Manchmal müssen Sie Ihre Excel-Dateien in PDF konvertieren. Zum Beispiel, wenn Sie Dateien an Ihre Kollegen oder Chefs senden. Sie können die Datei als Excel-Datei versenden. Die Präsentation ist jedoch besser und professioneller, wenn sie im PDF-Format vorliegt. Aber wie können Sie Excel-Dateien in PDFs konvertieren? Sie können sie mit VBA als PDF speichern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das tun können.
Teil 1. Was ist VBA?
VBA steht für "Visual Basic für Anwendungen". Die Microsoft Corp. entwickelte diese Programmiersprache und integrierte sie in MS Office-Anwendungen. Sie können damit auf Funktionen zugreifen, die über das hinausgehen, was Anwendungen wie MS Excel bieten. Außerdem können Sie mit VBA Anwendungen an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.
Microsoft hat MS Office-Programme mit VBA geschrieben. Und VBA funktioniert bei diesen Programmen als interne Programmiersprache. Im Wesentlichen können Sie mit VBA also die Befugnisse des Entwicklers "erben". Damit können Sie Funktionen zu MS Office-Programmen hinzufügen, die Ihnen helfen, Computerprozesse zu automatisieren.
Aber natürlich müssen Sie zunächst wissen, wie man mit der Programmiersprache VBA programmiert.
Teil 2. Wie man mit VBA Excel in PDF speichert (druckt)
Mit VBA können Sie Excel-Dateien als PDF-Dateien speichern. Das heißt, wenn Sie die richtigen Codes kennen und wissen, wie Sie VBA-Codes in Excel eingeben. Nicht jeder kennt sich damit aus. Machen Sie sich keine Sorgen. Wir helfen Ihnen. Nachfolgend finden Sie die Codes, die Sie benötigen.
1. Aktive Excel-Blätter mit VBA als PDF speichern
Angenommen, Sie müssen nicht die gesamte Arbeitsmappe als PDF speichern. Sie müssen nur das aktive Blatt oder das Blatt, das Sie gerade betrachten, speichern. Hier ist, was Sie tun sollten.
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe mit MS Excel.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie das Blatt anzeigen, das Sie als PDF speichern möchten.
- Drücken Sie "Alt + F11" auf Ihrer Tastatur, um VBE (Visual Basic Editor) zu öffnen.
- Suchen Sie den Namen Ihrer Arbeitsmappe im Bereich "Projekt-VBAProjekt". Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul".
- Fügen Sie diesen Code ein:
Sub SaveActiveSheetsAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Hinweis: Bearbeiten Sie den Inhalt der Zeile saveLocation. Geben Sie einen Pfad zu dem Ordner an, in dem die PDF-Datei gespeichert werden soll. Ändern Sie außerdem den Dateinamen "myPDFFile.pdf" in den von Ihnen gewünschten Dateinamen.
- Drücken Sie "STRG+ S", um Ihre Arbeitsmappe zu speichern. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Klicken Sie auf "Nein".
- Klicken Sie im Dialogfeld "Speichern unter" auf die Dropdown-Liste "Dateityp". Wählen Sie "Excel-Makro-aktivierte Arbeitsmappe".
- Drücken Sie "Alt + Q".
- Öffnen Sie die makroaktivierte Arbeitsmappe, die Sie gerade erstellt haben. Drücken Sie "Alt+F8".
- Wählen Sie das Makro, das Sie zuvor erstellt haben > klicken Sie auf "Ausführen".
- Überprüfen Sie den Ordner, den Sie im Code angegeben haben, um nach der generierten PDF-Datei zu suchen.
2. VBA verwenden, um aktive Excel-Arbeitsmappen als PDF zu speichern
Was aber, wenn Sie die gesamte Arbeitsmappe als PDF speichern möchten? Hier ist, was Sie tun sollten:
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe mit MS Excel.
- Öffnen Sie VBE, indem Sie "Alt + F11" drücken.
- Suchen Sie den Namen Ihrer Arbeitsmappe im Bereich "Projekt-VBAProjekt". Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul".
- Fügen Sie diesen Code ein:
Sub SaveActiveWorkbookAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Hinweis: Bearbeiten Sie den Inhalt der Zeile saveLocation. Geben Sie einen Pfad zu dem Ordner an, in dem die PDF-Datei gespeichert werden soll. Ändern Sie außerdem den Dateinamen "myPDFFile.pdf" in den von Ihnen gewünschten Dateinamen.
- Drücken Sie "STRG + S", um Ihre Arbeitsmappe zu speichern. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Klicken Sie auf "Nein".
- Klicken Sie im Dialogfeld "Speichern unter" auf die Dropdown-Liste "Dateityp". Wählen Sie "Excel-Makro-aktivierte Arbeitsmappe".
- Drücken Sie "Alt + Q".
- Öffnen Sie die makroaktivierte Arbeitsmappe, die Sie gerade erstellt haben. Drücken Sie "Alt+F8".
- Wählen Sie das Makro, das Sie zuvor erstellt haben > klicken Sie auf "Ausführen".
- Überprüfen Sie den Ordner, den Sie im Code angegeben haben, um nach der generierten PDF-Datei zu suchen.
3. Ausgewählte Teile einer Excel-Datei als PDF speichern
Was aber, wenn Sie nicht die gesamte Arbeitsmappe als PDF speichern möchten? Sie müssen auch nicht das ganze Blatt speichern. Sie können die Zellen auswählen, die Sie in die PDF-Datei aufnehmen möchten. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe mit MS Excel.
- Wählen Sie die Zellen aus, die in der PDF-Datei erscheinen sollen.
- Öffnen Sie den Visual Basic Editor, indem Sie "Alt + F11" drücken.
- Suchen Sie den Namen Ihrer Arbeitsmappe im Fenster "Projekt-VBAProjekt" und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul".
- Fügen Sie diesen Code ein:
Sub SaveSelectionAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
Selection.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Hinweis: Bearbeiten Sie den Inhalt der Zeile saveLocation. Geben Sie einen Pfad zu dem Ordner an, in dem die PDF-Datei gespeichert werden soll. Ändern Sie außerdem den Dateinamen "myPDFFile.pdf" in den von Ihnen gewünschten Dateinamen.
- Drücken Sie "STRG + S", um Ihre Arbeitsmappe zu speichern. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Klicken Sie auf "Nein".
- Klicken Sie im Dialogfeld "Speichern unter" auf die Dropdown-Liste "Dateityp". Wählen Sie "Excel-Makro-aktivierte Arbeitsmappe".
- Drücken Sie "Alt + Q".
- Öffnen Sie die makroaktivierte Arbeitsmappe, die Sie gerade erstellt haben. Drücken Sie "Alt+F8".
- Wählen Sie das Makro, das Sie zuvor erstellt haben > klicken Sie auf "Ausführen".
- Überprüfen Sie den Ordner, den Sie im Code angegeben haben, um nach der generierten PDF-Datei zu suchen.
4. Speichern Sie jedes Arbeitsblatt als separates PDF
Was, wenn Sie alle Blätter der Arbeitsmappe speichern müssen? Allerdings muss jedes Blatt eine separate PDF-Datei sein. Sie können die Methode zum Speichern des aktiven Blattes als PDF für jedes Blatt anwenden. Aber das wird zu lange dauern. Stattdessen können Sie dies tun:
- Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe mit MS Excel.
- Drücken Sie "Alt + F11", um VBE zu öffnen.
- Suchen Sie den Namen Ihrer Arbeitsmappe im Fenster "Projekt-VBAProjekt" und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul".
- Fügen Sie diesen Code ein:
Sub LoopSheetsSaveAsPDF()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"
Next
End Sub
Hinweis: Bei dieser Methode werden die PDFs im gleichen Ordner wie die Arbeitsmappe gespeichert. Die Namen der PDF-Dokumente basieren auf dem Namen der Arbeitsmappe.
- Drücken Sie "STRG + S", um Ihre Arbeitsmappe zu speichern. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Klicken Sie auf "Nein".
- Klicken Sie im Dialogfeld "Speichern unter" auf die Dropdown-Liste "Dateityp". Wählen Sie "Excel-Makro-aktivierte Arbeitsmappe".
- Drücken Sie "Alt + Q".
- Öffnen Sie die makroaktivierte Arbeitsmappe, die Sie gerade erstellt haben. Drücken Sie "Alt+F8".
- Wählen Sie das Makro, das Sie zuvor erstellt haben > klicken Sie auf "Ausführen".
- Überprüfen Sie den Ordner, den Sie im Code angegeben haben, um nach der generierten PDF-Datei zu suchen.
Teil 3. Excel als PDF speichern ohne VBA
Das Speichern von Excel-Arbeitsmappen als PDFs mit VBA ist erstaunlich. Sie benötigen nur zwei Dinge: (1) MS Excel auf Ihrem Computer und (2) Kenntnisse der Programmiersprache VBA.
Die Sache ist die, dass diese beiden Dinge nicht sehr zugänglich sind. Möglicherweise haben Sie keine Lizenz für MS Excel, so dass Sie es nur zum Anzeigen von Arbeitsmappen verwenden können. In der Online-Version können Sie keine Makros verwenden. Was die Makros selbst angeht, so kann nicht jeder sie schreiben. Sie werden also im Internet nach VBA-Codes suchen, die von anderen geschrieben wurden.
Hier ist ein Vorschlag. Verwenden Sie stattdessen PDF-Software, um Excel-Dateien in PDF-Dateien zu konvertieren. Es ist viel einfacher. Außerdem steht Ihnen ein Tool zur Verfügung, mit dem Sie die von Ihnen erstellten PDFs bearbeiten können.
Wondershare PDFelement - Vereinfachen Sie die Konvertierung von Excel in PDF
Wondershare PDFelement - PDF Editor Es ist eine der beliebtesten PDF-Softwares. Man kann sagen, dass das Tool ein bekannter Name ist. Mit diesem Programm können Sie PDFs bearbeiten, kombinieren, komprimieren, konvertieren und vieles mehr. Die Zeit hat bewiesen, wie zuverlässig PDFelement ist. Zusätzlich zu ihren ausgefeilten Funktionen bietet diese Software auch eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Sie können PDFelement verwenden, um Excel-Arbeitsmappen in PDF-Dateien zu konvertieren.
Excel in PDF konvertieren mit Wondershare PDFelement
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Excel-Datei in ein PDF zu konvertieren.
- Installieren und öffnen Sie PDFelement.
- Klicken Sie auf "PDF öffnen" > "Aus Datei".
- Wählen Sie die Excel-Datei, die Sie in PDF konvertieren möchten.
- PDFelement wird die Datei automatisch konvertieren. Dann wird die generierte PDF-Datei geöffnet. Lesen Sie das PDF.
- Speichern Sie die Datei, indem Sie "STRG + S" auf Ihrer Tastatur drücken oder indem Sie auf "Datei" > "Speichern" oder die Schaltfläche "Speichern" in der oberen Symbolleiste klicken.
Neben der Konvertierung von Excel in PDF können Sie mit PDFelement auch PDF in Excel, Word, Bilder oder andere Microsoft Office-Dateiformate konvertieren. Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren:
Fazit
Sie können Excel-Arbeitsmappen mit MS Excel nicht als PDF-Dateien speichern. Zumindest, wenn Sie nicht wissen, wie man VBA-Codes verwendet, um diese Funktion hinzuzufügen. Aber das ist nicht einfach, selbst wenn Sie die Möglichkeiten des in MS Excel integrierten Visual Basic Editors kennen. Sie müssen wissen, wie man mit VBA kodiert oder herausfinden, welche Codes Sie in die VBE eingeben müssen.
Daher ist es ratsam, PDF-Software wie PDFelement zu verwenden, um Excel-Dateien in PDFs zu konvertieren. Es vereinfacht die Konvertierung, so dass Sie Excel-Dateien leichter in PDF-Dateien umwandeln können. Als Bonus haben Sie ein tolles PDF Tool auf Ihrem Gerät installiert.
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