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Verwendung von PDF-Software in den Dokumenten von Qualitätsmanagementsystemen

Der Artikel befasst sich mit den idealen Tools, die für die Verwaltung und Pflege eines solchen Ökosystems von Dokumentationen erforderlich sind und mit der Frage, wie sie bei der Organisation von Ressourcen helfen und wirft einen genaueren Blick auf einige der Prozesse, die mit dem Einsatz von PDF-Tools in einer QMS-Umgebung verbunden sind.

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2022-09-14 11:09:04 • Filed to: PDFelement How-Tos • Proven solutions

Qualitätsmanagementsysteme sind im Wesentlichen eine Sammlung von Protokollen, Verfahren und anderen Unterlagen, die darauf abzielen, vordefinierte Qualitätsstandards zu erreichen. Daher müssen die Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) für alle Mitarbeiter einer Organisation unabhängig von ihrem Standort zentral zugänglich sein. In den meisten Fällen gibt es für jede Abteilung oder jeden Bereich eigene Qualitätsstandards, was dazu führen kann, dass einige Teile des Systems für andere gesperrt werden müssen. Wie auch immer, PDF spielt eine wichtige Rolle bei der Pflege der Dokumente eines QMS. In diesem Artikel befassen wir uns mit den idealen Tools, die für die Verwaltung und Pflege eines solchen Ökosystems von Dokumentationen erforderlich sind und mit der Frage, wie sie bei der Organisation von Ressourcen helfen. Außerdem werfen wir einen genaueren Blick auf einige der Prozesse, die mit dem Einsatz von PDF-Tools in einer QMS-Umgebung verbunden sind.

Teil 1. Warum ist ein professioneller PDF-Editor wichtig?

Da ein Großteil der Dokumentation archiviert werden muss, damit sie leicht abrufbar ist, werden QMS-Repositorien und Wissensdatenbanken häufig als PDF-Dokumente geführt. Dies ermöglicht u.a. eine einfache Verteilung, globale Sichtbarkeit und den Einsatz von Sicherheitstools.

Wir stellen Ihnen PDFelement vor, die günstigste, umfassendste und flexibelste PDF-Lösung, die Sie finden können. Der Grund, warum PDFelement ein sehr gefragter PDF-Editor ist, liegt darin, dass er alle Funktionen abdeckt, die typischerweise für die Pflege der Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems verwendet werden, wie im Folgenden dargestellt wird:

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Erstellen: PDFelement kann Hunderte von Dateitypen in PDF-Dateien konvertieren. Egal, ob Sie Tabellenkalkulationen, Diagramme, Text, Bilder, Webseiten, eBooks oder ein anderes Dateiformat haben, Sie können die Informationen in PDF konsolidieren, um sie einfach und sicher zugänglich zu machen.

Konvertieren: Sie können auch bestimmte Dokumente zur Bearbeitung in ihr natives Format zurück konvertieren und anschließend wieder in die Master-PDF-Datei einfügen. So sind die Informationen immer auf dem neuesten Stand.

Bearbeiten: Text, Bilder, Hyperlinks und andere Inhalte können direkt in der PDF-Datei mit PDFelement bearbeitet werden.

Zusammenführen: Wichtige Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems können gruppiert und zusammengeführt werden, um verwandte Informationen zu konsolidieren. Zusammengeführte Dateien haben eine zusätzliche erste Seite, die den Namen jedes der Dokumente enthält, die zusammengeführt wurden, um die Masterdatei zu erstellen.

Organisieren: PDF-Seiten können hinzugefügt, gelöscht, neu geordnet, extrahiert, gedreht, etc. werden, so dass Sie den Inhalt schnell neu organisieren können, um ihn an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Sicherheit: Für alle Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems kann eine unternehmensweite Passwortsicherheit implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal die Informationen bearbeiten kann. Anderen kann die Erlaubnis erteilt werden, Inhalte anzusehen, zu drucken und zu kopieren.

Aus all diesen Gründen ist PDFelement der bevorzugte PDF-Editor für die meisten Qualitätsmanagement-Initiativen.


Teil 2. Anwendungen des PDF-Formats in Qualitätsmanagementsystemen

1. Was ist ein QMS oder Qualitätsmanagementsystem?

Wie wir kurz gesehen haben, handelt es sich bei einem QMS um eine Sammlung von Dokumenten, in denen beschrieben wird, wie bestimmte Qualitätsziele erreicht werden sollen und welche Verfahren sich am besten eignen, um sie zu erreichen. Dazu gehört in erster Linie die Verwendung einer umfangreichen Dokumentation in Form von Qualitätshandbüchern, Betriebsnormen, Verfahrensdokumenten, Qualitätschecklisten und ähnlichen Inhalten.

Es gibt zwar verschiedene Möglichkeiten, solche Dokumenten-Workflows zu verwalten, aber die Anforderungen an ein QMS sind eindeutig:

  • Die Informationen dürfen NUR für die Mitarbeiter zugänglich sein, auf die sich die Informationen beziehen.
  • Die Dateien sollten leicht weitergegeben werden können, entweder über URLs oder als Dateianhänge
  • Die Informationen müssen zur besseren Auffindbarkeit ordnungsgemäß katalogisiert und indiziert werden

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren decken die von PDFelement angebotenen Tools die gesamte Bandbreite der Anforderungen an die Pflege der Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems ab. Schauen wir uns einige dieser Anforderungen an.

2. Wie man ein PDF signiert

PDFs in einem QMS mussten immer von einem Abteilungsleiter oder einem Bereichsleiter abgezeichnet werden. Hierfür kann die elektronische Unterschriftsfunktion in PDFelement verwendet werden.

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Dokument unterzeichnen

3. Wie man den Passwortschutz anwendet

Dokumente, die weit verbreitet werden, dürfen in keiner Weise verändert werden. Dies kann durch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie passwortbasierten Einschränkungen erreicht werden, die mit PDFelement möglich sind.

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Teil 3. Anwendung von PDF bei der Kontrolle von Betriebsprotokolldokumenten

QMS-Dokumente müssen auch ordnungsgemäß verwaltet werden, damit sie effizient, durchsuchbar und sicher geteilt werden können. Hier sind einige Verfahren, die diese Anforderungen erfüllen.

1. Wie man aktuelle Standarddokumente kombiniert

Mit der Funktion PDF zusammenführen können Sie mehrere Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen. Dies kann mit Hilfe von PDFelement, wie unten gezeigt, leicht gemacht werden:

Schritt 1. Klicken Sie in dem neuen Fenster auf PDF kombinieren.

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Schritt 2. Sie können nun Ihre Dateien in die Oberfläche ziehen, um sie der Warteschlange hinzuzufügen. Sie können auch die Schaltfläche Hinzufügen am unteren Rand verwenden, um Dateien, Ordner und aktuell geöffnete Dokumente zu importieren.

Schritt 3. Ordnen Sie die Dateien in der Warteschlange bei Bedarf neu an.

Schritt 4. In der rechten Seitenleiste können Sie wählen, ob Sie alle Dateien in der Warteschlange kombinieren oder ein neues Dokument in alle Dateien in der Warteschlange einfügen möchten.

Schritt 5. Sobald die Parameter festgelegt sind, klicken Sie auf Übernehmen und wählen dann einen Speicherort für die zusammengeführte PDF-Datei.

2. Wie man Lesezeichen setzt

PDF-Lesezeichen sind nützlich, wenn Sie ein Dokument nach einem bestimmten Abschnitt durchsuchen oder wenn Sie Informationen in einem bestimmten Teil der Datei aktualisieren müssen. Solche Lesezeichen können mit PDFelement einfach gesetzt werden.

Schritt 1. Sobald die Datei geöffnet ist, klicken Sie auf das Symbol in der Seitenleiste oben links und wählen Sie Lesezeichen, um das Lesezeichenfenster anzuzeigen.

Lesezeichen hinzufügen

Schritt 2. Scrollen Sie zu der Seite, auf der Sie das erste Lesezeichen hinzufügen möchten.

Schritt 3. Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Lesezeichen hinzufügen und geben Sie einen Namen ein, um es zu identifizieren.

Schritt 4. Scrollen Sie weiter zu jeder Seite, für die ein Lesezeichen erforderlich ist und führen Sie Schritt 4 aus.

Wenn Sie alle Lesezeichen hinzugefügt haben, speichern Sie die Datei, damit die Änderungen erhalten bleiben. Alle Betrachter können nun auf die Lesezeichenleiste zugreifen, um bei der Suche nach Inhalten oder deren Aktualisierung einfach im Dokument zu navigieren.

3. Freigabe eines geschützten Dokuments für einen Inspektor

Geschützte QMS-Dokumente müssen häufig von externen Spezialisten oder Beratern überprüft werden, um den Inhalt zu validieren oder Änderungen zu empfehlen. Um diese Dokumente mit ihnen teilen zu können, müssen auch die entsprechenden Passwörter weitergegeben werden. Um dies zu vereinfachen, erstellen Sie eine neue PDF-Datei, die alle erforderlichen Kennwörter enthält und wenden Sie dann ein einziges Kennwort zum Öffnen an, um die Datei zu schützen. Diese Datei kann an den Inspektor geschickt werden und das einheitliche Kennwort kann ihm über einen anderen Kanal mitgeteilt werden.

Schritt 1. Um eine neue PDF-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Datei → Neu → Leeres Dokument

Schritt 2. Klicken Sie im neuen Dokument auf Text, um in den Textbearbeitungsmodus zu wechseln.

Schritt 3. Klicken Sie auf das Symbol T+, um einen neuen Text hinzuzufügen, und fügen Sie dann alle erforderlichen Kennwörter ein.

Schritt 4. Als Nächstes wenden Sie ein Kennwort auf diese Datei an, indem Sie das oben beschriebene Verfahren anwenden. Der Unterschied besteht darin, dass Sie ein Kennwort für das Öffnen und kein Kennwort für die Berechtigungen anwenden

Schritt 5. Das Dokument kann nun zusammen mit den gesperrten Dateien für den Empfänger freigegeben werden und das Kennwort für die neue Datei kann ihm separat über eine andere E-Mail- oder Chat-Anwendung übermittelt werden.

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Dateifreigabe

Abschließende Gedanken

Qualitätsmanagementsysteme sind oft entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens und die Zufriedenheit seiner Kunden. Daher ist der Aufwand für die Organisation eines QMS und die Bereitstellung eines sicheren Zugangs für alle autorisierten Mitarbeiter ein wichtiger Teil dieses Prozesses. PDFelement ist ein äußerst leistungsfähiges Tool zur Verwaltung aller Dokumente für ein Qualitätsmanagementsystem und gleichzeitig die preisgünstigste Alternative zu anderen Premium-PDF-Editoren wie Adobe Acrobat, NitroPDF und anderen mit vergleichbaren Funktionen.

Darüber hinaus ist PDFelement auch für Windows und iOS verfügbar und es gibt eine neue Plattform für Cloud-Speicher und elektronische Signaturen namens Wondershare Document Cloud, die bei der Verwaltung von QMS-Dokumenten hilft. Mit diesem Ökosystem von Anwendungen und Plattformen ist es einfacher denn je, Ihre QMS-Dokumente auf den neuesten Stand zu bringen.

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Noah Hofer

staff Editor

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