GDPR-Datenschutzbestimmungen mit PDF-Dokumenten erfüllen

Noah Hofer

2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions

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Am 25. Mai 2018 tritt die EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR), das erste globale Datenschutzgesetz, in Kraft. Was bedeutet DSGVO für den Datenschutz? Die Einhaltung der DSGVO gilt für Unternehmen in der EU sowie in Kanada und den Vereinigten Staaten, die mit den personenbezogenen Daten von EU-Bürgern arbeiten.

Verstehen Sie den GDPR-Datenschutz?

Mit den neuen Verpflichtungen der EU-DSGVO für den Umgang mit Daten, die Sicherung von Informationen und die Erhöhung der Transparenz zwischen Unternehmen und betroffenen Personen müssen IT-Teams überall damit beginnen (wenn sie nicht bereits damit begonnen haben), ihre Sicherheit grundlegend zu überdenken. Um DSGVO-konform zu werden, geht es jedoch nicht nur um die Infrastruktur und die Cybersicherheit an Ihrem Perimeter oder auf Ihren Workstations. Da so viele personenbezogene Daten in Dokumenten gespeichert sind, wird sich die DSGVO auch auf die Art und Weise auswirken, wie Sie Dateien aller Art speichern und bearbeiten, von Formularen bis hin zu gescannten Rechnungen.

Die DSGVO wird:

• Änderung der Definition des Begriffs "persönliche Daten" - er umfasst nun auch genetische, geistige, kulturelle, wirtschaftliche oder soziale Informationen.
• Erzwingt strengere Regeln für die Einholung der Zustimmung zur Verwendung persönlicher Daten - dazu gehört die Verwendung einer einfachen Sprache und eine klare Aussage darüber, wie die Informationen verwendet werden sollen.
• Verlangt von öffentlichen Behörden, die personenbezogene Daten verarbeiten, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu ernennen
• Einführung von obligatorischen Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIAs)
• Harmonisierung der Gesetze zur Meldung von Datenschutzverletzungen
• Einführung des Rechts auf Vergessenwerden und Begrenzung der Zeitspanne, die eine Organisation persönliche Daten aufbewahren darf
• Plus, mehr

Herausforderungen der bestehenden Ansätze für Dokumente

Die meisten Unternehmen verwenden derzeit eine Mischung aus gedruckten und digitalen Dokumenten (z.B. Microsoft Office- und PDF-Dateien), um ihre Arbeit zu unterstützen.  Die bestehenden Prozesse lassen jedoch personenbezogene Daten ungeschützt und selbst wenn Ihre Prozesse den Richtlinien der EU-DSGVO entsprechen, ist die Einhaltung der Vorschriften mit hohen Kosten verbunden.

Speicherung von Dokumenten

Alle personenbezogenen Daten, die Sie in gedruckten oder digitalen Dokumenten speichern, unterliegen der DSGVO. In der Regel werden Dateien in verschiedenen Formaten gespeichert, darunter:

• Bearbeitbare Dokumente (z.B. Microsoft Word-Dateien), die unsicher sind und leicht bearbeitet werden können
• Unverschlüsselte PDF-Dateien ohne Zugriffskontrolle

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Bei der internen Zusammenarbeit werden Dokumente in großem Umfang gemeinsam genutzt - oft über mehrere Standorte hinweg - mit wenig oder gar keiner Verantwortlichkeit der Benutzer. Darüber hinaus geben viele Unternehmen ganze Dokumente weiter, auch wenn nur ein Teil des Dokuments für die Bearbeitung wirklich relevant ist.

In der Zwischenzeit hat der zunehmende Austausch von Daten über E-Mail und Cloud-Dienste das Risiko von Datenlecks dramatisch erhöht. Menschliches Versagen ist für einen großen Teil der Datenschutzverletzungen verantwortlich und die meisten Dokumente können von jedem geöffnet werden, der Zugang zu der Datei hat.

Wie PDFelement Ihnen bei der Durchführung dieser Schritte helfen kann:

Schritt 1. Konvertierung aller Office-Dateitypen in PDFs

Ein wichtiger erster Schritt zur Einhaltung der DSGVO ist es, Dokumente nicht mehr in Papierform, sondern in digitalen Büroakten zu speichern. Mit PDFelement können Sie PDF-Dateien im Industriestandard erstellen, die mit allen PDF-Viewern auf praktisch jedem Gerät kompatibel sind.

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• PDF-Erstellung im Stapelverfahren aus über 300 Dateiformaten
• Drucken in PDF aus fast jeder Anwendung

Schritt 2. Daten Redigierung

Mit der Datenredigierung können Unternehmen sensible oder identifizierende Daten entfernen, ohne den gesamten Datensatz zu löschen. Das macht den Prozess einfacher und weniger invasiv.

Schritt 3. Verschlüsselung und Passwortschutz

Verschlüsseln Sie Dokumente mit 128-Bit- oder 256-Bit-AES-Verschlüsselungsstufen und Berechtigungseinstellungen, um das Anzeigen, Drucken und Ändern von Dateien zu kontrollieren.

Schritt 4. Konvertieren Sie gescannte Dokumente in bearbeitbare PDF-Dateien

Ein papierloses Büro ist für viele Menschen schon lange ein Traum. Konvertieren Sie Papierdokumente im Handumdrehen in durchsuchbare und bearbeitbare PDF-Dateien, die Sie organisieren, weitergeben und schützen können.

• Papier im Stapelverfahren in das PDF-Format scannen

Schritt 5. Archivierung

PDF/A ist eine ISO-standardisierte Version des Portable Document Format (PDF), die speziell für die Archivierung und langfristige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit dieser wichtigen Gesetzgebung zum Schutz der Privatsphäre auf dem Laufenden bleiben, indem Sie PDFelement nutzen, um Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen!

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Noah Hofer

staff Editor

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