Sie öffnen einen Vertrag auf Ihrem Mac und stoßen auf Klauseln, die schwer zu verstehen sind, haben Mühe, Änderungen zwischen zwei Versionen zu erkennen, oder müssen sensible Informationen entfernen, bevor Sie ein Dokument teilen. Wenn sich diese Aufgaben häufen, kostet das Wechseln zwischen verschiedenen Tools viel Zeit.
Da macOS 27 eine überarbeitete Erfahrung und neue Funktionen für den Mac mitbringt, ist es ein guter Zeitpunkt, die Art und Weise, wie Sie Verträge verwalten, zu überdenken. Was sollte ein modernes Vertragswerkzeug bieten, um die Vertragsverwaltung unter macOS 27 zu vereinfachen?
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Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung eines Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Ermittlung eines Geschäftsbedarfs und der Erstellung eines Entwurfs bis hin zur Überprüfung, Verhandlung, Unterzeichnung, Überwachung, Verlängerung oder Kündigung.
1. Vertragsanforderung & Planung
Hier beginnt der Vertragsprozess. Teams ermitteln, warum ein Vertrag benötigt wird, wer beteiligt ist, welche Art von Vereinbarung erforderlich ist und welche wesentlichen Bedingungen oder Anforderungen enthalten sein müssen.
2. Vertragsentwurf
Der Vertrag wird auf Basis der Geschäftsanforderungen erstellt, häufig unter Verwendung einer Vorlage oder einer bestehenden Vereinbarung als Ausgangspunkt. Wichtige Informationen, Bedingungen, Verantwortlichkeiten, Preise und andere Konditionen werden hinzugefügt oder angepasst.
3. Vertragsüberprüfung
Der Entwurf wird überprüft, um festzustellen, ob seine Bedingungen klar, vollständig und angemessen sind. Dies kann die Identifizierung potenzieller Risiken, unklarer Klauseln, fehlender Informationen oder zu überarbeitender Bedingungen umfassen.
4. Interne Genehmigung
Bevor ein Vertrag an die andere Partei gesendet wird, kann er die Genehmigung relevanter Personen oder Abteilungen erfordern, wie z. B. der Rechts-, Finanz-, Management- oder Compliance-Teams. Der Genehmigungsprozess trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Vereinbarung den internen Anforderungen entspricht.
5. Vertragsverhandlung
Die Parteien prüfen die vorgeschlagenen Bedingungen und können Änderungen an Punkten wie Preisen, Verantwortlichkeiten, Fristen oder rechtlichen Bedingungen beantragen. Der Vertrag kann mehrere Überarbeitungsrunden durchlaufen, bevor beide Seiten eine Einigung erzielen.
6. Versionsverwaltung & Vergleich
Vertragsverhandlungen führen häufig zu mehreren Versionen desselben Dokuments. Die Versionsverwaltung hilft Teams dabei, den Überblick über verschiedene Entwürfe zu behalten.
7. Vertragsunterzeichnung
Sobald die Bedingungen abgeschlossen und genehmigt sind, wird der Vertrag von den zuständigen Parteien unterzeichnet. Diese Phase kann das Senden von Unterschriftsanforderungen, das Abschließen elektronischer Signaturen und die Verfolgung umfassen, ob alle erforderlichen Parteien unterzeichnet haben.
8. Vertragsverteilung & Informationsschutz
Nach oder während des Unterzeichnungsprozesses müssen Verträge möglicherweise mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern oder anderen Dritten geteilt werden. Vor dem Teilen müssen sensible Informationen möglicherweise geprüft oder geschwärzt werden, um vertrauliche oder personenbezogene Daten zu schützen.
9. Vertragsarchivierung & Organisation
Abgeschlossene Verträge müssen auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden. Dies erleichtert das Auffinden der richtigen Version, das Abrufen historischer Vereinbarungen und das Aufbewahren vertragsbezogener Unterlagen an einem Ort.
10. Vertragserfüllung & Verfolgung von Verpflichtungen
Das Vertragsmanagement setzt sich nach der Unterzeichnung fort. Teams müssen möglicherweise Fristen, Zahlungen, Liefergegenstände, Verlängerungsdaten und andere Verpflichtungen verfolgen, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihren Verantwortlichkeiten nachkommen.
Das Vertragsmanagement-Tool, das Sie Ihrem macOS 27 hinzufügen sollten
Einen Vertrag von Grund auf oder aus einer Vorlage erstellen
Wenn Sie eine Vereinbarung erstellen müssen, PDFelement bietet Ihnen zwei Möglichkeiten für den Einstieg. Sie können mithilfe des KI-Assistenten beschreiben, was Sie benötigen, um einen Vertragsentwurf und Klauseln zu entwickeln, sodass Sie einen Ausgangspunkt haben, anstatt mit einer leeren Seite zu beginnen. Sie können auch eine vorhandene Vertragsvorlage aus dem Template Mall auswählen und den Inhalt an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Verträge überprüfen
Sobald ein Vertrag fertig ist, können Sie ihn mit KI überprüfen. Sie können Ihre Position, Ihren Prüfansatz und den Vertragstyp angeben, bevor Sie die Analyse starten. PDFelement identifiziert dann Klauseln, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern, erklärt, warum sie ein Risiko darstellen könnten, und macht Revisionsvorschläge. Sie können auch von einem markierten Element zur ursprünglichen Klausel zurückspringen und „KI fragen" für zusätzliche Klarstellungen nutzen.
Vertragsversionen nebeneinander vergleichen
Verträge durchlaufen häufig mehrere Überarbeitungsrunden. Mit der Vergleichsfunktion können Sie zwei Vertragsversionen nebeneinander anzeigen und Ergänzungen, Löschungen und andere Änderungen schnell identifizieren. Dies erleichtert es zu sehen, was sich geändert hat, bevor Sie mit der neuesten Version fortfahren.
Verträge übersetzen
Bei Verträgen in verschiedenen Sprachen hilft die Vertragsübersetzung Ihnen, mit der Vereinbarung zu arbeiten, ohne den ursprünglichen Kontext zu verlieren. Sie können einen gesamten Vertrag innerhalb weniger Sekunden übersetzen und dabei den Originaltext als Referenz verfügbar halten, was die Überprüfung von Formulierungen in verschiedenen Sprachen erleichtert.
Sensible Informationen schwärzen
Ein Vertrag kann zur Überprüfung bereit sein, aber dennoch Informationen enthalten, die nicht geteilt werden sollten. Smart Redact kann sensible Informationen automatisch erkennen und den Inhalt intelligent schwärzen, bevor das Dokument verteilt wird.
Verträge zur elektronischen Signatur senden
Nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist, kann PDFelement helfen, sie in die Unterzeichnungsphase zu überführen. Mit „eSign anfordern" können Sie Empfänger hinzufügen, Signaturfelder platzieren, das Dokument zur elektronischen Signatur senden und den Unterzeichnungsprozess verfolgen. PDFelement unterstützt auch zertifikatsbasierte digitale Signaturen, sodass Sie eine digitale ID erstellen und eine digitale Signatur direkt auf ein PDF anwenden können.
Abschließendes Fazit
Die Verwaltung eines Vertrags umfasst mehr als den Weg von einem Entwurf zu einem unterzeichneten Dokument. Jede Phase – vom Verstehen der Bedingungen und Prüfen von Überarbeitungen bis hin zum Schutz sensibler Informationen und dem Abschluss von Signaturen – kann Zeit und Komplexität zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen.
Wenn Sie zu macOS 27 wechseln, lohnt es sich zu überlegen, ob Ihre Vertragswerkzeuge mit Ihrer Arbeitsweise Schritt halten können. Mit KI-gestütztem Entwurf und Überprüfung, Versionsvergleich, Übersetzung, Schwärzung und eSignatur in einem Arbeitsablauf bietet PDFelement eine praktische Möglichkeit, mehr Ihrer Vertragsarbeit an einem Ort zu erledigen.
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