Die 3 besten Programme zur papierlosen Dokumentenverwaltung
Wir leben in einer digitalen Welt, in der sich alles in Richtung Computer, Smartphone oder Robotik verlagert. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie alle Ihre Dokumente in Schränken aufbewahren mussten, die nicht nur schwer waren, sondern auch viel Platz in Ihrer Wohnung oder Ihrem Büro beanspruchten. Heutzutage gibt es einen neuen Trend für das Home Office, der sich papierlose Dokumentation nennt und die Menschen dazu ermutigt, den Papierverbrauch zu reduzieren und mehr Dokumente digital zu speichern. Wenn wir über die papierlose Dokumentation sprechen, kommt uns als erstes die Verwaltung dieser digitalen Dokumente in den Sinn und hier kommt das Tool zur papierlosen Dokumentenverwaltung ins Spiel. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zur papierlosen Organisation von Dokumenten, in der Sie alle Details zur Verwaltung papierloser Dokumente erfahren. Die 4 besten Programme zur papierlosen Dokumentenverwaltung umfassen:
Die 3 besten Programme zur papierlosen Dokumentenverwaltung
1. PDF Transformer Pro
PDF Transformer Pro ist eine weitere Software zur papierlosen Dokumentenverwaltung, mit der Sie gescannte Dokumente von Ihrem Windows-Computer aus bearbeiten oder konvertieren können. Sobald Sie Ihre Dokumente gescannt haben, können Sie sie schnell in PDF Transformer Pro übertragen und Änderungen an diesen Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus bietet das Tool mehrere Optionen zum Konvertieren oder Extrahieren bestimmter Teile aus der PDF-Datei. Es verfügt ebenfalls über OCR, lässt aber viele professionelle Funktionen vermissen, z.B. können Sie die Dokumente nicht direkt in die Cloud-Dienste hochladen und es gibt keine Mac-Version für das Programm.
2. Evernote
Evernote ist eines der beliebtesten Programme zum Erstellen und Organisieren von Notizen auf Windows-, Mac-, iOS-, Android- und Chrome OS-Geräten. Im Gegensatz zu anderen professionellen PDF-Editoren gibt es keine Möglichkeit, den Text oder die Bilder in der PDF-Datei zu bearbeiten, aber es verfügt über die OCR-Funktion in der Premium-Version, die $5/Monat kostet. Außerdem brauchen Sie keinen separaten Cloud-Dienst zu kaufen, da Sie Dokumente problemlos direkt im Programm speichern können. Die Oberfläche des Programms eignet sich perfekt für die einfache Organisation und Verwaltung von papierlosen PDF-Dokumenten auf jedem Computer.
3. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat muss nicht vorgestellt werden; es ist zweifellos eines der beliebtesten Programme zur Verwaltung von PDF-Dateien aller Art. Der einzige Nachteil des Programms ist der Preis, der bei $400 für den einmaligen Kauf oder $15/Monat für die Nutzung auf mehreren Geräten liegt. Das Programm bietet Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Konvertieren, Zusammenführen und Teilen von PDF-Dokumenten und verfügt über eine professionelle OCR-Funktion. Außerdem können Sie die Dokumente auch mit Adobe Acrobat Pro DC für jedes Betriebssystem digital signieren.
Sobald Sie die perfekte Software für die papierlose Dokumentenverwaltung ausgewählt haben, müssen Sie als Nächstes alle PDF-Dateien verwalten. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.
4. PDFelement
Die beste Software zur Verwaltung papierloser Dokumente ist PDFelement for Business mit unbegrenzten Möglichkeiten. Von der Erstellung eines neuen Dokuments auf einem leeren Blatt bis zur Bearbeitung eines bereits vorhandenen Dokuments, von der Konvertierung bestehender PDF-Dokumente bis zum digitalen Signieren, von der Kombination verschiedener PDF-Dateien bis zu ihrer Aufteilung in verschiedene Teile - dieses Tool kann alles.
Das Beste, was den meisten Benutzern an diesem Programm gefällt, ist die einfache und intuitive Oberfläche mit all diesen Optionen auf einfachste Art und Weise. Neben den grundlegenden Funktionen von PDF-Editoren oder Convertern bietet es auch professionelle Funktionen wie OCR zur Bearbeitung gescannter Dokumente, die Konvertierung von Webseiten in PDF-Dateien, die sofortige Freigabe von Dokumenten für andere Benutzer oder das direkte Hochladen auf Dropbox. All diese Funktionen sind in einem kleinen, aber sehr nützlichen Tool zur papierlosen Dokumentenverwaltung zusammengefasst, das Sie im Internet finden.
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- Das Wichtigste bei der Verwaltung papierloser Dokumente ist das Ausfüllsystem. Sie müssen alle PDF-Dateien so anordnen, wie Sie es in Ihren Schränken getan haben. Sie können verschiedene Ordner für verschiedene Arten von Dateien anlegen. Wir empfehlen Ihnen dringend, die PDF-Dateien so einfach wie möglich zu benennen, damit Sie die perfekte Datei so leicht wie möglich finden können. Sie können auch ein perfektes Tool zur Dokumentensuche für Windows installieren; Search everything, das Open Source und absolut kostenlos ist.
- Speichern Sie alle Ihre wichtigen eingehenden E-Mails als PDF-Dateien. Mac OS X bietet in den meisten Tools zur Dokumentbearbeitung die Option "Als PDF speichern", während Windows-Benutzer einen "Paperless Printer", einen virtuellen Drucker, installieren können, um jedes Dokument als PDF-Datei auf dem Computer zu speichern.
- Nutzen Sie die Cloud-Dienste und erstellen Sie eine Sicherungskopie all Ihrer Dateien auf Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive. Wir empfehlen Ihnen den Kauf der kostenpflichtigen Version, die Sie je nach Speicherkapazität auswählen können.
- Listen Sie alle Dokumente, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben, in der Notes Datei auf Ihrem Mac oder in Evernote auf einem Windows-Computer auf. Auf diese Weise können Sie sich merken, welche Art von Dateien Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben.
Nach der Verwaltung papierloser Dokumente oder der Verwendung der entsprechenden Software sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es um die papierlose Verwaltung von Dokumenten geht. Das beste Tool zur Verwaltung papierloser Dokumente ist Wondershare PDFelement, das nicht nur erschwinglich ist, sondern auch alle professionellen Funktionen bietet. Mit welchem Programm werden Sie papierlose Dokumente verwalten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.
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Noah Hofer
staff Editor
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