Wie man elektronische Papierarchive realisiert
2024-04-12 16:06:52 • Abgelegt unter: PDFelement How-Tos • Bewährte Lösungen
Da wir heute in einer Zeit leben, in der alles digitalisiert wird, ist der Gebrauch von physischen Zeitungen sehr selten geworden. Die Menschen sind ständig unterwegs und ehrlich gesagt hat niemand genügend Zeit, um an einem Ort zu sitzen und etwas aufmerksam zu lesen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Papiere aus der Hand lesen können.
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Teil 1. Was sind die Probleme im Prozess der Dateielektronisierung?
Die Mehrheit der Bevölkerung auf der ganzen Welt nutzt PDF-Dokumente für berufliche Zwecke. Diejenigen Organisationen, die digitale Medien zur Speicherung ihrer Dateien verwenden wollen, stehen vor dem Problem, diese zu erstellen und langfristig zu bewahren und die Auswirkungen des Projekts zu berücksichtigen, um die Informationen benutzerfreundlich zu gestalten. Das Alter und die Qualität der Rohdaten sind notwendige Faktoren, um den Aufwand zu ermitteln, der zur Erreichung des Ziels der Bewahrung erforderlich ist.
1. Kosten
Der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten oder Papieren umfasst in erster Linie das Scannen. Jede Seite muss ordnungsgemäß gescannt werden, so dass alles auf der Seite deutlich zu erkennen ist. Die Dateien müssen gründlich gescannt und dann in ein PDF-Format umgewandelt werden. Dieses Scannen, wenn es in größerem Umfang durchgeführt wird, würde hohe Gesamtkosten verursachen. Wenn Sie es selbst mit einer Anwendung machen, kann es sogar kostenlos sein.
2. Kompatibilität
Nicht alle Arten von digitalisierten Dateien sind immer mit jedem elektronischen Gerät kompatibel. Manche Handys oder Tablets können beispielsweise keine docx-Dateien öffnen, wenn sie nicht eine entsprechende App installiert haben. Aus diesem Grund ist die Kompatibilität nur dann hoch, wenn das Papier in ein PDF-Dokument digitalisiert wird.
PDF-Dateien sind auf den meisten Android- und iOS-Geräten leichter lesbar. Sie sind auch nicht leicht bearbeitbar, so dass keine Gefahr besteht, dass Informationen geändert werden.
3. Abrufen und archivieren
Wenn eine große Anzahl von PDF-Dateien erstellt wird, ist es einfacher, sie zu verwalten, da sie sehr wenig Speicherplatz benötigen und elektronisch gespeichert werden können. Wenn es um das Archivieren und Wiederauffinden von physischen Papieren geht, bräuchte man Reihen und Spalten von Regalen, um Papiere von vor Hunderten von Jahren aufzubewahren.
In digitaler Form könnte man jedoch nach Jahr und Datum getrennte Dateien anlegen und die jeweiligen Papiere in dem angegebenen Ordner speichern. Dieses Verfahren macht es viel einfacher und schneller, eine benötigte Datei abzurufen. Dadurch wird die Dateiverwaltung wesentlich einfacher.
Teil 2. Umwandlung von Papierarchiven in elektronische Dateien
Die Digitalisierung von Papierarchiven kann ein mühsamer und zeitraubender Prozess sein. Aber mit etwas Geduld und harter Arbeit können alle Ihre Akten in wenigen Stunden oder Tagen digitalisiert werden, je nachdem, wie viele Dateien es sind.
1. Papierdaten ordnen
Als Erstes müssen Sie Ihre Dateien organisieren. Alle Papiere dieser speziellen Akte sollten in der richtigen Reihenfolge aufbewahrt werden, damit es beim Scannen nicht zu Problemen kommt. Außerdem sollten auch alle anderen Dateien in eine gewisse Ordnung gebracht werden. Sei es in chronologischer oder alphabetischer Reihenfolge. Dieser Prozess wird dazu beitragen, den Scanvorgang bei der Digitalisierung Ihres Dokuments zu optimieren.
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2. Scannen von Papierakten
Wenn dies geschehen ist, sind Ihre Dokumente endlich zum Scannen bereit! Auch dies kann auf zwei Arten geschehen. Wenn Sie viele Dokumente zu scannen haben, ist es vielleicht sinnvoller, nur einen Scanner zu verwenden. Aber wenn es sich um ein kurzes zweiseitiges Dokument handelt und Sie es dringend digitalisieren müssen, können Sie auch einfach die Kamera Ihres Telefons verwenden.
Wenn Sie einen Scanner verwenden, müssen Sie die zu scannende Seite mit der Vorderseite nach unten auf die Oberfläche des Scanners legen und den Deckel darüber schließen. Klicken Sie von Ihrem Computer aus auf die Schaltfläche "Scannen" und in nur wenigen Sekunden haben Sie die gescannte Seite auf Ihrem Computer verfügbar.
Sobald alle Seiten gescannt sind, müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche "PDF erstellen" klicken, und schon ist Ihr PDF-Dokument fertig. Der gesamte Vorgang wird auch auf der Webseite pdf.wondershare.com erläutert.
Wenn Sie ein Telefon benutzen, müssen Sie eine Anwendung installiert haben, die Bilder in PDF-Dateien umwandeln kann. Danach müssen Sie Ihr Dokument nur noch an einen gut beleuchteten Ort legen und ein deutliches Bild auf der Seite machen. Der nächste Schritt ist dann nur noch die Erstellung des PDF-Dokuments.
3. Prüfen Sie das gescannte Dokument
Nach dem Fotografieren oder Scannen der Seiten des Dokuments müssen Sie die Bilder nur noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass der gesamte Text sichtbar ist und dass die erhaltenen Seiten in der richtigen Reihenfolge sind.
4. Andere elektronische Dokumente erstellen
Andere Arten von elektronischen Dateien, die keine PDF-Dateien sind, können ebenfalls erstellt werden. Wenn man zum Beispiel Bilder einscannt, um sie an jemanden zu schicken, kann man sie als JPEG oder PNG speichern, beides bildspezifische Dateitypen.
Teil 3. Wie man PDF-Archive erstellt
1. Konvertieren und Zusammenführen von Quelldateien in PDF-Dokumente
Mit der Software Wondershare PDFelement - PDF Editor können wir mehrere Dateien leicht zu einem großen PDF-Dokument zusammenführen.
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Sobald die Anwendung heruntergeladen und installiert ist, müssen Sie nur noch einige Dokumente auswählen und dann auf die Option klicken, um sie zu einem PDF zu kombinieren. Es kann sich auch um Dokumente mit unterschiedlichen Dateierweiterungen handeln.
2. Setzen Sie das Lesezeichen für das PDF-Dokument
Wenn man liest, muss man manchmal eine Pause machen und etwas anderes tun. Bei einem physischen Buch können Sie einfach ein Lesezeichen setzen und Ihren Tag verbringen. Bei digitalen Büchern müssen Sie jedoch auch ein digitales Lesezeichen für Ihr Buch setzen. Sie markieren die Seite oder den Text und wählen die Aktion aus, um die Seite mit einem Lesezeichen zu versehen.
Teil 4. Wie man die Funktion von PDF-Archiven verbessert
1. PDF-Dokument bearbeiten
Es ist keine schwierige Aufgabe, die PDFs zu bearbeiten, wir können Bilder oder gedruckte Texte in maschinenlesbaren Text übersetzen, indem wir die optische Zeichenerkennung (OCR) verwenden. Wenn Sie das PDF-Dokument bearbeiten möchten, müssen Sie es zunächst in ein textlesbares Format konvertieren; OCR ist das wichtigste Tool für die Konvertierung.
Eine der meistgenutzten Funktionen ist die Textbearbeitung. Wenn Sie ein Professor oder ein Manager in einem Büro sind, wird diese Funktion sicherlich hilfreich für Sie sein. Beim Lesen einer PDF-Datei stößt man auf zahlreiche Fehler. Um die Fehler zu ändern, ist die Textbearbeitung eine sehr praktische Funktion. In den meisten Fällen ist die Neuformatierung des Textes auch für den Benutzer unerlässlich. Um der Datei Kommentare hinzuzufügen, ist die Funktion "Text bearbeiten" zu verwenden. Dies wird auch von PDFElement angeboten.
2. Sicherheitseinstellungen für PDF-Dokumente
Manchmal gibt es sensible Dateien, von denen man nicht möchte, dass andere sie sehen. Diese Dateien können durch ein Passwort geschützt werden, so dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Die PDF-Dateien können auch verschlüsselt werden. Sie können nur Teile des Dokuments oder das gesamte Dokument verschlüsseln, Kennwörter festlegen oder entfernen und die Zugriffsberechtigungen ändern, um die Bearbeitung und den Druck des Dokuments einzuschränken oder zu ermöglichen.
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Teil 5. Verwendung von elektronischen PDF-Dokumenten
1. Elektronische und physische Archive
Die Archivierung von elektronischen PDF-Dokumenten sollte Priorität haben; sie hilft bei der späteren Nutzung der Daten. Die Dateiverwaltung von PDF-Dokumenten ist erforderlich, um die Informationen mit Hilfe von zwei Methoden (elektronische und physische Archive) zu erfassen und zu speichern. Bei der Methode der Produktion, des Prozesses und der Aufbewahrung ist es entscheidend, dass die verwendeten Geräte vor der Verwendung getestet werden, um die Effizienz und Zuverlässigkeit des Systems zu bestimmen und auch zu testen, um seine Fähigkeit zu analysieren, solche Daten zu nehmen und zu behalten.
2. Computerreferenz statt Handbuchreferenz
Computerreferenzierte Archive sind bequemer zu benutzen als manuell referenzierte Archive, da sie leicht zu durchsuchen sind. Sie sparen Zeit und Mühe beim manuellen Durchsuchen von Archiven und Ordnern, nur um ein bestimmtes Papier zu finden.
Fazit
Beim Lesen eines PDF-Dokuments haben Sie eine große Anzahl von Optionen auf dem Bildschirm. Es ist wichtig, dass Sie sich über alle verfügbaren Funktionen informieren. Sie sind bequemer zu verwalten und zu bearbeiten und sparen viel Zeit, Platz und Mühe bei der Aufbewahrung von Papieren oder Akten in einem physischen Raum. Auch das Lesen von Papieren aus PDF-Dateien statt aus einer großen Zeitung oder einem schweren Buch ist viel einfacher.
Mit PDFelement können Sie auf einfachste Weise PDFs auf dem Desktop, auf dem Handy und im Web verwalten.
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Noah Hofer
staff Editor