7 bedeutende Vorteile der Verwendung von PDF für Unternehmen
2024-04-10 19:50:43 • Abgelegt unter: Business Tipps • Bewährte Lösungen
Vielleicht haben Sie schon einmal ein einfaches Online-Tool zum Zusammenführen von PDF-Dateien oder einen Online-Dienst zum Konvertieren von PDF-Dateien verwendet. Oder Sie haben bereits Erfahrung mit einem PDF-Editor oder PDF-Ersteller. Vielleicht sind Sie sogar ein Profi bei fortgeschrittenen PDF-Aufgaben wie OCR und Datenextraktion. Unabhängig davon, wie viel Erfahrung Sie haben, hilft Ihnen die Verwendung von PDFs für Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Ob es sich um die einfache Digitalisierung von Papierabläufen mit einem PDF-Ersteller oder um die fortgeschrittene Stapelverarbeitung von PDF-Aufgaben handelt, die Verwendung von PDFs bringt für jedes Unternehmen eine Fülle von Vorteilen. Sehen wir uns einige der Vorteile der Verwendung von PDF für Unternehmen an.
Teil 1. 7 bedeutende Vorteile der Verwendung von PDFs
#1: Festes Dokumentformat
PDF ist universell einsetzbar, da es völlig geräteunabhängig und betriebssystemunabhängig ist. Egal, welches Gerät oder welchen Browser Sie verwenden, eine PDF-Datei sieht immer gleich aus. Das Gleiche gilt nicht für die meisten anderen Formate wie Text, Word, HTML und so weiter. Das ist der Hauptgrund, warum es für Unternehmen so nützlich ist. Die Konsistenz, die es mit sich bringt, führt zu einer präzisen Verbreitung von Informationen unabhängig von der Plattform.
#2: PDF ist allgegenwärtig
Obwohl die Nutzung von PDF in den ersten Jahren noch sehr begrenzt war, gewann das Format schnell an Popularität, bis es sich zum weltweiten Standard für Geschäftsdokumente entwickelte. Inzwischen ist es fast drei Jahrzehnte her, dass das erste Format auf den Markt kam und es gibt zahlreiche herunterladbare und Online-Tools für die Bearbeitung von PDF-Workflows. Das ist ein solider Beweis dafür, dass PDF ein Dauerbrenner ist.
#3: Sicherheit ist garantiert
Die PDF-Sicherheit ist zu einem wichtigen Bestandteil des modernen Geschäftsablaufs geworden und hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Heutzutage gehören Sicherheitsfunktionen für Unternehmen wie Passwortverschlüsselung und Schwärzung zu den Standardfunktionen von Premium-PDF-Anwendungen wie Wondershare PDFelement und Adobe Acrobat DC. Solche Tools bieten einen hervorragenden Datenschutz und wahren die Vertraulichkeit der Dokumente, die Sie außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben.
#4: Geringer Platzbedarf (Dateiablage)
PDF-Dateien haben im Allgemeinen einen geringen Platzbedarf im Vergleich zu einem ähnlichen Dokument in Word und anderen Formaten. Sofern Ihre Datei nicht mit hochauflösenden Bildern gefüllt ist, wird sie nur wenige MB groß sein. Natürlich werden größere Dateien oft für geschäftliche Anforderungen verwendet, z.B. für behördliche Unterlagen, Schulungshandbücher und so weiter. Dennoch hat PDF den kleinsten Platzbedarf in Bezug auf die Dateigröße. Dadurch können Unternehmen Kosten für die Speicherung und Archivierung vor Ort oder in der Cloud sparen, die leicht außer Kontrolle geraten können.
#5: Unterstützt von jedem Betriebssystem
Unabhängig davon, ob ein Benutzer Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS oder ein anderes Betriebssystem verwendet, werden PDF-Dateien unterstützt. Alles, was Sie brauchen, ist ein Browser, der PDFs anzeigen kann oder eine Softwareanwendung, die für den Umgang mit PDF-Dateien ausgelegt ist. Ganz gleich, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat, es gibt eine passende PDF-Lösung dafür.
#6: Unterstützt Nicht-Text-Elemente
Das Schöne an PDFs ist, dass es alle Arten von Inhalten unterstützt, sogar eingebettete Medien. Die Kombination aus Multi-Media- und Multi-Element-Fähigkeiten zusammen mit einer geringen Dateigröße macht es Formaten wie TXT oder sogar RTF überlegen. So können Unternehmen PDFs für Text, Bilder, Grafiken, Tabellen, eingebettete Inhalte, Dateianhänge, Wasserzeichen, Schwärzungen und andere Arten von Nicht-Text-Elementen verwenden. Das ist ein weiterer Grund, warum es sich hervorragend für die geschäftliche Nutzung eignet.
#7: Es ist die Zukunft der Dokumentenmanagement-Workflows
PDF ist äußerst vielseitig und damit zukunftssicher. Die meisten Unternehmen haben ihre Dokumente bereits digitalisiert und als PDF-Dateien archiviert und die Zukunft gehört dem PDF. Als flexible und robuste Lösung für elektronische Informationen ist es fast allen anderen Dateiformaten überlegen, von denen die meisten nur in bestimmten Situationen geeignet sind. Im Gegensatz dazu kann PDF überall verwendet werden und alles, was Sie brauchen, ist ein einfaches Tool, um es zu bearbeiten und andere Aktionen durchzuführen.
Teil 2. Welches Programm kann ich zum Erstellen von PDFs verwenden?
Eine PDF-Datei von Grund auf neu zu erstellen oder eine PDF-Datei durch Konvertierung einer Datei aus einem anderen Format zu erstellen, ist nur mit einem spezialisierten Online-Dienst oder einer Software möglich, die für solche Aufgaben entwickelt wurde. Ein großartiges Beispiel für eine solche Anwendung ist Wondershare Wondershare PDFelement - PDF Editor.
Welche weiteren Funktionen bietet PDFelement?
PDF in andere Formate konvertieren
PDFelement kann PDF-Dateien präzise und schnell in mehr als ein Dutzend verschiedene Formate wie DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG und mehr konvertieren. Der Inhalt wird in genau demselben Format wie in der PDF-Quelldatei beibehalten, aber Sie können ihn jetzt in seiner eigenen Anwendung bearbeiten
PDF sichern
Sie können Dokumente schützen, indem Sie Passwörter zum Öffnen oder für die Berechtigungen hinzufügen. Sie können auch vorhandene Inhalte mit dem Redigier-Tool maskieren. Dabei handelt es sich um eine dauerhafte Aktion, die sensible Informationen davor schützt, in die falschen Hände zu geraten.
Anmerkungen
Die Zusammenarbeit ist mit den einfachen und robusten Anmerkungstools zum Prüfen und Kommentieren von gemeinsam genutzten PDF-Dateien ein Kinderspiel. Die neuen Versionen von PDFelement gehen mit Anmerkungslisten und anderen fortgeschrittenen Funktionen noch weiter.
Formulare verwalten
Sie können ganz einfach ein Formular ausfüllen, erstellen oder aus einem anderen nicht ausfüllbaren Format konvertieren, um ausfüllbare PDFs zu erstellen. Intuitive Tools wie Formularfelderkennung und Hervorhebung werden Ihnen dabei helfen. Darüber hinaus können Sie PDF-Dokumente mit einer rechtsgültigen elektronischen oder handschriftlichen digitalen Signatur versehen.
OCR
PDFelement kann bildbasierten Text in durchsuchbaren oder bearbeitbaren Text in 20 verschiedenen Sprachen konvertieren. Die Konvertierung ist schneller und genauer als bei den meisten anderen PDF-OCR-Modulen.
Stapelverarbeitung
Anstatt eine Datei nach der anderen zu verarbeiten, können Sie einen großen Stapel von Dateien konvertieren, mit Wasserzeichen versehen, Daten extrahieren, etc., indem Sie sie in PDFelement in eine Warteschlange stellen und die Software den Rest erledigen lassen.
Datei-Optimierung
Die Dateigröße kann um bis zu 80% oder mehr reduziert werden, je nach Art des Inhalts, den sie enthält. Dies wird durch einen komplexen Backend-Prozess erreicht, aber der Benutzer muss nur die Ausgabequalität auswählen und auf die Optimieren Schaltfläche klicken, so dass es für jeden einfach ist.
Dateiverwaltung und Seitenverwaltung
Teilen oder fügen Sie PDFs zusammen, organisieren Sie Seiten, entfernen und fügen Sie Inhalte hinzu, nummerieren Sie PDFs neu und vieles mehr, um sie so zu gestalten, wie Sie es wünschen.
PDFelement verwenden
Schritt 1: Nachdem Sie das Produkt installiert und gestartet haben, sehen Sie eine erste Startseite, auf der verschiedene Aktionen übersichtlich dargestellt sind. Wählen Sie die gewünschte Aktion und verwenden Sie das Datei Menü, um eine PDF-Datei zu öffnen. Alternativ können Sie eine PDF-Datei auch einfach per Drag & Drop in die Benutzeroberfläche ziehen und die Datei wird automatisch geöffnet. Sie können eine Datei auch direkt öffnen, indem Sie das Symbol für Dateien öffnen auf der Startseite verwenden.
Schritt 2: Sobald die Datei geöffnet ist, können Sie über die Tool Registerkarte im oberen Bereich verschiedene Aufgaben ausführen. Dazu gehören Bearbeitung, Konvertierung, Ausfüllen von Formularen, elektronische Signaturen, Sicherheit und vieles mehr.
Schritt 3: Sobald Sie einen bestimmten Modus ausgewählt haben, sehen Sie alle Tools, die zu dieser Funktion gehören und sie wird an einer praktischen Stelle direkt über dem Dokument angezeigt. Wenn Sie auf eine dieser Optionen klicken, werden weitere Tools direkt über der Auswahl angezeigt. Hier können Sie kleinere Änderungen vornehmen, z.B. die Schriftgröße, etc.
Schritt 4: Wenn Sie die Bearbeitung einer Datei abgeschlossen haben, verwenden Sie die Datei Menüoption, um sie auf Ihrem Desktop zu speichern. Im neuen PDFelement Pro DC für Windows können Sie ein Dokument sogar direkt in der Wondershare Document Cloud speichern. Die Wondershare Document Cloud ist eine eigenständige Cloud-Speicher- und elektronische Signaturplattform von Wondershare, die in PDFelement integriert wurde.
Fazit
PDFelement ist für PDFs das, was PDFs für die Dokumentenverwaltung sind. Mit anderen Worten: Die Flexibilität und Vielseitigkeit, die PDF-Dokumente für die Geschäftswelt mit sich bringen, sind genau das, was PDFelement für PDF-Dokumente selbst mit sich bringt. Mit PDFelement haben Sie die Freiheit, PDF-Dateien genau so zu erstellen, zu konvertieren und zu bearbeiten, wie Sie es wünschen, was es zu einem unverzichtbaren Bestandteil Ihres Arsenals an Unternehmenssoftware macht. Das Tool ist auch nützlich für Bildungseinrichtungen, Lehrer, Studenten, Fachleute, Kreativteams und alle anderen, die nach der besten Möglichkeit suchen, geschäfts- und unternehmenskritische Informationen sicher zu speichern und zu verteilen, ganz gleich, ob es sich dabei um Texte, Bilder, Dateianhänge, Links oder so ziemlich alles andere handelt.
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Noah Hofer
staff Editor