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Wie man PDF Dateien für eine besser Verwendung verwaltet

2021-11-12 09:28:20 • Filed to: PDFelement How-Tos • Proven solutions

PDFs werden in unserem täglichen Leben verwendet und oft stapeln sich diese in unseren Computern, aufgrund der regelmäßigen Nutzung. Wir sollten lernen, wie man PDFs verwaltet, so dass wir diese ganz einfach wiederfinden und Platz sparen können.


Teil 1. Warum sollten wir PDFs verwalten?

PDF ist eines der bequemsten Dateiformate, welche wir in unserem täglichen Leben verwenden. Wir verwenden PDF Dateien jeden Tag, um Diagramme, Berichte, Aufgaben zu erstellen oder Dokumente, Bücher, etc. zu speichern. Und da die Arbeit von zu Hause aus von Tag zu Tag beliebter wird, hat die Verwendung von PDFs rapide zugenommen. Wir tauschen täglich unzählige PDF-Dateien mit unseren Lehrern, Kollegen und Kunden aus.

Mit der häufigen Verwendung von PDF-Dateien steigt auch die Anzahl der Dateien und es kommt der Zeitpunkt, an dem man den Inhalt einer bestimmten Datei nicht mehr herausfinden kann. Daher kann es schwierig sein, die benötigte PDF-Datei zu finden. Deshalb ist es wichtig, PDFs ordentlich zu verwalten, damit man sie leicht wiederfindet.

Es gibt auch das Problem des Speichers. Einige PDF-Dateien sind möglicherweise zu groß, um sie per E-Mail oder WhatsApp zu versenden. Außerdem kann es schwierig sein, große PDF-Dateien auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud zu speichern. Sie sollten also auch lernen, wie Sie Ihre PDF-Dateien verkleinern und optimieren können, damit sie nicht zu viel Platz verbrauchen.


Teil 2. Wie können Sie Ihre PDFs ordentlich verwalten?

Methode 1. Integrieren Sie die fragmentierten PDF-Dokumente

Ihr Computer kann viele Aufgaben mit ähnlichen Themen oder Berichte ähnlicher Art enthalten. Sie haben ein ebook aus dem Internet heruntergeladen, aber Sie mussten jedes Kapitel einzeln herunterladen. In solchen Fällen kann Ihr Dateiexplorer unübersichtlich aussehen und es kann Ihnen schwer fallen, die benötigte Datei zu finden. Der beste Weg, dieses Problem zu lösen, ist das Zusammenführen Ihrer PDF-Dateien. Wenn Sie PDF-Dateien mit ähnlichem Inhalt in einer einzigen Datei zusammenführen, verringert sich das Durcheinander in Ihrem Datei-Explorer und Sie können problemlos durch alle Dateien navigieren.

Wondershare PDFelement ist ein leistungsstarkes und einfach zu bedienendes Tool, mit dem Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenführen können. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie dies tun können:

Wenn Sie die Dateien an verschiedenen Orten haben

Schritt 1: Installieren Sie Wondershare PDFElement und öffnen Sie es. Klicken Sie in der Startansicht auf die Option PDF kombinieren.

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pdf kombinieren

Schritt 2: Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Sie können die gewünschten Dateien entweder per Drag & Drop ziehen oder aus dem Verzeichnis auswählen.

Schritt 3: Im unteren Teil des Pop-up-Fensters können Sie das Speicherverzeichnis für die neu kombinierte PDF-Datei auswählen. Nachdem Sie den gewünschten Speicherort ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Es wird eine Datei mit dem Namen Kombiniert geöffnet, die das zusammengeführte PDF enthält.

Wenn Sie die Dateien an einem einzigen Ort haben

Wenn Sie alle Dateien, die Sie zusammenführen möchten, an einem einzigen Ort haben, wird der Vorgang noch einfacher.

Schritt 1: Wählen Sie die Dateien, die Sie zusammenführen möchten, im Datei-Explorer aus.

Dateien kombinieren

Schritt 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Zu PDF kombinieren. PDFElement wird geöffnet und Sie können auf Weiter klicken, um die beiden Dateien zu einer einzigen zusammenzuführen.

Wenn Sie bestimmte Seiten zusammenführen möchten

Sie können dieses Verfahren zum Zusammenführen von PDFs verwenden, wenn Sie nur einige bestimmte Seiten eines PDFs mit einem anderen zusammenführen möchten.

Schritt 1: Öffnen Sie die Datei, die Sie als Ganzes behalten wollen.

Schritt 2: Gehen Sie auf die Registerkarte Seite in der Menüleiste. Klicken Sie auf Einfügen>Aus PDF. Wählen Sie im Pop-up-Fenster die PDF-Datei aus, die Sie zusammenführen möchten.

Schritt 3: Es öffnet sich ein weiteres Pop-up-Fenster, in dem Sie einige Parameter einstellen können, z.B. den Bereich, die Seitenzahl, ob sie vor oder nach der ersten PDF-Datei platziert werden sollen, etc. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Schritt 4: Sie können einige Feineinstellungen vornehmen, z.B. das Verschieben von Seiten. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei.

Methode 2. Extrahieren Sie die benötigten Inhalte

Das Extrahieren des Inhalts einer PDF-Datei ist eine gute Möglichkeit, diese zu verwalten, da Sie diese Inhalte jederzeit bearbeiten können. Außerdem können Sie jeden Text oder jedes Bild aus einer Datei kopieren und in eine andere Datei einfügen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Inhalt einer PDF-Datei extrahieren können.

Schritt 1: Öffnen Sie PDFElement und wählen Sie die PDF-Datei aus, aus der Sie den Text extrahieren möchten.

daten extrahieren

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten in der Menüleiste. Direkt unter der Leiste sehen Sie auf der rechten Seite des Fensters ein Bearbeitungssymbol.

Jetzt können Sie den Text in der PDF-Datei bearbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie den Text sogar kopieren und in eine andere PDF-Datei einfügen. Speichern Sie die PDF-Datei anschließend an dem von Ihnen gewünschten Ort.

Inhalte aus Bildern extrahieren

Es gibt einige PDF-Dateien, bei denen der gesamte Inhalt aus Bildern besteht, insbesondere wenn Sie ein Dokument scannen und in eine PDF-Datei konvertieren. In solchen Fällen funktionieren die üblichen PDF-Editoren nicht. Wondershare PDFElement verfügt über eine Funktion namens OCR, mit der Sie den Text in den Bildern auch im PDF extrahieren können. Ist das nicht cool?

Um OCR zu verwenden, müssen Sie einige Dateien innerhalb des PDFElements herunterladen. Wenn Sie eine PDF-Datei hochladen und zum ersten Mal auf OCR klicken, werden Sie aufgefordert, die erforderlichen Dateien herunterzuladen. Alles, was Sie brauchen, ist eine aktive Internetverbindung. Sie müssen die Dateien nur einmal herunterladen.

Hier sind die Schritte, mit denen Sie den Inhalt eines Bildes mit OCR extrahieren können.

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF-Datei, die das Bild enthält.

Schritt 2: Das Programm erkennt, ob es sich bei dem von Ihnen geöffneten Dokument um ein gescanntes Dokument handelt und zeigt Ihnen eine entsprechende Meldung an. Klicken Sie auf OCR durchführen, wählen Sie die Sprache aus und klicken Sie auf OK. Wenn die Meldung nicht angezeigt wird oder Sie kein gescanntes Dokument hochgeladen haben, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

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ocr durchführen

Schritt 3: Gehen Sie auf die Registerkarte Tool in der Menüleiste. Klicken Sie auf OCR durchführen. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Sprache auswählen müssen. Standardmäßig ist sie auf Englisch eingestellt, aber Sie können sie ändern.

Schritt 4: Sie erhalten eine zusätzliche Option zur Auswahl der Seiten, auf denen Sie die OCR durchführen möchten. Klicken Sie anschließend auf OK. Die OCR der PDF-Datei kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es sich um eine große Datei handelt.

Schritt 5: Sie können nun den Inhalt der textbasierten PDF-Datei bearbeiten. Wenn Sie Zugang zu den besseren Tools eines Texteditors wie MS Word haben möchten, können Sie das Dokument in das .docx-Format konvertieren und es dann überall bearbeiten.

Methode 3. PDF-Dateien verkleinern

Eine große PDF-Datei kann ein Problem darstellen, vor allem wenn Sie sie in die Cloud hochladen oder über Plattformen wie WhatsApp an jemanden versenden. In solchen Fällen müssen Sie PDFs verkleinern, damit die Größe kein Problem mehr darstellt. Sie können drei Dinge tun, um PDFs zu verkleinern - überflüssige Bereiche entfernen, die Bilder optimieren und das Dokument komprimieren. Schauen wir uns einmal an, wie wir jedes dieser Ziele erreichen können.

Redundanten Bereich ausschneiden

Wenn Sie die weißen Teile einer Seite ausschneiden oder den unerwünschten Inhalt einer PDF-Datei beschneiden können, können Sie die Größe der PDF-Datei erheblich reduzieren. Sie können die Zuschneide-Funktion von Wondershare PDFElement verwenden, um alle unerwünschten Bereiche jeder Seite auszuschneiden. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie zuschneiden möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten in der Menüleiste. Klicken Sie auf das Symbol Zuschneiden, das sich direkt darunter befindet.

zuschneiden

Schritt 3: In dem daraufhin angezeigten Popup-Fenster können Sie auswählen, wie groß der Teil der Seite sein soll, den Sie zuschneiden möchten. Geben Sie die Seitenzahl in das Textfeld Bereich ein. Verwenden Sie das Auswahlfeld oder geben Sie die Werte ein, um die unerwünschten Teile jeder Seite auszuschneiden.

Schritt 4: Drücken Sie OK, um den überflüssigen Bereich auszuschneiden. Vergessen Sie nicht, die Datei anschließend zu speichern.

Optimieren rekonstituierter Bilder

Die in PDFs enthaltenen Bilder sind dafür verantwortlich, dass die Größe der PDFs stark zunimmt. Außerdem werden in manchen Fällen einige Bilder mehrfach kopiert. Wenn wir diese Bilder optimieren oder die unerwünschten löschen können, können wir PDFs um einiges verkleinern.

Der Prozess der Optimierung rekonstituierter Bilder ist wirklich einfach. Öffnen Sie das PDF in Wondershare PDFElement. Gehen Sie auf die Registerkarte Bearbeiten und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten unterhalb der Menüleiste. Jetzt können Sie die Größe der Bilder ändern oder die unerwünschten Bilder löschen.

Sie können den OCR-Modus auch verwenden, um Bilder in bildbasierten Dokumenten oder gescannten PDF-Dateien zu optimieren.

Dokumentinhalt komprimieren

Wenn Sie die überflüssigen Teile ausgeschnitten und die Bilder optimiert haben, die Datei aber immer noch zu groß ist, können Sie das gesamte Dokument komprimieren. Glücklicherweise verfügt PDFElement über drei verschiedene Komprimierungsstufen, von denen Sie eine auswählen können. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie komprimieren möchten.

Schritt 2: Gehen Sie auf die Registerkarte Tool in der Menüleiste. Klicken Sie auf Optimieren.

optimieren

Schritt 3: Wählen Sie im nächsten Fenster aus, wie stark Sie komprimieren möchten. Es gibt drei Optionen - niedrig, mittel und hoch. Die endgültige Größe des Dokuments wird ebenfalls in diesem Fenster angezeigt. Wählen Sie die für Sie geeignete aus und drücken Sie auf Optimieren.

Schritt 4: Wählen Sie den Ort, an dem Sie die komprimierte Datei speichern möchten.

Abschließende Worte

Und das war's. Jetzt wissen Sie, wie Sie PDFs mit Wondershare PDFElement einfach verwalten können. Dies erspart Ihnen eine Menge Ärger, da Sie nun Ihre Dokumente leicht finden und Dateien speichern können, ohne sich über Größenbeschränkungen Gedanken zu machen. Es gibt einige andere Alternativen, die diese Dienste leisten können, aber PDFElement hat alle diese Tools in einem Programm und die meisten von ihnen sind einfach zu benutzen und kostenlos. Probieren Sie es aus und verwalten Sie alle Ihre PDFs wie ein Profi.

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Noah Hofer

staff Editor

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