Die 5 besten papierlosen Apps für iOS und Android - Aktualisiert

Noah Hofer

2024-09-13 11:12:32 • Abgelegt unter: PDF App • Bewährte Lösungen

Für ein kleines Unternehmen, das seine Gewinne maximieren möchte, indem es seine Kosten senkt, ist eine der Möglichkeiten, dies zu erreichen, der Verzicht auf Papier. Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsumgebung kann mühsam sein und viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es gibt Apps für die papierlose Arbeit, die diese Aufgabe wesentlich erleichtern können. Diese papierlosen Apps für Android- und iOS-Benutzer helfen nicht nur bei der Umstellung, sondern sind auch sehr nützlich, wenn es darum geht, dass Ihr Unternehmen papierlos bleibt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 5 besten papierlosen Apps vor, mit denen Sie diese Umstellung viel einfacher und schneller erreichen können.

Die 5 besten papierlosen Apps für mobile Geräte

1. PDFelement für iOS

PDFelement für iOS bietet eine großartige Lösung für Sie, wenn Sie mit PDF-Dokumenten arbeiten. Wenn Sie papierlos arbeiten und dabei alles im PDF-Format haben wollen, dann müssen Sie sich PDFelement zulegen, denn es ist die ultimative papierlose App für die PDF-Verwaltung. Mit der für iOS-Geräte erhältlichen App können Sie PDF-Dokumente bearbeiten, mit Anmerkungen versehen und sogar ganz einfach über Cloud-Dienste oder per E-Mail weitergeben.

Sie können die App und die Kamera des Geräts verwenden, um ein PDF-Dokument zu scannen, das Sie bearbeiten möchten und dann direkt in der App den Text und die Bilder des Dokuments bearbeiten. Mit den Optionen für PDF-Anmerkungen können Sie Kommentare oder Notizen zum PDF-Dokument machen und sogar Text innerhalb des Dokuments hervorheben und durchstreichen. Android-Benutzer müssen sich keine Sorgen machen, denn PDFelement gibt es auch als Desktop-App.

2. Evernote

Das kennen Sie vielleicht schon. Es ist eine der effizientesten und effektivsten papierlosen Apps, die Sie verwenden können. Damit können Sie unter anderem Notizen machen, Belege fotografieren, Bilder speichern und sogar Webseiten ausschneiden. Dazu kommt die unglaubliche Synchronisierungsfunktion, die es Ihnen sogar ermöglicht, Ihre Arbeit mit anderen Personen zu teilen. Es ist eine großartige App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.

3. Scannable

Dies ist eine einfache iPhone-Scanner-App, die sich hervorragend eignet, wenn Sie Dokumente zur späteren Verwendung scannen möchten. Sie müssen lediglich die App öffnen, wenn die Kamera bereits auf das Dokument gerichtet ist und dann auf die Menütaste tippen, um das Dokument zu scannen. Außerdem verfügt es über eine Reihe von Einstellungen, mit denen Sie die Anzeige des gescannten Dokuments individuell anpassen können.

4. Expensify

Expensify ist eine großartige papierlose App für Spesenabrechnungen. So müssen Sie beim Ausfüllen eines gedruckten Formulars keine Quittungen mehr an ein Blatt Papier heften. Es geht noch ein bisschen weiter, indem es Ihnen hilft, Quittungen und andere Dokumente zu scannen, damit Sie sie ganz einfach der Spesenabrechnung hinzufügen können. Die App ist sowohl für Android- als auch für iOS-Nutzer verfügbar. Sie erkennt auch automatisch Aspekte Ihrer Spesenabrechnung, wie z.B. Datum, Namen, Veranstaltungsorte und Gesamtausgaben.

5. Scanner Pro 7

Dies ist eine weitere papierlose App zum Scannen, mit der Sie Ihre Dokumente ganz einfach über das Objektiv Ihrer Kamera scannen können. Sie müssen lediglich die Kamera auf das Dokument richten, das Sie scannen möchten und dann auf die rote Taste in der rechten unteren Ecke der App klicken. Die App lädt dann eine Vorschau, die Sie mit einem Klick auf "Fertig" beibehalten können oder zurückgehen, um den Vorgang zu wiederholen.

Außerdem können Sie die gescannten Dokumente ganz einfach weitergeben. Außerdem bietet sie grundlegende Bearbeitungsfunktionen, wie z.B. die Möglichkeit, die Farbe zu ändern oder in den Fotomodus zu wechseln, zuzuschneiden, zu drehen oder sogar Kontrast und Helligkeit zu ändern.

Tipps für die richtige Verwendung papierloser Apps

Papierlose Apps sind nur ein Aspekt für den erfolgreichen Übergang zu einem papierlosen Unternehmen. Im Folgenden finden Sie einige weitere Tipps, die Ihnen helfen, schneller ans Ziel zu kommen.

1. Investieren Sie in die richtigen Tools

Mit den oben genannten Apps sind Sie bereits auf dem besten Weg, die richtigen Tools zu nutzen, um unser Unternehmen papierlos zu machen. Es gibt noch eine ganze Reihe anderer Tools, die Sie berücksichtigen sollten. Zum Beispiel kann es eine gute Idee sein, eine Möglichkeit zu finden, Dokumente online gemeinsam zu nutzen. In dieser Hinsicht kann es eine gute Idee sein, in Google Drive oder andere Optionen wie Dropbox oder OneDrive zu investieren.

2. Erstellen Sie Richtlinien zur Unterstützung des papierlosen Umstiegs

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter zumindest anfangs nicht mit den Verfahren zur Umstellung auf den papierlosen Betrieb vertraut sein werden. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle an Bord sind und um Widerstände zu vermeiden, können Sie Richtlinien einführen, die bei der Umstellung helfen. So können Sie zum Beispiel die Anzahl der Ausdrucke, die ein einzelner Mitarbeiter an einem Tag machen kann, aktiv begrenzen.

Sie können auch Anreize schaffen, indem Sie die Mitarbeiter belohnen, die die meiste Initiative zeigen.

3. Really go Paperless

Wenn Sie können, bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen und Bestellungen im PDF-Format zu schicken. Dadurch wird die Menge an Papier, die Sie auf Ihrem Schreibtisch haben, erheblich reduziert. Sie können auch Rechnungen im PDF-Format an Ihre Kunden senden.

Und haben wir schon erwähnt, dass Sie von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen können? In der neuen und modernen Welt, in der wir leben, müssen Führungskräfte und Mitarbeiter Informationen innerhalb von Sekunden und nicht von Tagen nutzen und finden. Das ist nur mit einem papierlosen Büro möglich.

Eine weitere Möglichkeit, Papier zu sparen, besteht darin, alle scannbaren Dokumente zu scannen und die Papierkopierer wegzuwerfen. Wenn Sie zum Beispiel zu viele Visitenkarten haben, verwenden Sie eine der oben genannten papierlosen Apps, um gescannte Kopien davon zu erstellen. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass sie auf diese Weise leicht zu organisieren sind.

Sie können Faxe auch in Ihrem E-Mail-Posteingang statt als Fax empfangen. Hierfür benötigen Sie einen Online-Faxanbieter. Es gibt so viele, einige davon sogar kostenlos.

Und schließlich sollten Sie prüfen, ob Ihre Bank Ihnen elektronische Kontoauszüge anstelle von Papierauszügen zusenden kann. Wenn sie dazu in der Lage sind, sollten Sie sie auffordern, dies von nun an zu tun. Wir garantieren Ihnen, dass zumindest Ihr Schreibtisch weniger unordentlich sein wird.

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