Ist es möglich, ein digitales Dokument zu signieren? Es ist wichtig zu wissen, dass wir uns auf eine Unterschrift verlassen, um die Identität einer Person zu garantieren. Aber wenn man bedenkt, dass es Kameras und Scanner gibt. Wie können wir sicher sein, dass nicht jemand die Unterschrift gefälscht hat?
Glücklicherweise verfügen wir über sehr effektive Sicherheitssysteme, die es uns ermöglichen, die Integrität der Informationen und die Legitimität der Unterschriften zu garantieren. Dadurch können wir mit sensiblen Informationen wie persönlich identifizierbaren Finanzdaten, biometrischen Daten, medizinischen Informationen und eindeutigen Identifikatoren wie Sozialversicherungsnummern oder Pässen arbeiten. Diese Technologien wurden explizit so konzipiert, dass sie einfach zu bedienen und schwer oder gar nicht zu überlisten sind. Ein prominentes Beispiel dafür sind digitale Signaturen. Sie haben viel mehr Sicherheitsfilter, als Sie sich vorstellen können.
In diesem Artikel
Teil 1. Was ist ein Zeitstempel?
Der Zeitstempel besteht aus der Registrierung einer Zeichenfolge, die die Uhrzeit und das Datum eines Ereignisses angibt. Wir verlassen uns auf Zeitstempel und verwenden sie, um Ereignisse in chronologischer Reihenfolge zu organisieren und zu katalogisieren.
Es gibt viele Szenarien, in denen Zeitstempel erforderlich sind. Aus Sicherheitsgründen verwenden alle Betriebssysteme Zeitstempel für die Dateiverwaltung, da sie auf diese Informationen angewiesen sind, um Sicherungs- und Datenwiederherstellungsprozesse zu ermöglichen. Darüber hinaus sind sie sehr hilfreich für die Dokumentenverwaltung, da sie als Referenz verwendet werden, um anzuzeigen, wann jemand ein Dokument überprüft, gelesen, bearbeitet oder unterzeichnet hat. Der von einem Betriebssystem erstellte Zeitstempel ist jedoch nicht als Sicherheitsmaßnahme gedacht.
Bei digitalen Signaturen ist der Zeitstempel etwas komplizierter, da es sich um einen Online-Mechanismus handelt, der die Dienste einer dritten Partei in Anspruch nimmt, um ein temporäres Zertifikat zu erstellen. Diese Zertifikate validieren eine digitale Signatur für einen bestimmten Zeitraum und belegen, dass die Daten seit einem bestimmten Zeitpunkt existieren und nicht verändert wurden. Wenn die Frist für diese Zertifikate abläuft, kann man davon ausgehen, dass der Unterzeichner das Zertifikat nicht erneuert hat und die Signatur daher nicht mehr gültig ist.
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Teil 2. Wie funktioniert der Zeitstempel?
Dank der Zeitstempel ist es möglich, Dokumente zu verwalten und zu signieren, die den Zeitablauf berücksichtigen. Zum Beispiel Rechnungen, Aufzeichnungen, elektronische Abstimmungen und Verträge. Die Computersicherheits- und Informationssicherheitsbranche entwickelt seit Jahrzehnten Sicherheitsprotokolle und -systeme, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Informationen lesen und ändern können.
Es gibt viele Informationssicherheitsprotokolle, aber alle müssen drei Anforderungen erfüllen.
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Die Informationen müssen verschlüsselt werden.
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Sie müssen die Struktur und die Reihenfolge der Informationen kontrollieren.
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Die Identität derjenigen, die versuchen, auf die Informationen zuzugreifen, muss authentifiziert werden, um zu verhindern, dass Unbefugte die Inhalte einsehen oder verändern.
Das Ziel dieser Protokolle ist es, Sicherheitsmechanismen zu schaffen, die es ermöglichen, die Integrität der Informationen zu schützen, ohne den Zugriff auf vom Benutzer autorisierte Personen zu beschränken. Diese Mechanismen müssen über zuverlässige Authentifizierungsmethoden verfügen, die es ermöglichen, die Personen zu identifizieren, die der Benutzer zum Zugriff auf die Informationen autorisiert hat. Einige dieser Authentifizierungsmethoden sind Passwörter, PIN-Codes, biometrische Authentifikatoren und Smartcards.
Um eine digitale Signatur zu erstellen, ist es notwendig, eine Sicherheitssperre wie ein Passwort, einen PIN-Code oder die biometrischen Werte des Benutzers hinzuzufügen, da diese für den kryptographischen Sicherheitsprozess, der die Signatur schützt, erforderlich sind. Die Daten werden verwendet, um einen Algorithmus zu erstellen, der alle darin enthaltenen Informationen festlegt und sie später durcheinanderbringt, um ein Chaos zu schaffen und zu verhindern, dass sie ohne die Genehmigung des Benutzers rekonstruiert werden können.
Zusätzlich zu den Sicherheitsfiltern, die von digitalen Signaturen angeboten werden. Die Zeitstempelung besteht in der Inanspruchnahme von Diensten, die Zeitstempelungsdienste anbieten. Diese Unternehmen können als Time Stamping Authority (TSA) bezeichnet werden und fungieren als Zertifizierungsdienstanbieter.
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Teil 3. Was passiert, wenn Sie keinen Zeitstempel in die digitale Signatur einfügen?
Das Hinzufügen eines Zeitstempels zu Ihrer digitalen Signatur ist nicht immer erforderlich. Es gibt viele Situationen, in denen eine digitale Signatur mehr als ausreichend ist. Es gibt jedoch andere Szenarien, in denen Sie die Gültigkeit Ihrer Unterschrift mit einer Frist versehen möchten. Als Nächstes werde ich über Fälle sprechen, in denen Sie an der Verwendung eines Zeitstempels in Ihrer digitalen Signatur interessiert sein könnten.
Elektronische Rechnungsstellung
Die Bescheinigung des Ausstellungsdatums einer Rechnung durch einen Zeitstempeldienstleister kann bei gerichtlichen Verfahren in Fällen von Zahlungsrückständen entscheidend sein.
Elektronischer Geschäftsverkehr
Die wichtigste Eigenschaft des elektronischen Geschäftsverkehrs ist, dass er effektiv und sicher sein muss. Im Gegensatz zum konventionellen Handel müssen Sie die Versandzeiten berücksichtigen und die Zeit, die die Produkte benötigen, um ihr Ziel zu erreichen, richtig einschätzen, wobei Sie sich auf den genauen Zeitpunkt der Bestellung beziehen. Mit einer elektronischen Unterschrift mit einem temporären Zertifikat können Sie die Garantien sehr einfach verwalten.
Logistik und Vertrieb
Der Logistiksektor befasst sich speziell mit der Lieferung von Produkten zu den mit dem Kunden vereinbarten Bedingungen. Für diesen Sektor gibt es nichts Wichtigeres als Zeit. Daher ist es normal, dass alle beteiligten Prozesse registriert werden und einen Zeitstempel haben müssen.
Vermietungsdienstleistungen
Der Erwerb von Dienstleistungen für eine bestimmte Zeit ist ein trendiges Geschäftsmodell. Es ist praktisch eine Tatsache, dass wir alle diese Art von Dienstleistung in Anspruch nehmen, z.B. bei der Vermietung einer Wohnung. Die Verwendung digitaler Signaturen mit Zeitstempeln ist für die Arbeit mit Verträgen im Zusammenhang mit dem Erwerb dieser Art von Dienstleistungen unerlässlich.
Buchhaltung
Die Arbeit mit Steuerinformationen ist eine große Verantwortung. Diejenigen, die sich mit der Erstellung von Finanzberichten befassen, müssen bei allen Informationen, die sie übermitteln, sehr genau sein, insbesondere bei den Daten. Die Verwendung digitaler Signaturen mit Zeitstempeln erleichtert die Verwaltung dieser Berichte und reduziert die Möglichkeit von Fehlern auf Null.
Teil 4. Wie man einen Zeitstempel zu digitalen Signaturen und Dokumenten hinzufügt
Einige Tools ermöglichen es Ihnen, Zeitstempel zu einer digitalen Signatur hinzuzufügen. PDFelement ist ein All-in-One-Dokumentenmanager. Dieses Programm ist auf die Verwaltung von PDF-Dokumenten spezialisiert, aber es ist auch mit vielen anderen Formaten kompatibel und ermöglicht Ihnen die einfache Verwaltung digitaler Signaturen. Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie eine digitale Signatur mit einem Zeitstempel erstellen und verwenden können.
Schritt 1: Gehen Sie zu "Dokument signieren"
Sobald Sie das Dokument, das Sie mit PDFelement signieren möchten, geöffnet haben, gehen Sie zum Abschnitt "Schützen", klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument signieren" und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Signatur setzen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie eine bestehende Unterschrift oder erstellen Sie eine neue.
Im Fenster "Dokument signieren" finden Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie eine digitale Signatur auswählen können, die Sie zuvor erstellt haben. Wenn Sie noch keine haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue ID".
Schritt 3: Folgen Sie den Schritten
Folgen Sie im Fenster zur Erstellung der ID den Anweisungen, die Sie auf dem Bildschirm sehen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Felder mit Ihren persönlichen Daten auszufüllen.
Schritt 4: Legen Sie ein Passwort fest
Jetzt müssen Sie einen Zielort wählen, an dem PDFelement Ihre digitale Signaturdatei speichern soll. Die Datei wird verschlüsselt, so dass nur Sie sie verwenden können. Zum Abschluss legen Sie ein Passwort fest und bestätigen es.
Schritt 5: Wählen Sie die Einstellungen für das Erscheinungsbild
Wenn Sie die Erstellung Ihrer digitalen Signatur abgeschlossen haben, kehren Sie zum Tool "Ein Dokument signieren" zurück. Dort gehen Sie zum Bereich Erscheinungsbild und klicken auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite. Wenn Sie noch keinen Stil erstellt haben, klicken Sie auf "Einen neuen Stil erstellen".
Schritt 6: Erstellen Sie einen Signaturstil
In diesem Fenster finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre digitale Signatur zu personalisieren. Sie können Bilder, Logos oder Ihren Namen hochladen und auswählen, welche Informationen Ihre digitale Signatur enthalten soll. Wenn Sie möchten, dass Ihre digitale Signatur einen Zeitstempel erhält, lassen Sie die Option "Datum" aktiviert.
Abschließende Worte
Jeden Tag wird es üblicher und notwendiger, mit digitalen Tools zu arbeiten, da sie den Benutzer unterstützen, die Produktivität verbessern und es uns ermöglichen, aus der Ferne zu arbeiten. Digitale Signaturen sind ein bedeutender technologischer Fortschritt, dank dem wir mit praktisch jedem Dokument arbeiten können, ohne auch nur das geringste Risiko einzugehen, dass es jederzeit verändert oder gefälscht werden kann. Mit Hilfe von Tools wie PDFelement ist es möglich, diese ausgefeilten Sicherheitstools mit nur ein paar Klicks zu nutzen.
