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Was sind vertrauliche Informationen und wie kann man sie schützen

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2022-08-23 15:01:20 • Filed to: Business Tips • Proven solutions

In Anbetracht der Tatsache, dass das Versäumnis, die vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, Sie einige Ihrer Kunden kosten könnte, ist es unerlässlich, dass Sie lernen, wie man es macht. Ein Unternehmen kann in einer Vielzahl von Bereichen über vertrauliche Informationen verfügen und als Geschäftsinhaber müssen Sie sicherstellen, dass diese vertraulichen Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

Wenn Sie das nicht tun, könnten Sie nicht nur die Sicherheit Ihrer Kunden gefährden, sondern auch das Vertrauen, das Ihre Mitarbeiter in Sie setzen, missbrauchen. Die vertraulichen Informationen eines jeden Unternehmens lassen sich im Allgemeinen in 3 Kategorien einteilen. Schauen wir uns jede einzelne davon genauer an.

3 Arten von vertraulichen Informationen

1. Mitarbeiterinformationen:

Die Daten Ihrer Mitarbeiter enthalten eine Menge vertraulicher Informationen, darunter persönliche Identifikationsdaten wie die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters und andere Informationen wie Wohnadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dies sind Informationen, die niemals in die falschen Hände geraten sollten. Sogar das Gesetz schreibt vor, dass bestimmte Mitarbeiterinformationen, einschließlich medizinischer Unterlagen, geschützt werden müssen.

2. Management Informationen

Wahrscheinlich haben Sie auch vertrauliche Informationen, die die Verwaltung Ihres Unternehmens betreffen. Zu den vertraulichen Managementinformationen können Informationen über die Beziehungen zu Mitarbeitern, Untersuchungen über das Fehlverhalten von Mitarbeitern, Kündigungen oder bevorstehende Entlassungen sowie Ihre Arbeitsverträge gehören.

3. Geschäftsinformationen

Vertrauliche Informationen können auch geschäftlicher Natur sein. Sie können geschützte Informationen und andere Informationen wie Geschäftspläne, Herstellungsprozesse und -methoden, Finanzdaten einschließlich Budgets oder sogar Programm- und Datenerstellungsverfahren enthalten.


Die beste Software zum Schutz vertraulicher Informationen

Die oben beschriebenen vertraulichen Informationen müssen um jeden Preis geschützt werden. Die beste Software, um diese Informationen zu schützen, wenn Sie sie im PDF-Format haben, ist PDFelement for Business. Dieses Programm wurde entwickelt, um die Verwaltung von PDF-Dokumenten in jeder Hinsicht zu vereinfachen. Gleichzeitig bietet es Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Informationen in den Dateien zu schützen und vor unbefugten Benutzern zu verbergen.

Sicherheit von Informationssystemen

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Im Folgenden finden Sie einige der Gründe, warum Sie in PDFelement for Business investieren sollten.

  • Sie können damit alle Aspekte des PDF-Dokuments bearbeiten, einschließlich des Textes und der Bilder. Sie können die Seiten auch drehen und bearbeiten.
  • Es ist sehr nützlich, um PDF-Dokumente mit Anmerkungen zu versehen. Sie können Kommentare und Notizen hinzufügen und das Dokument sogar mit einem eigenen Stempel versehen.
  • Sie können das PDF-Dokument auf zahlreiche Arten verschlüsseln, indem Sie Passwörter zum Schutz des Dokuments hinzufügen und sogar Passwörter hinzufügen, um bestimmte Aktionen auf dem Dokument zu beschränken.
  • Das Programm verfügt auch über Schwärzungsfunktionen, mit denen Benutzer bestimmte Teile der Dokumente, die zu vertraulich sind, um sie zu sehen, vollständig schwärzen können.
  • Sie können auch Signaturen erstellen und zu PDF-Dokumenten hinzufügen.

Wie schützt man vertrauliche Informationen in Dokumenten? Installieren Sie zunächst das Programm auf Ihrem Computer und folgen Sie dann diesen einfachen Schritten, um das Dokument mit einem Passwort zu schützen.

Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument

Starten Sie PDFelement und klicken Sie dann auf "Öffnen". So können Sie auf Ihrem Computer nach dem PDF-Dokument suchen, das Sie schützen möchten.

Definition von vertraulichen Informationen

Schritt 2: Fügen Sie ein Passwort für die PDF-Datei hinzu

Um ein Passwort hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü auf "Schützen" und wählen dann "Passwort". Es wird ein Dialogfeld angezeigt. Markieren Sie "Zum Öffnen des Dokuments ein Passwort verlangen". Geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken Sie abschließend auf "OK". Das Dokument wird nun mit einem Passwort geschützt.

Was sind vertrauliche Informationen?

Tipps zum Schutz vertraulicher Informationen

Es gibt mehrere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Dokumente mit vertraulichen Informationen zu schützen, auch wenn sie nicht im PDF-Format vorliegen. Im Folgenden finden Sie nur einige gute Tipps.

  • Vertrauliche Dokumente sollten in verschlossenen Aktenschränken und in Räumen aufbewahrt werden, zu denen nur autorisiertes Personal Zugang hat.
  • Mitarbeiter sollten wissen, dass sie keine vertraulichen Informationen auf ihren Computermonitoren hinterlassen dürfen, wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind
  • Bei Bedarf sollten alle vertraulichen Informationen ordnungsgemäß entsorgt werden. Ein vertrauliches Dokument zum Beispiel wird am besten geschreddert, bevor es weggeworfen wird.
  • Die Mitarbeiter sollten wissen, dass sie vertrauliche Informationen des Unternehmens nicht an öffentlichen Orten besprechen und keine persönlichen E-Mail-Adressen zum Senden und Empfangen vertraulicher Informationen verwenden sollten.
  • Beschränken Sie die Menge an persönlichen Informationen über die Mitarbeiter, die Sie benötigen, auf das Notwendigste. Fragen Sie zum Beispiel nicht nach den Bankdaten, wenn Sie sie nicht benötigen. Das bedeutet weniger Papierkram und weniger vertrauliche Informationen, die Sie sichern müssen.
  • Alle vertraulichen Dokumente, ob in physischer oder elektronischer Form, sollten als vertraulich gekennzeichnet werden. Dies soll Verwirrung darüber vermeiden, welche Informationen vertraulich sind und welche nicht.
  • Investieren Sie in Firewalls und Verschlüsselungssoftware, um Ihre vertraulichen Daten zu schützen.

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Noah Hofer

staff Editor

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