache Möglichkeit, Seitenbeschriftungen für ihre Dokumente einzurichten. Mit dem Tool waren sie in der Lage, ihre unzähligen Dokumente innerhalb weniger Minuten zu nummerieren.
Kombinieren über PDF-Element anstelle der manuellen Einstellung
Wie bereits erwähnt, musste ALCONS ENGINEERING Ltd. riesige Mengen an staatlichen Aktenkopien durchgehen. Sie mussten nicht nur die Bates-Nummerierung durchführen, sondern auch mehrere Kopien dieser Dokumente anfertigen. Anschließend sollten diese Kopien zusammengeführt und dann entsprechend kombiniert werden. Die Gleichung war kompliziert, bis Bogdan mit PDFelement aufkam.
PDFelement bietet effiziente PDF-Kombinationstools, mit denen Sie Tools durch einfache Klicks oder die kompetenten Kombinationsfunktionen kombinieren können. Die Mitarbeiter hatten nun viel Zeit übrig, nachdem sie die Dateien automatisch mit Bates-Nummern versehen und große Dokumente mit PDFelement zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst hatten.
Dateiverwaltung schien der Himmel zu sein
PDFelement hat das Leben tatsächlich einfacher gemacht, wie Bogdan sagt. Das Tool bot seinen Nutzern eine Reihe von Funktionen, mit denen sie ihre Dokumente mühelos verwalten konnten. Während die Mitarbeiter früher viel Zeit mit dem Einrichten von Dateien für die Projekte verschwendet haben, war das Bearbeiten, Kopieren, Einfügen und Löschen mit PDFelement eine Sache von Sekunden.
Für die Mitarbeiter wurde es außerordentlich einfach, Dokumente innerhalb der Plattform zu bearbeiten. Sie können Text und Bilder in den Dokumenten hinzufügen oder bearbeiten. Darüber hinaus bot ihnen die Plattform verschiedene Tools für Anmerkungen, die es ihnen sehr leicht machten, wichtige Informationen in der Datei zu markieren und zu schwärzen. Alle vertraulichen Informationen, die aus Sicherheitsgründen geschwärzt werden sollten, konnten mit PDFelement versteckt werden.
OCR hat alle existentiellen Probleme mit dem Zeitmanagement beseitigt
Die OCR-Technologie von PDFelement bietet seinen Nutzern eine genaue Texterkennung auf Bildern oder auf gescannten PDFs. Die Plattform hilft den Mitarbeitern von ALCONS bei der Extraktion von Text aus den Bildern von Dokumenten und unterstützt dabei mehr als 20 Sprachen. Dies führte zu einer einfachen Bearbeitung des Dokuments.
Diese weit verbreitete Technologie wurde von vielen Menschen hoch geschätzt, insbesondere von Bogdan, der von der optischen Zeichenerkennungstechnologie von PDFelement beeindruckt war. Die Datenextraktion aus Dateistapeln wird durch die Stapelverarbeitungsfunktion zum Kinderspiel. Da ALCONS ENGINEERING Ltd. das Scannen vorhandener Dokumente nach ihren Vorgaben verlangte, war es mit PDFelement nur einen Klick entfernt.
PDFelement ist sehr intuitiv, leistungsstark und preislich sehr erschwinglich. Es ist großartig, dass Sie mit der kostenlosen Version alle Funktionen nutzen können. Das macht es sehr einfach festzustellen, ob PDFelement das Richtige für Sie oder Ihr Unternehmen ist.
Die lang ersehnte Arbeitseffizienz wurde tatsächlich erreicht
Bei PDFelement war Bogdan sogar stolz darauf, wie das Unternehmen sein Tagesgeschäft abwickeln konnte. „Das ist sicherlich ein großes Plus für das Unternehmen und das Tagesgeschäft", meint Bogdan.
Aufgaben, die wirklich wichtig waren, hatten sowohl die Zeit als auch die Energie, ausgeführt zu werden. „Wir haben mehr Zeit für Aufgaben, die wichtig sind und einen Mehrwert bringen, statt für Routinearbeiten", erklärte uns Bogdan, als er die Ergebnisse beschrieb, die das Unternehmen durch die Einführung von PDFelement erzielt hat. Innerhalb von ein oder zwei Monaten gelang es dem Unternehmen, den Prozentsatz der Zeitverschwendung um 30% zu senken, was für das Team ein großer Erfolg war.