Eine der lebhaftesten Erinnerungen aus unserer Kindheit ist das Üben von Unterschriften in verschiedenen Stilen auf zufälligen Zetteln.
Als wir erwachsen wurden, entschieden wir uns für die Unterschrift, die uns perfekt erschien und das ist die, die wir unser ganzes Berufsleben lang verwendet haben.
Wer hätte gedacht, dass unsere stilvollen handschriftlichen Unterschriften in Zukunft durch elektronische Unterschriften ersetzt werden? Und in ein paar Jahren werden digitale Signaturen das Kriterium für rechtsverbindliche Dokumente sein?
Obwohl elektronische und digitale Signaturen in vielen Unternehmen weit verbreitet sind, herrscht immer noch Verwirrung über den Unterschied zwischen den beiden, wo sie verwendet werden und wie man sie erstellt.
All diese Fragen haben wir in dem folgenden Artikel beantwortet.
Was ist eine elektronische Signatur?
Sie werden Hunderte von Beiträgen finden, die erklären, was eine elektronische Signatur ist, aber wir werden es für Sie vereinfachen!
Eine elektronische Signatur ist eine digitalisierte Version Ihrer Unterschrift, die zur Verifizierung eines Dokuments verwendet wird. Sie kann mit jedem Tool für elektronische Signaturen, wie der Wondershare Document Cloud, mit dem Finger, der Maus oder einem digitalen Stift erstellt werden.
Alternativ können Sie auch ein Foto von Ihrer handschriftlichen Unterschrift machen und sie anbringen.
Das Hauptziel einer elektronischen Signatur besteht darin, die Absicht des Unterzeichners und die Gültigkeit des Dokuments zu bestätigen.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Unterschrift ähnelt einer elektronischen Unterschrift, aber sie verfügt über einen verschlüsselten Algorithmus, der sie fälschungssicher macht. Das bedeutet, dass die Unterschrift ungültig wird, wenn jemand Änderungen an dem Dokument vornimmt, nachdem eine digitale Signatur sie gebunden hat.
Eine digitale Signatur dient dazu, die Identität der Person sowie die Authentizität und Originalität des Dokuments zu bestätigen.
Sehen wir uns nun einige Faktoren an, die elektronische und digitale Signaturen voneinander unterscheiden.
Der Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen
Der Zweck eines elektronischen und eines digitalen Zwecks mag ähnlich sein, aber es gibt einige Punkte, die sie voneinander unterscheiden.
Elektronische Signatur |
Digitale Signatur |
| Es gibt 4 Typen: - Grundlegende elektronische Signatur - Klicken-zum-Unterschreiben Signatur - Fortgeschrittene elektronische Signatur - Qualifizierte Signatur |
Es gibt 2 Typen: - Microsoft Word/Excel - Adobe PDF |
| Sie wird vom Eigentümer des Dokuments und den beteiligten Parteien autorisiert. | Sie ist von der Regierung oder den Zertifizierungsbehörden autorisiert. |
| ist durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung gesichert. | ist durch Codes und Algorithmen gesichert. |
| es ist schwierig, Änderungen mit elektronischen Signaturen zu verfolgen. | merkt sich die Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden. |
| Die E-Mail oder Telefonnummer des Unterzeichners wird zur Authentifizierung verwendet. | Eine digitale ID wird zur Authentifizierung verwendet. |
| wird verwendet, um die Zustimmung und Gültigkeit des Dokuments anzuzeigen. | bestätigt die Identität des Unterzeichners und sichert das Dokument. |
1. Typen
Elektronische Signaturen können in 4 Typen unterteilt werden:
-
Grundlegende elektronische Signatur
-
Klicken-zum-Unterschreiben Signatur
-
Fortgeschrittene elektronische Signatur
-
Qualifizierte Signatur
Auf der anderen Seite gibt es 2 Arten von digitalen Signaturen:
Wenn Sie sich also einmal nicht sicher sind, ob eine Signatur elektronisch oder digital ist, können Sie dies immer anhand der Typen überprüfen.
2. Autorisierung
Eine elektronische Signatur wird vom Eigentümer des Dokuments oder den Personen, die an der Unterzeichnung beteiligt sind, autorisiert, während eine digitale Signatur von der Regierung oder den Behörden, die die Zertifizierung vornehmen, autorisiert wird.
3. Sicherheit
Wenn es um Sicherheit geht, ist eine digitale Signatur der Gewinner! Der Grund dafür ist, dass sie mit Codes und Algorithmen verschlüsselt ist, die eine Manipulation unmöglich machen. Eine elektronische Signatur ist jedoch nur durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt, was sie relativ unsicherer macht als eine digitale Signatur.
4. Audit Logs
Audit-Logs werden verwendet, um die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen mit Datum und Uhrzeit festzuhalten. Diese Funktion steht nur bei digitalen Signaturen zur Verfügung und ist bei elektronischen Signaturen nur schwer anwendbar.
Dies ist einer der Gründe, warum digitale Signaturen im Vergleich zu elektronischen Signaturen sicherer sind.
5. Authentifizierung
Eine elektronische Signatur verwendet das Telefon oder die E-Mail des Unterzeichners als Authentifizierungsmethode, während bei einer digitalen Signatur eine zertifizierte ID verwendet wird.
6. Verwendung
Es gibt einen kleinen Unterschied in der Verwendung der beiden Signaturen. Eine elektronische Signatur wird einfach verwendet, um das Dokument zu unterschreiben und damit zu zeigen, dass der Unterzeichner damit einverstanden ist, während eine digitale Signatur das Dokument sichert und seine Echtheit bestätigt.
Da Sie nun die wesentlichen Unterschiede zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur kennen und wissen, dass die Sicherheit ein wichtiges Element ist, fragen Sie sich sicher, wo Sie beide Arten von Signaturen einsetzen können.
Wo kann man eine elektronische Signatur verwenden?
Da eine elektronische Signatur meist zum Zweck der Zustimmung des Unterzeichners verwendet wird, können Sie sie für die Verbindlichkeit der folgenden Dokumente verwenden:
Dokumente, bei denen eine elektronische Signatur verwendet werden kann |
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| 1 | Vereinbarungen mit Lieferanten | |
| 2 | Kaufverträge | |
| 3 | Kundengenehmigungen | |
| 4 | Formulare für Mitarbeiter | |
| 5 | Eigentumslizenz | |
| 6 | Steuererklärungen einreichen | |
| 7 | Sonstige rechtliche Dokumente | |
Wo wird eine digitale Signatur verwendet?
Eine digitale Signatur gewährleistet höchste Sicherheit. Daher können Sie sie für folgende Dokumente verwenden
Dokumente, für die eine digitale Signatur verwendet werden kann |
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| 1 | Finanzielle Vereinbarungen | |
| 2 | Software zur Vertragsverwaltung | |
| 3 | Vertrieb von Software | |
Sie wissen, wie und wo Sie eine elektronische und digitale Signatur verwenden können. Aber wir haben den wichtigsten Aspekt noch nicht behandelt - wie erstellt man diese Signaturen?
Wie erstellt man eine elektronische Signatur?
Wir werden die Schritte zur Erstellung einer elektronischen Signatur mit der Wondershare Document Cloud erläutern.
Premium 100GB Cloud-Speicher Hochwertige elektronische Signaturen Kollaborative Anmerkungen und Kommentare Einfache und schnelle Dateifreigabe
Wondershare Document Cloud
Schritt 1
Gehen Sie auf die Webseite von Wondershare und klicken Sie auf "Access Cloud".
Schritt 2
Klicken Sie auf Ihren Avatar in der oberen rechten Ecke und klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Signiereinstellungen". Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Signatur einstellen können.
Schritt 3
Klicken Sie auf "Signatur erstellen". Damit öffnet sich ein Zeichenbrett, auf dem Sie Ihre Signatur erstellen können.
Schritt 4
Auf dem Zeichenbrett haben Sie 3 verschiedene Möglichkeiten, Ihre Signatur zu erstellen:
-
Tippen: Sie können hier Ihren vollständigen Namen eintippen oder Initialen verwenden.
-
Hochladen: Laden Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch.
-
Zeichnen: Verwenden Sie Ihren Finger, Ihre Maus oder einen digitalen Stift, um Ihre Unterschrift direkt auf dem Bildschirm zu zeichnen.
Schritt 5
Der letzte Schritt ist das Speichern Ihrer Signatur zur späteren Verwendung.
So erstellen Sie in 5 einfachen Schritten eine elektronische Signatur mit der Wondershare Document Cloud.
Wie erstellt man eine digitale Signatur?
Wenn Sie nun eine digitale Signatur erstellen möchten, finden Sie hier die nötigen Schritte, um dies mit Wondershare PDFelement Pro DC zu tun.
Wondershare PDFelement Pro DC
Einfaches Cloud-basiertes Dokumentenmanagement
Schritt 1
Starten Sie PDFelement auf Ihrem PC und öffnen Sie die Datei, die Ihre Signatur erfordert.
Schritt 2
Klicken Sie nun auf "Schützen > Dokument signieren.".
Schritt 3
Platzieren Sie nun das Unterschriftsfeld an der Stelle, an der Sie das Dokument unterschreiben möchten.
Schritt 4
Sobald Sie das Signaturfeld platziert haben, erscheint ein Dialogfeld "Digitale ID hinzufügen".
Hier können Sie entweder auf "Meine bestehende digitale ID aus einer Datei" klicken, wenn Sie bereits eine Signatur erstellt haben.
Oder klicken Sie auf "Eine neue digitale ID, die ich jetzt erstellen möchte", um eine neue ID zu erstellen.
Schritt 5
Sie erhalten nun 2 Optionen für die Erstellung Ihrer Digitalen ID:
-
i) Neue PKCS#12 Digitale ID-Datei
-
ii) Windows-Zertifikatspeicher
Klicken Sie auf "Weiter", nachdem Sie die gewünschte Option ausgewählt haben.
Schritt 6
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf "Weiter".
Schritt 7
Klicken Sie nun auf "Durchsuchen", um Ihre Digitale ID an dem von Ihnen gewünschten Ort zu speichern. Sie können aber auch die Standardeinstellung verwenden. Legen Sie das Passwort fest und klicken Sie auf "Fertig stellen".
Schritt 8
Geben Sie Ihr Passwort ein und wählen Sie den Signaturstil. Der Standardstil ist in der Abbildung zu sehen. Sie können jedoch auch "Neuen Stil erstellen" wählen, um Ihre digitale ID individuell zu gestalten.
Vergessen Sie nicht, "Dokument nach dem Signieren sperren" zu wählen, bevor Sie auf "Signieren" klicken.
Ihr Dokument wird nun digital signiert, sicher und geschützt.
Fazit
In einer Welt, in der Fälschungen und Manipulationen an der Tagesordnung sind, sollten wir selbst Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um solche Fälle zu vermeiden.
Hier kommen elektronische Signaturen und digitale Signaturen zum Einsatz. Die Verwendung dieser Signaturen ist eine sichere und legale Methode, um Dokumente verbindlich zu machen. Wenn Sie eine Vereinbarung anstreben, können Sie sich für schnelle elektronische Signaturen entscheiden. Wenn Sie jedoch Dokumente fälschungssicher machen und validieren möchten, sind digitale Signaturen zu empfehlen.
Legen Sie also Ihren Stift beiseite, holen Sie sich eine digitale ID und unterschreiben Sie Ihre Dokumente mit einem einzigen Klick!