Der erste Schritt, den Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro machen müssen ist, einfach zu entscheiden, dass Sie ein papierloses Büro wollen. Sobald Sie dann beschlossen haben, diesen Schritt zu machen, brauchen Sie eine gute Lösung für Dokumenten-Management, sozusagen ein papierloses Ablage- bzw. Archivierungs-System. Es ist wichtig, zu verstehen, welches System das beste für Ihre Organisation ist. Manche davon haben unterschiedliche Features, verschiedene Vorzüge, der Preis ist verschieden und so weiter. Unser Leitfaden wird Ihnen helfen, zu entscheiden, welches das richtige für Sie ist und das beste aus der Fülle der papierlosen Business-Systeme für Ihr Geschäft oder Unternehmen auszuwählen.
Top 4 Papierlose Ablagesysteme
1. PDFelement für Unternehmen - Gescannte PDF-Dateien bearbeiten
PDFelement for Business wurde für kleine Geschäftsbetriebe und Unternehmen entwickelt. Es ist das wesentliche papierlose System, das Nutzern hilft, sowohl mit PDF-Dokumenten als auch mit eingescannten Dokumenten umzugehen. Wie allgemein bekannt, sind PDF-Dokumente immer beliebter bei Unternehmen. Zum Beispiel sind die meisten wichtigen vertraulichen Dateien im PDF-Format, Regeln und Regelungen sind im PDF-Format, Verträge sind im PDF-Format etc.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareDer wichtigste Punkt bei einem papierlosen Ablagesystem ist, dass Sie diese eingescannten PDF-Dateien oder eingescannten Bilder vielleicht bearbeiten möchten. Dann kann Ihnen das OCR-Feature (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) helfen, das zu tun. OCR kann das gescannte PDF in Texte, die man bearbeiten und suchen kann, verwandeln, für den Fall, dass Sie etwas daran ändern müssen.
- Mengenrabatt auf die Lizenzpreise für Unternehmen
- Alles-in-Einem PDF-Lösung
- Management von PDF-Dateien unter verschiedenen Aspekten möglich
- Auf den Bedarf Ihres eigenen Unternehmens anpassbar
100% sicher | Werbefrei | Keine Malware2.CrashPlan - Backup für Dokumente
Das Motto des Anbieters spricht für sich – „Computer-Backup leicht gemacht“. CrashPlan ermöglicht kleinen Firmen und Unternehmen ein leichtes und stressfreies Backup ihrer Dateien. Die Software ist auch für Heimanwender zugänglich. Mit dem Standard-Plan bekommen Sie ein kostenloses Backup auf einem externen Laufwerk zusätzlich zu dem in der Cloud. Anders gesagt, werden Ihre Dateien an zwei unterschiedlichen Orten gespeichert und die Dreierkombination für Sicherheit ist unerreicht.
Sie kommen auch in den Genuss einer Option für einen privaten Schlüssel, der Ihnen erlaubt, Ihr digitales Leben mit 448-Bit-Verschlüsselung zu schützen. Im Wesentlichen erstellen Sie ein praktisch undurchdringliches Kraftfeld um Ihre Dokumente. Es gibt verschiedene Abonnements, je nachdem, ob Sie Gigabytes oder Terabytes an Online-Backup benötigen. Selbstverständlich kann CrashPlan beides Realität werden lassen. Und das Beste daran ist, dass CrashPlan für das Wiederherstellen von Dateien nichts extra berechnet. Zu guter Letzt bekommen Sie auch noch Zugang zur kostenlosen mobilen App von CrashPlan, mit der Sie über Ihr Smartphone von überall her Zugang zu Ihren Computer-Dateien haben.
3. Yep von Iconic Software - papierloses Ablagesystem für Mac
Sogar mit einer echten Barriere ist Yep ein großartiges papierloses Ablagesystem. Yep läuft nur auf Intel-basierten Macintosh-Computern, aber seine Features machen es zu einem der besten Systeme für Unternehmen, die Apple-Produkte nutzen.
Schlüsselfunktionen sind u. a. das Konsolidieren und Taggen aller digitalen Dokumente, die Suche nach und das Verwalten und Ansehen von PDF-Dokumenten, sowie Scanner-Integration. Denken Sie es sich folgendermaßen: Sie können Ihre Musik in iTunes speichern, Ihre Fotos in iPhotound Ihre PDF-Dokumente können Sie jetzt Yep überlassen. Wenn Sie die Software zum allerersten Mal starten, bekommen Sie automatisch eine Liste all Ihrer PDF-Dokumente, Office-Dokumente und iWork-Dokumente.
Einer der größten Vorteile von Yep im Vergleich zu anderer Software ist, dass Sie Dokumente schnell durchsuchen können, ohne sich erinnern zu müssen, wo Sie das Dokument gespeichert hatten. Und darüber hinaus können Sie jedem Dokument Ihre eigenen Tags hinzufügen. Yep hilft Ihnen, Ihre Dokumente organisiert zu halten und gibt Ihnen den Überblick über all Ihre Rechnungen, Recherche-Unterlagen, Quittungen und alles andere. Und falls Sie dachten, das Erstellen von PDF-Dokumenten sei hart und kompliziert – Yep ermöglicht Ihnen, ein PDF-Dokument ohne Scannen zu erstellen. Einfach nur durch Drag-and-Drop eines Textes erstellen Sie eine Text-Datei, oder, auf demselben Weg, auch eine Bild-Datei.
4. Mariner Paperless – papierloses Ablagesystem für Mac und Windows
Mariner und Fujitsu wurden Partner, und ihre Partnerschaft erlaubte Mariner, die Paperless-Software in den meistgekauften Scanner, den ScanSnap von Fujitsu, zu integrieren. Die Firma bietet nun Unternehmen in den USA, Kanada, Australien und Europa das Paperless-Bundle an.
Ob Sie nun einen Mac OS- oder Windows-Computer haben, der Scanner ist kompatibel. Die Firma rät sehr dazu, Paperless mit dem ScanScap zu nutzen. Trotzdem können Sie dank Apples Image-Capture-Methode jeden anderen Scanner benutzen. Falls Sie einen Windows-Computer verwenden, brauchen Sie zum Nutzen von Paperless einen Scanner, der TWIN oder WIA unterstütz, aber Sie können einen anderen Drucker kaufen. Und Sie können auf jeden Fall eine Testversion ausprobieren, ehe Sie sich für Paperless entscheiden.
Der Hersteller bietet ebenfalls eine leichtgewichtigere Version an – Paperless Lite. Die Features beinhalten ein einfaches Management-System für digitale Belege, mit dem Sie alle Belege speichern und erstellen können.
Andere Dinge, die Sie über papierlose Systeme wissen sollten
Weshalb sollte man mit einem papierlosen Ablagesystem papierfrei werden?
Wir würden Ihnen gerne ein paar Gründe nennen, die die Investition in ein papierloses Büro rechtfertigen. Es gibt eine Reihe an Gründen, aber wir werden nur die wesentlichen aufzählen.
Der erste und wichtigste Grund, aus dem Sie ein papierloses System haben sollten, ist, dass Sie bares Geld sparen. Es fliegen jede Menge kopierte Papiere in Büros herum, und die haben ihren Preis. Mit einem papierlosen Büro aber müssen Sie nichts für Druckerpapier ausgeben. Das Geld, das Sie sparen, kann für andere Ziele eingesetzt werden.
Ihre Dokumente werden organisiert und gespeichert, und Sie können Informationen, die Sie brauchen, schnell finden. Alle Dokumente sind indexiert und mit zusätzlichem Tagging können Sie genau die Informationen, die Sie brauchen/wollen, schnell finden.
Und hatten wir schon erwähnt, dass Sie von überall her Zugang zu Ihren Dokumenten haben können? In der neuen und modernen Welt, in der wir leben, wird von Führungskräften und Angestellten erwartet, dass sie Informationen innerhalb von Sekunden finden – nicht innerhalb von Tagen. Und das ist nur mit dem papierlosen Büro möglich.
Wo wir gerade davon reden, die Geschwindigkeit und Effizienz von Vorgängen in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen – das papierlose System gestattet Ihnen, Genehmigungen schneller zu bekommen oder zu erteilen. Firmen machen sich heutzutage die elektronische Signatur zunutze, um sowohl interne als auch externe Dokumente zu verarbeiten. Und dann ist da noch die die Prozess-Automatisierung, eine Software, die bei der Verwaltung und Verteilung von Dokumenten hilft. Sie können die Prozess-Automatisierung nutzen, um elektronische Dokumente zu speichern, zu verteilen, und sie weiterzuleiten, sowie zur Zusammenarbeit mit Kollegen. Alle Dokumente können geteilt werden, das bedeutet, mehrere Leute können Sie gleichzeitig ansehen.
Unterm Strich haben alle Vorzüge der papierlosen Büro-Systeme ein Ziel im Sinn, und zwar den verbesserten Kundenservice. Wir alle wollen unsere Kunden zufriedenstellen, und das papierlose Büro trägt dazu bei.
Wie Sie mit einem papierlosen Ablagesystem papierfrei werden
Es gibt ein paar Schritte, die Sie machen müssen, um Ihr Unternehmen von einem Papierlager zu einem papierlosen Büro umzuwandeln. Der erste Schritt ist, sich den Workflow, den Arbeitsfluss, bewusst zu machen und zu überlegen, welche Arten von Papier Sie eliminieren können. Zum Beispiel entscheiden sich manche Firmen nur dafür, digitale Belege zu verwenden, während andere weitergehen und Rechnungen, Dokumente, Daten, Rechercheunterlagen und mehr digitalisieren.
Wenn Sie herausgefunden haben, auf welche Papiere Sie verzichten können, ist es an der Zeit, in eines der wichtigsten Elemente Ihres papierlosen Büros zu investieren, und das ist ein Scanner. Jeder Scanner geht im Prinzip, aber es ist besser, sich nach einem Scanner umzusehen, der von Ihrem papierlosen Ablagesystem empfohlen wird. Ein vernünftiger Scanner wird Ihnen helfen, schnell und schmerzfrei papierlos zu werden.
Wie gesagt, sollte ein Scanner mit Ihrer Dokumentenmanagement-Software kompatibel sein. Sie haben die Software schon ausgewählt? Willkommen in der papierfreien Welt.
Und haben wir schon erwähnt, dass Sie von überall her Zugang zu Ihren Dokumenten bekommen? In der neuen und modernen Welt, in der wir leben, wird von Führungskräften und Angestellten erwartet, dass sie Informationen innerhalb von Sekunden und nicht Tagen finden. Das ist nur mit dem papierlosen Büro möglich.
An diesem Punkt ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Dokumente, die Sie haben, leicht zu finden sind. Die Software wird Ihnen die schwere Arbeit abnehmen, aber Sie müssen auch helfen. Wie Sie helfen können? Nun, für den Anfang sorgen Sie dafür, dass die Suche Ihre PDFs findet, indem Sie OCR (optical character recognition) nutzen. Und während OCR sehr zuverlässig ist, ist es nicht 100% effektiv. Deshalb müssen Sie Ihre Dateien sinnvoll benennen, indem Sie folgendes Format benutzen: Datum Schlagwort.
Noah Hofer
staff Editor
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