Top 5 Dokumentenmanagementsysteme für Mac [2024]

Aufgrund des Wechsels aller kleinen und großen Unternehmen von Papierdokumenten zu elektronischen Dokumenten ist Dokumentenverwaltungs-Software zu einer Notwendigkeit geworden. Einige schwierige Szenarien bei der effizienten Verwaltung und Organisation von Unternehmensdokumenten können sein: das Auffinden von Dokumenten in einem großen Archiv, die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit, die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien sowie die Integration von Dokumenten in verschiedene Systeme und Plattformen. Daher ist ein ordentliches Dokumentenmanagement erforderlich, welches verschiedenartige elektronische Dokumente nachverfolgen und speichern kann. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Top 5 Dokumentenmanagementsysteme für Mac vor, die Ihnen helfen werden, Ihre Dokumente effektiv zu organisieren und zu verwalten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren und die beste Software für Ihre Bedürfnisse zu finden!

In einer Zeit, in der Daten und Dokumente in großer Menge anfallen, benötigen Unternehmen effiziente Methoden zur Verwaltung dieser Informationen. Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente sicher zu speichern, leicht zugänglich zu machen und effizient zu organisieren. Besonders für kleine Unternehmen ist es entscheidend, Papierdokumente zu minimieren und digitale Abläufe zu optimieren. Ein professionelles DMS hilft dabei, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig die Datensicherheit zu gewährleisten.

Ein weiteres Problem, das ein DMS löst, ist die Vermeidung von Informationssilos. In vielen Unternehmen sind wichtige Dokumente oft auf mehrere Abteilungen verteilt, was die Zusammenarbeit erschwert. Ein zentrales DMS sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert werden und berechtigte Nutzer einfach darauf zugreifen können. Dies fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz.

Zudem ermöglicht ein DMS die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Dokumentenspeicherung und -archivierung. Unternehmen müssen sich an verschiedene rechtliche Bestimmungen halten, insbesondere in Bezug auf die Aufbewahrung von sensiblen Daten. Ein DMS kann dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es sichere und nachvollziehbare Speicherlösungen bietet.

Ein wirksames Dokumentenmanagementsystem muss über einige wesentliche Funktionen verfügen, um den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht zu werden. Zu den wichtigsten Merkmalen zählen die Fähigkeit, Dokumente schnell und einfach abzurufen, sie sicher zu speichern und eine benutzerfreundliche Oberfläche zu bieten.

• Eine leistungsfähige Suchfunktion: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Tags oder sogar Inhalte zu durchsuchen. Eine schnelle und präzise Suchfunktion spart Zeit und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter erheblich.
• Sicherheit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Eine starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates sind unerlässlich, um die Integrität der gespeicherten Dokumente zu gewährleisten.
• Eine benutzerfreundliche Oberfläche: Sie sollte das Navigieren und Verwalten von Dokumenten erleichtern. Ein intuitives Design reduziert die Notwendigkeit für umfangreiche Schulungen und ermöglicht es den Benutzern, die Software effektiv zu nutzen. Eine einfache Integration mit anderen Unternehmensanwendungen kann ebenfalls von Vorteil sein, da sie die Zusammenarbeit erleichtert und den Informationsfluss verbessert.

1. Wondershare PDFelement

Obwohl Wondershare PDFelement - PDF Editor keine typische Dokumentenverwaltungsplattform ist, bietet es vollständige PDF-Lösung, die für Unternehmen, die nach Dokumentenstandardisierung suchen, äußerst hilfreich wäre. Um Ihre Dokumente einfacher zu verwalten, können Sie alle Arten von Dokumenten in PDFs konvertieren und eine reibungslose Bearbeitung wie in einem Textverarbeitungsprogramm genießen. Mit der OCR-Funktion können Sie gescannte Dateien oder Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare PDFs umwandeln. Die intelligente Datenextraktion kann Ihnen helfen, Daten aus Formularfeldern oder benutzerdefinierten Bereichen stapelweise zu extrahieren, was praktisch ist, wenn Sie mit einem Stapel von Dokumenten arbeiten.

Tipps: So verwenden Sie PDFelement für die Dokumentenmanagement

1. PDF erstellen: Öffnen Sie PDFelement und klicken Sie auf "PDF öffnen" oder "PDF erstellen" → "Leeres Dokument", um ein leeres Dokument oder eine vorhandene Datei zu verwenden.

2. Dokument bearbeiten: Nutzen Sie die Bearbeitungswerkzeuge, um Text, Bilder oder Links in Ihrem PDF zu ändern.

3. OCR nutzen: Wählen Sie die OCR-Funktion, um gescannte Dokumente hochzuladen und sie in bearbeitbare Formate umzuwandeln.

4. Datei speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf "Datei" und dann auf "Speichern" klicken.

5. Konvertieren: Verwenden Sie die Konvertierungsoptionen, um Ihr PDF in andere Formate wie Word oder Excel zu exportieren.

6. Sicherheit hinzufügen: Fügen Sie Passwortschutz oder digitale Signaturen hinzu, um die Vertraulichkeit Ihres Dokuments zu gewährleisten.

7. Dateien organisieren: Nutzen Sie die Funktionen zur Dateiverwaltung, um Ihre PDFs zu kategorisieren und zu organisieren.

2. Logical Doc

Logical Doc ist eine Dokumentenverwaltungs-Software für Mac, die mit einer Reihe an Funktionen daherkommt. Diese Software-Lösung basiert nicht auf Cloudspeicher-Technologie wie viele der bekannten Programme für Dokumentenverwaltung für Mac. Stattdessen wird sie lokal auf dem Server einer Organisation installiert und Nutzer können dann über ihre zugewiesenen Namen und Passwörter darauf zugreifen. Dieses vor-Ort-Feature macht die Software individueller und sicherer.

Ein ausgefeiltes Managementsystem stellt sicher, dass keine Änderungen verlorengehen und zeichnet auf, wer die Veränderungen vorgenommen hat. Versionierung ist ein weiteres großartiges Feature, das alle im Dokument vorgenommenen Änderungen aufzeichnet und Versionsnummern zuweist. Logical Doc nutzt eine Kabinett- und Ordner-Struktur, um Dateien in verschiedenen Kategorien abzulegen. Außerdem gibt es ein Feature für eingeschränkten Zugang, der nur autorisierten Nutzern erlaubt, auf eine bestimmte Datei zuzugreifen.

Es gibt auch ein paar Nachteile. Man ist gezwungen, im Falle eines Problems per E-Mail Kontakt aufzunehmen, was in Notfällen nicht hilfreich sein wird. Es gibt auch keine Integration mit Microsoft Office unter Mac, was die Dinge ein wenig verlangsamt.

3. PinPoint

PinPoint ist eine Mac-Dokumentenverwaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), in denen es keine starke Notwendigkeit für Verarbeitung, Tracking und Verwaltung von Dokumenten gibt. Obwohl all diese grundsätzlichen Features unterstützt werden, haben sie einige Einschränkungen und diese kann man nicht umgehen. Es gibt zwei Bereitstellung-Optionen – mittels eigenem Hosting und über Cloud-Hosting, was sehr positiv für Unternehmen ist, da sie wählen können, welches System am besten für sie geeignet ist.

Die Benutzeroberfläche ist ziemlich klar und elegant. Sie ist nicht vollgestopft, wie andere Tools mit umfangreichen Funktionen. So können Sie ganz einfach durch verschiedene Einstellungen und Features navigieren. Zugang von überall her ist eins der fantastischen Features von PinPoint für kleine Unternehmen. Egal, ob eigenes Hosting oder Cloud-hosting, alle Dateien sind über Ihr Smartphone oder Tablet zugänglich.

Workflow, der Arbeitsfluss bzw. die Arbeitsabläufe, sind ein großartiges Feature für Chefs und Administratoren, da sie die Fortschritte bei einer bestimmten Datei nachvollziehen können und benachrichtigt werden, wenn alles erledigt ist. Der sequentielle Workflow lässt andere Angestellte wissen, dass sie jetzt an der Reihe sind, an dem Projekt zu arbeiten.

Ein Punkt, in dem PinPoint nicht so freundlich ist, ist die Kosteneffektivität, da für kleine Unternehmen die Kosten von 170$ - 225$ (138€ - 183€) pro Nutzer pro Jahr hoch sind. Falls Sie also ein knappes Budget haben, ist diese Software nicht das Richtige für Sie.

4. DEVONthink Pro Office

Diese Software gibt es nur für Mac und sie ist nicht nur für Unternehmen gedacht, sondern auch auf die Bedürfnisse von Einzelpersonen wie Juristen, Professoren etc. zugeschnitten. All Ihre Dokumente, E-Mails, Bilder und PDFs sind an einem Ort und leicht zugänglich. Verschiedene leistungsstarke Tools sind nützlich zum Recherchieren und Erstellen von unterschiedlichen Dokumententypen. Sie können Ihre Daten mit all Ihren Apple-Geräten wie dem iPhone und iPad synchronisieren und dann von überall her darauf zugreifen.

Ein Nachteil, den man aus vielen Bewertungen von Anwendern herauslesen kann, ist der schwache Kundenservice.

5. eFileCabinet

Diese Mac-Dokumentenverwaltungs-Software ist am besten geeignet für Firmen, die viel Outsourcing betreiben und viele Remote-User haben, also externe Benutzer. Alle von dieser Software gebotenen Features sind die, welche sich für Unternehmen mit moderaten Anforderungen an die Dokumentenmanagement eignen. Kleine und mittelgroße Unternehmen können mithilfe dieser Software ihre Dokumente einfach verwalten. eFileCabinet unterstützt auch iOS- und Android-Geräte.

Ein Problem bei dieser Software ist die Kosteneffizienz, denn dafür, dass es nur eine Cloud-basierte Software ist, ist sie recht teuer, und es gibt einige andere Software-Lösungen mit denselben Features und einem erheblich günstigeren Preis.

Bei der Auswahl des richtigen DMS für Ihr Unternehmen sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Zuerst sollten Sie die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens analysieren. Dies umfasst die Art der Dokumente, die Sie verwalten möchten, sowie die Anzahl der Benutzer, die auf das System zugreifen werden.

Zweitens ist es wichtig, die Kosten im Auge zu behalten. Einige DMS-Lösungen bieten flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten sind, während andere möglicherweise teurer sind, aber erweiterte Funktionen bieten. Vergleichen Sie die Preise und Funktionen sorgfältig, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

Schließlich sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software berücksichtigen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Integration in bestehende Systeme sind entscheidend, um den Übergang zu einem neuen DMS reibungslos und effizient zu gestalten. Testen Sie die Software nach Möglichkeit mit einer kostenlosen Testversion, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

PDFelement ist die umfassende Dateiverwaltungsfunktion, die das Organisieren, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten erleichtert. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente effizient verwalten und die Zusammenarbeit im Team verbessern. 

F1. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Es bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Informationen, um die Effizienz zu steigern und den Zugriff auf wichtige Daten zu erleichtern.

F2. Warum ist ein DMS für Mac-Benutzer wichtig?

Mac-Benutzer benötigen ein DMS, um ihre Dokumente effizient zu verwalten und sicher aufzubewahren. Da immer mehr Unternehmen auf digitale Arbeitsabläufe umstellen, bietet ein DMS eine zentrale Lösung zur Verwaltung und Organisation von Dokumenten, die besonders für Mac-Benutzer von Vorteil ist.

F3. Gibt es kostenlose DMS-Optionen für Mac?

Einige DMS-Anbieter bieten kostenlose Versionen oder Testversionen ihrer Software an. Diese können eine gute Möglichkeit sein, die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit der Software zu testen, bevor Sie sich für eine kostenpflichtige Version entscheiden.

F4. Wo speichere ich meine Dokumente auf dem Mac?

Auf einem Mac kannst du deine Dokumente an verschiedenen Orten speichern, je nach deinen Vorlieben und Anforderungen. Hier sind einige gängige Optionen, einschließlich der Nutzung von PDFelement Cloud:

1. Dokumente-Ordner: Der Standardordner für Dokumente auf deinem Mac. Du findest ihn im Finder unter "Dokumente".

2. Schreibtisch: Du kannst Dokumente direkt auf deinem Schreibtisch speichern, um schnellen Zugriff zu haben. Beachte jedoch, dass dies bei vielen Dateien unübersichtlich werden kann.

3. iCloud Drive: Wenn du iCloud aktiviert hast, kannst du Dokumente in iCloud Drive speichern, um sie auf all deinen Apple-Geräten verfügbar zu machen.

4. PDFelement Cloud: Eine großartige Option, um PDF-Dokumente sicher zu speichern und von überall darauf zuzugreifen. Diese Cloud-Lösung bietet dir die Möglichkeit, deine PDFs zu verwalten und zu teilen, während du gleichzeitig Speicherplatz auf deinem Mac sparst.

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5. Externe Festplatte oder USB-Stick: Für zusätzliche Sicherheit oder um Speicherplatz auf deinem Mac zu sparen, kannst du Dokumente auf externen Speichermedien ablegen.

6. Spezielle Ordner oder Verzeichnisse: Du kannst auch eigene Ordner erstellen, um deine Dokumente nach Projekten oder Kategorien zu organisieren.

Wähle den Speicherort, der am besten zu deinen Arbeitsgewohnheiten passt!

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ist für Unternehmen unverzichtbar, um den Überblick über ihre Dokumente zu behalten und ihre Effizienz zu steigern. Die Auswahl des richtigen DMS für Mac-Benutzer erfordert sorgfältige Überlegung und Bewertung der spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens. Indem Sie die oben genannten Tipps und Empfehlungen berücksichtigen, können Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden und von den Vorteilen eines gut organisierten Dokumentenmanagements profitieren.