PDF VS PDF/A: Anwendungsfälle und Unterschiede

Das PDF-Format ist ein beliebtes Format zum Erstellen, Weitergeben und Speichern von Dokumenten, deren Layout sich nicht ändert, wenn nicht daran herumgepfuscht wird. Aber wussten Sie, dass es verschiedene Arten von PDFs gibt? Es gibt zum Beispiel PDF/A, eine alternative Version, die für die langfristige Aufbewahrung optimiert ist. Inwiefern unterscheidet es sich von PDF? Und wann sollten Sie sich fragen: "PDF vs. PDF/A, was soll ich verwenden?"

Das werden wir in diesem Artikel besprechen. Hier finden Sie alles, was Sie über PDF, PDF/A (einschließlich der verschiedenen Typen), deren Unterschiede und die Erstellung eines PDFs wissen müssen.

Teil 1. Das PDF-Format verstehen

Verträge, Geschäftsformulare, Thesenpapiere und andere Dokumente liegen fast immer im PDF-Format vor. Haben Sie eine Ahnung, warum das der Fall ist?

Portabilität

PDF ist vor allem für eine Eigenschaft bekannt. Es "sperrt" das Layout des Dokuments, das Sie in diesem Format speichern. Angenommen, Sie haben ein solches Dokument mit Wondershare PDFelement auf einem Windows-PC erstellt. Dann öffnen Sie die PDF-Datei mit einem anderen PDF-Reader, auch auf einer anderen Plattform wie Mac. Das Dokument wird gleich aussehen. In der Zwischenzeit kann eine DOCX-Datei das Layout verändert haben.

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Aus diesem Grund ist PDF die beste Wahl für Dokumente, die immer professionell und vorzeigbar aussehen müssen. Die oben erwähnten Verträge und Geschäftsformulare sind ein gutes Beispiel dafür.

Sicherheitsfunktionen

Die Sache ist die, dass die Portabilität nicht das einzige ist, wofür PDFs bekannt sind. PDF bietet auch Sicherheitsfunktionen. Sie können Dokumente mit einem Passwort schützen. Ebenso können Sie die PDF-Datei verschlüsseln. Und wenn Sie die Authentizität des Dokuments sicherstellen möchten, können Sie eine zertifizierte digitale Signatur hinzufügen.

Optische Zeichenerkennung

PDF ist auch wegen der OCR eine beliebte Wahl für gescannte Dokumente. Gescannte Dokumente sind technisch gesehen Bilder. Sie können deren Inhalt also nicht bearbeiten. Diese Funktion macht es möglich. Sie konvertiert Bildtext in echten Text. Echter Text ist durchsuchbar oder bearbeitbar.

Teil 2. PDF/A: Die archivierende Kraft von PDF

Also, was ist PDF/A? Was hat es, was ein normales PDF nicht hat?

Das "A" in PDF/A steht für Archivierung. Wie der Name schon sagt, ist PDF/A eine ISO-standardisierte Version von PDF, die für die langfristige Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. PDF/A verbietet Funktionen, die für diesen Zweck nicht geeignet sind, wie z.B. Verschlüsselung und Schriftverknüpfung.

PDF/A soll sicherstellen, dass Dokumente, die in diesem Format gespeichert werden, auch in Zukunft sichtbar und nutzbar sind. Änderungen der Technologie oder der Softwareversionen sollten das Dokument nicht beeinträchtigen. In einfachen Worten: PDF/A macht ein Dokument zukunftssicher.

Wesentliche Merkmale

Hier sind die Merkmale, die PDF/A auszeichnen.

Selbstständig

Ein zukunftssicheres Dokument sollte keine externen Abhängigkeiten haben, da es dadurch Änderungen unterworfen ist. Somit sind alle Elemente in einem PDF/A in die Datei eingebettet.

Bewahrung des Inhalts

PDF/A setzt strenge Regeln durch, um die visuelle Erscheinung und die inhaltliche Integrität des Dokuments zu erhalten. Elemente wie Multimedia, JavaScript und Verschlüsselung, die die langfristige Aufbewahrung behindern könnten, sind verboten oder unterliegen strengen Einschränkungen.

Schriftarten und Farbräume

PDF/A erfordert die Verwendung von eingebetteten Schriften und standardisierten Farbräumen. Dies verhindert mögliche Anzeigeprobleme aufgrund fehlender Schriftarten oder Farbprofile.

Metadaten

In einem PDF/A-Dokument sind die Metadaten nicht optional, sondern müssen aufgenommen werden. Das bedeutet, dass Sie wichtige Informationen wie Titel, Autor und Erstellungsdatum eingeben müssen. Es hilft bei der Identifizierung und Organisation von Dokumenten.

Komprimierung

PDF/A ermöglicht eine verlustfreie Komprimierung, um die Dateigröße zu verringern, ohne die Qualität oder die Daten des Dokuments zu beeinträchtigen.

Zweck

PDF/A ist besonders nützlich in Branchen, die eine langfristige Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten erfordern. Museen, Bibliotheken, behördliche Einrichtungen und juristische Institutionen profitieren von der Verwendung dieses Formats. Es stellt sicher, dass ihre elektronischen Dokumente über längere Zeiträume zugänglich, lesbar und nutzbar bleiben. So ist die Bewahrung wertvoller Informationen und historischer Aufzeichnungen gewährleistet.

Teil 3. PDF VS PDF/A: Anwendungsfälle und Anwendungen

PDF und PDF/A sind im Wesentlichen die gleichen Formate, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken. Der Hauptunterschied besteht darin, dass PDF für die Weitergabe und PDF/A für das Speichern gedacht ist. Lassen Sie uns die beiden vergleichen, indem wir die Bereiche identifizieren, in denen der eine dem anderen vorgezogen wird.

PDF Anwendungsfälle

• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten - Da PDF das Layout von Dokumenten beibehält, wird es häufig für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet. Das Dokument erscheint bei allen Empfängern gleich, was es zu einer fantastischen Option macht.
• E-Books und Verlagswesen - Bücher sind dazu da, geteilt zu werden. Und Sie möchten nicht, dass die Leser ein Dokument mit einem unordentlichen Layout erhalten. Daher ist PDF - mit seinen Eigenschaften zur Erhaltung des Layouts - ein hervorragendes Format für E-Books und Veröffentlichungen.
• Digitale Formulare - PDF eignet sich für die Erstellung interaktiver Formulare, die Benutzer elektronisch ausfüllen können. Das Format wird üblicherweise für Umfragen, Bewerbungen und Feedback-Formulare verwendet.
• Geschäftsberichte: - Ähnlich wie bei E-Books ist die visuelle Konsistenz bei Geschäftsberichten entscheidend. Dennoch ist PDF das perfekte Format für die Erstellung und Verteilung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Präsentationen.

PDF/A-Anwendungen:

• Archivierung von Dokumenten - Der Sinn von PDF/A besteht darin, einen PDF-Subtyp bereitzustellen, der speziell für die Archivierung konzipiert ist. Behördliche Stellen, Anwaltskanzleien und historische Institutionen benötigen alle Dokumente, die über viele Jahre hinweg zugänglich sein müssen. PDF/A ist also ein beliebtes Format in diesen Bereichen.
• Digitale Aufzeichnungen - Private Organisationen müssen möglicherweise auch elektronische Aufzeichnungen über längere Zeiträume speichern. Sie können sich darauf verlassen, dass PDF/A die Authentizität und Verwendbarkeit der Dokumente auf Dauer gewährleistet.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften - PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format. Daher wird es häufig in Bereichen eingesetzt, in denen die Integrität von Dokumenten und deren langfristige Aufbewahrung von entscheidender Bedeutung sind. Einige Beispiele sind die Bereiche Gesundheitswesen, Finanzen und Recht.
• Bibliotheken und Museen - Historische Aufzeichnungen und seltene Manuskripte müssen mehr bewahrt werden als Romane und andere Publikationen. Daher wird PDF/A gegenüber PDF bevorzugt, da es das kulturelle Erbe besser bewahren kann.

Teil 4. Was sind die verschiedenen PDF/A-Typen?

Es gibt verschiedene Untertypen von PDF/A. Das kann ein einschüchterndes Thema sein, vor allem, wenn Sie nicht wissen, was diese Untertypen sind. Zum Glück ist es nicht so komplex, wie es aussieht. Lesen Sie dies, um zu verstehen, was jeder Untertyp ist und wofür er verwendet wird.

PDF/A-1a

Bei diesem Typ muss der Inhalt des Dokuments visuell und textlich zugänglich sein. Sie müssen alle Elemente, einschließlich Text, Bilder und Metadaten, für die Barrierefreiheit kennzeichnen. PDF/A-1a eignet sich für Dokumente, die eine hohe Zugänglichkeit erfordern, wie z.B. behördliche Dokumente.

PDF/A-1b

PDF/A-1b sorgt dafür, dass das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments erhalten bleibt. Es ist jedoch keine textliche Zugänglichkeit erforderlich. Es wird in der Regel für die Archivierung einfacher Textdokumente und gescannter Bilder verwendet.

PDF/A-2

PDF/A-2 besteht aus drei Teilen: PDF/A-2a, PDF/A-2b und PDF/A-2u. Es baut auf PDF/A-1 auf. Der Unterschied besteht darin, dass es die Verwendung erweiterter Funktionen wie Transparenz, Ebenen und eingebettete Dateien ermöglicht.

PDF/A-3

PDF/A-3 ist die am weitesten fortgeschrittene der drei Stufen. Es ermöglicht die Einbettung beliebiger Dateiformate in die PDF/A-Datei, was die Einbindung von Multimedia-Inhalten flexibler macht. PDF/A-3 erlaubt das Einbetten von Nicht-PDF/A-Dateien, wie z.B. XML, Tabellenkalkulationen oder Audio/Video-Dateien. Und das alles bei gleichzeitiger Einhaltung der Kernanforderungen von PDF/A.

Teil 5. Wie man eine PDF- oder eine PDF/A-Datei in PDFelement erstellt

Um mit PDFs und PDF/A-Dateien zu arbeiten, benötigen Sie einen PDF Editor. Wondershare PDFelement ist ein Programm, das Sie unbedingt ausprobieren sollten. Es ist eine robuste PDF-Lösung, die für Windows, Mac und sogar für Mobilgeräte verfügbar ist! Die Software ist so umfangreich an Funktionen, dass sich jeder Cent, den Sie für das Abonnement ausgeben würden, lohnt.

Wondershare ermöglicht Ihnen die einfache Erstellung und Bearbeitung von PDFs mit einer Vielzahl von Funktionen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Es enthält auch andere Funktionen wie Anmerkungen, Konvertierung und Komprimierung.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit diesem Programm ein PDF/A erstellen:

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1. Starten Sie Wondershare PDFelement.
2. Klicken Sie auf "PDF erstellen" und wählen Sie die Methode, die Sie verwenden möchten. Sie können eine leere PDF-Datei erstellen, eine PDF-Datei anhand einer Vorlage erstellen oder eine PDF-Datei konvertieren. Alternativ öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie in PDF/A konvertieren möchten.

3. Bearbeiten Sie das Dokument nach Bedarf.
4. Wenn Sie das Dokument als PDF speichern möchten, klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Speichern. Wenn Sie das Dokument jedoch als PDF/A speichern möchten, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
5. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Konvertieren.
6. Klicken Sie auf "In PDF/A". Sie können die Änderungen, die Sie an dem Dokument vorgenommen haben, speichern, bevor Sie es als PDF/A speichern.

7. Klicken Sie im Dialogfeld "Konvertieren" auf OK. Und das war's!

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PDF und PDF/A dasselbe sind. Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. PDF wird hauptsächlich für Dokumente verwendet, die Sie weitergeben oder mit anderen teilen möchten. Dies sind E-Books, Geschäftsberichte und Präsentationen. Andererseits ist PDF/A für Dokumente gedacht, die langfristig aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören historische, behördliche und juristische Dokumente.

Wenn Sie ein Tool zur Erstellung einer PDF- oder PDF/A-Datei benötigen, sollten Sie sich Wondershare PDFelement ansehen. Es ist sehr zuverlässig und einfach zu bedienen. Das Beste daran ist, dass diese fortschrittliche PDF-Lösung eine kostenlose Testversion bietet. So können Sie seine Funktionen ausprobieren.