Die 6 besten Systeme zur elektronischen Dokumentenverwaltung

Noah Hofer

2024-12-04 09:42:27 • Abgelegt unter: Business Tipps • Bewährte Lösungen

Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse, wenn es um die elektronische Dokumentenverwaltung geht. Es ist wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, bevor Sie einen Kauf tätigen. Wenn Sie Ihren Bedarf ermittelt haben und bereit sind, das für Sie geeignete elektronische Dateiverwaltungssystem zu finden, hilft Ihnen dieser Artikel dabei, die besten Tools auf dem Markt zu vergleichen. Im Folgenden finden Sie die 6 besten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme (EDMS), die Sie in Betracht ziehen sollten.

Wählen Sie das richtige System zur digitalen Dokumentenverwaltung

1. Zoho Docs

Den Anfang macht Zoho Docs, eine Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung, mit der Sie auch unterwegs arbeiten können. Zoho ist ein zentraler Dokumentenspeicher für alle Dokumente. Mit Zoho können Sie Dateien und Fotos ganz einfach online austauschen. Sie können Das Tool mit einer Testversion für bis zu 25 Benutzer mit einem Limit von 5 GB pro Benutzer nutzen. Und wenn es Ihnen gefällt, können Sie sich für die Premium-Version anmelden. Sie müssen lediglich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort angeben.

Vorteile:

• Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
• Problemlose und kostenlose Integration von Google Apps
• Ausgezeichnete Tools für die Online-Bearbeitung von Dokumenten

Nachteile:

• Der Speicherplatz pro Benutzer könnte für einige Benutzer nicht ausreichen
• Der Preis für die monatliche Nutzungsgebühr kann sich summieren
• Sie müssen sich bei Zoho Writer anmelden, um Zugriff auf den kompletten Editor zu erhalten

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2. Logical Doc

Mit dieser Software kann jedes Unternehmen die Kontrolle über seine elektronischen Dokumentenverwaltungsprozesse gewinnen. Der Schwerpunkt liegt auf der Suche nach Inhalten und der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit diesem Tool zur elektronischen Dokumentenverwaltung können Sie jedes beliebige Dokument innerhalb Ihres Unternehmens erstellen, koordinieren und mitverfassen. Ihre Produktivität wird sich dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der Integration mit Office und Outlook erheblich verbessern.

Vorteile:

• Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es auch Anfängern leicht
• Großartiges Informationsmanagement
• Ausgezeichnetes Support-Team

Nachteile:

• Einige Benutzer möchten, dass der Client mit einem lokalen Verzeichnis im Repository synchronisiert wird
• Kein Telefonsupport, nur E-Mail-Kundensupport
• Beinhaltet viele zusätzliche Käufe, die sich auftürmen und es teurer machen

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3. Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint ist eine großartige Option, wenn Sie Geschäftsdokumente einfach gemeinsam nutzen möchten. Damit können Sie Webseiten für Teams erstellen, die als Mini-Intranets fungieren und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder sogar ganzen Ordnern erheblich erleichtern. Es gibt auch eine Vielzahl kostenloser Apps, die Sie zu Ihrem SharePoint-Konto hinzufügen können, einschließlich Apps zur Verwaltung von E-Mails und Kontakten. Außerdem bietet Ihnen dieses Tool die Möglichkeit, Webseiten neu zu markieren und es gibt keine Beschränkung für die Anzahl der Apps, die Sie verwenden können.

Vorteile:

• Ermöglicht die Online-Bearbeitung von Dokumenten
• Sie können damit mehrere Webseiten für Teams erstellen und Apps hinzufügen, um die gemeinsame Nutzung zu erleichtern.

Nachteile:

• Es verfügt über viele Funktionen, die die Ersteinrichtung überwältigend machen können

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4. M-Files DMS

Wenn Sie nach einer einfachen, aber effektiven Möglichkeit suchen, Ihre elektronischen Dokumente zu verwalten, ist M-Files wahrscheinlich das beste Tool für diese Aufgabe. Es automatisiert die meisten elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme, damit Sie Zeit sparen und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern können. Sie erhalten außerdem die einzigartige Möglichkeit, zu verfolgen, an welchen Dateien gerade gearbeitet wird und sogar jede Änderung an einer bestimmten Datei zu verfolgen.

Vorteile:

• Damit können Sie von jedem internetfähigen Gerät, einschließlich Smartphones und Tablets, auf Dokumente zugreifen.
• Es ermöglicht Benutzern, Änderungen an Dateien in Echtzeit zu verfolgen

Nachteile:

• Für die Nutzung ist ein Download erforderlich. Es fehlt also der Komfort eines Dokumentenverwaltungssystems, auf das online zugegriffen werden kann.

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5. Ascensio System OnlyOffice

Wenn Sie auf der Suche nach einem elektronischen Dokumentenmanagement-System sind, das auch als Projektmanager fungiert, könnte Ascensio System OnlyOffice die richtige Wahl für Sie sein. Auf den ersten Blick ähnelt es Google Drive, bietet aber viel mehr als nur Dateifreigabe und Funktionen für Online-Dokumente und Zusammenarbeit. Es erleichtert Ihnen auch die Verwaltung ganzer Projekte, indem es die Integration von E-Mails und Kalendern und sogar eine eigene URL für Ihr Konto ermöglicht. Trotz all dieser großartigen Funktionen ist es immer noch einfach und leicht zu bedienen und noch einfacher einzurichten.

Vorteile:

• Es ist mit vielen Cloud-Diensten kompatibel, was das Speichern und Teilen unglaublich einfach macht.
• Es verfügt über Funktionen zur Aufgabenverwaltung, die es zu einem One-Stop-Shop für alle Ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung machen

Nachteile:

• Der verfügbare Cloud-Speicherplatz ist im Vergleich zu anderen ähnlichen Tools relativ klein.

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6. Evernote Business

Sind Sie auf der Suche nach einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem, das auch für Brainstorming-Sitzungen geeignet ist? Mit Evernote Business sind Sie bestens versorgt. Die meisten Menschen denken bei Evernote an eine einfache Software für Notizen, aber das Programm wurde kürzlich um Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit erweitert, die es mit den besten Tools der Branche aufnehmen können. Sie können damit Brainstorming-Sitzungen auf viele Arten festhalten, einschließlich eingebetteter Dokumente, Audiodateien, Bilder und vieles mehr. Evernote bietet viele großartige Tools für kleine Unternehmen, die ihre Gedanken auch dann teilen möchten, wenn sie nicht im Büro sind. Es wird mit iOS- und Android-Apps geliefert, die die Zusammenarbeit aus der Ferne viel bequemer machen.

Vorteile:

• Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Benutzer, die Evernote gleichzeitig nutzen können.
• Es bietet vollständigen Online- und mobilen Zugang dank der Tatsache, dass es mobile Apps hat

Nachteile:

• Die Bearbeitung von Dokumenten kann nur über die Desktop-App erfolgen.

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Wir stellen vor: PDFelement - die Komplettlösung für Ihre Anforderungen an die elektronische Dokumentenverwaltung

Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Umstellung auf papierloses Arbeiten sind elektronische Dokumentenmanagementsysteme wichtig geworden, da sie die einfache Erstellung, Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente ermöglichen. Der am weitesten verbreitete digitale Dateityp ist PDF.

Aber selbst die besten Tools für elektronische Verwaltungssysteme haben ihre Grenzen, wenn sie mit PDF arbeiten, denn das Format wurde nicht für die einfache Bearbeitung oder gemeinsame Arbeit entwickelt.

PDFelement hilft Ihnen, diese Einschränkungen zu überwinden. Dieses Programm ist die Komplettlösung für die Arbeit mit PDF-Dokumenten. Es ermöglicht die Bearbeitung und das flexible Arbeiten mit Daten, digitalen Formularen und Formularfeldern und bietet Funktionen für die sichere Zusammenarbeit (einschließlich einfachem Kommentieren und Schwärzen) und die sichere Freigabe.

Die Stapelkonvertierung von Dateien in das PDF-Format und die Extraktion von Daten aus mehreren Dokumenten auf einmal bedeutet, dass der Zeitaufwand für die Verwaltung wichtiger elektronischer Dokumente erheblich reduziert wird. PDFelement ist das Programm, das Ihre Software für die elektronische Dokumentenverwaltung erheblich unterstützt.

5 Lösungen, die PDFelement zur Verbesserung Ihres elektronischen Dokumentenmanagementsystems anbietet

1. Standardisieren Sie Dokumente im PDF-Format für eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Teams

Wenn Sie viele verschiedene Teams haben, die mit unterschiedlichen Dateitypen in verschiedenen Programmen arbeiten, wird die Produktivität oft beeinträchtigt, weil sich alle Dateitypen unterschiedlich verhalten. PDFelement bietet eine schnelle und einfache Lösung zur Umwandlung vieler verschiedener Dateiformate in PDF-Dateien nach Industriestandard, die von mehreren Teams gemeinsam genutzt werden können. Unterstützte Dateiformate sind Word, Excel, PPT, HTML, EPUB und RTF.

Dokumente können mit einem Stapelkonvertierungsprozess in PDF konvertiert werden, was wiederum viel Zeit bei der Erstellung standardisierter Prozesse für eine effektivere elektronische Dokumentenverwaltung spart. Das ist etwas, was herkömmliche Software-Tools für die elektronische Dokumentenverwaltung allein nicht bieten können.

2. Einfache Bearbeitung von PDF-Dateien

PDF-Dateien wurden nie erstellt, um bearbeitet und angepasst zu werden, aber da sie in den letzten Jahren zum Standardformat für Geschäftsdokumente geworden sind, sind nicht bearbeitbare PDFs zu einer Herausforderung geworden. Frühere Lösungen für die Bearbeitung von PDF-Dateien waren kompliziert und kostspielig, aber PDFelement hat sich zur besten Lösung für die Bearbeitung von PDF-Dateien entwickelt und eine Software geschaffen, die genauso funktioniert wie alle guten Textverarbeitungsprogramme.

Bearbeiten Sie vorhandene und neue PDF-Dokumente und fügen Sie Text hinzu. Fügen Sie Bilder und Symbole ein, um unterschiedliche Dokumente zu erstellen. Sie können diese Bearbeitungen genauso einfach vornehmen wie mit Microsoft Word und PDFelement verfügt über alle Funktionen, die Word bietet, aber für PDF-Dateien. Erstellen, bearbeiten und verwalten Sie den Inhalt von PDF-Dokumenten auf eine Art und Weise, die Sie mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem nicht erreichen können.

3. Automatisches Extrahieren von Daten aus Dokumenten

Wenn Sie Ihren Dokumenten-Workflow standardisieren, werden Sie feststellen, dass Sie wichtige Daten aus Dateien in neue Dokumente und Systeme übertragen müssen. In der Vergangenheit war dazu eine manuelle Dateneingabe erforderlich, die Zeit und Ressourcen vergeudete.

Die automatische Datenextraktionsfunktion von PDFelement extrahiert Daten schnell in ein analysefähiges Format. Mehrere Dateien können in Stapeln verarbeitet werden, um den Arbeitsaufwand für die Eingabe von Daten in neue Programme weiter zu reduzieren. Mit vollständig anpassbaren Datenfeldern bietet PDFelement auch die volle Kontrolle darüber, welche Daten extrahiert werden können.

4. Einfache, effektive und bearbeitbare Formulare

Alle Unternehmen benötigen Formulare in irgendeiner Form. Die Erstellung dieser Formulare erforderte jedoch oft spezielle Softwarekenntnisse und Designfähigkeiten, um markengerechte, interaktive Formulare zu erstellen. PDFelement bietet eine weitere einfache Lösung, die die Arbeit mit Formularen wesentlich bequemer macht.

Mit den Bearbeitungstools von PDFelement können Sie mühelos interaktive, digital ausfüllbare Formulare für alle Gelegenheiten erstellen. Mit der einfachen Drag & Drop-Funktionalität können Sie Elemente wie digitale Unterschriftsfelder, Formularfelder, Schaltflächen, Kontrollkästchen und Kombinationen aus allen Elementen hinzufügen, um brauchbare interaktive Formulare zu erstellen. Diese Funktion ist von großem Nutzen für die elektronische Dokumentenverwaltung.

5. Schützen Sie Ihre sensiblen Dateien mit Passwörtern

Viele Geschäftsdokumente enthalten sensible Informationen, die geschützt werden müssen. Oft ist es notwendig, ganze Dokumente oder Teile von Dokumenten mit einem Passwort zu schützen, damit nur bestimmte vertrauenswürdige Personen auf die Informationen zugreifen können. Elektronische Dokumentenmanagement-Lösungen bieten nicht immer eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen. Aber PDFelement tut es.

Es ist ganz einfach, Dokumente (oder Stapel von Dokumenten) mit vollständig verschlüsselten Passwörtern zu versehen, so dass Sie schützen können, wer auf diese Dateien zugreifen und sie öffnen kann. Mit der Möglichkeit, Kennwörter und Kennwortkontrollen für mehrere Dokumente gleichzeitig hinzuzufügen, zu ändern und zu verwalten, verfügt PDFelement über umfassende, flexible Sicherheitsfunktionen. Verwalten Sie Ihre sensiblen Dokumente effektiv mit PDFelelment.

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Noah Hofer

staff Editor

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