Die Unterzeichnung eines Dokuments dient der Identifizierung, der Authentifizierung und der Sicherstellung der Identität eines Autors oder Unterzeichners. Die Existenz von holografischen Unterschriften reicht Tausende von Jahren zurück und hat seither allen Arten von Schriften Gültigkeit verliehen; die Unterschrift von wichtigen Personen bedeutete viel Macht, ein Aspekt, der auch heute noch besteht.
Bis vor relativ kurzer Zeit war die einzige Möglichkeit, zu unterschreiben, die Kalligraphie, so dass es notwendig war, Dokumente zu drucken, um die repräsentative grafische Linie zu erfassen. Manchmal war es mühsam, das Dokument auszudrucken und dann einzuscannen, um es zurückzuschicken, aber diese Praxis ist dank des Aufkommens von eSignaturen immer weniger üblich.
Eine eSignatur ist eine der handschriftlichen Unterschrift gleichwertige Alternative mit Rechtsgültigkeit und voller Legitimität. Sie kann durch biometrische Unterschriften (handschriftliche digitale Unterschrift), elektronische Stifte, Passwörter, Schlüssel und andere erstellt werden. Es gibt einige Anwendungen, die das Signaturverfahren erleichtern, aber es gibt zwei, die sich von den anderen abheben.
Teil 1. Überblick über DocuSign
Was ist DocuSign?
DocuSign ist eine Online-Plattform, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit eSignaturen anbietet. Sie können damit digitale Signaturen erstellen, um Ihre Dokumente zu unterschreiben und auch andere Personen auffordern, Ihre Dokumente zu unterschreiben.
Innerhalb von DocuSign liegt die Sicherheit in allen Signaturprozessen, da alle digitalen Signaturen von einem Prüfpfad begleitet werden, durch den Sie die Gültigkeit jeder Signatur überprüfen können.
Diese Plattform wird von Millionen von Menschen auf der ganzen Welt genutzt, von Studenten und jungen Leuten bis hin zu Berufstätigen und Menschen in sehr wichtigen Positionen. Darüber hinaus kann es auf jedem elektronischen Gerät wie PC, Mobiltelefonen und Tablets verwendet werden und es ist nicht notwendig, sich bei der Plattform anzumelden, sondern Sie können verschiedene Aufgaben von Dateispeicherseiten wie Dropbox und Google Drive aus durchführen.
Ist die Nutzung von DocuSign kostenlos?
Wenn Sie nur unterschreiben müssen, ist DocuSign völlig kostenlos. Es kann eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten unterzeichnet werden und ein Konto ist nicht erforderlich.
Wenn Sie Zugang zu weiteren Funktionen wie dem Erstellen und Organisieren von eSignaturen haben möchten, dauert das kostenlose Abonnement nur dreißig Tage und Sie müssen ein Konto erstellen. Während dieses Zeitraums können Sie die Funktionen der Plattform nutzen, müssen dann aber einen Tarif abonnieren. Es gibt drei Arten von Tarifen: Personal (ein Benutzer und Basisfunktionen), Standard (bis zu fünf Benutzer plus Benachrichtigungen und Kommentare) und Business Pro (bis zu fünf Benutzer, die Funktionen der ersten beiden Tarife, Versand von Massenmails und die Möglichkeit, Anhänge und erweiterte Felder hinzuzufügen).
Das Abonnement kann monatlich zwischen 15 $ und 60 $ oder jährlich zwischen 120 $ und 480 $ betragen. Es kann jedoch vorteilhaft sein, einen Dienst mit einem höheren Nennwert abzuschließen, da er die Möglichkeit bietet, bis zu fünf Benutzer zu registrieren.
Wie kann man Dokumente mit DocuSign kostenlos signieren?
Sie können Dokumente über DocuSign einfach und praktisch unterschreiben. Um diese Aufgabe zu erfüllen, müssen Sie nur die folgenden Schritte ausführen:
1. Klicken Sie auf den Link der Anfrage in Ihrer E-Mail
Der Autor muss Ihnen die zu unterzeichnenden Dokumente zusenden. Prüfen Sie die Anfrage in Ihrer E-Mail und klicken Sie auf "Dokument prüfen". Über diesen Link gelangen Sie direkt zu dem Dokument, es sei denn, Sie müssen den Zugang authentifizieren.
2. Zugang authentifizieren
Einige Verfasser können verlangen, dass ihre Dokumente authentifiziert werden. Dies kann durch Eingabe eines Zugangscodes, per SMS oder durch wissensbasierte Identitätsfragen geschehen. In den meisten Fällen reicht Ihre E-Mail aus, aber das hängt davon ab, was der Autor der Datei beschlossen hat.
Zustimmung zur Weitergabe von eSignaturen und elektronischen Aufzeichnungen
Sie werden wahrscheinlich aufgefordert, die Freigabe Ihrer eSignatur und elektronischer Dokumente zu prüfen und zu genehmigen. Klicken Sie auf das weiße Kästchen neben "Ich stimme der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften zu" und dann auf "Weiter". Nach diesem Schritt sehen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben müssen.
4. Überprüfen Sie das Dokument
Scrollen Sie durch das Dokument, um es zu überprüfen oder klicken Sie auf "Start", um die Ihnen zugewiesenen Felder zu sehen und die erforderlichen Informationen durch Tippen, Auswahl einer Option aus einer Dropdown-Liste oder durch Klicken auf ein leeres Feld auszufüllen.
5. Unterschreiben Sie das Dokument
Klicken Sie zum Unterschreiben auf "Unterschreiben". Wenn Sie noch kein DocuSign-Konto haben, müssen Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen bestätigen. Wählen Sie "Stil ändern", um den Stil Ihrer eSignatur auszuwählen und wählen Sie den, der Ihnen am besten gefällt; klicken Sie schließlich auf "Übernehmen und unterschreiben".
6. Andere Aktionen überprüfen (optional)
Es gibt alternative Maßnahmen, die Sie ergreifen können, bevor Sie den Unterzeichnungsprozess abschließen. Einige der gebräuchlichsten und am häufigsten verwendeten sind die folgenden:
Später abschließen: So können Sie speichern, was Sie getan haben, um den Unterzeichnungsvorgang zu verschieben und später fortzusetzen.
Unterschrift verweigern: So haben Sie die Möglichkeit, das Dokument nicht zu unterschreiben und eine Begründung zu schreiben, damit der Absender sie kennt.
Jemand anderem zuweisen: Die Funktion besteht darin, das Schreiben der E-Mail eines neuen Empfängers mit der Aufforderung zu ermöglichen, das Dokument zu überprüfen und den Unterzeichnungsprozess fortzusetzen. Er erhält eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Dokumente zu unterzeichnen.
Drucken & Unterschreiben: Mit dieser Option kann das Dokument gedruckt und manuell signiert werden. Sie müssen wählen, ob Sie das unterzeichnete Dokument beim Hochladen oder per Fax versenden möchten.
7. Beenden Sie den Vorgang
Sobald Sie das Dokument unterzeichnet und alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Fertig stellen", um den Unterzeichnungsvorgang abzuschließen. Die Unterzeichner erhalten sofort eine Kopie der ausgefüllten Dokumente per E-Mail, um zu überprüfen, ob der Vorgang abgeschlossen wurde.
Teil 2. Alternative zu DocuSign - PDFelement
Viele der Dokumente, die zur Unterzeichnung vorgelegt werden, sind PDF-Dateien, da sie geschützt werden können, um ihre Änderung und Manipulation zu verhindern. Wenn Sie Ihre eSignatur in PDF-Dateien übersetzen möchten, ist Wondershare PDFelement - PDF Editor eine Software, die mehr als ausreichend ist und Ihnen viele Vorteile bietet.
Vorteile von PDFelement
Einfache Bedienung: PDFElement enthält eine sehr praktische Oberfläche, die es Ihnen ermöglicht, jede Aufgabe auf einfache Weise auszuführen, einschließlich der Erstellung und Erfassung Ihrer digitalen Unterschrift in jedem Dokument.
Nicht nur für Unternehmen: Diese Software kann für jedes Unternehmen, aber auch für den persönlichen oder informellen Gebrauch verwendet werden. Es erfüllt die Anforderungen jeder Art von Benutzer und übertrifft die Erwartungen der anspruchsvollsten Personen.
Hohe Effizienz und Zeitersparnis: Haben Sie es eilig oder brauchen Sie einen dringenden Auftrag? PDFElement hat kein Problem damit. Die Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, werden dank der außergewöhnlichen Entwicklung dieser Software effizient und in kürzester Zeit erledigt sein. Die Abgabe Ihrer eSignatur erfolgt schnell und reibungslos.
Völlig legal: Die Verwendung digitaler Signaturen ist legal und immer mehr Länder erkennen sie an. Vergewissern Sie sich, dass dieser Prozess legal ist und von den Behörden bestätigt wird, damit Ihre in PDFElement verwendete eSignatur gültig ist.
Schützen Sie Ihre Sicherheit: Ihre Sicherheit und der Datenschutz sind einer der wichtigsten Aspekte bei der Bearbeitung von Dokumenten. PDFElement enthält mehrere Elemente, die dazu beitragen, dass Ihre Dateien sicher sind.
Erstellen und Hinzufügen einer eSignatur zu einem PDF-Dokument mit PDFelement
PDFelement hat die Funktion, dass Sie Ihre eSignatur erstellen können. Sie können dazu das Schreibtafel Tool verwenden und erhalten eine Zeichnung als Ergebnis. Sie können Ihre elektronische Unterschrift auch durch ein Foto Ihrer handschriftlichen Unterschrift oder Ihres Namens erstellen. Die einzige Voraussetzung ist, dass das Bildformat PNG oder JPG ist. Mit der Funktion "Stempel erstellen" wird Ihre eSignatur erstellt, so dass Sie nur noch das Bild auswählen müssen, das Ihre Signatur enthält, damit der Vorgang abgeschlossen werden kann.
Sobald Sie Ihre eSignatur erstellt haben, müssen Sie sie nur noch im Bereich "Stempel" auswählen und an der angegebenen Stelle platzieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente mit Sicherheitselementen versehen, z.B. mit dem Namen des Unterzeichners, einem Passwort, Standortinformationen und der Möglichkeit, das Dokument nach der Unterzeichnung zu sperren.
Abschließende Worte
Derzeit ist es üblich, PDF-Dokumente mit einer eSignatur zu unterzeichnen, die die gleiche Gültigkeit wie eine herkömmliche Unterschrift haben kann. Die Vorteile sind vielfältig und es ist sehr empfehlenswert, über eine Software zu verfügen, die diesen Prozess erleichtert, der viele Male wiederholt werden kann, was voraussetzt, dass es sich um eine praktische Aufgabe handelt, in die man wenig Zeit investiert. Es gibt zwar DocuSign, eine globale Plattform mit vielen wichtigen Funktionen, aber PDFElement ist eine fabelhafte Alternative, die Ihren Ansprüchen gerecht wird und diese Aufgabe einfach und leicht zu erledigen macht.
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