Warum sollten Sie ein papierloses Unternehmen führen?
2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions
Unternehmen aus allen Branchen haben gelernt, Kosten zu senken, indem sie ihr Unternehmen papierlos führen. Der Begriff "papierloses Unternehmen" ist inzwischen nicht mehr nur eine Redewendung, sondern eine tatsächliche Beschreibung eines Unternehmens, das die Abhängigkeit von Papier in allen Aspekten des täglichen Geschäftsbetriebs reduziert hat. Aber es bleibt die Frage: Überwiegen die Vorteile eines papierlosen Unternehmens den Aufwand, der mit der Umstellung auf das papierlose Verfahren verbunden ist? Dieser Artikel wird versuchen, diese Frage für Sie zu beantworten, indem er die Vorteile eines papierlosen Unternehmens beschreibt.
Die Vorteile eines papierlosen Unternehmens
1. Höhere Sicherheit
Papierlose Unternehmen nehmen die Sicherheit ihrer Dokumente genauso ernst wie jedes andere Unternehmen. Aber die Tatsache, dass das Unternehmen papierlos ist, bedeutet, dass die Sicherheit besser ist, denn seien wir ehrlich, die Dokumente in Ihrem Aktenschrank können jederzeit durch eine Überschwemmung oder ein Feuer zerstört werden. Für Dokumente in der Cloud gilt das nicht.
Für ein papierloses Unternehmen sollten Sie das Papierdokument in ein PDF- oder Bildformat scannen. Unternehmen können auch ein professionelles Tool zur Dokumentenverwaltung verwenden, um gescannte Dokumente mit OCR zu schützen, zu bearbeiten und PDF-Dateien mit anderen zu teilen.
2. Höhere Profite und Geschäftsgeschwindigkeit
Da papierlose Unternehmen nur selten Zeit mit der Suche nach diesem Dokument verschwenden, sind sie in dieser hypervernetzten Ära besser für Wachstum gerüstet. Eine einfache Verzögerung bei der Transaktion kann dazu führen, dass sich Ihr potenzieller Kunde in Zukunft an Ihren Konkurrenten wendet. Daher kann die Tatsache, dass ein papierloses Unternehmen in der Lage ist, einen schnelleren und besseren Service zu leisten, es profitabler machen als ein nicht papierloses Unternehmen.
3. Sparen Sie Zeit, die Sie sonst für unwichtige Aufgaben benötigen
Ein papierloses System erspart Ihnen praktisch die Zeit, die Sie damit verbringen, Ihren Schreibtisch nach einem bestimmten Dokument zu durchwühlen oder die Zeit, die Sie benötigen, um die Rechnung zuzustellen, wenn Sie sie einfach an eine E-Mail anhängen könnten. Wenn Sie bedenken, dass Sie diese Zeit mit produktiveren Aspekten des Geschäfts verbringen können, verstehen Sie, warum.
Wie man ein papierloses Unternehmen schafft
Inzwischen denken Sie bereits darüber nach, wie Ihr Unternehmen papierlos werden kann. Aber bevor wir den Karren aus dem Dreck ziehen - sozusagen -, sollten Sie erfahren, was Sie über den Übergang zu einem papierlosen Unternehmen wissen müssen.
1. Berücksichtigen Sie die anfänglichen Kosten für Software, Speicherung und Konvertierung
Bevor Sie den Übergang zu einem papierlosen System vollziehen, müssen Sie bedenken, dass ein papierloses Unternehmen mehr Speicherplatz benötigt und dass dies zumindest anfangs zusätzliche Kosten verursachen kann. Hinzu kommen die Kosten für die Konvertierung
Sie müssen die Dokumente, die Sie in Papierform haben, einscannen und unterschreiben, was bedeutet, dass Sie in Programme investieren müssen, die Ihnen dabei helfen, dies einfach zu tun. Sie können Evernote wählen, um alle Ihre papierlosen Dokumente zu speichern und wenn Sie die Dokumente bearbeiten oder unterschreiben müssen, können Sie PDFelement for Business verwenden, das für Unternehmen entwickelt wurde, um Kosten zu sparen und papierlos zu arbeiten.
2. Schulung der Teammitglieder
Auch wenn einige Ihrer Teammitglieder mit den papierlosen Prozessen vertraut sind, werden es nicht alle sein und Sie können nicht davon ausgehen, dass sie es sein werden. Daher müssen Sie die Kosten für die Ausbildung der Teammitglieder einkalkulieren. Wenn Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied mit dem neuen System gut zurechtkommt, ist das vielleicht die beste Investition, die Sie je tätigen konnten. Das bedeutet, dass Ihr papierloses Unternehmen ungehindert arbeiten kann.
3. Machen Sie die Dokumentensicherheit zu Ihrem Hauptanliegen
Es ist auch ratsam, sich zu überlegen, ob die Dokumente lokal oder in der Cloud gespeichert werden sollen. Beide Optionen haben Vorteile. Die lokale Speicherung von Dokumenten kann bedeuten, dass sie leicht zugänglich sind, kann aber die Sicherheit beeinträchtigen. Die Cloud bietet eine umfassende Lösung, wenn die Sicherheit Ihrer Dokumente eine Priorität ist (was sie sein sollte). Natürlich gibt es Dokumente, die Sie lokal speichern, eine Art Hybridsystem und das ist auch in Ordnung.
Business Tool zur Schaffung eines papierlosen Unternehmens
Da Sie nun wissen, was Sie für den Übergang zu einem papierlosen Unternehmen benötigen, möchten wir Ihnen helfen, indem wir Ihnen eines der besten Programme vorstellen, das Ihnen bei diesem Übergang hilft. Dieses Programm heißt PDFelement for Business und ist eines der besten Tools für die PDF-Verwaltung in der Branche. Sie werden bei der Umstellung feststellen, dass PDF zu einem Dokumentenformat wird, das bei Ihren papierlosen Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle spielt.
100% sicher | Werbefrei | Keine MalwareDaher ist eine Möglichkeit, alle Aspekte von PDF-Dokumenten einfach zu verwalten, etwas, das Sie sehr gut brauchen werden. PDFelement for business kann all das und noch mehr dank der folgenden Funktionen.
- Mit dem Programm können Sie ein PDF-Dokument in jeder beliebigen Weise verändern. Sie können den Text im Dokument bearbeiten, die Bilder bearbeiten und sogar löschen oder sogar PDF-Dokumente zusammenführen und teilen, um ganz neue PDF-Dokumente zu erstellen.
- Da ein Teil der Umstellung auf ein papierloses Unternehmen das Scannen Ihrer alten Dokumente beinhaltet, werden Sie die OCR-Funktion von PDFelement sehr hilfreich finden. Mit dieser Funktion können Sie eine gescannte PDF-Datei problemlos bearbeiten.
- Das Programm ermöglicht es Ihnen auch, jedem PDF-Dokument eine eindeutige digitale Signatur zuzuweisen. Dies ist eine großartige Funktion, die Ihre Dokumente noch sicherer macht und ihnen einen Stempel der Authentizität verleiht.
- Wenn Sie sich Sorgen über die Kosten für die Umstellung auf ein papierloses Unternehmen machen, erleichtert PDFelement Ihnen die Arbeit mit dem Rabatt für Volumenlizenzen.
- Die Tatsache, dass es sehr benutzerfreundlich ist, erleichtert Ihrem Team den Umgang mit allen Aspekten, die sie während der Umstellung lernen müssen.
Unternehmen, die bereits papierlos geworden sind
Suchen Sie noch nach Inspiration? Im Folgenden finden Sie einige Unternehmen, die Sie vielleicht kennen, die bereits papierlos arbeiten.
- Ideal Rebel, eine von Jamie Garret gegründete Digitalagentur
- Young & Thompson, eine Anwaltskanzlei
- Dain Insurance, eine Versicherungsgesellschaft in Illinois, USA
- Das Krebsinstitut von Virginia
- Cleveland Department of Health, eine Regierungsbehörde
Dies sind nur einige der Unternehmen, die die Umstellung abgeschlossen haben. Viel mehr, bis zu 30 % der befragten Unternehmen geben an, dass sie auf dem besten Weg sind, völlig papierlos zu werden. Der Hauptgrund dafür ist, dass das papierlose Arbeiten wirtschaftlich sinnvoll ist. Werden Sie papierlos arbeiten?
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Noah Hofer
staff Editor
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