Die 6 besten Dokumentenmanager

Noah Hofer

2023-08-01 14:16:59 • Filed to: Business Tipps • Proven solutions

Im Laufe der Zeit, in der die technologischen Anforderungen täglich steigen, haben Unternehmen heutzutage auch unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Unternehmen sind ständig auf der Suche nach einem intelligenten Dokumentenmanager mit vielfältigen und unverwechselbaren Funktionen. Ein effizienter und vielseitiger Dokumentenmanager kann einem Unternehmen helfen, alle wichtigen Daten an einem Ort zu organisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Wir haben Dutzende von Dokumentationsmanagern untersucht und geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass sie für eine Vielzahl von Unternehmenstypen am besten geeignet sind.

Die 6 besten Dokumenten-Manager, die Sie haben müssen

1. eFileCabinet

Dieses Dokumentenverwaltungssystem kann von Unternehmen jeder Größe und in einer Vielzahl von Bereichen wie Buchhaltung und Finanzdienstleistungen, Fertigung, Einzelhandel und Gesundheitswesen eingesetzt werden. eFileCabinet kann als Software-as-a-Service (SaaS) über die Cloud oder im lokalen Netzwerk eines Unternehmens gehostet werden, je nach Anforderung des Benutzers. eFileCabinet bietet eine Integration mit SalesForce für webbasierte Kunden.

Auf diese Weise können Sie Dateien von beiden Systemen aus per Drag & Drop verschieben und problemlos verwalten. Die Online-Version von eFileCabinet ist auch über mobile Apps zugänglich, die über ein Smartphone/Tablet genutzt werden können. Mit dieser Funktion können Benutzer Fotos von Dokumenten machen und sie direkt in die App hochladen. Der einzige Nachteil dieses Systems ist sein hoher Preis für einen normalen Kunden. Davon abgesehen ist dieses System ziemlich vertrauenswürdig.

2. Content Central

Content Central ist eine browserbasierte Dokumentenverwaltungssoftware. Sie kann auch in Ihrem Büro installiert werden oder über die Cloud zugänglich sein. Das Tool kann Dokumente und Textinhalte aus Hunderten von Quellen erfassen, darunter Multifunktionskopierer, Desktop-Scanner, E-Mail-Konten, Faxgeräte und Netzwerkordner. Sie können Ihre gescannten Bilder in vollständig durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln und mit Hilfe von Inhaltsschlüsselwörtern können Sie alle Dokumente und andere Indexinformationen auf der Grundlage des Dokumenttyps abrufen.

Außerdem verfügt sie über eine integrierte E-Mail- und Fax-Tool-Funktion, mit der Sie und Ihr Team Dokumente verteilen können, ohne externe Software zu verwenden. Sie verfügt über eine Workflow-Engine, die Ihre Informationen hinter den Kulissen auf der Grundlage von Ereignissen oder Zeitplänen verwalten kann, die stattfinden. Content Central lässt sich auch mit vielen bekannten Programmen integrieren, von Projektmanagement-Anwendungen über Buchhaltungssoftware bis hin zu Microsoft Office.

3. Box

Eine Inhaltsverwaltungsplattform für alle Branchengrößen, die Sicherheit bietet und die Bedürfnisse der Administratoren mit den von den Endkunden gewünschten Funktionen zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit erfüllt. Mit Box können Benutzer problemlos und sicher weltweit an Daten zusammenarbeiten.

Der Dokumentenmanager ermöglicht es seinen Benutzern auch, FINRA-, HIPAA- und FedRAMP-konform zu bleiben und bietet gleichzeitig konstante Zugriffsberechtigungen und kontrollierte Sicherheitsfunktionen wie Data Governance, Wasserzeichen und Device-Trust.

Box ermöglicht die Zusammenarbeit an allen Arten von Dateien, überall auf der Welt und auf jedem Gerät. Der Benutzer kann wählen, wo die Daten gespeichert werden sollen, die Verschlüsselung verwalten und metadatengesteuerte Arbeitsabläufe festlegen, um inhaltsbasierte Prozesse zu automatisieren. Box kann mit Microsoft Office, Google Apps, Adobe und vielen anderen erstklassigen Lösungen integriert werden. Box enttäuscht seine Nutzer in einigen Punkten, z.B. dass es nicht möglich ist, mehrere Konten mit derselben E-Mail-Adresse einzurichten oder dass in der kostenlosen Version weniger Speicherplatz zur Verfügung steht.

4. PDFelement für Business

PDFelement für Business erfüllt mit seinen vielfältigen Funktionen und seiner All-in-One-Funktionalität nahezu jedes Problem im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Dokumenten. Damit können Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen erstellen, bearbeiten, ändern, signieren, verschlüsseln, gemeinsam nutzen, zusammenarbeiten und veröffentlichen.

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Um es noch effizienter zu machen, bietet es auch eine OCR-Funktion, die gescannte Bilder in Text umwandelt, der je nach Wunsch verwendet werden kann.
Sie können alle Ihre wichtigen Dokumente mit ein paar Klicks in die Cloud hochladen und sichern.
Mit der Funktion zur Konvertierung von Dokumenten in mehrere Formate können Sie die konvertierten Dokumente überall verwenden.

5. HP Document Manager

Der HP Document Manager verfügt über zahlreiche Funktionen und Vorteile. Er unterstützt alle HP Produkte bei der Verwaltung von Dokumenten und bietet Lösungen zur Dokumentenerfassung. Für kompatible HP Produkte steht dieser Dokumentenmanager als Treibersoftware zur Verfügung. HP Drucker können diese Lösungen für die Weiterleitung der Dokumente nutzen. Unter den vielen Funktionen, die er unterstützt, sind die wichtigsten die Beschleunigung von Arbeitsabläufen, die Reduzierung von Kosten und Risiken, die Multifunktionalität, das Scannen von Jet-Dokumenten und die Unterstützung digitaler MFP-Software. Bietet eine sichere Zustellung von Dokumenten. Dieses Tool ist schneller und zuverlässiger in der Leistung für HP Digitalgeräte und Scanner. Unterstützt auch Software von Drittanbietern wie imagenow, omtool und readsoft. Mit dem HP Document Manager können Sie Ihr Dokument innerhalb von Sekunden weltweit freigeben. Dieses Tool minimiert alle Arten von Kosten, einschließlich Verarbeitungs- und Lagerkosten.

6. PinPoint

PinPoint ist ein leistungsstarker, webbasierter Dokumentenmanager, der skalierbar und in hohem Maße anpassbar ist. Er kann direkt von Ihren Webservern aus eingesetzt und gehostet werden. Sobald die Software installiert ist, können Sie von jedem beliebigen Gerät mit Internetanschluss aus auf sie zugreifen.

Unternehmen und Firmen können PinPoint so konfigurieren, dass es ihren jeweiligen Arbeitsabläufen und ihrem Tagesgeschäft entspricht. Die Benutzer können Dokumenttypen festlegen; sogar die Bildschirmnamen können geändert werden, um sie an interne Prozesse anzupassen. Dieser Dokumentenmanager enthält auch eine CRM-Funktion zur Nachverfolgung und Verwaltung von Kontakten sowie eine Funktion zum Zusammenführen von E-Mails, mit der Sie schnell umfangreiche E-Mails erstellen, automatisch ablegen und drucken können. Das Unternehmen, das den Dokumentenmanager anbietet, ist der Meinung, dass es alles bietet, was der Kunde braucht und bietet daher teurere Pakete an, so dass der Kunde es sich zweimal überlegen muss, bevor er sich dafür entscheidet.

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