Elektronisches Dokumentenmanagement ist definiert als die effiziente Organisation digitaler Dokumente, um sie sicher zu halten und die Zusammenarbeit innerhalb der Arbeitsplatzserver zu verbessern. Der Benutzer kann seine Dateien auf einem einzigen Server speichern, so dass sie für jeden am Arbeitsplatz zugänglich sind. Das sorgt dafür, dass die Unordnung der Akten im Büro beseitigt wird.
Darüber hinaus spart dieses Dokumentenmanagementsystem Geld, indem es die Dateien gemeinsam nutzt und Rechnungen über mehrere Anwendungen und Software versendet. Daher kann die Bedeutung dieses Trends nicht unterschätzt werden. Der Artikel definiert erfolgreich die Funktionen, die elektronische Dokumente bieten, Anwendungsszenarien und wie man PDF-Dateien auf hochmoderne Weise verwaltet.
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Teil 1: Elektronisches Dokument - ein Aufwärtstrend
Wie haben sich elektronische Systeme für die Dokumentenverwaltung seit einigen Jahren zu einem Aufwärtstrend entwickelt? Kleine, mittlere und große Unternehmen verlagern ihre physischen Daten und Dokumente in digitale PDF-Dokumente. Dieser steigende Trend hat eine erschöpfende Liste von Vorteilen, weshalb das Dokumentverwaltungssystem jetzt zu einer festen Größe geworden ist.
In den folgenden Unterabschnitten dieses Artikels werden einige vielversprechende Merkmale dieses Systems genannt und sein Nutzungsfaktor in verschiedenen Gesellschaftssegmenten erläutert.
1.1. Hauptmerkmale der elektronischen Dokumente
Die digitalen Dokumente weisen folgende Merkmale und Eigenschaften auf, die dazu geführt haben, dass die Menschen der traditionellen Organisation und Verwaltung von Dokumenten den Rücken gekehrt haben.
Benutzerfreundlichkeit
Die Speicherung von Daten in einem bestimmten Cloud-basierten Dienst ermöglicht allen Mitarbeitern eines Unternehmens oder Studenten einer Universität eine mühelose Nutzung. Da die Daten rund um die Uhr zugänglich sind, bereitet das Dokumentenmanagementsystem keine Probleme bei der Formatierung, unabhängig davon, welches Gerät und welche Software verwendet werden.
Effektive Zusammenarbeit findet dort statt, wo mehr als zwei Personen an einem Dokument arbeiten können. Das macht den Prozess stressfrei und spart Zeit.
Ausstattung Kompatibel
Das digitale Dokumentenverwaltungsverfahren ist gerätekompatibel. Die Dokumente können mit Smartphones, Laptops, Tablets und Computern geöffnet werden, wobei alle visuellen Elemente erhalten bleiben. Das bedeutet, dass sich der Nutzer an jedem beliebigen Ort der Welt befinden kann und er problemlos auf das Dokument zugreifen und nach Belieben mit ihm spielen kann.
Bearbeitbarkeit
Die Bearbeitbarkeit ist eine der wichtigsten Eigenschaften des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems. Das System gibt dem Benutzer die Freiheit, das PDF-Dokument nach Belieben zu bearbeiten. Man kann Seiten hinzufügen oder entfernen, Text einfügen oder löschen, mit Bildern spielen und das Layout des Dokuments organisieren. Diese Freiheit ist durch physische Kopien niemals gewährleistet.
Sicherung und Sicherheit
Digitale Dokumente bieten Sicherheit und Schutz für die Daten, ohne den Nutzer zu belasten. Ein Server hat oft festgestellt, dass es sich um sensible Informationen des Unternehmens handelt. Die autorisierten Mitarbeiter können jederzeit auf die Daten zugreifen, ohne dass sie an einem bestimmten Ort anwesend sein müssen. Damit werden die Dokumente verschlüsselt und es können Öffnungspasswörter für sie aktiviert werden.
Die Daten werden durch Cloud-basierte Dienste gesichert und niemand kann sie mit der Absicht des Datenmissbrauchs und der Manipulation in die Hände bekommen. Im Gegensatz zu gebundenen Dokumenten kann jeder Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, sie vervielfältigen oder weitergeben.
Kosten- und zeiteffektiv
Da alle relevanten Daten elektronisch auf einem Server gespeichert und über den Cloud-Dienst gesichert werden, ist der Bedarf an personellen Ressourcen begrenzt. Sie schützt die im Unternehmen anfallenden Kosten. Die gemeinsame Nutzung digitaler Dokumente erfolgt per E-Mail, wodurch die Kosten für Postversand und Druck eingespart werden. Der Kundendienst ist ebenfalls effizient, da die Anfragen rechtzeitig bearbeitet werden.
Die Zeit für die Buchung der Kundenrechnungen wird eingespart. Daher hat dieses Dokumentenverwaltungssystem die Möglichkeit, die Kontrolle an die Akteure abzugeben.
1.2. Anwendungsszenarien für elektronische Dokumente
Die Verwendung elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme ist nicht nur auf große Unternehmen und Arbeitsstätten beschränkt. Aufgrund der unendlichen Liste von Vorteilen und der Einfachheit, die es bietet, kennt der Einsatz dieses wunderbaren Systems keine Grenzen. Der Unterabschnitt umfasst den möglichen Bereich, in dem ein Dokumentenverwaltungssystem eingesetzt wird.
Persönliche Dokumente
Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem spielt eine entscheidende Rolle bei der Handhabung und Verwaltung persönlicher Dokumente. Da alle medizinischen und persönlichen Dateien an einem Ort gesichert sind, kann der Nutzer jederzeit von jedem Ort der Welt darauf zugreifen.
Das bedeutet, dass der Beteiligte immer in der Nähe wichtiger Dokumente ist und die staatlichen oder nationalen Vorschriften und Bestimmungen einhält. Der Benutzer kann ein digitales Fotoalbum einrichten und es jedes Mal aktualisieren, wenn ein neues Ereignisbild hinzukommt.
Darüber hinaus können neue Details zu persönlichen Versicherungsinformationen, Steuerrechnungen, Versicherungsverträgen, Gesundheitsdokumenten und Laborergebnissen in einem Ordner an einem sicheren Ort gespeichert werden. PDF-Seiten so organisieren, dass Kopien von Heiratsurkunden, Wohnsitzen, Geburtsdaten und Pässen in einem PDF-Dokument leicht zugänglich sind.
Arbeitsdokumente
Das Dokumentenverwaltungssystem funktioniert wie ein Zauber, wenn es um Geschäfts- und Arbeitsdokumente geht. Ein Unternehmen befasst sich ausschließlich mit der effizienten Organisation und Verwaltung von sensiblen Informationen und Daten. Das elektronische Dokumentenverwaltungsverfahren bietet einen einfachen Durchbruch zur mühelosen Organisation von PDF-Seiten.
Man kann die Arbeitsunterlagen wie monatliche und jährliche Datenblätter, Marketingpläne, Unternehmensstrategien und -pläne, Kundenportfolio und Partnerkontaktlisten intelligent übergeben. Sie gewährleistet den Schutz und die Zugänglichkeit der Daten.
Alle Informationen über Kunden und Partner können in die Vertragsvorlagen eingefügt werden. Ein Portfolio kann auf der Grundlage von Marketingtricks und -materialien erstellt werden. Auch die Liste der Kundeninformationen kann problemlos aktualisiert werden. Diese Anwendungsfälle werden dem Benutzer langfristig helfen und keine Daten sind anfällig für unbefugte Benutzer.
Schulische Dokumente
Oftmals wird nicht beachtet, dass auch Schulunterlagen eine grundlegende Verwaltung und Handhabung erfordern, damit der Schüler keine wichtigen Aufgaben und Abschlussarbeiten verliert. Der Benutzer kann neue Einträge entwickeln und die Unterrichtspläne oder Projekte auf die effektivste Weise aktualisieren.
Ein Schüler kann PDF-Seiten je nach Bedarf und Wichtigkeit organisieren. Die Unterlagen, Tests, Laborberichte und Schulinformationen können in einem Ordner abgelegt werden, der bei jeder Neuaufnahme und Vorbereitung verwendet werden kann.
Andererseits kann die Dokumentverwaltung durch das Einfügen aller einzelnen Aufgaben in ein PDF-Dokument erreicht werden. Der Benutzer kann die Gruppenarbeit ständig aktualisieren und wöchentlich Dateien einfügen. All dies trägt wesentlich dazu bei, die Produktivität des Nutzers zu steigern und den Stress zu verringern.
Teil 2: Effizientes und einfaches Verwalten von PDF-Seiten
Unternehmer, Lehrer, Studenten und Regierungsbeamte haben das elektronische Dokumentenverwaltungssystem eingeführt, um PDF-Seiten effizient zu organisieren. Seine Vorteile und Vorzüge sind nicht neu und die Menschen neigen dazu, es zu nutzen.
Wondershare PDFelement ist eine solche Software, die hilft, PDF-Dateien zu organisieren, zu handhaben und zu verwalten wie ein Experte. Sie bietet Nutzersicherheit durch digitale Signaturen und Passwörter. Der Anmerkungsprozess ist durch die Markierungs-Tools reibungslos geworden und der Benutzer kann seine Arbeit jederzeit auf Google Drive und Dropbox hochladen.
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Die folgenden Hinweise bieten einen tiefen Einblick in einige der Eigenschaften dieses wunderbaren Tools für die Organisation und Verwaltung von PDF-Dateien.
Erstellen und Einfügen
Der Benutzer kann PDF-Seiten organisieren, indem er neue Seiten hinzufügt und neue Dokumente erstellt. Erstellen Sie eine neue PDF-Datei oder einen Ordner oder verwenden Sie die Option "Scannen", um eine Kamera zu verwenden und das PDF-Dokument zu entwickeln. Die gescannten Bilder können auch eingefügt werden, während normale Galeriebilder das Dokument ebenfalls nicht beschädigen. Man kann leere Seiten in das bereits erstellte PDF-Dokument einfügen.
Löschen von PDF-Seiten
Wenn der Benutzer unbeabsichtigt einige unnötige Seiten hinzugefügt hat, kann er sie mit diesem fantastischen Tool mit einem einzigen Mausklick löschen. Das bedeutet, dass das Erscheinungsbild des Dokuments erhalten bleibt und eine professionelle Darstellung erfolgt.
Drehen von Seiten
Die Funktion "Rotation" ist das Nonplusultra im Bereich der Dokumentenverwaltung. Wenn die Seiten durch die Kamera gescannt werden, ist ihre Ausrichtung verzerrt. Mit dieser Funktion kann der Benutzer die Seiten drehen und die Ausrichtung entsprechend den Anforderungen des Dokuments korrigieren.
Neuanordnung von PDF-Seiten
Die folgende Funktion von Wondershare PDFelement ermöglicht es, PDF-Seiten nach den Bedürfnissen des Benutzers neu zu ordnen und zu organisieren. Man kann die Reihenfolge des Inhalts der Datei ändern, indem man die Seiten vom Ende an den Anfang bringt oder umgekehrt.
Teil 3: Zusammenfassung
Die traditionellen Systeme der Datenaufbewahrung und -weitergabe sind überholt und neue Trends sind an ihre Stelle getreten. Von kleinen bis zu großen Unternehmen und von Studenten bis zu Lehrern verlagern die Menschen ihren Schwerpunkt auf das elektronische Dokumentenmanagementsystem.
Der Grund für diesen Aufwärtstrend ist, dass dieses System vollständige Sicherheit bei gleichzeitiger Kosten- und Zeiteffizienz gewährleistet. Darüber hinaus wird eine einfache Nutzung, Umweltfreundlichkeit und mühelose Editierbarkeit geboten. Darüber hinaus umfassen die Anwendungsszenarien für digitale Dokumente die Verwaltung und Organisation von PDF-Dokumenten am Arbeitsplatz, in der Schule und zu Hause.
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