Mit dem kontinuierlichen Anstieg der Nachfrage nach Büromodellen in verschiedenen Branchen, dem Tempo der Modernisierung und des Informationsaufbaus sowie dem gestiegenen Bewusstsein der Menschen für den Umweltschutz wurde das Konzept des papierlosen Büros schrittweise auf eine Reihe von Branchen übertragen. Sie kann die Effizienz effektiv verbessern, die Datensicherheit erhöhen, Kosten sparen und die Umwelt schonen. Das papierlose Büro ist eine Büroerfahrung, die nur durch die Zusammenarbeit von Hardware, Software und Kommunikationsnetzen möglich ist. In diesem Artikel werden die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros, die Schritte zur Umsetzung der Reform sowie praktische und nützliche Bürosoftware vorgestellt.
Teil 1. Was ist das papierlose Büro?
Die Bedeutung des „papierlosen Büros“ ist offensichtlich nach dem Namen. Wörtlich heißt das die Verwendung von Papierdokumenten bei der Büroarbeit zu reduzieren oder sogar zu vermeiden und so zu einem stärker digitalisierten Büromodell überzugehen.
Teil 2. Was sind die Vorteile einer papierlosen Online Office-Plattform für die Verwaltung eines Unternehmens? (Warum?)
1. Am wichtigsten: umweltfreundlich
Der Hauptgrund, warum sich immer mehr Menschen und Länder für ein papierloses Büro einsetzen, liegt teilweise in den enormen Schäden, die die Umweltverschmutzung unserem Planeten zufügt. Die Situationen sind so gravierend, dass wir wirksame Maßnahmen ergreifen müssen, um die Krise aktiv anzugehen. Langfristig gesehen, aber auch aus Sicht der Gesellschaft, des Landes und der Menschheit insgesamt, entspricht das papierlose Büro dem Umweltkonzept der nachhaltigen Entwicklung. Es ist grün, gesund und hat weitreichende Auswirkungen.
2. Bessere Arbeitseffizienz
Dies kann auch zu wichtigen Gründen für viele Unternehmen gehören, die sich für ein papierloses Büro entscheiden, d. h. um die Effizienz zu steigern, Informationen über Unternehmensressourcen auszutauschen und effizient zusammenzuarbeiten. Viele der Aufgaben, die ursprünglich kompliziert und redundant waren,lassen sich heute mit einem einzigen Mausklick erledigen. Das papierlose Büro wird in erster Linie unternehmensintern aufgebaut, ermöglicht den Austausch von Unternehmensinformationen und die Zusammenarbeit durch den Einsatz der Internettechnologie. Diese Form des Cloud-Office verbessert die Effizienz der Mitarbeiter erheblich und reduziert ihre Arbeitsbelastung. Gleichzeitig können die Kommunikation und die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden, so dass ein Großteil der formalen und schriftlichen Arbeit entfällt und die Arbeitszeit effektiver genutzt werden kann.
3. Betriebskosten und Speicherplatz einsparen
Das Modell des papierlosen Büros spart dem Unternehmen mehr Platz, Material und die Kosten für den Kauf von Papier oder Kopiergeräten. Und der Einsatz von kollaborativer Software für die Büroautomation hat viele Ressourcen für Unternehmen eingespart und enorme Bürokosten reduziert.
4. Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten und Informationen
Dieser Aspekt wird leicht übersehen, ist aber tatsächlich sehr wichtig. Das papierlose Büro ist unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit sehr vorteilhaft: Man muss sich keine Sorgen machen, dass Papierdokumente kompromittiert werden, und man muss nicht immer daran denken, sie mit einem Aktenvernichter zu vernichten.
Teil 3. Organisationsschritte (Wie)
Mit der obrigen Analyse sind die Vorteile des papierlosen Büros überwältigend und es wird sicherlich der Trend der Zukunft sein. Welche Schritte sollten also unternommen werden, wenn Sie mit der Umstellung auf ein papierloses Büro beginnen wollen?
Schritt 1: Zustände ordnen
Ermitteln Sie, welche Abteilungen, Bereiche oder Arbeitsbereiche des Unternehmens in hohem Maße mit Papierdokumenten arbeiten und sich noch in einem schwierigen Stadium befinden, das papierlose Büro zu entwickeln; und welche bereits einen großen Teil ihrer Arbeit elektronisch erledigen und daher versuchen können, ein papierloses Büro zu fördern. Je nach der tatsächlichen Situation im Unternehmen kann ein Zeitplan für entsprechende Reformpläne aufgestellt werden.
Schritt 2: Ziele setzen
In diesem Schritt geht es vor allem darum, wie lange das Unternehmen den Übergang zum papierlosen Betrieb abschließen will und welche Art von Zustand es letztendlich erreichen möchte, sowie welches Betriebsklima und Umweltschutzkonzept durch diese Reform in den Herzen der Mitarbeiter verankert werden kann u.s.w..
Schritt 3: Auswahl an Office-Tools
Der Übergang zur reinen Digitalisierung ist kein neues Konzept. Es wird so lange bleiben, wie es das Internet gibt. Die Frage ist, ob die Unternehmen den Papierverbrauch am Arbeitsplatz tatsächlich reduzieren. Es besteht kein Zweifel, dass die Abschaffung des Papiers langsam vorankommt, aber sie ist immer noch im Gange. Papierloses Büro stellt höhere Anforderungen an Arbeitstechnologien (Software und Hardware): Sie müssen genug "intelligent" sein, flexibler reagieren können, und auch über starke Leistungsfähigkeit verfügen, um die Arbeit des Unternehmens zu unterstützen. Um die Effizienz Ihres Unternehmens oder Teams weiter zu steigern, können Sie sich für eine sichere und leistungsstarke Bürosoftware entscheiden. Wenn Sie Mitarbeiter und Abteilungen zu einem papierlosen Ansatz ermutigen, wird eine PDF-Software vorzugsweise empfohlen, da es sich um eine universelle und perfekte Gesamtlösung handelt. Die Beliebtheit von sicheren Cloud-Speichern und erschwinglichen Produkten für die Zusammenarbeit hat das papierlose Büro realisierbar gemacht. Und die meiste Arbeit und Korrespondenz kann durch den Online-Austausch von PDF-Dateien und anderen digitalen Dateien erledigt werden.
Im papierlosen Büro muss vor allem darauf geachtet werden, dass auf allen Systemplattformen derselbe Inhalt und dasselbe Layout dargestellt werden und nicht einfach nach Belieben geändert werden können. Dann nach der Fertigstellung ist gewährleistet, dass das Dokument dieselbe visuelle und rechtliche Wirkung hat, als wäre es auf Papier unterzeichnet oder gesiegelt worden, wodurch die Authentizität, Integrität und Unbestreitbarkeit des Unterzeichners des elektronischen Dokuments garantiert wird. Durch die Kombination der oben genannten Punkte ist die am besten geeignete Lösung in dieser Phase die Verwendung von PDFelement und der darin integrierten elektronischen Signatur-Technologie.
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Allerdings müssen Unternehmen nicht unbedingt darauf erpicht sein, Papier über Nacht vollständig abzuschaffen. Es handelt sich um einen allmählichen Prozess, der damit beginnen kann, dass z. B. die Mitarbeiter weniger oft drucken. Die Standardarbeitsanweisungen eines Unternehmens sollten auf einer "Digital-First"-Philosophie beruhen, die auf Austausch, Zusammenarbeit und Ablage ausgerichtet ist.Letztlich liegt der Schlüssel zum papierlosen Büro in der vollständigen Einführung von PDF-Software für die Zusammenarbeit.
Beginnen Sie von jetzt an Ihre Reise zum papierlosen Büro!
Noah Hofer
staff Editor