Die 6 besten kostenlosen Cloud-Dokumentenverwaltungsprogramme, die Sie unbedingt ausprobieren müssen
In diesem Beitrag finden Sie die 5 besten Cloud-Dokumentenverwaltungsprogramme. Sie können wählen, welche Dokumente Sie in der Cloud verwalten möchten.
2024-10-30 14:35:05 • Abgelegt unter: Business Tipps • Bewährte Lösungen
Die Verwaltung von Dokumenten in der Cloud ist heutzutage bei Privatpersonen und Unternehmen sehr beliebt. Das ist der Tatsache zu verdanken, dass die Software alles im Bereich der Dokumentenverwaltung vereinfacht, da die Benutzer auf Dateien aus dem Cloud-Speicher zugreifen und diese organisieren können. Bei dem großen Angebot an Cloud-Dokumentenverwaltungssoftware auf dem Markt kann die Auswahl schwer fallen. In diesem Artikel haben wir für Sie recherchiert und stellen Ihnen 6 der besten auf dem Markt vor.
Wählen Sie die richtige Cloud-Dokumentenmanagement-Software
1. Zoho Docs
Zoho Docs unterstützt die Verwaltung von Daten in der Cloud. Das Tool fördert auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Fotos und bietet einen Sofort-Chat, der Diskussionen zwischen Benutzern über ein Dokument fördert. Es funktioniert gut mit iCloud, SaaS, dem Web, Android- und iOS-Geräten. Es bietet Zugriffskontrollen, um unbefugte Änderungen an Dokumenten zu verhindern und es unterstützt die Konvertierung von Dokumenten, die Verwaltung von Formularen und die Indizierung von Dokumenten.
Vorteile:
- Es verfügt über alle wesentlichen Funktionen von Google Docs und Sie können viele Plattformen damit integrieren.
Nachteile:
- Obwohl es über die Funktionen von Google Docs verfügt, funktioniert es nicht so gut wie Google Docs, was es für die Benutzer unvorteilhaft macht.
2. Adamero Content Central
Adamero ist ein benutzerfreundliches Tool, das Ihnen dabei hilft, Dokumente schnell in einem Cloud-Speicher zu speichern und zu organisieren. Es ermöglicht Benutzern, Dateien an einem Ort zu organisieren. So können Sie zum Beispiel Quittungen, Verträge und verschiedene Arten von digitalen Dokumenten mit Hilfe von Adameros Content Central organisieren. Die neu hinzugefügten Dateien werden mit Tags versehen, in durchsuchbare PDFs konvertiert und an die entsprechenden Speicherzentren oder Ordner gesendet. Wenn Sie Dateien von Grund auf neu erstellen müssen, sind die Erstellungsvorlagen und der Editor sehr einfach zu implementieren
Vorteile:
- Sie können Dateien von webfähigen Geräten ganz einfach organisieren.
Nachteile:
- Die Software unterstützt keine PDF-Bearbeitung innerhalb der Anwendung
- Obwohl sie Dateien in der Cloud speichert, unterstützt sie keine automatischen Backups und stellt Ihre Daten nicht wieder her.
Adamero Content Central herunterladen>>
3. Eisen Vault
Eisen Vault ist eine Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssoftware, die in den meisten Branchen eingesetzt wird, um Dokumente zu verwalten, die für die tägliche Arbeit wichtig sind. Sie hilft, Dokumente sowohl in digitaler als auch in physischer Form zu speichern. Weitere Funktionen dieses Programms sind die Zusammenstellung von Dokumenten, die gemeinsame Nutzung oder Bereitstellung von Dokumenten, die Konvertierung von Dokumenten und die Indexierung von Dokumenten. Die Anwendung unterstützt die Manipulation von Dateien innerhalb des Programms, wobei Sie verschiedene PDF-Dateien oder Dokumente in PDF konvertieren können.
Vorteile:
- Sie ist sowohl webbasiert als auch über eine installierte App auf mobilen Geräten zugänglich.
- Sie unterstützt mobile Geräte und erleichtert so die Verwaltung Ihrer Daten an jedem Ort.
Nachteile:
- Sie ist nur eine Web- und Handy-App, keine Version für den Desktop
Beste Lösung für Cloud-Dokumentenmanagement-Softwares
PDFelement for Business ist ein sehr leistungsfähiges Tool zur Verwaltung von Dokumenten, das die Kontrolle und Änderung von Dateien unterstützt und sich schnell als das beste Tool auf dem Markt etabliert hat. Das Tool verfügt über großartige Funktionen, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.
Es kann zum Beispiel verschiedene Dateien wie Excel und Word in PDF konvertieren, so dass Sie die Dokumente nicht neu erstellen müssen. Das Tool verfügt über eine hervorragende OCR, mit der Sie gescannte Dokumente problemlos konvertieren und PDFs in mehr als 20 Sprachen durchsuchen können. Es kann verschiedene Dateien zu einem Dokument zusammenführen und hilft, Dateien in einzelne Dokumente aufzuteilen. Es bietet Dokumentenschutz, indem es die Verwendung von digital verschlüsselten Passwörtern ermöglicht. Und schließlich bietet es Funktionen zur Datenbearbeitung, mit denen Sie Ihr Dokument markieren, Notizen, Stempel und andere Anmerkungen hinzufügen können. Nun, es ist an der Zeit, eine Entscheidung zu treffen. Wählen Sie einfach aus und genießen Sie die Cloud-Revolution!
4. SharePoint
SharePoint Document Management ist ein Tool, das sich auf die Speicherung und Organisation von Dokumenten konzentriert, um einen kontinuierlichen Fortschritt zu unterstützen, einschließlich der Erstellung von Inhalten und der gemeinsamen Nutzung innerhalb einer Institution. SharePoint Document Management deckt den Bedarf an Dokumenten im Unternehmen, indem es verschiedene Dienste anbietet. Zum Beispiel hilft es beim Aufbewahren, Organisieren und Auffinden wichtiger Geschäftsunterlagen. Außerdem gewährleistet es die Konsistenz der Aufzeichnungen. Außerdem hilft es bei der Verwaltung von Metadaten für Dokumente.
Es hilft auch, Dokumente vor unbefugten Benutzern zu schützen und es garantiert konsistente Geschäftsabläufe, indem es zeigt, wie Dokumente behandelt werden. Es verfügt über wiederverwendbare Einstellungen, die das gemeinsame Verhalten eines bestimmten Dokuments beschreiben und den Benutzern die Möglichkeit geben, Inhalte auf einheitliche Weise zu verwalten, zu organisieren und zu kontrollieren. Darüber hinaus hilft SharePoint bei der Erstellung von Webseiten für die Erstellung, Verwendung und Speicherung zahlreicher Dokumente. Die gestalteten Webseiten verfügen über spezielle Funktionen zur Dokumentenverwaltung, mit denen Sie Änderungen an einem bestehenden Dokument vornehmen und aufzeichnen können. Mit diesem Tool können Sie auch Änderungen in einem Dokument nachverfolgen oder besser gesagt, Sie können feststellen, wer den Inhalt eines bestimmten Dokuments hinzugefügt oder bearbeitet hat.
Die folgenden Tipps sind wichtig, um das Beste aus der SharePoint-Dokumentenverwaltung herauszuholen.
- Entwickeln Sie einen Plan, wie Sie Ihre Informationen effektiv organisieren können. Der Plan sollte die Kultur des Unternehmens berücksichtigen, die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten, Entscheidungen treffen und Geschäfte tätigen.
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter im Umgang mit der Software und den Strategien geschult werden, denn die Schulung der Mitarbeiter ist für jedes Dokumentenmanagementsystem entscheidend.
- Nutzen Sie alle Funktionen Ihrer Software. Es ist wichtig, dass Sie alle Funktionen verstehen und wissen, wie sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen vereinfachen können.
- Stellen Sie sicher, dass die Eigentümer von Inhalten die Verantwortung für die Verwaltung ihrer Inhalte tragen. Kennen Sie die Personen, die Informationen erstellen und mit ihnen arbeiten und bestimmen Sie deren Rolle im Lebenszyklus von Dokumenten.
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter oder alle Benutzer der Software sich darüber einig sind, wie die Abteilungen zusammenarbeiten und Dokumente gemeinsam nutzen.
5. PaperPort Pro
Mit PaperPort Pro können Sie viele Aufgaben der cloudbasierten Dokumentenverwaltung direkt aus dem Programm heraus erledigen. Es bietet ein sicheres Cloud-Backup und die Daten können über den Cloud-Speicher verwaltet werden. Er bietet die Möglichkeit, Dokumente in PDF zu konvertieren und man kann eine Kombination aus OCR und PDF-Konvertierung wählen, während die Dokumente in Ordnern gespeichert werden. Es ermöglicht Ihnen, Sicherheitsberechtigungen für Mitarbeiter festzulegen und so die Sicherheit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Vorteile:
- Sie können die Kamera Ihres Telefons verwenden, um ein Dokument in die Anwendung hochzuladen.
- Es bietet Tools zum Schutz selbst der sensibelsten Dateien in Ihrem Unternehmen
Nachteile:
- Es verfügt nicht über eine CRM-Integration
6. FileCenter Pro
FileCenter Pro ist eine einfach zu bedienende und zu installierende Software, die das Dokumentenmanagement in der Cloud unterstützt, indem sie Dokumente in der Cloud speichert und verfolgt. Sie ermöglicht es dem Benutzer, die elektronischen Daten zu kennzeichnen, zu kategorisieren und abzulegen sowie die Papierakten korrekt vorzubereiten. Bei der Installation des Programms werden Sie von der Software angeleitet, Dateien in die Bibliothek zu übertragen. Außerdem sind Cloud-Speicher und Backup zu diesem Zeitpunkt eingestellt. Es bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt aus der Software zu scannen und so Zeit zu sparen.
Vorteile:
- Die integrierte OCR-Funktion hilft Ihnen beim Scannen von Dokumenten
Nachteile:
- Es gibt keine Workflow- oder Versionskontrollen, was die Verwendung der Software umständlich macht.
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Noah Hofer
staff Editor
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