Die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb Ihres Unternehmens oder mit Ihren Lieferanten, Zulieferern, Auftragnehmern und Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsablaufs eines jeden Unternehmens. Anstatt jedoch herkömmliche Methoden wie E-Mail oder Chat zu verwenden, die alles andere als sicher sind, wäre die beste Option die gemeinsame Nutzung von Dateien in der Cloud unter Verwendung eines geeigneten Cloud-Speicherdienstes, der sicher ist und alle Funktionen für die Zusammenarbeit bietet, die Sie benötigen, um effizienter zu arbeiten.
Einführung in die Wondershare Document Cloud
Für alle Plattformen
Wenn Sie auf der Suche nach sicherem Cloud-Speicher und einer robusten Dateifreigabelösung für Ihre PDF-Workflows sind, ist die Wondershare Document Cloud Ihr Ziel. Neben der sicheren Verschlüsselung zum Schutz Ihrer vertraulichen Dokumente ist dieser Dienst auch in ein Modul für elektronische Signaturen integriert, mit dem Sie elektronische Signaturen erstellen und anwenden sowie PDFs an andere Personen senden können, damit diese sie gemeinsam oder einzeln unterzeichnen. Außerdem können Sie mit der kostenlosen Dateifreigabefunktion Berechtigungsstufen und Zugriffsfristen für freigegebene Dateien festlegen. Die Schritte zum Hochladen einer Datei in die Wondershare Document Cloud und zum Teilen der Datei über einen Link oder per E-Mail werden im Folgenden beschrieben:
1. Nachdem Sie sich mit Ihrer Wondershare ID bei Ihrem Document Cloud-Konto angemeldet haben (Sie können ein kostenloses Konto in wenigen Sekunden einrichten), klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche Dateien hochladen und importieren Sie Ihre PDF-Datei in die Cloud.
2. Sobald die Datei importiert ist, erscheint sie in der Liste der letzten Dokumentaktivitäten auf der Startseite und auf der Dokumentenseite. Klicken Sie auf das Symbol ..., um das Menü "Aktionen" für die entsprechende Datei zu erweitern und wählen Sie die Option "Teilen".
3. Auf Ihrem Bildschirm wird nun eine Seite mit den Einstellungen für die Freigabe angezeigt, mit den Optionen Link und E-Mail auf der linken Seite.
a. Auf der Registerkarte "Link" können Sie die Berechtigungsstufe auf "Nur anzeigen" oder "Anzeigen und kommentieren" einstellen. Sie können auch eine Frist festlegen, bevor Sie auf die Link erstellen Schaltfläche am unteren Rand klicken.
b. Geben Sie auf der Registerkarte E-Mail die E-Mail-ID der Empfänger und die Berechtigungsstufen für sie ein. Sie können auch einen E-Mail-Text hinzufügen und eine Frist festlegen, bis zu der der Zugang abläuft. Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail mit Ihrem lokalen E-Mail-Programm zu versenden.
Das war's! Drei Schritte und Sie sind fertig.
Premium 100GB Cloud-Speicher Hochwertige elektronische Signaturen Kollaborative Anmerkungen und Kommentare Einfache und schnelle Dateifreigabe
Wondershare Document Cloud
Dokumente freigeben, um Live-Bewertungen und Kommentare zu sammeln
Der Empfänger des Links oder der E-Mail kann nun mit seiner sicheren Wondershare ID auf die Datei zugreifen. Nach dem Einloggen haben sie Zugriff auf das Dokument entsprechend der vom Absender - in diesem Fall von Ihnen - festgelegten Berechtigungsstufe. Das müssen sie tun, wenn sie Zugriff auf die gemeinsam genutzte Datei haben, um sie anzusehen und zu kommentieren.
1. Klicken Sie auf den gemeinsamen Link. Dadurch wird ihr Browser dazu veranlasst, die Wondershare Document Cloud zu öffnen, wo sie als Gast ohne Registrierung ansehen und kommentieren können. Wenn der freigegebene Link passwortgeschützt ist, müssen die Empfänger zunächst einen Verifizierungscode eingeben.
2. Sie können nun das Dokument ansehen und mit Hilfe der Tools für Kommentare und Anmerkungen am oberen Rand kommentieren.
3. Jeder Kommentar oder jede Anmerkung, die Betrachter veröffentlichen, ist für den Absender sowie für andere Mitwirkende sichtbar, die dann auf diese Kommentare antworten können. Die Betrachter können auch eine Liste der Kommentare auf der Registerkarte "Kommentar" auf der rechten Seite des Fensters sehen.
Diese Echtzeit-Kollaborationsumgebung ermöglicht es den autorisierten Betrachtern eines Dokuments, buchstäblich auf derselben Seite zu stehen. Die Kommentare werden sofort auf den Cloud-Servern von Wondershare aktualisiert, so dass sie von jedem eingesehen werden können, dem Zugang gewährt wurde. Wenn die Frist für einen gemeinsamen Link abläuft, verlieren sie den Zugang. Dies ist eine großartige Funktion, wenn Sie jemandem einen zeitlich begrenzten Zugriff auf ein bestimmtes Dokument gewähren möchten, um Maßnahmen zu ergreifen. Es stellt auch sicher, dass offene Links nicht ständig im Internet kursieren und damit die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer offiziellen PDF-Dateien gefährden.
Wie kann diese Funktion Ihrem Unternehmen helfen?
Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen. Bevor eine Datei genehmigt werden kann, muss sie eine Befehlskette und mehrere Iterationen durchlaufen. Die Kommentarfunktion ermöglicht ein hohes Maß an Zusammenarbeit, so dass diese Iterationen schnell und effizient durchgeführt werden können, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen oder der Überblick über die Unterhaltung verloren geht. Da es nur ein Exemplar des Dokuments gibt und jeder dieselbe Version sieht, gibt es im gesamten Prozess viel weniger Verwirrung. Deshalb kann die Wondershare Document Cloud einen großen Unterschied für Ihre Produktivität machen.
Sie können es noch heute kostenlos ausprobieren, mit bis zu 1 GB kostenlosem Cloud-Speicher und der Möglichkeit, Dateien bis zu einer bestimmten Grenze kostenlos zu teilen. Darüber hinaus erhalten Sie ein kostenloses Limit für den Versand von PDF-Dateien zur Unterschrift, so dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um das Produkt zu testen, bevor Sie es in Ihrem Unternehmen einsetzen. Nutzen Sie die Cloud noch heute und seien Sie flexibler als Ihre Mitbewerber.