Top 5 Dokumentenmanagementsysteme für Mac

Aufgrund des Wechsels aller kleinen und großen Unternehmen von Papierdokumenten zu elektronischen Dokumenten ist Dokumentenverwaltungs-Software zu einer Notwendigkeit geworden. Die meisten der offiziellen Dokumente werden elektronisch gehandhabt. Dies kann zu gigantischen Mengen an Dokumenten führen. Daher ist ein ordentliches Dokumentenmanagement erforderlich, welches verschiedenartige elektronische Dokumente nachverfolgen und speichern kann. Nicht jede Dokumentenverwaltungs-Software wird von Mac unterstützt. Wenn Sie nach einer Dokumentenverwaltung für Mac suchen, gibt es einiges an Software, das in dieser Hinsicht wirklich gut ist. Diese Software erledigt die Verwaltung von Dateien auf dem Mac effizient (einschließlich macOS 10.13 High Sierra).

Logical Doc ist eine Dokumentenverwaltungs-Software für Mac, die mit einer Reihe an Funktionen daherkommt. Diese Software-Lösung basiert nicht auf Cloudspeicher-Technologie wie viele der bekannten Programme für Dokumentenmanagement für Mac. Stattdessen wird sie lokal auf dem Server einer Organisation installiert und Nutzer können dann über ihre zugewiesenen Namen und Passwörter darauf zugreifen. Dieses vor-Ort-Feature macht die Software individueller und sicherer.

Ein ausgefeiltes Managementsystem stellt sicher, dass keine Änderungen verlorengehen und zeichnet auf, wer die Veränderungen vorgenommen hat. Versionierung ist ein weiteres großartiges Feature, das alle im Dokument vorgenommenen Änderungen aufzeichnet und Versionsnummern zuweist. Logical Doc nutzt eine Kabinett- und Ordner-Struktur, um Dateien in verschiedenen Kategorien abzulegen. Außerdem gibt es ein Feature für eingeschränkten Zugang, der nur autorisierten Nutzern erlaubt, auf eine bestimmte Datei zuzugreifen.

Es gibt auch ein paar Nachteile. Man ist gezwungen, im Falle eines Problems per E-Mail Kontakt aufzunehmen, was in Notfällen nicht hilfreich sein wird. Es gibt auch keine Integration mit Microsoft Office unter Mac, was die Dinge ein wenig verlangsamt.

PinPoint ist eine Mac-Dokumentenverwaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), in denen es keine starke Notwendigkeit für Verarbeitung, Tracking und Verwaltung von Dokumenten gibt. Obwohl all diese grundsätzlichen Features unterstützt werden, haben sie einige Einschränkungen und diese kann man nicht umgehen. Es gibt zwei Bereitstellung-Optionen – mittels eigenem Hosting und über Cloud-Hosting, was sehr positiv für Unternehmen ist, da sie wählen können, welches System am besten für sie geeignet ist.

Die Benutzeroberfläche ist ziemlich klar und elegant. Sie ist nicht vollgestopft, wie andere Tools mit umfangreichen Funktionen. So können Sie ganz einfach durch verschiedene Einstellungen und Features navigieren. Zugang von überall her ist eins der fantastischen Features von PinPoint für kleine Unternehmen. Egal, ob eigenes Hosting oder Cloud-hosting, alle Dateien sind über Ihr Smartphone oder Tablet zugänglich.

Workflow, der Arbeitsfluss bzw. die Arbeitsabläufe, sind ein großartiges Feature für Chefs und Administratoren, da sie die Fortschritte bei einer bestimmten Datei nachvollziehen können und benachrichtigt werden, wenn alles erledigt ist. Der sequentielle Workflow lässt andere Angestellte wissen, dass sie jetzt an der Reihe sind, an dem Projekt zu arbeiten.

Ein Punkt, in dem PinPoint nicht so freundlich ist, ist die Kosteneffektivität, da für kleine Unternehmen die Kosten von 170$ - 225$ (138€ - 183€) pro Nutzer pro Jahr hoch sind. Falls Sie also ein knappes Budget haben, ist diese Software nicht das Richtige für Sie.

Obwohl Wondershare PDFelement - PDF Editor keine typische Dokumentenverwaltungsplattform ist, bietet es vollständige PDF-Lösung, die für Unternehmen, die nach Dokumentenstandardisierung suchen, äußerst hilfreich wäre. Um Ihre Dokumente einfacher zu verwalten, können Sie alle Arten von Dokumenten in PDFs konvertieren und eine reibungslose Bearbeitung wie in einem Textverarbeitungsprogramm genießen. Mit der OCR-Funktion können Sie gescannte Dateien oder Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare PDFs umwandeln. Die intelligente Datenextraktion kann Ihnen helfen, Daten aus Formularfeldern oder benutzerdefinierten Bereichen stapelweise zu extrahieren, was praktisch ist, wenn Sie mit einem Stapel von Dokumenten arbeiten.

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Diese Software gibt es nur für Mac und sie ist nicht nur für Unternehmen gedacht, sondern auch auf die Bedürfnisse von Einzelpersonen wie Juristen, Professoren etc. zugeschnitten. All Ihre Dokumente, E-Mails, Bilder und PDFs sind an einem Ort und leicht zugänglich. Verschiedene leistungsstarke Tools sind nützlich zum Recherchieren und Erstellen von unterschiedlichen Dokumententypen. Sie können Ihre Daten mit all Ihren Apple-Geräten wie dem iPhone und iPad synchronisieren und dann von überall her darauf zugreifen.

Ein Nachteil, den man aus vielen Bewertungen von Anwendern herauslesen kann, ist der schwache Kundenservice.

Diese Mac-Dokumentenverwaltungs-Software ist am besten geeignet für Firmen, die viel Outsourcing betreiben und viele Remote-User haben, also externe Benutzer. Alle von dieser Software gebotenen Features sind die, welche sich für Unternehmen mit moderaten Anforderungen an die Dokumentenverwaltung eignen. Kleine und mittelgroße Unternehmen können mithilfe dieser Software ihre Dokumente einfach verwalten. eFileCabinet unterstützt auch iOS- und Android-Geräte.

Ein Problem bei dieser Software ist die Kosteneffizienz, denn dafür, dass es nur eine Cloud-basierte Software ist, ist sie recht teuer, und es gibt einige andere Software-Lösungen mit denselben Features und einem erheblich günstigeren Preis.