Um Unterschiede zwischen Acroforms und XFA-Formularen zu verstehen, müssen Sie zunächst die Grundlagen dahinter kennenlernen. Zunächst handelt es sich bei beiden Formaten um verwendbare PDF-Formulare. Acroforms ist hierbei das ältere der beiden Formate. Es wurde 1998 entwickelt und wird immer noch als das PDF-Formular schlechthin angesehen. XFA-Formulare sind Webseiten, die Sie als PDF speichern können und die bereits seit 2003 verfügbar sind. Es hat einige Zeit gedauert, bis XFA-Formulare in PDFs akzeptiert wurden, heute jedoch ist die Nutzung problemlos möglich. Wie entscheiden Sie sich nun zwischen dem einen und dem anderen Format? Bei Ihrer Wahl müssen Sie sich ein paar Fragen stellen: Müssen Ihre Benutzer im Formular zusätzlich zum Ausfüllen der Felder Markierungen vornehmen und muss das Formular den Seiteninhalt dynamisch und je nach Benutzereingabe neu erstellen? Sie müssen sich jedoch noch viele weitere Fragen stellen. Wir werden uns die Sache näher ansehen.

Überblick: Einführung in Acroforms und XFA-Formulare

Wir starten zunächst mit ein paar Definitionen. Sobald Sie die Definition beider Produkte kennen, verstehen Sie auch ganz einfach den Unterschied zwischen Acroforms und XFA-Formularen.

Acroforms

AcroForms stellt die ursprüngliche PDF-Formular-Technologie dar. Sie wurde 1998 eingeführt. Diese Formulare nehmen Eingaben im Forms Data Format, oder FDF, und XML Forms Data Format oder, xFDF, entgegen. AcroForms wird von Drittanbietern unterstützt. Als Adobe AcroForms einführte, beschrieb das Unternehmen diese Technologie als „PDF-Formulare, die mit Adobe Acrobat Pro/Standard erstellt werden und keine spezielle Art statischer oder dynamischer XFA-Formulare darstellen. Acroforms sind portabel und funktionieren auf allen Plattformen.

XFA-Formulare

XFA-Formulare funktionieren dagegen nicht auf allen Plattformen. Es geht hierbei vor allem Formulare. Sie lassen sich nur mit dem Adobe Forms Designer Tool erstellen. Die Definition von XFA-Formularen lautet: „XML Forms Architecture ist eine Familie proprietärer XML-Spezifikationen, die zur Verbesserung der Verarbeitung von Web-Formularen entwickelt wurde.“ Seit der Veröffentlichung der PDF 1.5 Spezifikation lassen sich XFA-Formulare auch innerhalb von PDF-Dateien verwenden.

Es gibt statische und dynamische XFA-Formulare. Bei statischen Formularen sind Aussehen und Layout unabhängig vom Inhalt der Felder festgelegt. Ein solches Formular enthält unausgefüllte Felder. Dynamische Formulare verändern sich dagegen bei Änderung der Daten visuell auf unterschiedliche Weise. Sie setzen das Rendern der Inhalte beim Öffnen der Datei voraus.

Kompletter Vergleich zwischen Acroforms und XFA-Formularen

Da wir jetzt die Definition von AcroForms und von XFA-Formularen kennen, sollten wir uns den Unterschied zwischen beiden Formaten ansehen. Beide besitzen Fähigkeiten, die im jeweils anderen Format nicht zu finden sind. Dies sind die Unterschiede zwischen Acroforms und XFA-Formularen

• Mit AcroForms können Sie zusätzliche Seiten zu PDF-Dokumenten hinzufügen. Dank des Vorlagen-Konzepts können Sie AcroForms nutzen, um Formulare mit mehreren Datensätzen aus der Datenbank zu füllen
• AcroForms können per Illustrator, InDesign, Microsoft Word und aus anderen externen Anwendungen heraus erstellt werden. XFA-Formulare lassen sich nur in Adobe Forms Designer erstellen
• Ein wesentlicher Unterschied ist die Ausgabe. Die Architektur von XFA-Formularen wurde so konzipiert, dass die Ausgabe der Formulare in PDF als auch in HTML dieselbe ist. Dadurch übernehmen diese Formulare jedoch die Einschränkungen von HTML-Dateien. Der Javascript-Zugriff auf viele interne PDF-Objekte ist nicht möglich. AcroForms erlaubt hingegen erweiterte Interaktion mit Formularobjekten
• Der wichtige Unterschied ist, dass XFA-Formulare eine Fähigkeit mitbringen, die Acroforms nicht beherrscht. Diese ist das Umformatieren von PDF-Inhalten. Sie können die Funktion zum Umformatieren verwenden, um die Größe der Felder zu verändern, falls sich diese an die Daten anpassen müssen. So können Sie beispielsweise das Layout des Inhalts nach unten verschieben, um Platz für weitere Zeilen zu schaffen. Mit AcroForms ist dies nicht möglich
• Der wichtigste Unterschied liegt in der Definition beider Formate. AcroForms stellt seitenorientierte Formulare bereit, wohingegen das Layout von XFA-Formularen dynamisch von den Daten beeinflusst wird

Welches Format ist das bessere, Acroforms oder XFA Forms?

Hier gibt es keinen klaren Sieger und keine eindeutige Antwort. Alles hängt von Ihren Bedürfnissen ab und wie Sie das Formular verwenden möchten. Schauen wir uns das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln an.

Wenn Benutzer beispielsweise Markierungen im Formular vornehmen, z.B. durch das Markieren von Text oder das Zeichnen eines Kreises um ein Element herum, ist AcroForms das richtige Format. XFA-Formulare unterstützen das Konzept von Markierungen nicht.

Wenn Ihr Formular dagegen Seiteninhalte auf Basis Ihrer Eingabe dynamisch neu erzeugen soll, sollten Sie XFA-Formulare verwenden. Diese Funktion ist zwar auch mit dem Standard-PDF-Format möglich, dieser Weg ist jedoch umständlich. XFA-Formulare sind für das Umschreiben von Seiteninhalten besser geeignet, da sie dynamisch von Daten gesteuert werden.

Wenn Sie Ihre Formulare einfacher nutzbar machen wollen, ist AcroForms der richtige Weg dazu. Das Format bietet schon seit langer Zeit hervorragende Dienste für Benutzer mit Behinderungen und entspricht hierbei Abschnitt 508. XFA-Formulare weisen Einschränkungen beim Thema Barrierefreiheit auf.

Wenn Sie dagegen JavaScript-Funktionen benötigen, ist die Antwort klar: AcroForms. Wie bereits erwähnt, bringen XFA-Formulare keine Unterstützung für JavaScript mit. Wenn Ihr Ziel jedoch ist, das Formulardesign per XML zu verwalten, ist die Arbeit mit XFA-Formularen einfacher.

Das beste Tool zum Lesen und Ausfüllen von XFA-Formularen

Seit dem Aufkommen von XFA-Formularen hat Adobe noch keinen einfachen Weg für die Konvertierung vorgestellt. Dieser Weg wird stattdessen von Drittanbietern geboten. XFA stellt ein in PDFs eingebettetes XML-Formular dar. Wenn Sie dieses mit optimalen Ergebnissen in eine PDF-Datei konvertieren und nach einem eleganten Weg suchen, die ausgefüllten Felder zu verwalten, sollten Sie nicht auf Adobe setzen. PDFelement ist hierfür besser geeignet. Mit diesem Produkt können Sie auf beliebige Weise mit XFA-Formularen arbeiten.

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Eine der neuesten Funktionen der aktuellen Version von PDFelement ist die Möglichkeit, mit XFA-Formularen zu arbeiten. Wofür sind diese Formulare hilfreich? Erstens können Sie damit XFA-basierte PDF-Formulare öffnen und lesen. Zweitens können Sie XFA-Formulare damit ausfüllen und anschließend alle Vorteile XFA-basierter PDF-Formulare nutzen.

Neben dem Lesen, Öffnen und Ausfüllen von XFA-Formularen bietet PDFelement 6 Pro noch viele weitere Funktionen. Die wichtigste Eigenschaft ist die Fähigkeit, text- und grafikbasierte Objekte zu bearbeiten. Mit PDFelement 6 Pro können Sie Ihr PDF-Dokument nach Belieben bearbeiten.

Die Anmerkungsfunktion ist praktisch für Unternehmen, sie ist aber auch für Gelegenheitsanwender sehr nützlich. Sie können Text markieren, Kommentare hinzufügen und ähnliche Funktionen nutzen, die in XFA-Formularen nicht verfügbar sind. Wie bereits erwähnt ist der einzige Vorteil von Acroforms gegenüber XFA-Formularen die Möglichkeit, Anmerkungen hinzuzufügen. PDFelement 6 Pro hebt den Unterschied zwischen beiden Formaten auf. Schließlich aber können Sie mit dieser Software auch komplett neue PDF-Dokumente erstellen.