Alles, was Sie über Vertragsunterschriften wissen müssen

Noah Hofer

2024-10-30 14:35:05 • Abgelegt unter: PDF signieren • Bewährte Lösungen

Vertragsunterschriften sind wichtige Bestandteile von Vertragsprozessen, da sie die formale und verbindliche Verpflichtung einer oder mehrerer Parteien zu den in einer rechtlichen Vereinbarung oder einem Vertrag festgelegten Bedingungen darstellen. Unabhängig vom Medium hat die Unterzeichnung einer Vereinbarung rechtliches Gewicht und ist entscheidend für die Begründung und Durchsetzung vertraglicher Beziehungen in Wirtschaft, Recht und zahlreichen anderen Bereichen.

In diesem Artikel werden unter anderem die Bedeutung von Vertragsunterschriften sowie der Unterschied zwischen feuchten und digitalen Signaturen erörtert. Angesichts der zunehmenden Verbreitung der digitalen Vertragsunterzeichnung wird der Artikel außerdem aufzeigen, wie sicher und praktisch die digitale Vertragsunterzeichnung ist.

Teil 1: Traditionelle feuchte Unterschriften vs. digitale Unterschriften zur Vertragsabnahme

Wenn es um die Unterzeichnung von Verträgen geht, gibt es zwei Arten von Unterschriften, die verwendet werden können. Dies sind digitale und feuchte Signaturen. Wie unterscheiden sie sich voneinander? Finden Sie es unten heraus.

Was ist eine feuchte Unterschrift?

Die feuchte Signatur bezieht sich auf eine tatsächliche Unterschrift, die mit einem Stift oder einem anderen Schreibgerät auf einem Papierdokument erstellt wurde. Sie wird als "feuchte" Unterschrift bezeichnet, um sie von einer elektronischen oder digitalen Unterschrift zu unterscheiden, die elektronisch ohne die Verwendung von physischer Tinte auf dem Papier erstellt wird. Feuchte Signaturen werden aus rechtlichen und praktischen Gründen in einer Vielzahl von Situationen verwendet.

Wann und wo sollten Sie die feuchte Unterschrift verwenden?

Obwohl feuchte Signaturen in vielen rechtlichen und behördlichen Zusammenhängen eine Rolle spielen, werden elektronische und digitale Signaturen in einer Vielzahl von Rechtsordnungen zunehmend anerkannt und akzeptiert. Hier sind einige häufig verwendete Fälle von feuchter Signatur.

• Juristische Dokumente
• Behördliche Formulare
• Finanzielle Aktivitäten
• Anforderungen für Zeugen
• Besondere rechtliche Anforderungen
• Präferenz oder Tradition

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Vertragssignatur, auch bekannt als elektronische Signatur oder Esign, ist eine Form der Unterschrift, die zur Unterzeichnung und Authentifizierung digitaler Verträge und Vereinbarungen verwendet wird. Diese Unterschriften werden elektronisch generiert, oft unter Verwendung spezieller Software oder Plattformen und sollen ein sicheres und rechtlich anerkanntes Mittel darstellen, um Zustimmung und Einverständnis mit den Vertragsbedingungen auszudrücken.

Rechtmäßigkeit von digital signierten Verträgen

Die Rechtmäßigkeit digitaler und elektronischer Signaturen ist von Land zu Land unterschiedlich und unterliegt spezifischen Gesetzen und Vorschriften. In vielen Ländern gibt es spezielle Gesetze oder Vorschriften für elektronische Signaturen. So bilden beispielsweise der Electronic Signatures in Global and National Trade Act (ESIGN) und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) das rechtliche Framework für elektronische Signaturen in den Vereinigten Staaten.

In einigen Branchen, wie z.B. dem Gesundheitswesen (HIPAA in den USA) und den Finanzdienstleistungen (z.B. E-SIGN Act und UETA in den USA), können spezielle Vorschriften die Verwendung digitaler Signaturen regeln, um den Datenschutz zu gewährleisten. Ebenso fördern mehrere internationale Abkommen, wie z.B. das Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Verwendung elektronischer Kommunikation bei internationalen Verträgen (UNCITRAL), die Verwendung elektronischer Signaturen und erkennen die Rechtsgültigkeit bei grenzüberschreitenden Verkäufen an.

Teil 2: Vorteile der digitalen Vertragsunterschrift

Obwohl sowohl feuchte als auch digitale Vertragsunterschriften demselben Zweck dienen, werden digitale Signaturen aus mehreren Gründen zunehmend zum Standard für die Unterzeichnung von Kontakten. Einer davon ist der sich entwickelnde Bedarf und die Einhaltung von Vorschriften in modernen Unternehmen. Nachfolgend finden Sie einige Vorteile, die elektronische Signaturen den Benutzern bieten.

Effizienz

Die digitale Vertragsunterzeichnung verkürzt die Zeit für die Unterzeichnung und den Abschluss von Verträgen erheblich. Mit elektronischen Signaturen können Verträge innerhalb von Minuten oder Stunden unterzeichnet, ausgeführt und erledigt werden, anstatt wie bei physischen Signaturen Wochen zu benötigen. Diese Art von Effizienz ist entscheidend für Unternehmen oder Organisationen, die Projekte und Geschäfte schnell abschließen wollen.

Kosteneinsparungen

Durch die Einführung elektronischer Signaturen können Sie Geld sparen, indem Sie die Kosten für den Druck, den Versand und das Lagern von physischen Dokumenten reduzieren. Unternehmen sparen Geld für Papier, Tinte, Porto und physischen Lagerplatz. Mit der Zeit können diese Kosteneinsparungen erheblich sein.

Integration mit Geschäftsprozessen

Der Vertrag über digitale Signaturen lässt sich oft reibungslos in andere Unternehmenssoftware und -systeme integrieren, so dass Unternehmen digitale Signaturen in ihre bestehenden Prozesse und Workflows einbinden können.

Compliance

Viele Esign-Verträge sind so konzipiert, dass sie branchenspezifische Vorschriften und Compliance-Standards erfüllen und sicherstellen, dass die Vereinbarungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ausgeführt werden.

Sicherheit

Führende Lösungen für die digitale Vertragsunterzeichnung beinhalten robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselungs- und Fälschungsschutztechnologien, um die Integrität des unterzeichneten Vertrags zu gewährleisten.

Umweltbezogene Überlegungen

Unternehmen und Privatpersonen sind sich ihrer Auswirkungen auf die Umwelt zunehmend bewusst. Die Verwendung digitaler Signaturen reduziert den Papierverbrauch und trägt so zu den Bemühungen um Nachhaltigkeit bei.

Die Suche nach einer Anwendung oder einem Tool, das Ihnen eine reibungslose digitale Signatur bietet, kann jedoch abschreckend sein. Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem solchen Programm sind, warum probieren Sie nicht PDFelement aus?

Teil 3: PDFelement: Bestes Signier-Tool für die Vertragsunterzeichnung

PDFelement ist eine leistungsstarke und vielseitige Softwareanwendung, die für die Arbeit mit PDF-Dateien (Portable Document Format) entwickelt wurde. PDFelement bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen, mit denen Benutzer PDF-Dokumente effizient erstellen, bearbeiten, konvertieren, mit Anmerkungen versehen und verwalten können.

Mit der "eSign anfordern"-Funktion von PDFelement können Sie PDF-Dokumente sicher und elektronisch an mehrere Parteien senden und dabei verschiedene rechtliche und regulatorische Standards einhalten. PDFelement eSign ist mit Industriestandards (ISO 27001, HIPAA), Datenschutzbestimmungen (GDPR) und anderen Internet-Sicherheitsstandards (PDS2, Swift, CMMC und NITES) konform.

Wie kann man PDF-Dateien für eSignaturen sicher an mehrere Parteien senden?

Wenn Sie eine digitale Vertragsunterzeichnung in die Wege leiten, ist es wichtig, dass Sie eine sichere und dennoch zuverlässige Methode haben, um diese durchzuführen. Die Plattform von PDFelement verfügt über die notwendigen Tools, um Verträge an mehrere Parteien zu senden. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Sammeln Sie Unterschriften von anderen

• Starten Sie PDFelement und öffnen Sie die Vereinbarung, die eine Unterschrift erfordert. Klicken Sie auf die Schaltfläche "eSignatur anfordern", die sich praktisch unter der Registerkarte "Schützen" befindet.

Schritt 2: Fügen Sie Ihre Empfänger hinzu

• Suchen Sie in dem Popup-Fenster das Feld "Empfänger hinzufügen". Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in der gewünschten Reihenfolge der Unterschriften hinzu. Passen Sie die Signierreihenfolge mit der intuitiven Drag & Drop-Methode einfach an. Optional können Sie die Schaltfläche "CC hinzufügen" verwenden, um E-Mail-Adressen zu Informationszwecken hinzuzufügen.
• Sie können das Dokument entweder als Erster oder als Letzter unterschreiben, indem Sie die Option "Füge mich als Ersten hinzu" oder "Füge mich als Letzten hinzu" verwenden.
• Navigieren Sie zum Bereich der Einstellungen und wählen Sie die gewünschte Reihenfolge für den E-Mail-Versand. Legen Sie die Häufigkeit von Erinnerungen fest, um das rechtzeitige und effektive Ausfüllen von Unterschriften sicherzustellen.
• Klicken Sie auf die "Weiter" Schaltfläche, um nach der Konfiguration der Einstellungen fortzufahren.

Schritt 3: Hinzufügen von Feldern und Zuweisen von Empfängern

• Erweitern Sie den Vertrag durch Hinzufügen wichtiger ausfüllbarer Felder. Fügen Sie Felder wie Unterschrift/Einleitung, Datum, Titel und Unternehmen ein. Ziehen Sie diese Felder einfach per Drag & Drop an die entsprechenden Orte in der Vereinbarung. Weisen Sie jedes Feld nach Bedarf den jeweiligen Empfängern zu.
• Nachdem Sie die erforderlichen Felder hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass alle Elemente vorhanden sind. Klicken Sie auf die "Senden" Schaltfläche, um die Vereinbarung zur Unterschrift an die Empfänger zu senden.

Schritt 4: Verfolgen Sie die Vereinbarung

Behalten Sie den Fortschritt der Unterschriften genau im Auge, indem Sie diese Schritte befolgen:

• Nachdem Sie die Vereinbarung zur Unterschrift abgeschickt haben, suchen Sie den entsprechenden Speicherort und klicken Sie auf "Zur Vertragsliste gehen".

• Um den Signierstatus zu aktualisieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Aktualisieren".

• Bleiben Sie durch Benachrichtigungs-E-Mails über die Aktivitäten der Unterzeichner informiert. Erhalten Sie Updates, wenn Unterzeichner ihre Unterschriften auf der Vereinbarung ansehen oder vervollständigen.

• Nachdem der Unterzeichnungsprozess abgeschlossen ist, können Sie Ihr Dokument im Bereich "Vereinbarung" aufrufen.
• Auf der rechten Seite finden Sie eine umfassende Anzeige aller Aktivitäten, die mit der Vereinbarung verbunden sind. So erhalten Sie einen klaren Überblick über den gesamten Ablauf der Unterzeichnung.
• Laden Sie sowohl die Vereinbarung selbst als auch den umfassenden Prüfbericht herunter. Der Prüfungsbericht enthält alle Unterzeichnungsaktivitäten zu Ihrer Übersicht.

Schritt 5: Validierung der Vertragsunterschriften

Stellen Sie die Gültigkeit der gesammelten Unterschriften mit den folgenden Maßnahmen sicher:

• Rufen Sie die PDF-Vereinbarung über das Panel "Vereinbarung" auf.

• Sobald der Vertrag geöffnet ist, sehen Sie eine Benachrichtigung mit dem Vermerk "Signiert und alle Unterschriften sind gültig".
• Klicken Sie auf "Signaturen verwalten" auf der Registerkarte "Schützen". Wählen Sie die Option "Alle Signaturen validieren", um fortzufahren.

• Prüfen Sie im Fenster "Alle Signaturen prüfen" die Informationen zu den digitalen Signaturen. Greifen Sie auf den Änderungsverlauf des Dokuments zu, seit die Signatur angebracht wurde.
• Um das Zertifikat zu prüfen, wählen Sie im Fenster "Zertifikatsdetails...".

Wie signiert man PDF-Verträge mit der PDFelement eSign Funktion?

Wenn Sie hingegen eine digitale Vertrags-PDF erhalten, können Sie die folgenden Schritte mit der eSign-Funktion von PDFelement durchführen.

Schritt 1: Öffnen Sie PDFelement und navigieren Sie zu Vereinbarungen

Starten Sie PDFelement auf Ihrem Computer und navigieren Sie einfach zum Vertragsfenster. Doppelklicken Sie auf die Vereinbarung mit der Beschriftung "Wartet auf mich", um den Unterzeichnungsprozess zu starten.

Schritt 2: Ausfüllvorgang einleiten

Klicken Sie auf die Markierung "Unterschreiben", um zu den Unterschriftsfeldern und den anderen Feldern zu gelangen, in die Sie die erforderlichen Informationen eingeben müssen.

Schritt 3: Auswahl der bevorzugten Signaturmethode

Markieren Sie das Feld der Signatur und wählen Sie dann Ihre bevorzugte Signaturmethode:

• Hochladen: Importieren Sie ein Bild Ihrer Signatur.
• Zeichnen: Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Feld.
• Eingeben: Geben Sie Ihren Namen ein, mit Optionen für Schriftfarbe und -stil.

Klicken Sie auf "OK", um Ihre Signatur anzuwenden.

Schritt 4: Ausführen der Vertragsvereinbarung Prozess

Am unteren Ende der Oberfläche wird eine Benachrichtigung angezeigt, in der Sie Ihr Einverständnis mit den Bedingungen und der Kundenerklärung zur elektronischen Geschäftsabwicklung mit dem Absender bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Klicken Sie zum Unterschreiben" und auf "Weiter", um den Vorgang abzuschließen.

Wie kann man die Funktionen von PDFelement eSign zum Unterzeichnen von Verträgen über einen E-Mail-Link nutzen?

In manchen Fällen erhalten Sie eine Vertragsunterzeichnung mit einem angehängten E-Mail-Link. Hier finden Sie eine kurze Anleitung, wie Sie mit der PDFelement Software auf den Vertrag zugreifen und ihn herunterladen können.

Schritt 1: Zugriff auf das Abkommen

Rufen Sie die Vereinbarung in der Benachrichtigungs-E-Mail auf und klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument unterzeichnen".

Schritt 2: Einverständnis mit den Datenschutzbestimmungen

Markieren Sie "Ich stimme der EULA und dem Datenschutz für die Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften zu" und klicken Sie auf "Weiter".

Schritt 3: Füllen Sie die Unterschriftsfelder aus

Klicken Sie auf das Feld "Signatur/Initialen".

Wenn Sie zum ersten Mal eine Signatur erstellen, können Sie eine von drei Methoden verwenden:

• Eingeben: Geben Sie Ihren Namen in das Feld mit den Farboptionen für die Unterschrift ein.
• Hochladen: Suchen und wählen Sie ein Bild Ihrer Signatur.
• Zeichnen: Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Feld.

Schritt 4: Speichern Sie Ihre E-Signatur

Klicken Sie auf "Speichern". Die Unterschrift wird auf den Vertrag angewendet und die hinzugefügte Unterschrift wird sicher in die Wondershare PDFelement Cloud zur weiteren Verwendung gespeichert.

Schritt 5: Laden Sie die Vereinbarung herunter

Klicken Sie auf "Download" und wählen Sie eine Option:

• Nur PDF: Laden Sie die Vereinbarung herunter;
• Paket aus PDF und Audit-Bericht herunterladen: Laden Sie sowohl den Vertrag als auch den Audit-Bericht in einer gezippten Datei herunter;
• PDF und Prüfbericht als kombinierte Datei herunterladen: Laden Sie die Vereinbarung und den Prüfbericht als kombinierte PDF-Datei herunter.

Schritt 6: Vollständig unterschriebenes Dokument erhalten

Sobald alle Parteien die Vereinbarung unterzeichnet haben, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Zugang zum vollständig unterzeichneten Dokument.

Fazit

Die digitale Unterzeichnung von Verträgen ist eine schnelle und effiziente Methode, um Vereinbarungen zu genehmigen, ohne die gesicherten Details eines wichtigen Dokuments zu gefährden. Die vielseitigen und funktionsreichen PDF-Bearbeitungstools von PDFelement, wie z.B. die eSign-Vertragsfunktion, bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es jedem leicht macht, PDF-Verträge zu unterzeichnen. Zusätzlich zu den Signaturen bietet PDFelement eine Vielzahl von Tools für Anmerkungen und Markierungen, mit denen Sie Kommentare, Hervorhebungen, Stempel und Notizen zu Verträgen hinzufügen können, was die Zusammenarbeit und das Feedback erleichtert.

Wenn Sie nach einer schnellen und dennoch effizienten Methode suchen, um unsignierte Verträge digital auszuführen, dann ist PDFelement eine großartige Anwendung für Sie. Die Software wurde nicht nur entwickelt, um das Unterzeichnen digitaler Verträge zum Kinderspiel zu machen, sondern hilft Ihnen auch bei anderen PDF-bezogenen Bearbeitungen mit Leichtigkeit.

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Noah Hofer

staff Editor

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