Es ist eine kluge Entscheidung, Ihre PDFs vor dem Versand mit einem Passwort zu schützen. Nach Angaben einiger der größten Cybersicherheitsunternehmen werden mehr als 90% der Malware über E-Mail-Dienste verbreitet. Die Anbieter von elektronischen Nachrichten tun ihr Bestes, um ihre Dienste so sicher wie möglich zu machen, aber im Moment ist es technisch unmöglich, Cyberkriminalität zu verhindern. Zum Glück gibt es sichere Möglichkeiten, Informationen per E-Mail zu übertragen. In diesem Beitrag werde ich darüber sprechen, wie Sie Ihre PDF-Dokumente vor dem Versand schützen können und zwar mit denselben narrensicheren Sicherheitsmethoden, die auch große Unternehmen zum Schutz ihrer Daten verwenden. Bevor Sie beginnen, sollten Sie ein paar Dinge über das PDF-Format und die Sicherheitsmethoden wissen, mit denen Sie es schützen können.
Soll ich meine Dokumente im PDF-Format übertragen?
Es gibt viele Formate, die für die Bearbeitung von Textdateien entwickelt wurden, aber es ist eine Tatsache, dass sich jedes Format auf unterschiedliche Weise auszeichnet.
PDF gilt derzeit als das beste Format für die Übertragung von Textdokumenten. Der Grund dafür ist, dass dieses Format mit praktisch jedem Betriebssystem kompatibel ist, die höchstmögliche Qualität garantiert und es Ihnen ermöglicht, extrem leistungsfähige Sicherheitssysteme einzurichten.
All diese Vorzüge werden durch die ausgeklügelte Strukturierung der Informationen in einer PDF-Datei ermöglicht. In diesem Format werden Ihre Ressourcen unabhängig voneinander gespeichert, ähnlich wie in einem Ordner.
Dadurch ist es möglich, kryptografische Sicherheitssysteme zu verwenden, die es erlauben, den Zugang zu bestimmten Dokumentenmerkmalen zu beschränken.
Wie kann ich mein PDF-Dokument schützen?
Am empfehlenswertesten ist die Verwendung spezieller Verschlüsselungsmechanismen für digitale Daten. Kryptographie ist der Bereich der Kryptologie, der sich mit Verschlüsselungstechniken befasst, die verhindern, dass Unbefugte eine Nachricht einsehen können.
In der Datenverarbeitung bestehen Informationen aus binären Werten (Bits). Dadurch ist es möglich, Verschlüsselungstechniken zu verwenden, die einen kryptografischen Schlüssel und einen Algorithmus erzeugen, der den Binärwert des Originaldokuments als Ergebnis festlegt.
Wie funktioniert das Verschlüsseln einer PDF-Datei?
Ein Fragment des Originaldokuments und ein kryptografischer Schlüssel, beide 128 Bit, werden während eines Verschlüsselungsprozesses verwendet.
Anschließend wird eine Operation durchgeführt, die auf der Operation der logischen Gates (A XOR B) basiert. Der Rest der Informationen im Dokument wird anhand des Ergebnisses dieser Gleichung segmentiert, um eine Matrix zu erstellen, mit der die Segmente und ihre Werte in einer chaotischen, aber umkehrbaren Reihenfolge neu zugewiesen werden, solange der kryptographische Schlüssel verfügbar ist.
Ein Passwort besteht in der Regel aus 128 Bits und die meisten Anwendungen, die sie generieren, verwenden einen vom Benutzer zugewiesenen Wert als Referenz. Diese kryptografischen Schlüssel sind als Passwörter bekannt und um ihren Wert zu replizieren, ohne das Passwort zu kennen, müssten Sie verschiedene Kombinationen ausprobieren, bis die richtige Kombination gefunden ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass jedes Bit zwei Werte (1 und 0) darstellen kann; daher muss die "2" 128 Mal mit sich selbst multipliziert werden (2 ^ 128).
Andererseits sollten Sie bedenken, dass Brute-Force-Angriffe den Wert herausfinden könnten, den der Benutzer als Passwort vergeben hat. Um sicherzustellen, dass Ihr Passwort sicher ist, sollten Sie bedenken, dass jedes zusätzliche Zeichen im Passwort dieses exponentiell stärker macht.
Teil 1. Wie Sie Ihre privaten Informationen vor dem Versenden schützen können
Sie wissen jetzt, wie kryptografische Sicherheitssysteme funktionieren und wie sie ein PDF-Dokument schützen können, aber Sie haben wahrscheinlich noch Fragen dazu, wie Sie Ihre PDF-Dokumente schützen können. Zunächst einmal müssen Sie wissen, dass Sie spezielle Tools zum Schutz Ihrer PDFs verwenden müssen. Sie können mehrere Tools zum Schutz Ihrer Dokumente verwenden, aber ein Tool ermöglicht es Ihnen, alle Schutztools an einem einzigen Ort zu haben. Es heißt PDFelement und ich zeige Ihnen weiter unten, wie Sie es verwenden können.
Methode 1. Passwort
Wie ich Ihnen bereits sagte, ist ein passwortverschlüsseltes System eine narrensichere Sicherheitsmaßnahme. Dank der fortschrittlichen Verschlüsselungstechnologie von PDFelement können Sie die von Ihnen gewünschten Funktionen selektiv verschlüsseln, was die Übertragung von PDFs mit anderen Tools wesentlich einfacher und sicherer macht. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie das machen können.
Schritt 1: Öffnen Sie Ihr PDF
Als Erstes müssen Sie Ihre PDF-Datei mit PDFelement öffnen. Sie können dies tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Dokument klicken, das Menü "Öffnen mit" aufrufen und PDFelement auswählen. Sie können auch die Anwendung öffnen und auf die Schaltfläche "Dateien öffnen" klicken.
Schritt 2: Öffnen Sie das Tool "Passwort festlegen"
Sobald Ihr Dokument geöffnet ist, gehen Sie zum Abschnitt "Schützen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Passwort festlegen". Daraufhin wird ein Popup-Fenster mit einigen der verfügbaren Sicherheitsfunktionen angezeigt.
Schritt 3: Legen Sie ein Passwort fest
In diesem Fenster finden Sie zwei Optionen, um Ihr Dokument zu verschlüsseln und den Zugriff auf bestimmte Funktionen zu beschränken. Die erste Option, "Öffnungspasswort", ermöglicht es Ihnen, ein Passwort zu vergeben, das das Öffnen des Dokuments ohne die Eingabe des richtigen Passworts unmöglich macht. Wenn Sie es eingerichtet haben, klicken Sie auf "Speichern".
Methode 2. Redigieren
Die Schwärzung Ihres Dokuments ist eine sinnvolle Methode, um sensible Daten dauerhaft zu verbergen. Das mag in manchen Fällen nicht machbar sein, aber wenn Sie kein Problem damit haben, dass diese Informationen aus dem Dokument verschwinden, sollten Sie es versuchen, vor allem, wenn es sensible Daten enthält, die Sie nicht weitergeben möchten.
Schritt 1: Gehen Sie zu "Zum Redigieren markieren".
Sobald Sie Ihr Dokument mit PDFelement geöffnet haben, gehen Sie in den Bereich Schützen und klicken Sie auf die Option "Zum Redigieren markieren". So können Sie mit dem Cursor Bereiche des Dokuments auswählen. Wählen Sie dann die Bereiche des Dokuments aus, die Sie ausblenden möchten.
Schritt 2: Bestätigen Sie die Schwärzung
Wenn Sie alle Bereiche des Dokuments ausgewählt haben, die Sie ausblenden möchten, wählen Sie die Option "Schwärzung anwenden", die sich in derselben Symbolleiste befindet, in der Sie auch die Option "Für Schwärzung markieren" gefunden haben. Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die Änderungen zu bestätigen.
Methode 3. Schreibgeschützt
Nehmen wir an, Sie müssen ein PDF-Dokument freigeben, damit der Empfänger das Dokument signieren oder Anmerkungen machen kann, ohne über Bearbeitungsrechte zu verfügen. Dies ist sehr häufig der Fall, wenn Sie mit Dokumenten juristischer oder finanzieller Natur arbeiten. Zum Glück ist dies mit den speziellen Verschlüsselungstools von PDFelement möglich. Jetzt zeige ich Ihnen, wie es geht.
Schritt 1: Berechtigungen einschränken
Öffnen Sie erneut das Tool "Passwort festlegen" im Bereich "Schutz" und aktivieren Sie diesmal die Option "Berechtigungspasswort". Unten finden Sie zwei Optionen, mit deren Dropdown-Menüs Sie die von Ihnen benötigten Einschränkungen festlegen können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".
Methode 4. Signieren
Das Signieren eines Dokuments ist ein sehr gebräuchliches Mittel, um einen Beitrag, die Urheberschaft oder die Zustimmung festzulegen und PDFelement verfügt über ein Tool, mit dem Sie Signaturen zu Ihrem Dokument hinzufügen können. Denken Sie daran, dass kryptografische Sperren alle Ressourcen schützen können, aus denen eine PDF-Datei besteht. Das bedeutet, dass es für eine nicht autorisierte Person unmöglich ist, die Datei zu ändern, sobald Sie Ihre Signatur platziert haben. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente signieren.
Schritt 1: Öffnen Sie das Signatur Tool
Als erstes sollten Sie in den "Kommentar" Bereich gehen und auf das Stiftsymbol ganz rechts in der Leiste klicken. Daraufhin wird ein Menü angezeigt, in dem Sie eine der Signaturen auswählen können, die Sie zuvor erstellt haben oder eine neue Signatur erstellen können. Klicken Sie auf "+Erstellen".
Schritt 2: Eine Signatur erstellen
Jetzt sehen Sie ein Fenster mit einer Arbeitsfläche, auf der Sie Ihre Unterschrift zeichnen können. Sie können aber auch eine Unterschrift nur mit Ihrer Tastatur eingeben oder ein Bild hochladen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK" und wählen Sie aus, wo Sie Ihre Signatur auf dem Dokument platzieren möchten.
Teil 2. Wie man passwortgeschützte E-Mails über Google Mail versendet
Alles, was Sie tun müssen, ist, dafür zu sorgen, dass die Mittel zum Versand Ihrer Dokumente sicher sind. Wenn Sie diese Dokumente per E-Mail versenden möchten, sollten Sie einige Tipps beachten, damit alles unter Kontrolle ist.
Tipp 1. Verwenden Sie den vertraulichen Modus
Google Mail hat eine Funktion namens "Vertraulicher Modus". Mit dieser Funktion können Sie eine Frist für den Zugriff auf das Dokument festlegen. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf das Schloss-Symbol mit der Uhr klicken, das sich zwischen den Tools zur Bearbeitung von Nachrichten befindet.
Tipp 2. Passwort-Schutz für Gmail-Anhänge
Ein weiteres bemerkenswertes Merkmal des "Vertraulichen Modus" ist eine Option, mit der Sie Bestätigungscodes anhand von zwei Faktoren erzeugen können. Dieses Tool fordert jedes Mal, wenn Sie das Dokument öffnen oder herunterladen, einen von Google automatisch generierten Schlüssel an.
Fazit
Der Schutz Ihrer PDF-Dokumente ist eine kluge Entscheidung. Datenlecks sind ein immer häufigeres Problem und können zu vielen anderen ernsten Problemen führen. Zum Glück gibt es Tools und Dienste wie PDFelement oder Gmail, die Ihnen helfen können, Ihre Dokumente zu schützen. Sie verwenden modernste Verschlüsselungstechniken, die garantieren, dass niemand jemals auf Ihre Informationen zugreifen kann. Es genügen ein paar Klicks, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
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