Die 5 besten Dateiverwaltungssoftwares 2022

Noah Hofer

2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions

Dateiverwaltungssoftware bietet die Funktionen zum Organisieren, Bearbeiten, Verwalten und Verfolgen des Arbeitsablaufs von Dateien in Ihrem Unternehmen. Sie können Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Kommentare von relevanten Parteien zu einem bestimmten Dokument einzuholen. Dateiverwaltungssoftware trägt auch dazu bei, relevante Dokumente in Ihrem Unternehmen zu erfassen, während Benutzer auch digitale Ablagesoftware verwenden können, um alle elektronischen Dateien in einem Unternehmen zu verwalten. Mit einfachen Worten: Jedes Unternehmen benötigt eine effiziente Dateiverwaltungssoftware, um einen reibungslosen Ablauf und eine höhere Produktivität zu gewährleisten. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Artikel die 5 besten Dateiverwaltungsprogramme vor.

Die 5 besten Dateiverwaltungsprogramme

1. eFileCabinet

eFileCabinet ist eine hervorragende Wahl für die Dateiverwaltung in kleinen und mittleren Unternehmen. Das Programm bietet verschiedene Funktionen wie Scannen, Markieren, Workflow und Cloud-Speicher. Die Funktionen sind recht einfach zu bedienen und für jeden Benutzer robust genug. Es verfügt über unbegrenzten Speicherplatz, einen automatischen Cloud-Backup-Service und eine riesige Vorlagenbibliothek. Es bietet verschiedene Versionen seiner Anwendungen sowohl für serverseitige als auch für gehostete Dateiverwaltungssoftware.

Die Dateiverwaltungssoftware wird mit mehreren Verwaltungstools geliefert. Mit Hilfe dieser Tools können Administratoren eine Reihe von Berechtigungen für die Mitarbeiter festlegen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter damit beauftragt werden, einzelne Mitarbeiter am Löschen von Dokumenten zu hindern. DMS-Funktionen helfen Ihnen auch bei der Verwaltung von Änderungen an wichtigen Dateien. Das Tool unterstützt Word, Excel, PDF, PowerPoint und QuickBooks.

Vorteile:

Sie verfügt über eine Aufbewahrungsfrist, die es Benutzern ermöglicht, abgelaufene Dateien zu speichern oder zu löschen.
Sie verfügt über eine leistungsstarke OCR, die Dokumente durchsuchbar macht.

Nachteile:

Aufgrund der vielen Funktionen kann die Anzahl der Optionen ein wenig überwältigend sein, um sie zu verstehen

2. M-Files

M-Files ist eine einzigartige Software zur Dateiverwaltung, die die Produktivität von Unternehmen durch die Organisation und Verwaltung aller elektronischen Dokumente steigert. Sie verfügt über eine Checkout-Funktion, mit der Sie jedes Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, sowie die Änderungen an einem Dokument verfolgen können.

Es handelt sich um eine einfach zu implementierende Software, mit der Sie die Dokumente Ihres Unternehmens erstellen, überarbeiten, organisieren, gemeinsam nutzen und kontrollieren können. M-Files ist für Windows- und Mac-Computer verfügbar und auch mit Android- und iOS-Geräten kompatibel, so dass Sie sie bequem von zu Hause aus nutzen können. Weitere Funktionen dieser Software sind das Scannen, Bearbeiten, Speichern von Dokumenten in der Datenbank und viele andere.

Vorteile:

Sie können über jedes internetfähige Gerät, einschließlich iOS- und Android-Tablets und -Telefone, auf die Dokumente zugreifen.

Nachteile:

Sie müssen M-Files auf Ihren Computer herunterladen und installieren. Das ist nicht so praktisch wie ein Programm, auf das Sie online zugreifen und es verwenden.

3. PDFelement for Business

Mit PDFelement for Business können Sie mühelos professionelle PDF-Dateien erstellen, konvertieren, zusammenarbeiten, bearbeiten und signieren, ganz zu schweigen von der interaktiven Dokumentenverarbeitung, die es Ihnen bietet. Mit dem Tool kann das Unternehmen verschiedene PDF-Dateien erstellen, indem es andere Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint konvertiert.

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Das Tool kann auch gescannte Dateien in bearbeitbare und durchsuchbare PDF-Dateien für Geschäftszwecke umwandeln. Außerdem verfügt es über eine sehr gute OCR-Funktion, die Bilder und Texte in einer PDF-Datei mit Hilfe von 20 unterstützten Sprachen erkennt. Die Software unterstützt auch die Kombination verschiedener PDF-Dateien in einem Dokument. Darüber hinaus kann ein Unternehmen mehrere Dateien aus einer großen PDF-Datei aufteilen und für verschiedene Zwecke getrennt speichern. Das Tool fördert auch die Sicherheit professioneller Dokumente, indem es das Hinzufügen von verschlüsselten Passwörtern zum Schutz des Dokuments ermöglicht.

4. Dokmee

Dokmee ist eine Dateiverwaltungssoftware, die Ihnen hilft, Zeit und Energie zu sparen, indem sie Ihnen eine Reihe von Tools zur Dokumentendarstellung und -verfolgung zur Verfügung stellt, mit denen Sie wichtige elektronische Dateien in Ihrem Unternehmen organisieren können. Sie bietet viele Desktop- und Webseiten-Konfigurationen zu unterschiedlichen Preisen.

Die Dateisoftware verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche und einzigartige Aufnahme- und Bearbeitungstools. Das Programm lässt sich mit Bürosoftware, Scannern, E-Mail-Programmen und mobilen Geräten integrieren. Die Software funktioniert mit den meisten Scannern und Sie können Dateien aus Ihrem Textverarbeitungs- und E-Mail-Programm importieren. Außerdem können Sie Metadaten, Tags und andere Sortierinformationen zu jeder gescannten oder in Dokmee Professional importierten Datei hinzufügen. Sie können PDF-Dateien konvertieren und mit Dokmee PDF-Dateien zusammenführen und teilen.

Vorteile:

Sie können über jedes internetfähige Gerät, einschließlich iOS- und Android-Tablets und -Telefone, auf die Dokumente zugreifen.

Nachteile:

Sie müssen M-Files auf Ihren Computer herunterladen und installieren. Das ist nicht so praktisch wie ein Programm, auf das Sie online zugreifen und es verwenden.

5. PinPoint

Pinpoint ist eine sehr leistungsstarke Dateiverwaltungssoftware, die Sie von Ihrem Server oder einem Cloud-Rechenzentrum aus betreiben können. Sie legt Dokumente automatisch ab und funktioniert mit Macs, PCs und mobilen Geräten. Das Einrichten und die Installation der Software sind sehr einfach. Das Programm speichert nicht nur die Originaldatei, sondern erstellt auch eine anzeigbare PDF-Datei für die autorisierten Benutzer und Mitarbeiter und andere Beteiligte können ihr Feedback oder ihre Kommentare zu dem Dokument hinzufügen.

Vorteile:

Die wichtigsten Personen können die wichtigsten Dokumente des Unternehmens bearbeiten oder Feedback dazu geben.
PinPoint legt Dokumente automatisch ab, ohne dass ein Eingreifen erforderlich ist.

Nachteile: