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Top 4 Dokumentenverwaltungssoftwares

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2022-10-18 16:47:00 • Filed to: Wünsche • Proven solutions

Die Organisation von Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Daher ist eine Software für die Organisation von Dokumenten erforderlich, damit der Zu- und Abfluss von Geschäftsdokumenten korrekt funktioniert. Abhängig von den Geschäftsdokumenten, die Sie organisieren müssen und der Art Ihres Unternehmens kann die Software für die Dokumentenverwaltung von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Die 4 besten Dokumentenverwaltungssoftwares

1. Patriarch - Plattform zur Archivierung

Dies ist eine Cloud-basierte elektronische Archivierungslösung, die ideal für Unternehmen ist, die Aufzeichnungen und Transaktionsdaten archivieren müssen. Diese Dokumentenverwaltungssoftware bietet ein Höchstmaß an Sicherheit für alle Dokumente, die Sie mit diesem Dienst verwalten und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung von Vorschriften. Da es sich um eine cloudbasierte Plattform handelt, ist es einfach, die archivierten Daten mit Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern zu teilen. Sie macht es auch sehr einfach, die benötigten Informationen schnell zu finden, zu verwalten und weiterzugeben, selbst wenn Sie viele archivierte Dokumente haben.

kostenlose Software zur Dokumentenverwaltung

Vorteile:

  • Das Tool macht die Suche nach den benötigten Dokumenten einfach und spart Zeit und Ressourcen.
  • Es ist Cloud-basiert, was zusätzliche Sicherheit für Ihre Dokumente und eine einfache gemeinsame Nutzung bedeutet.
  • Sie sind bereits konform mit den gesetzlichen Bestimmungen, so dass Sie keine Nachforschungen anstellen müssen.

Nachteile:

  • Die Einrichtung kann anfangs ein wenig schwierig sein

2. ScanStation

Dies ist eine Front-Office-Software für das Scannen von Dokumenten. Außerdem verfügt sie über Authentifizierungs- und Auditing-Funktionen sowie OCR, OMR, ICR, DMS und Cloud-Funktionen. Sie ist besonders hilfreich, weil sie das Scannen so einfach wie möglich macht und der Benutzer keine technischen Vorkenntnisse benötigt, um diese Lösung zu bedienen. Sie verfügt außerdem über Funktionen zur Erfassung elektronischer Unterschriften, mit denen Benutzer Dokumente unterschreiben und zur Unterzeichnung versenden können. Eine Volltextsuchfunktion erleichtert das Auffinden und Verwalten gescannter Dokumente, insbesondere wenn Sie große Mengen an Dokumenten verarbeiten.

Software zum Organisieren gescannter Dokumente

Vorteile:

  • Sie macht das Scannen von Dokumenten sowie die Verwaltung der gescannten Dokumente sehr einfach
  • Sie verfügt über OCR-Funktionen, mit denen Benutzer die gescannten Dokumente bearbeiten können.
  • Cloud-Speicheroptionen machen die gemeinsame Nutzung der gescannten Dokumente noch einfacher

Nachteile:

  • Aufgrund iherer zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten kann es anfangs schwierig sein, sie einzurichten

3. PaperSave

Dies ist eine Software zur Dateiorganisation, die besonders nützlich ist, wenn Sie die Erstellung und Freigabe von Rechnungen automatisieren möchten. Die Tatsache, dass das Tool sehr einfach zu bedienen ist, bedeutet, dass Sie die Beziehungen zu Ihren Kunden und Lieferanten verbessern können, indem Sie sicherstellen, dass die Rechnungen schnell und einfach erstellt werden. Außerdem wird der Zeitaufwand für die Ablage von Dokumenten sowie für das Abrufen der Dokumente bei Bedarf erheblich reduziert. Es ist cloudbasiert, so dass die Rechnungen in kürzester Zeit mit allen Beteiligten geteilt werden können und die Tatsache, dass Sie die Datenspeicherung automatisieren können, bedeutet, dass Sie häufige Dateneingaben nicht wiederholen müssen.

Persönliche Dokumentenverwaltungssoftware

Vorteile:

  • Mit automatischer Datenspeicherung zur Vereinfachung der Dateneingabe
  • Schnelles Ablegen und Auffinden von Dokumenten
  • Verfügt über eine OCR-Funktion zur Bearbeitung gescannter Dokumente
  • Einfache Druckverwaltungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, schnell Ausdrucke der von Ihnen benötigten Dokumente zu erhalten.

Nachteile:

  • Das Unternehmen hat einen erheblichen Mangel an Kundenbetreuung.

4. MaxxVault Enterprise

Dies ist eine Software zur Dokumentenverwaltung, die die Überprüfung von Dokumenten vereinfacht und die Qualitätskontrolle von Dokumenten erheblich erleichtert. Sie kann fast alles, was Sie brauchen, einschließlich der Kontrolle des Zugriffs auf die Dokumente, der Archivierung und Aufbewahrung, der Zusammenstellung von Dokumenten, der Konvertierung von Dokumenten in andere Formate, der Indizierung von Dokumenten, elektronischen Signaturen, OCR und vielem mehr. Sie ist einfach zu bedienen und dank der Tatsache, dass sie in der Cloud bereitgestellt wird, können Sie die Dokumente problemlos gemeinsam nutzen. Außerdem verfügt sie über eine Volltextsuchfunktion, die sicherstellt, dass Sie jedes Dokument auch unter Tausenden von Dokumenten finden können.

Dokumente Organisationssoftware

Vorteile:

  • Das Tool ist effektiv bei der Verwaltung aller Aspekte der Dokumentenorganisation
  • Die E-Mail-Verwaltung ist eine ideale Funktion, wenn Sie viele E-Mails senden und empfangen.

Nachteile:

  • Die zahlreichen Funktionen können die Verwendung dieser Software etwas überwältigend machen

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Noah Hofer

staff Editor

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