Haben Sie sich in Ihrem Berufsleben schon einmal die Frage gestellt, wie man eine Signatur in eine PDF-Datei einfügt? Das ist wahrscheinlich der Fall, wenn Sie viel mit PDF-Dokumenten arbeiten, da viele von ihnen irgendwann eine Unterschrift benötigen, um validiert oder genehmigt zu werden. Solche Signaturen werden als elektronische Signaturen oder digitale Signaturen bezeichnet. Sie können dies auf verschiedene Weise tun, z.B. indem Sie Unterschriften auf Ihrem Trackpad oder mit der Maus zeichnen, sie eintippen, etc. Um eine Unterschrift auf eine PDF-Datei zu zeichnen oder einzutippen, benötigen Sie eine spezielle Signatur-App oder ein Cloud-basiertes Tool, um eine Unterschrift an eine PDF-Datei anzuhängen, wenn Sie dies online tun möchten. Für die Offline-Methode ist eine Desktop-Anwendung erforderlich. Wie geht man dabei vor und welche Tools sind erforderlich? Diese Frage soll in diesem Artikel beantwortet werden.
Elektronische Signatur und digitale Signatur - gibt es einen Unterschied?
Virtuelle Signaturen sind heute zu einem wichtigen Bestandteil von Geschäftsprozessen geworden. Sie sparen enorm viel Zeit und Mühe, da PDF-Dateien nun elektronisch signiert und verschickt werden können, anstatt ausgedruckt, manuell signiert und dann per Kurier oder Paketdienst verschickt werden zu müssen. Verträge, Vereinbarungen und verschiedene andere Arten von Rechtsdokumenten werden heute in der Regel online unterzeichnet, da Gesetze erlassen wurden, die sowohl elektronische Signaturen als auch digitale Signaturen rechtsgültig machen. Auch digitale Formulare können mit elektronischen und digitalen Signaturen versehen werden, die rechtsverbindlich sind, wie z.B. Ihre Online-Steuerformulare. Beide Arten können also verwendet werden, aber gibt es einen Unterschied zwischen den beiden Arten von virtuellen Signaturen?
Ja, gibt es. Obwohl viele Menschen die Begriffe synonym verwenden, sind sie nicht dasselbe. So ist beispielsweise eine digitale Signatur nur dann gültig, wenn sie durch ein digitales Zertifikat beglaubigt wird und dieses Zertifikat kann nur von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden. Eine elektronische Signatur ist ebenfalls rechtsgültig, aber sie wird mit anderen Methoden authentifiziert, z.B. mit Identifizierungscodes und anderen Elementen, die für den Nutzer eindeutig sind.
Wie man mit der Wondershare Document Cloud eine Unterschrift auf eine PDF-Datei zeichnet
Für alle Plattformen
Um Ihre Unterschrift auf PDFs online zu zeichnen, können Sie einen Dienst wie Wondershare Document Cloud nutzen. Sie können damit nicht nur Dokumente unterschreiben und zum Unterschreiben versenden, sondern auch Ihre wichtigen und vertraulichen Dokumente sicher in der Cloud speichern. Mit der kostenlosen Version können Sie bis zu 5 Dokumente versenden und bis zu 1 GB an Dokumenten speichern. Wenn Sie ein höheres Speicherlimit und unbegrenzten Versand benötigen, können Sie auf einen sehr günstigen Tarif upgraden.
Der Prozess: Wie man online eine Unterschrift an eine PDF-Datei anhängt
1. Richten Sie zunächst ein kostenloses Konto bei der Wondershare Document Cloud ein. Wenn Sie bereits ein anderes Wondershare-Produkt verwenden und es mit einer bestimmten E-Mail-ID und einem bestimmten Passwort aktiviert haben, können Sie dieselben Anmeldedaten verwenden, um sich hier anzumelden.
2. Um das Dokument hochzuladen, klicken Sie auf der Registerkarte "Home" auf "Dateien hochladen" und wählen dann eine oder mehrere Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk aus.
3. Nach dem Import befinden sich die Dateien im Abschnitt "Aktuelle Dokumentaktivitäten" der Registerkarte "Home" oder auf der Registerkarte "Dokument". Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Unterschreiben.
4. Die ersten beiden Optionen auf der Registerkarte Unterschreiben sind Unterschriften anfordern und Massenversand. Die erste Option kann verwendet werden, um mehrere Unterschriften von verschiedenen Personen auf ein und demselben Dokument zu erhalten. Dies ist nützlich für Vereinbarungen und Verträge, die von mehreren Personen abgezeichnet werden müssen. Mit der Option Massenversand können Sie eine Unterschrift pro Dokumentkopie von mehreren Personen erhalten. Dies ist ideal, um Bestätigungen von internen Mitarbeitern zu erhalten, wenn offizielle Mitteilungen der Personalabteilung oder des Finanzteams verteilt werden.
5. Klicken Sie unter der gewünschten Option auf Initiieren und beginnen Sie mit der Vorbereitung des Dokuments für die Unterzeichnung. Dazu sind mehrere Aktionen erforderlich, z.B. das Hinzufügen der E-Mail-IDs der Unterzeichner, das Festlegen einer Unterzeichnungsreihenfolge (optional), das Hinzufügen der eigenen Person zur Unterzeichnungswarteschlange am Anfang oder am Ende, das Hinzufügen eines optionalen Sicherheitscodes, das Schreiben einer benutzerdefinierten Nachricht (optional), das Hinzufügen Ihres Firmenlogos, etc. Wenn Sie diese Schritte ausgeführt haben, klicken Sie auf Weiter, um zur letzten Phase zu gelangen.
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Wondershare Document Cloud
6. Ziehen Sie auf der letzten Seite die entsprechenden Felder in das Dokument und platzieren Sie sie für jeden Unterzeichner. Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie, ob alles in Ordnung ist und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Unterschrift senden.
Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und einen Link. Wenn sie auf den Link klicken, werden sie auf eine sichere Browserseite weitergeleitet, auf der sie eine elektronische Signatur erstellen und die PDF-Datei unterschreiben können.
Die Erstellung der Signatur kann entweder über diesen Link oder über die Kontoseite erfolgen. Wenn Sie eingeloggt sind, klicken Sie auf Ihr Avatarbild, um Ihr Profil zu sehen. Wählen Sie darunter die Option Signatureinstellung. Dadurch wird die gleiche Seite aufgerufen, die auch andere Unterzeichner sehen, wenn sie ein Dokument unterschreiben, aber Sie haben nur die Option Speichern. Um diese Signatur zu einer PDF-Datei hinzuzufügen, können Sie entweder den Benachrichtigungslink verwenden oder auf die Schaltfläche Unterschreiben klicken, die sich neben der Stelle befindet, an der das Dokument im Abschnitt Aktuelle Dokumentaktivitäten angezeigt wird.
Unterschrift in PDF hochladen mit PDFelement Desktop Software
PDFelement ist die Desktop-Software von Wondershare. Es ist einer der am schnellsten wachsenden PDF-Editoren mit einer weltweiten Benutzerbasis und weithin bekannt als die beste und günstigste Alternative zu Adobe Acrobat. Mit PDFelement für Windows können Sie in wenigen Minuten eine digitale Signatur für eine PDF-Datei erstellen und einfügen - die Schritte werden unten gezeigt:
Wondershare PDFelement Pro DC
Einfaches Cloud-basiertes Dokumentenmanagement
1. Öffnen Sie ein Dokument in PDFelement über das Symbol "Dateien öffnen" auf der Startseite.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Schützen und dann auf Dokument signieren.
3. Wählen Sie im neuen Fenster die Option Neue ID und geben Sie dann im zweiten Pop-up-Fenster Ihre relevanten Details wie Name, etc. ein. Speichern Sie dies und kehren Sie zum ersten Fenster zurück.
4. Um die Signatur in die PDF-Datei einzufügen, wählen Sie Ihre vorhandene Signatur aus und klicken Sie auf Unterschreiben.
Das war's! Benutzer, die auf das neueste PDFelement Pro DC (PDFelement 8) aktualisieren, können die Vorteile der Wondershare Document Cloud-Integration nutzen. In der neuen Windows-Version von PDFelement können Sie von der Desktop-Software aus auf verschiedene Funktionen von Document Cloud zugreifen:
Um ein Dokument in die Cloud hochzuladen, klicken Sie auf die Funktion Exportieren, wenn ein Dokument in der Anwendung geöffnet ist. Verwenden Sie die Wondershare Cloud-Option als Ziel zum Speichern des Dokuments. Daraufhin öffnet Ihr Browser eine Registerkarte und meldet Sie bei Wondershare Document Cloud an, wo Ihr Dokument sicher gespeichert werden kann.
Um eine PDF-Datei herunterzuladen, die sich bereits in der Cloud befindet, verwenden Sie das Datei Menü. Wenn Sie im Datei Menü auf Öffnen klicken, müssen Sie die Option Aus Wondershare Cloud auswählen. Auf diese Weise gelangen Sie wieder zur Wondershare Document Cloud, wo Sie das herunterzuladende Dokument auswählen können. Das Dokument wird heruntergeladen und in PDFelement geöffnet, wo Sie es bearbeiten, konvertieren, OCR durchführen, optimieren und verschiedene andere Aktionen durchführen können.
Um das aktuelle Desktop-Dokument zum Signieren zu senden, klicken Sie auf der Registerkarte Schutz auf Elektronische Signatur. Dadurch wird das Dokument in die Cloud hochgeladen und Sie gelangen zu dem Bereich, in dem Sie Ihr Dokument für den Versand vorbereiten können, wie im ersten Prozess in diesem Artikel beschrieben.
Fazit
Mit einer dieser Methoden können Sie PDFs online oder offline mit Signaturen versehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie zu Hause, im Büro oder sogar auf Reisen sind. Mit PDFelement können Sie auf lokale Dateien zugreifen, um sie nach Belieben zu bearbeiten und mit der Wondershare Document Cloud können Sie diese Dateien von jedem anderen angeschlossenen Gerät mit einem modernen Browser hochladen und aufrufen. Das neueste PDFelement Pro DC bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten: Sie können sowohl auf Offline- als auch auf Online-Dateien zugreifen, so dass Sie mit Ihrem Laptop von überall aus arbeiten können.