Mit dem extrem gestiegenen Gebrauch von digitalen Dokumenten gehen riesige Stapel von Daten einher. Ein ordentliches Dateiverwaltungs-System ist daher eine weitere Sache, die jedes Unternehmen ernsthaft in Erwägung ziehen muss. Ein gutes Ablagesystem für Dokumente kann einer Menge Zwecke in kleinen und großen Unternehmen dienen. Eine Software für ein Ablagesystem kann die Dokumente organisiert halten, den Zugang zu sensiblen Dokumenten einschränken, Fortschritte bei verschiedenen Dokumenten nachverfolgen und viele andere nützliche Funktionen erfüllen, die unserer Ansicht nach keiner vernünftigen Datei-Ablagemanagement-Software fehlen dürfen. Lassen Sie uns die Top 6 der Datei-Management-Systeme bewerten.
6 Best File Management System
1. PDFelement für Unternehmen
PDFelement für Unternehmen ist einzigartig in Bezug auf seine Features, Handhabbarkeit und seinen Bedienkomfort. Es kann leicht als die beste Dateimanagementsystem-Software betrachtet werden. Es sind zahlreiche Features vorhanden, die das Verarbeiten und die Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen um ein Vielfaches einfacher machen werden. Ganz vornan steht die Sicherheit. Nicht alle Dokumente in einer Organisation sollen für jeden Angestellten zugänglich sein. Manche Dokumente benötigen Zugriffseinschränkungen und mithilfe des Passwortschutz-Features lässt sich diese Aufgabe sehr bequem bewältigen.
100% sicher | Werbefrei | Keine Malware
Die höchste Führungsebene ist immer in Verhandlungen, um die Geschäfte zu verbessern. Die Funktion für elektronische Signatur bzw. digitale Signatur ist ideal für jede Art von Vertrag oder Übereinkommen, für das mehrere Signaturen benötigt werden. Alles läuft virtuell ab. Diese Signaturen sind rechtsgültig, so dass Sie vor unerwünschten Problemen sicher sind.
OCR macht es Ihnen leicht, auf Bildern basierende PDF-Dateien zu durchsuchen. Es kann auch Ihre PDF-Dateien in Word, Excel oder PowerPoint konvertieren. Sie können verschiedene Seiten aus verschiedenen PDFs extrahieren und sie für eine besser verständliche oder großartig aussehende Präsentation zusammenführen. Ein Feature für das Erstellen von Formularen und eine Erkennungsfunktion helfen beim Ausfüllen und Erstellen von PDF-Formularen. Es unterstützt mehrere Betriebssysteme wie Mac, Windows und iOS. Alles in allem ist es eine komplette Datei-Management-Lösung für Unternehmen.
100% sicher | Werbefrei | Keine Malware2. Agiloft
Agiloft ist eine gute Wahl für das Verwalten von Dokumenten in großen Unternehmen. Das Feature Graphical Workflow (grafischer Arbeitsfluss bzw. Arbeitsablauf) lässt Sie ein Schritt-für-Schritt-Modell dazu erstellen, wie ein bestimmtes Dokument bei jedem Schritt verarbeitet werden soll. Mehr Information und weniger Probleme führen zu effizienter Aufgabenbewältigung. Mit dem Feature Audit Trail (Prüfpfad) können Sie leicht herausfinden, welche Änderungen zu einer bestimmten Zeit durchgeführt wurden und wer dafür verantwortlich war. Das Feature Round Robin Assignment (Ringverteilung) hilft beim fairen Verteilen der Arbeit.
Bei so vielen Optionen zum Anpassen dieser Plattform kann es manchmal eine Anzahl von Komplikationen geben, was zu einem langsameren Arbeitsfortschritt als normal führen kann.
3. Alfresco One
Alfresco One ist sowohl als in der Cloud als auch als selbst-gehostete Option verfügbar. Die Kompatibilität dieses Dateimanagementsystems mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen macht es Nutzern leicht, die Dokumente von überall her zu betrachten, zu verwalten und zu ändern. Ein robustes und sicheres Content-Repository stellt sicher, dass keine Eindringlinge Ihre sensiblen Daten ausspionieren.[51]
Das einzige Problem ist, dass das riesige Spektrum an individuellen Einstellungsmöglichkeiten und Add-On-Support zu Komplikationen führen kann und die Lernkurve für Administratoren steiler macht.
4. Cabinet
Dieses Dateimanagement-System ist ebenfalls als selbst-gehostete und Cloud-Option erhältlich. Es ist kein einfaches Dateiverwaltungssystem, da Sie Ihre Dokumente von überall her ansehen und verwalten können. Es ist mit mehreren Buchhaltungsprogrammen und E-Mail-Clients kompatibel. Document Sharing, das Teilen von Dokumenten, wird durch Verschlüsselung nach Industriestandard gesichert. Sie können auch elektronische Signaturen in Dokumente einfügen. Speichern, Suche und Wiederfinden von Dokumenten sind einfach und effizient.
Das einzige Problem sind die Cloud-Erfordernisse, wenn ein großes Unternehmen höhere Upload- und Download-Geschwindigkeiten benötigt.
5. Contentverse
Dieses Dateimanagementsystem ist auf eine sehr vielseitige Art designt, so dass es die Erfordernisse jeder Organisation erfüllen kann, egal ob klein oder groß. Speichern und Finden oder Abruf von Dateien geht wirklich schnell. Mithilfe des Workflow-Managements können Sie Meilensteile und Ziele für Ihr Team setzen.
Aufgrund der plattformübergreifenden Kompatibilität können Sie arbeiten, wo Sie wollen. All Ihre Geschäftsunterlagen sind sicher, da Contentverse allermodernste digitale Sicherheit bietet. Audit Trails (eine Prüfpfad-Funktionalität) kann Ihnen helfen, herauszufinden, was wann und von wem verändert wurde.
6. DigitalDrawer
Dieses Dateimanagementsystem ist nur als On-Premise-Option (standortgebundene Software oder lokal installierte Software) erhältlich. Das Importieren eines Dokuments ist ein einfacher Prozess, da Sie Dokumente einscannen oder hochladen können. Jedes Dokument ist sicher und niemand kann ohne Autorisierung auf Ihre Daten zugreifen. Die Organisation der Dokumente ist effizient, denn Sie können Dateien in einem Fenster platzieren wie in einer Baum-Ordnerstruktur bzw. Verzeichnisstruktur. Das Dokumentenmanagement ist wirklich effektiv und Sie können innerhalb von Sekunden nach Dateien suchen und darauf zugreifen.
Aufgrund der plattformübergreifenden Kompatibilität können Sie von überall aus arbeiten. All Ihre Geschäftsunterlagen sind sicher durch die hochmoderne digitale Sicherheit, die Contentverse bietet. Audit Trails (Prüfpfade) können Ihnen helfen, herauszufinden, was wann und von wem geändert wurde.
Noah Hofer
staff Editor
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