PDFelement Build an Online, Privacy-centric, Secure, Cross-Platform Legal Services Environment copied by SEO-DE
Wenn es um die notarielle Beurkundung Ihrer wichtigen Dokumente geht, besteht die größte Herausforderung darin, dass Sie eine Reihe umständlicher Dokumente bearbeiten müssen, um sie rechtsgültig beglaubigen zu lassen. Das bedeutet mehrere Fahrten zur Anwaltskanzlei oder einen mobilen Notar am Ort Ihrer Wahl.
Dies wird traditionell als "Wet Signing" bezeichnet und erfordert die persönliche Anwesenheit. Mit der Einführung der elektronischen Unterschrift hat sich die bevorzugte Form der notariellen Beurkundung jedoch allmählich auf die Online-Remote Beurkundung verlagert: Beurkunden Sie Ihre Dokumente online.
Schnappschuss
Alter: 66
Ort: Vereinigte Staaten von Amerika
Beruf: Remote Online Notarin
DAS PROBLEM
Probleme mit mehreren Dateiformaten und überlagerten PDFs
Suzanne Feinberg ist eine remote online Notarin aus Arizona und gründete Ihr Unternehmen, AZ Roving Notary, im Januar 2019 nachdem Sie bereits 30 Jahre im Geschäft war.
In weniger als 2 Jahren hat sich das Unternehmen um 8 weitere unabhängige Notare erweitert, aber es gab ein Problem, welches ihr Team überwinden musste.
Suzanne sagte: "Meine Klienten senden uns Dokumente in unterschiedlichen Formaten und ich muss diese Dokumente auf eine spezielle Plattform hochladen, welche vom AZ Secretary of State genehmigt wurde. Manchmal muss ich Änderungen an den notariellen Urkunden durchführen oder Text für den Klienten zum Ausfüllen hinzufügen. Und um diese mit der von uns verwendeten Plattform kompatibel zu machen, ist es notwendig, ein GEGLÄTTETES PDF zu haben Ich benötige eine effiziente und leicht zu verwendende PDF Lösung, um diesen Vorgang durchzuführen."
PDF ist großartig... Aber...
Als beauftragte Remote-Online-Notare werden nach den Gesetzen von Arizona fast 95% der Geschäfte über das Internet abgewickelt. Und all dies wäre nicht möglich gewesen ohne das PDF-Format, das die Abwicklung konsistent und effizient macht. Vom Kostenvoranschlag über den Versand von Kundenrechnungen bis hin zum Hochladen von Dokumenten auf die Signierungsplattform; von der Dokumentenverarbeitung bis hin zum Herunterladen, Drucken oder Verteilen von Dokumenten - PDF ist das Format, das im täglichen Arbeitsablauf verwendet wird.
Aufgrund der Popularität von Adobe hatte Suzanne alle Adobe-Produkte in ihrem Beruf verwendet. Wenn Benutzer jedoch gewöhnliche Aufgaben nicht schnell und einfach erledigen können, sind erweiterte Funktionen nicht sehr nützlich.
Sie sagt, "Acrobat bietet viele Funktionen, aber keine voreingestellte, um das Dokument zu glätten und das ist die wichtigste Funktion für mich." Außerdem stieß Suzanne Feinberg bei der Bearbeitung von Dokumenten mit Acrobat auf viele Schwierigkeiten, z.B. beim Anpassen von Schriftarten und bei einigen Dateiänderungen. Es gab also kein Zweifel daran, dass Suzanne eine neue Lösung finden musste.
DAS ERGEBNIS
PDFs konvertieren und glätten - Eine wichtige Verbindung zur Standardisierung von Dokumenten für die Online-Remote-Beurkundung
Durch die Empfehlung von Google und anderen Plattformanbietern hat Suzanne versucht, PDFelement zu verwenden. Sie sagt, dass die Hauptgründe für die Wahl von PDFelement die großartige Benutzererfahrung mit der "PDF glätten" Funktion und die schnelle Reaktion des Kunden-Services waren.
PDFelement ist einfach zu installieren. Ich finde die Benutzererfahrung angenehm und der Support ist ausgezeichnet.
Drei Aspekte von PDFelement haben Suzanne eindeutig dabei geholfen, sich durch die Flut von juristischen Dokumenten zu kämpfen, für die sie verantwortlich war:
PDFs verlässlich glätten
Mit der Funktion zum Glätten kann Suzanne verschiedene PDF-Dokumente, Dokumentanmerkungen und mehrschichtige PDFs von Klienten glätten und so sicherstellen, dass die Dokumente in ein Format gebracht werden, das vom Drucker zum Drucken oder Speichern gelesen werden kann. Dies ist sehr nützlich für sie, um die sekundäre Bearbeitung von PDF-Dateien von Klienten zu bewältigen, Dokumente hinzuzufügen oder für Benutzersignaturen zu markieren. Suzanne konnte alle Dokumente in Bezug auf die Kompatibilität mit den Anforderungen ihres Systems in Einklang bringen, was einen reibungslosen Ablauf des gesamten Beurkundungsworkflows garantiert.
Suzanne merkte an: "Die Software hat sogar ein Menüsymbol zum GLÄTTEN".
Leistungsstarke Konvertierungsfähigkeiten
Wenn Klienten ihre Dokumente nicht im richtigen Format vorlegten, brauchte Suzanne PDFelement, um sie in standardisierte Dokumente zu konvertieren. Da die Konvertierungsfunktion von PDFelement eine hohe Konvertierungsqualität hat, kann sie alle Arten von Formattypen, die von den Klienten kommen, mit Sicherheit und hoher Geschwindigkeit verarbeiten. Die Konvertierungsformate beinhalten Microsoft Office, PDF zu Bild, PDF zu Text, PDF zu ePub, PDF zu PDF/A und so weiter.
Ausgezeichneter Kundenservice
Am meisten war Suzanne beeindruckt von der kurzen Reaktionszeit des Kundenservice-Teams. Sie sagt: "Es ist leicht in der Software zu navigieren und sie ist sehr intuitiv. Die wenigen Male, wo ich Unterstützung gebraucht habe, wurde mir innerhalb von Minuten geantwortet."
Im juristischen Bereich gibt es viele unterschiedliche Segmente. Für jedes unterschiedliche Segment hat PDFelement die passende Funktion. Hier erfahren Sie von der Anwältin Ilaria Baisi, wie sie mit PDFelement ihre Praxis effizient synchronisieren kann.
Neben ihrer juristischen Tätigkeit nimmt Ilaria auch an der Zusammenarbeit mit juristischen Fachzeitschriften und an juristischen Fortbildungskursen teil. Sie muss oft mit einer großen Anzahl von juristischen Dokumenten umgehen und benötigt daher ein umfassendes und benutzerfreundliches Tool für die PDF-Verarbeitung. Mit dem Tool von PDFelement konnte Ilaria alle ihre Probleme verantwortungsvoll lösen. Inzwischen ist PDFelement bereits zu einem unverzichtbaren Tool für ihre tägliche Arbeit, sowie für Aktualisierungen geworden.
Schnappschuss
Alter: 26
Ort: Italien
Beruf: Anwältin
DAS PROBLEM
Als praktizierende Anwältin hat Ilaria täglich mit vielen Dokumenten und grundlegendem Papierkram zu tun, darunter Bücher/Artikel, Verträge/Vereinbarungen, Handbücher, Vorschläge, Berichte/Aufsätze, Erklärungen, Studienmaterial/Kursinhalte, etc. "Mein Beruf erfordert es, viele Urteile zu studieren, zu kommentieren und dann mit Kollegen zu teilen, deren persönliche Daten dauerhaft verborgen bleiben müssen." Ilaria benötigt ein PDF Tool, welches all ihre Bedürfnisse zur gleichen Zeit stillt. Bevor sie PDFelement verwendete, probierte sie auch andere PDF-Tools aus: "In der Vergangenheit habe ich mehrere Anwendungen zum Lesen und Bearbeiten von PDFs verwendet, aber alle waren mir nicht übersichtlich und praktisch genug."
DIE LÖSUNG
"Nur mit PDFelement habe ich eine einzige App gefunden, mit der ich Dateien gleichzeitig und von einem einzigen Gerät aus mit Anmerkungen versehen, kompilieren, signieren und konvertieren kann, was auch viel Speicherplatz spart. Dennoch finde ich sie sehr intuitiv und weniger kompliziert.
Ilaria hat PDFelement im letzten Jahr Ihres Studiums entdeckt. Jetzt ist PDFelement ein fester Bestandteil ihrer täglichen Arbeit, denn sie verwendet es nicht nur für den juristischen Beruf, sondern auch für Dokumente im Zusammenhang mit dem Haushalt, Rechnungen, Einkäufe, Reisen und medizinische Untersuchungen.
Plattformübergreifende Verwendung in unterschiedlichen Situationen
PDFelement ist eine großartige Ergänzung des Portfolios von Ilaria. Sie hat die Möglichkeiten der Plattform über mehrere Geräte hinweg erkannt und ihre Nutzung entsprechend angepasst.
Zu Beginn kaufte sie ein Mac-Abonnement, da sie sich Notizen machte und nur auf dem Laptop arbeitete. Danach benötigte sie mehr Praktikabilität und zog es vor, Geräte wie Ipad und Iphone zu benutzen. Sie schlussfolgerte, dass das PDFelement Erlebnis auf iOS sogar noch flexibler und flüssiger läuft, also kaufte Sie auch ein iOS Abo.
"Ich verwende PDFelement auf dem Mac vor allem für formellere Anlässe wie offizielle Meetings oder Kundengespräche", so Ilaria auf die Frage, wie sie mit ihrer Kundschaft umgeht.
PDFelement für iOS hat sich für ihre remote Arbeit als sehr praktisch erwiesen. "Ich verwende die iOS Version auf dem iPad, wenn ich in der Kanzlei oder zuhause bin. Ich muss Dokumente lesen und Anmerkungen erstellen oder arbeite an einem Projekt und bespreche dies mit meinen Kollegen" sagte sie zu der Verwendung von PDFelement für iOS.
Schwärzen sensibler Informationen
Seit Ilaria PDFelement verwendet, kann sie sensible Informationen durch Informationsschwärzung verstecken. Das Verbergen von sensiblen Informationen ist einer der Hauptanforderungen Ihres Berufs.
"Ich fand die Zensierungsfunktion auf dem Mac immer sehr hilfreich." Erwähnte Ilaria, wenn beim Umgang mit Kundeninformationen einige persönliche Daten dauerhaft verborgen bleiben müssen, um den Datenschutz und die Sicherheit zu gewährleisten. Daher ist die Schwärzungsfunktion von PDFelement für Mac eine der von ihr am häufigsten verwendeten Funktionen.
Unterzeichnung für Anwälte und Klienten
Eine weitere beeindruckende praktische Anwendung, die Ilaria in ihrer beruflichen Arbeit umsetzen konnte, war die Verwendung elektronischer und digitaler Signaturen. "Meine Kollegen und ich müssen PDFelement täglich verwenden, da die juristischen Verfahren in Italien heutzutage elektronisch ablaufen", sagte Ilaria auf die Frage, wie oft sie die Unterschriftsfunktion von PDFelement benötigt. Sie müssen alle Prozessakten mit PDFelement erstellen und unterschreiben und nicht nur das, Ilaria und ihre Kollegen lassen auch Kunden Verträge über PDFelement unterschreiben.
Die Verbesserung der Effizienz bei der Arbeit mit dieser Funktion war enorm. Das Signieren von Dokumenten, die digital über diverse Geräte versandt wurden, wurde überschaubar. Der gesamte Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten zwischen Ilaria und ihren Kunden wurde dank PDFelement digitalisiert.
Scannen zum verwirklichen eines papierlosen Büros
Die digitale Ära nähert sich immer mehr dem papierlosen Büro. Viele Unternehmen und Personen haben diese Idee bereits erfolgreich übernommen und ihre Arbeit auf eine vollständig papierlose Umgebung umgestellt. Ilaria wünschte sich eine ähnliche Situation, da sie von der täglichen Routine, Drucker und Scanner für ihre Arbeit zu benutzen, besonders müde war. Sie wollte eine möglichst niedrige Anzahl an Büchern verwenden und PDFelement half ihr, dies zu realisieren.
"Ich verwende inzwischen keine Drucker und Scanner mehr, ich kaufe weniger Bücher und habe mehr Platz für andere Sachen. Und nebenbei leiste ich noch einen Beitrag zum Umweltschutz." Sagte sie bezüglich der Scanfunktion von PDFelement.
DAS ERGEBNIS
"PDFelement hat meine Arbeitsweise erheblich verbessert und die Dauer für solche Dinge halbiert." sagte Ilaria.
Ilaria ist eine sehr typische Nutzerin des plattformübergreifenden PDFelements. Einer der wichtigsten Faktoren, die sie hervorhebt, ist die Autonomie und Vielfalt, die PDFelement bietet. Da sie das Tool auf verschiedenen Geräten nutzen kann, ist sie in der Lage, es so zu verwenden, wie es ihr gefällt. Für sie ist PDFelement das perfekte Tool. Inzwischen bringt sie wertvolle Vorschläge ein, wie zum Beispiel "Ich hätte gerne eine Verbesserung der Tools zum Kommentieren von Dokumenten und mehrere davon in naher Zukunft".