Daten aus PDF-Belegen oder -Rechnungen einfach extrahieren

Daten aus PDF-Dateien zu extrahieren, egal ob ein Standarddokument oder ein gescanntes Dokument, ist im Laufe der Jahre immer wichtiger geworden. Einer der Gründe dafür ist, dass in der heutigen Welt immer mehr Dokumente gescannt und in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Wenn Sie eine Software zum Extrahieren von Daten verwenden, können Sie den gesamten Text und alle andere Inhalte der PDF-Datei extrahieren und in Excel-Tabellen oder Google Sheets exportieren. Heute stellen wir Ihnen in diesem Artikel PDFelement vor, um Daten aus PDF-Belegen oder Rechnungen zu extrahieren.

Nehmen wir an, Sie haben viele Rechnungen oder Quittungen. Und Sie müssen sie bearbeiten. Sie müssen sie organisieren. Mit der richtigen Software können Sie die Dokumente nicht nur für Software wie Excel oder Google Sheets extrahieren, sondern auch organisieren. Nachdem Sie die Daten extrahiert haben, können Sie die Rechnungen durchsuchen und die Dokumente sogar manuell umbenennen und organisieren.

Es gibt zwei Wege, um Daten aus PDF-Belegen und Rechnungen extrahieren zu können. Ihre Rechnungen können in einem Standard-PDF-Dokument vorliegen oder die Belege können in einer gescannten PDF-Datei vorliegen. Alles hängt davon ab, wie Sie Rechnungen erstellen, versenden und empfangen. Einige Nutze bevorzugen beispielsweise PDF-Software für das Erstellen von Rechnungen. In anderen Fällen erhalten oder möchten Sie vielleicht Rechnungen in Papierform senden oder Sie scannen sie als PDF-Datei. Das Gute hierbei ist, dass Sie in beiden Fällen Software-Tools verwenden können, um die Daten aus mehreren Dokumenten zu extrahieren und sie dann für die bessere Organisation zu nutzen. Die Funktion zum Extrahieren von Formulardaten steht Ihnen in PDFelement zur Verfügung.

• Wenn die Daten wie im ersten Fall aus einer echten PDF-Datei stammen, ist die Arbeit einfacher. Sie laden Ihre Dateien einfach hoch, extrahieren die Daten und die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert. Sie können die Datei dann in eine Excel- oder PDF-Software exportieren, je nachdem, was Sie später damit tun wollen. Wenn Sie sie als Tabelle formatieren wollen, exportieren Sie sie nach Excel.
• Bei gescannten Dokumenten ist der Ablauf ein anderer, da es sich bei gescannten Dokumenten um Bilder oder Objekte handelt. Markieren Sie den Bereich, aus dem Sie Daten extrahieren möchten. Sobald Sie den Bereich markiert haben, geht es wie beim anderen Schritt weiter. Hier werden Ihre Daten extrahiert und schon sind Ihre Rechnungen und Quittungen für die Verwaltung fertig.

Viele Branchen haben ähnliche Anforderungen

Buchhalter und Finanzexperten sind nicht die Einzigen, die von dieser Software profitieren können. Auch andere Branchen arbeiten mit vielen gescannten PDFs und PDF-Dokumenten. Und auch hier müssen Daten extrahiert werden.

So erhalten beispielsweise Anwälte unzählige Gerichtsbeschlüsse. Je mehr Kunden Sie haben, desto mehr Aufträge erhalten Sie. Oftmals erhalten Anwälte Gerichtsbeschlüsse per E-Mail als gescannte PDF-Dateien. Anstatt diese Daten aus jeder Datei manuell einzugeben, können Sie sie mit dem richtigen Software-Tool extrahieren.