Alles über PDF/A: Was ist es und wie kann man es verwenden?

Wenn Sie beruflich oder privat häufig mit PDFs zu tun haben, kann es vorkommen, dass Sie feststellen, dass einige PDFs in Ihrer Kopie der neuesten Dokumentensoftware nicht mehr lesbar sind. In einer solchen Situation sollten Sie Ihre PDF-Dateien in ein Standardformat optimieren, damit eine Vielzahl von Browsern und neueren Anwendungen sie lesen können.

PDF/A ist ein alternatives Format, das PDF irgendwann ersetzen könnte. Da es die Funktionen von PDF enthält, können Sie es als PDF-Update betrachten. Hier erfahren Sie mehr über PDF A, einschließlich seiner vielen Formen, wie es sich von PDF unterscheidet und warum Sie seine Verwendung in Erwägung ziehen sollten. Lassen Sie uns zuerst zum "Was" kommen.

Was ist PDF/A?

Das Portable Document Format Archivable (PDF/A) ist ein Ableger des ursprünglichen PDF-Formats, mit dem digitale Dateien dauerhaft gespeichert werden können. Elektronische Dokumentenformate wie PDF/A sollen ihre Pendants in Papierform schließlich vollständig ersetzen. PDF/A hat den zusätzlichen Vorteil, dass es ein ISO-Standard ist, im Gegensatz zu einem normalen PDF.

Mit anderen Worten: Es garantiert, dass das Erscheinungsbild digitaler Dokumente über alle Plattformen, Software und Hardware hinweg, die für ihre Erstellung, Speicherung und Replikation verwendet werden, konsistent ist. Alle Ihre Fotos, Farbprofile und Schriftarten bleiben erhalten. Der Inhalt einer Kopie einer dieser Dateien ist identisch mit dem Inhalt des Originals.

Im Nachhinein können keine Änderungen oder Anpassungen vorgenommen werden. Diese Methode ist sehr zuverlässig und garantiert, dass das Material einzigartig ist. PDF/A unterstützt keine Verschlüsselung, wenn wir über die Art des Schutzes sprechen. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine sensiblen Daten schützen kann, ist die Verschlüsselung.

Was sind die verschiedenen Arten von PDF/A?

Die PDF/A-Familie umfasst vier Mitglieder:

PDF/A – 1

Der PDF/A-1-Standard war der erste und ist immer noch weit verbreitet. Er ist die am meisten eingeschränkte Option, da er auf PDF 1.4 aufbaut und Dinge wie JPEG 2000, Anhänge, Ebenen oder Transparenz nicht zulässt.

PDF/A – 2

Im Vergleich dazu ist PDF/A-2, das auf PDF 1.7 basiert, ein "neuerer" Standard als PDF/A-1. Anhänge (nur PDF/A-Dateien) werden unterstützt, ebenso wie Transparenz, Ebenen, JPEG 2000 und JBIG2-Bildkomprimierung über die vorherige Spezifikation hinaus. Die Levels a, b und u der Konformität sind für PDF/A-2 definiert.

PDF/A – 3

PDF/A-3 ist eine Aktualisierung der ein Jahr zuvor veröffentlichten Vorgängerversion und ist nicht mehr von dieser zu unterscheiden. Wie PDF/A-2 basiert auch dieser Standard auf PDF 1 und verfügt über dieselben Funktionen. PDF/A-3 ist die einzige Änderung zwischen diesen beiden Standards, da es jeden Dateityp ermöglicht, angehängt zu werden, nicht nur PDF/A-Dateien.

PDF/A – 4

Dieser neue Standard, der 2020 erscheint, unterscheidet sich grundlegend von seinen Vorgängern, da er auf PDF 2.0 aufbaut. Zum einen werden die zuvor beschriebenen drei Konformitätsstufen (a, b und u) entfernt und zwei neue Stufen (e und f) hinzugefügt. Während PDF/A-4f für technische Publikationen konzipiert ist, ermöglicht PDF/A-4e Rich Media, 3D-Anmerkungen und eingebettete Dateien.

Verwendungszwecke von PDF/A

Im Folgenden sind einige Anwendungsfälle von PDF/A aufgeführt:

Ein dauerhaftes Archiv für digitale Dokumente

PDF/A kann zwar für die Archivierung einer Vielzahl von Daten verwendet werden, eignet sich jedoch hervorragend als dauerhaftes Archiv für digitale Textdokumente wie Microsoft Word. Das PDF/A, das aus einer solchen Konvertierung hervorgeht, ist in Bezug auf Layout und Darstellung originalgetreu.

Sie können die PDF/A-Datei genauso durchsuchen wie das Original und eine einzelne Seite in der Archivierungsdatei repräsentiert jede Seite des Originaldokuments. Es gibt keinen Farb- oder Qualitätsverlust, wenn das Originaldokument in Farbe gedruckt wird. Aufgrund dieser Faktoren ist PDF/A ein hervorragendes Format für Dokumente, deren visuelle Darstellung für ihre Interpretation und ihr Verständnis entscheidend ist.

Zugänglich und konvertierbar

Standard-PDFs, elektronische Post, digitale Fotos und Tabellenkalkulationen sind nur einige der verschiedenen digitalen Dateitypen, die in PDF/A umgewandelt werden können. Sie können auch viele digitale Fotos in einem einzigen PDF/A zusammenfassen.

PDF/A kann aus jeder druckfähigen digitalen Datei erstellt werden, wobei bestimmte Dokumente von diesem Format mehr profitieren als andere. Optimale Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie das Format mit unveränderten Dateien verwenden. Es eignet sich nicht für Datenbanken oder andere ständig aktualisierte Dateien.

PDF/As sind scannbar

Das Scannen von Papierdokumenten in eine PDF/A-Datei ist ebenfalls möglich, aber es wird empfohlen, eine OCR-Software (Optical Character Recognition) zu verwenden, um die Bilder der Buchstaben in digitalen Text umzuwandeln. Allerdings wird der umgewandelte Text bei der Verwendung von OCR immer ein Tippfehler sein.

PDF vs. PDF/A: Was ist der Unterschied?

Um zwischen den beiden Haupttypen zu unterscheiden, sehen Sie sich die folgenden Punkte an:

• PDF /A ist ein einzigartiger Subtyp des PDF-Formatsystems, der es Benutzern ermöglicht, Dateien und Dokumente zu archivieren, im Gegensatz zum Standard-PDF-Format, das diese Funktion nicht bietet.
• PDF/A kann nicht verschlüsselt werden, was es zu einem unsicheren Dokumentenformat macht; Standard-PDFs hingegen können verschlüsselt werden.
• Im Gegensatz dazu muss ein Standard-PDF keine grafischen Komponenten wie Audio, Video oder Hyperlinks zu anderen Quellen einbetten, PDF/A hingegen schon.
• PDF ist keine Teilmenge von irgendjemandem, aber PDF/A schon; PDF wiederum hat keine Teilmenge.
• Wenn wir eine in PDF/A gespeicherte Datei nach längerer Zeit wiederherstellen, haben sich die Daten in der Datei nicht verändert, im Gegensatz zu einem Standard-PDF, bei dem dieser Aspekt nicht gewährleistet ist.

Vorteile von PDF/A

PDF/A hat mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Erweiterbarkeit - Gemäß dem PDF/A-Standard sollten selbst die ältesten PDF/A-Dateien in den aktuellsten PDF-Readern angezeigt werden können. Da jede PDF/A-Version garantiert eine Teilmenge der nächsten ist, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente immer mit zukünftigen Versionen kompatibel sind.

• Unterstützt die Authentizität - Mehr noch als in der analogen Ära ist es im digitalen Zeitalter entscheidend, dass die Aufnahmen unverändert bleiben und ihrer ursprünglichen Form und ihrem Inhalt entsprechen.

• Offen - Offene Dateiformate sind solche, bei denen jeder auf die Spezifikationen zugreifen kann und die somit von jedem verwendet werden können, um ein Softwareprodukt zu erstellen, das das Format erzeugen und lesen kann. Seit seinem Debüt im Jahr 2005 dient PDF/A als Bewahrungsstandard und ist daher eine naheliegende Wahl.

• Unterstützt 100%ige Konvertierung - Jedes Datenkonvertierungsverfahren, einschließlich Mikroverfilmung und Scannen, sollte darauf abzielen, eine Aufzeichnung zu erstellen, die in jeder Hinsicht dem Original entspricht. Mit seiner robusten Architektur ist PDF/A für diesen Zweck gut geeignet: Die Beibehaltung der Schriftarten, Farben und des Layouts der Originaldatei in dem von Ihnen erstellten PDF/A ist für die Erhaltung des Erscheinungsbilds und der Durchsuchbarkeit der Datei unerlässlich.

• Überall zugänglich - Aufgrund der weiten Verbreitung wird PDF nicht so bald aussterben, was ein großes Plus für dieses Format ist. PDF/A ist eine Untermenge von PDF. Daher kann jedes Programm, das PDF lesen kann, auch PDF/A lesen.

• Plattformunabhängig - Eine Stärke des Portable Document Format (PDF) und seines Nachfolgers PDF/A war schon immer, dass sie mit einer Vielzahl von Computersystemen kompatibel sind. Ein unter Windows erstelltes PDF/A kann ohne Probleme auf einem Mac-System geöffnet und verwendet werden und umgekehrt.

Wie man PDF/A erstellt

Für die Erstellung von PDF/A ist ein Produkt mit PDF/A-Ausgabefunktionen erforderlich. Adobe Acrobat Professional, Edition 8 und höher, gehört zu den am häufigsten verwendeten Programmen. Vergessen Sie nicht, dass Ihnen viele alternative Softwareoptionen zur Verfügung stehen; viele von ihnen können Funktionen bieten, die Ihren Bedürfnissen besser entsprechen.

Je nach Ihren Anforderungen müssen Sie möglicherweise nicht einmal ein neues Programm kaufen, da viele gängige Programme (z.B. die Microsoft Office-Suite) inzwischen Funktionen zur Erstellung von PDF/As enthalten.

Wenn Sie jedoch mehrere PDF gleichzeitig erstellen müssen, sollten Sie in eine Lösung speziell für die PDF/A-Erstellung investieren, da nur solche Produkte über eine Stapelverarbeitung verfügen, mit der Sie mehrere Dateien auf einmal konvertieren können.

Wie man PDF/A Tools auswählt

Nun, es gibt drei Aspekte, die Sie bei der Auswahl eines PDF/A Tools beachten müssen.

Konformitätsstufe

Ihre PDF/A-Dateien unterstützen die Funktionen, die in den einzelnen PDF/A-Standards (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, etc.) definiert sind. Auch wenn die PDF/A-Konformitätsstufen (wie a, b und u) Anforderungen festlegen, die den Grad beeinflussen, in dem Computer und Menschen die Informationen in einem Dokument verstehen können.

PDF/A - 2 oder PDF/A - 3?

Sie können Transparenzen beibehalten und JPEG 2000 verwenden, wenn Sie PDF/A-2 verwenden, das eine neuere Version des PDF/A-Standards implementiert. Aus diesem Grund werden die Dateigrößen oft immer kleiner. Außerdem müssen weniger Änderungen an Ihren Dateien vorgenommen werden. Wenn Sie beabsichtigen, viele Dateien mit Nicht-PDF/A-Dateianhängen zu verwenden oder diese bereits verarbeiten, könnte die Wahl von PDF/A-3 für Sie ebenfalls eine legitime Entscheidung sein.

Wählen Sie b-Level-Konformität

Durch die Einführung zusätzlicher Voraussetzungen für Funktionalitäten, die die Fähigkeit von Maschinen und Personen erhöhen, den Inhalt zu erhalten und die garantieren, dass der Text zuverlässig durchsucht und repliziert werden kann, kann die Auswahl einer höheren Konformitätsstufe (d.h. "a" oder "u") den Wert Ihrer Dokumente sicherlich verbessern. Dies liegt daran, dass die Anforderungen für diese Funktionen hinzugefügt werden, wenn eine höhere Konformitätsstufe gewählt wird.

Wie man von PDF in PDF/A konvertiert

Wondershare PDFelement - PDF Editor Das Tool bietet die intuitivste Oberfläche für Windows- und Mac-Anwender, um PDF-Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten, zu konvertieren und zu signieren. Diese marktführende Alternative zu Adobe Acrobat bietet unternehmenstaugliche PDF-Funktionen und eine unbefristete Lizenz für einen Bruchteil der Kosten von Adobe Acrobat.

PDFelement bietet zwei verschiedene Optionen zum Konvertieren von PDF-Dateien in das PDF/A-Format. Sie können entweder eine PDF-Datei in eine PDF/A-Datei konvertieren oder eine PDF-Datei als PDF/A speichern, nachdem Sie Änderungen an dem Dokument vorgenommen haben. Beide Optionen stehen Ihnen zur Verfügung. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie PDF-Dateien in das PDF/A-Format konvertieren können, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen:

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Schritt 1 Starten Sie PDFelement auf Ihrem PC. Im Hauptfenster der Anwendung finden Sie mehrere hilfreiche Registerkarten.

Schritt 2 Nachdem Sie die PDF-Datei, die Sie konvertieren möchten, ausgewählt und auf die "Öffnen" Schaltfläche geklickt haben, öffnen Sie die Datei durch Klicken auf die Schaltfläche "Dateien öffnen".

Schritt 3 Als nächstes wählen Sie in der Menüleiste die Option "Konvertieren" und anschließend die Schaltfläche "In PDF/A".

Schritt 4 Nachdem Sie das Dropdown-Menü mit der Beschriftung "Als Typ speichern" ausgewählt und auf die "Speichern" Schaltfläche geklickt haben, wird Ihre PDF-Datei in wenigen Augenblicken in das PDF/A-Format konvertiert.

Fazit

Damit ist unser Teil der Diskussion von unserer Seite aus abgeschlossen. Sie haben das Thema dieses Artikels vollständig erfasst, indem Sie alles Wissenswerte über die PDF/A-Technologie und die vielen Formen, die sie annehmen kann, erörtert haben. Es gab eine Zeit, in der es sinnlos erschien, aber dann hat der Nutzenaspekt die ganze Situation verfärbt.

Heutzutage geht der technologische Fortschritt ziemlich schnell. PDF/A ist unbestreitbar eine hochmoderne Technologie, aber bevor sie als starker Konkurrent angesehen werden kann, bedarf es einiger Aktualisierungen und Verbesserungen. Wir empfehlen Ihnen, Wondershare PDFelement zu verwenden, damit das Konvertieren und Speichern von PDF in PDF/A für Sie ganz einfach wird.