Falls Sie planen, Ihr Büro papierlos zu machen, wissen Sie mittlerweile, dass Sie Software für ein papierloses Büro brauchen, welche den Übergang einfacher macht und Sie auch befähigt, das papierlose System aufrechtzuerhalten. Wenn Sie sind wie die meisten Leute, haben Sie vielleicht keine Ahnung davon, welche die beste Software für ein papierloses Büro die beste für Sie sein könnte. Aber Sie haben Glück – wir haben die harte Arbeit für Sie schon gemacht und die 5 besten Programme für das papierlose Büro ausgewählt, die Sie benutzen können. Jedes deckt einen separaten Aspekt Ihres Unternehmens ab, also lassen Sie uns loslegen.
5 besten Programme zur Digitalisierung im Büro!
1. PDFelement für Business-Verschiedene Volumen mit verschiedenen Lizenz-Rabatten.
Papierlos zu werden erfordert eine Menge PDF-Dokumente und folglich einen Weg, PDFs zu managen, der nicht nur einfach, sondern auch hocheffizient und professionell ist. Während Sie den Übergang machen, werden Sie es immer einfacher finden, PDFs für bestimmte Dokumente, einschließlich Berichte und sogar Rechnungen und Belege, zu verwenden. PDFelement für Unternehmen macht es Ihnen sehr leicht, diese PDFs zu bearbeiten.
Sie können ganz einfach sowohl Bilder als auch Text in einem PDF bearbeiten und sogar auf zahlreiche Arten Anmerkungen in den PDFs machen. Sie können die PDF-Dokumente sogar digital signieren - das alles geht ganz leicht mit dieser PDF-Management-Software. Sie ist sogar mit OCR (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) ausgestattet, was es einfach macht, eingescannte Dokumente zu bearbeiten.
100% sicher | Werbefrei | Keine Malware2. Microsoft Office
Eine offensichtliche Lösung, die die meisten Leute übersehen, ist, wie überaus hilfreich Microsoft Office sein kann. Mit Anwendungen wie Excel, Word und PowerPoint bietet Microsoft Office die ideale Lösung für die Verarbeitung von Dokumenten für so ziemlich jeden Bedarf. Ob Sie nun Berichte in Word schreiben müssen oder Tabellen in Excel erstellen – Microsoft Office ist ein Tool, dass man nicht übersehen darf und wir sind nicht sicher, ob es einen wirklichen Ersatz dafür gibt.
Diese Software-Suite für das papierlose Büro kommt auch mit Features, die das Organisieren aller Ihrer Dokumente sehr einfach macht.
3. Google Docs
Einer der größten Vorteile an Google Docs beim Übergang zu einem papierlosen System ist die Möglichkeit für einfaches Teilen von und Zusammenarbeit an Dokumenten. Google Docs macht es Ihnen sehr leicht. Alles, was Sie brauchen, ist ein Google-Account (den alle Ihre Angestellten sicher sowieso haben) und Sie können ein System aufsetzen, in dem mehr als eine Person gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten kann, Änderungen vornehmen kann und Kommentare hinzufügen kann, die in Echtzeit zu sehen sind.
Die Schlüsselfeatures beinhalten das Zusammenführen und Taggen aller digitalen Dokumente, die Suche, das Management und die Ansicht von PDF-Dokumenten, sowie die Integration mit einem Scanner. Betrachten Sie es so: Ihre Musik können Sie in iTunes speichern, Ihre Fotos in iPhotound Ihre PDF-Dokumente können Sie jetzt Google Docs [51] überlassen. Wenn Sie die Software zum allerersten Mal starten, bekommen Sie eine Liste aller Ihrer PDF-Dokumente, Office-Dokumente und iWork-Dokumente.
Je nach Arbeitsvolumen kann Google Docs den Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt signifikant reduzieren, ganz zu schweigen von Ihrem Papierverbrauch.
4. Tipalti
Wenn Sie nach einem Weg suchen, Ihre Buchhaltungsvorgänge zu automatisieren, ist Tipalti eine Software für das papierlose Büro für das Rechnungswesen, die Sie sich ansehen sollten. Es ist eine Automatisierungs-Lösung für das Rechnungswesen bzw. Ihre Buchführung, die Sie nutzen können, um Zahlungsvorgänge zu rationalisieren, sogar bei hohem Aufkommen. Es ist ein Cloud-basiertes System, das sich unter anderem um Faktura und Inkasso kümmert, und auch um Zahlungsmethoden, Währungsauswahl, Kommunikation zum Zahlungsstatus mit Lieferanten und sogar globale Geldtransfers. Und all dies zusätzlich zu dem Fakt, dass es eines der bestbewerteten Software-Programme für Rechnungswesen auf dem Markt ist.
5. OmniPage Standard
Eine weitere Software, die Sie für Ihr papierloses Büro brauchen werden ist Scan-Software. Scanning-Software ist unerlässlich, wenn Sie papierlos sein wollen, aus dem einfachen Grund, dass Sie die Papiere, die Sie bereits haben und die, welche Sie bekommen werden, scannen müssen. Es gibt viele Scanner auf dem Markt, von denen viele nur eine Funktion haben, also keine Multifunktionsgeräte sind, und sich auf spezialisierte Aufgaben konzentrieren. Eines der besten Programme ist OmniPage Standard, und zwar aus dem einfachen Grund, dass es hocheffizient ist und ständig verbessert wird, um neue nützliche Funktionen einzuschließen.
Das Programm kommt mit automatischer Spracherkennung und erkennt bis zu 123 verschiedene Sprachen. Es ist auch mit den meisten Cloud-Diensten kompatibel, ein Feature, dass sehr praktisch ist, falls Sie Google Drive nutzen werden.
Wichtige Tipps zur Auswahl von Software für ein papierloses Büro
Tatsache ist, dass Sie trotz der Mühe, die wir aufgewandt haben, die richtige Software für Ihren Übergang zum papierlosen Büro zu finden, mit einer Menge an Optionen für jeden Aspekt Ihres Unternehmens bombardiert werden, aus denen Sie wählen sollen. Deshalb haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, bei Ihrer Wahl die richtige Entscheidung zu treffen.
1. Sehen Sie sich die Features an
Während viele PDF-Management-Programme ähnliche Eigenschaften und Funktionen haben, gibt es immer das eine, das allen weit überlegen ist und genau das liefert, was Sie brauchen. Daher raten wir Ihnen dazu, sich die Zeit zu nehmen, die enthaltenen Features gut durchzulesen, ehe Sie irgendein Programm erwerben. Viele haben eine Testversion, die Sie „Probe fahren“ können, bevor Sie die tatsächliche Version kaufen – machen Sie davon Gebrauch.
2. Gratis ist nicht immer am besten
Wir alle sind versucht, das kostenlose Programm zu nehmen. Aber bedenken Sie, dass kostenlos langfristig gesehen manchmal sehr teuer sein kann. Vermeiden Sie daher kostenlose Programme am besten, außer es ist unbedingt nötig - besonders, wenn Ihre Geschäftsabläufe professionell genug sein müssen, um Kunden zu beeindrucken. Gratis vermittelt nicht gerade den Eindruck von Professionalität.
3. Vergleichen Sie Spezifikationen und Preis
Nur weil wir davon abraten, kostenlose Software zu nutzen, heißt das noch lange nicht, dass Sie die Bank sprengen sollen, wenn Sie Software für Ihr papierloses Büro kaufen. Nehmen Sie sich die Zeit, drei oder vier Programme anzusehen, vergleichen Sie ihre Features und den Preisbereich, ehe Sie sich auf eins festlegen. Wer weiß, vielleicht bekommen Sie einen wirklich guten Deal für ein großartiges Programm.
4. Lesen Sie Nutzerbewertungen
Schließlich sollten Sie sich auch ansehen, was andere Unternehmenskunden über das Produkt sagen. Der beste Weg, echte Nutzerbewertungen zu finden, ist, diejenigen auf der eigenen Produktseite des Unternehmens zu meiden. Stattdessen, falls das Produkt bei großen Online-Händlern wie Amazon verkauft wird, schauen Sie sich dort an, was andere über das Programm zu sagen haben.
Dies bedeutet allerdings noch nicht, dass ein Programm mit tollen Bewertungen von Anwendern ideal für Sie sein wird. Nutzen Sie diesen Tipp erst, nachdem Sie die Qualität des Produktes überprüft und es getestet haben. Was für jemand anderen funktioniert, muss nicht unbedingt auch für Sie funktionieren.
Noah Hofer
staff Editor
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