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Anwendung der digitalen PDF-Signatur im Redaktionsbüro für Zeitschriften

2021-11-16 09:23:16 • Filed to: PDFelement How-Tos • Proven solutions

Eine digitale PDF-Signatur ist ein rechtlicher Aufdruck auf einem elektronischen Dokument, der die Identität des Unterzeichners sowie die Authentizität des Dokuments bestätigt. In einer Redaktion werden PDF-Dateien in der Regel als Rechtsdokumente verwendet, was die Identitätsauthentifizierung zu einer entscheidenden Komponente des Workflow-Prozesses macht. Dies gilt für ein Büro für wissenschaftliche und technische Zeitschriften ebenso wie für andere Arten von Zeitschriftenredaktionen, bei denen die Wahrhaftigkeit der dokumentierten Informationen von größter Bedeutung ist.


Teil 1. Wie man elektronische Dokumente authentifiziert

Für verschiedene Arten von Dokumenten, wie z.B. Urheberrechtsübertragungen, Kündigungen von Arbeitsverhältnissen, Mitteilungen über Layoutgebühren und andere, ist es erforderlich, dass der Inhalt des Dokuments durch eine Unterschrift oder ein Siegel rechtsgültig bestätigt wird. Die Authentifizierung der Identität des Unterzeichners ist ebenfalls wichtig. Eine digitale PDF-Signatur erfüllt also zwei wichtige Zwecke:

1. Sicherstellen, dass das Dokument vom Autor oder der Redaktion ausgestellt ist.

Eine digitale PDF-Signatur bestätigt, dass das Dokument tatsächlich von dem betreffenden Autor oder der betreffenden Redaktion erstellt wurde. Mit anderen Worten, sie bestätigt die Quelle der Informationen für rechtliche Zwecke wie Urheberrechte, formelle Anerkennung von Arbeitsverhältnissen, etc.

2. Um zu überprüfen, ob die Datei während der Netzwerkübertragung in irgendeiner Weise verändert wurde.

Eine weitere Funktion digitaler PDF-Signaturen besteht darin, sicherzustellen, dass während des Transports keine unbefugten Änderungen an dem Dokument vorgenommen wurden. Da Dokumente von anderen abgefangen werden oder in die falschen Hände geraten können, ist dies ein wichtiger Teil des Validierungsprozesses.

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Teil 2. Überblick über digitale Signaturen

Wie also erreichen digitale Signaturen solche Authentifizierungsstandards? Um dies zu verstehen, müssen wir wissen, was eine digitale Signatur ist und wie die Authentifizierung mit einer digitalen Signatur erfolgt. Schauen wir uns diese beiden Aspekte an.

1. Definition einer digitalen Signatur

Eine digitale Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift sehr ähnlich, geht aber in Bezug auf die Sicherheit weit darüber hinaus. Es besteht im Wesentlichen aus einem privaten Schlüssel und einem öffentlichen Schlüssel, der mit einem Public-Key-Algorithmus erzeugt wird. Diese beiden Schlüssel sind mathematisch miteinander verbunden, so wie ein Schloss und ein Schlüssel aufeinander abgestimmt sind. Die Authentifizierung der Herkunft eines Dokuments sowie seines Status und der Identität des Verfassers kann durch Bestätigung dieser Übereinstimmung erfolgen. Mit anderen Worten: Wenn die Quelle eines Dokuments authentisch ist, stimmt der öffentliche Schlüssel mit dem privaten Schlüssel überein.

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2. Grundlage der Authentifizierung

Der private Schlüssel ermöglicht es dem Autor eines Dokuments, sich selbst und die Herkunft der Informationen in diesem Dokument zu überprüfen. Wenn der öffentliche Schlüssel, auf den der Empfänger eines Dokuments Zugriff hat, mit dem privaten Schlüssel übereinstimmt, ist das Dokument authentifiziert. Natürlich hängt der gesamte Prozess davon ab, dass der private Schlüssel für den Besitzer der digitalen Signatur geheim bleibt. Ist dies nicht der Fall, gibt es keine Garantie für die Echtheit des Dokuments, da jeder, der Zugang zu diesem privaten Schlüssel hat, eine digitale Signatur für diese Person erstellen kann.

Um die Analogie von Schloss und Schlüssel zu erweitern, stellt der private Schlüssel im Wesentlichen das Schloss dar, während der öffentliche Schlüssel den Schlüssel zum Öffnen des Schlosses darstellt. Wenn der private Schlüssel in die falschen Hände gerät, kann ein weiteres "Schloss" erstellt werden, das mit dem öffentlichen Schlüssel geöffnet werden kann und so - fälschlicherweise - angibt, dass der ursprüngliche Besitzer des privaten Schlüssels dieses Dokument authentifiziert hat.

Die asymmetrische Kryptographie ist nur eine der Methoden, die zur Sicherung eines Dokuments eingesetzt werden. Weitere umfassen:

  • Passcodes, PINs und Kennwörter
  • TSP Validierung
  • CA Validierung
  • CRC
  • Prüfsumme


Teil 3. Signieren einer PDF-Datei

Digitale PDF-Signaturen können mit jedem geeigneten PDF-Editor wie Wondershare PDFelement oder Adobe Acrobat erstellt werden. Diese Plattformen können auch elektronische Signaturen erzeugen, die sich von digitalen Signaturen unterscheiden, aber ebenfalls rechtsgültig sind. In diesem Abschnitt wird gezeigt, wie man mit Wondershare PDFelement eine digitale Signatur für ein PDF-Dokument erstellt und anwendet.

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  • 1. Starten Sie PDFelement und klicken Sie auf der Willkommensseite auf Öffnen, um das zu signierende Dokument zu importieren.
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  • 2. In der Symbolleiste werden nun mehrere Anmerkungstools angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über den letzten Eintrag und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Signatur erstellen.
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  • 3. In dem neuen Fenster können Sie entweder eine Unterschrift mit der Maus zeichnen oder die Trackpad-Signaturfunktion verwenden.
  • 4. Nachdem Sie die Signatur erstellt haben, klicken Sie auf einen Bereich des Dokuments, in dem die Signatur erscheinen soll.
  • 5. Sie können nun die Größe der Signatur mithilfe der Ziehpunkte am Rand des Rahmens ändern oder indem Sie die Maus über die Signatur bewegen und sie mit der Maus an eine andere Position im Dokument ziehen.

Sie können die Datei nun speichern und zur zusätzlichen Sicherheit mit einem Kennwort versehen. Mit Ihrer Unterschrift können Sie sich nun als Verfasser der Informationen in diesem Dokument ausweisen.


Teil 4. Was ist die Zukunft der digitalen Unterschrift?

Digitale Signaturen sind in verschiedenen Branchen und Sektoren bereits weit verbreitet. Regierungsbehörden wie das Finanzamt nutzen sie zur Bearbeitung von Steuererklärungen und anderen Transaktionsprozessen. Das verarbeitende Gewerbe nutzt sie zur Qualitätssicherung, für Kaufverträge, etc. Im Gesundheitswesen werden digitale Signaturen eingesetzt, um die Datensicherheit zu erhöhen und die Einhaltung strenger gesetzlicher Standards wie HIPPA zu gewährleisten. Finanzinstitute verwenden sie für die Bearbeitung von Krediten, bargeldlosen Bankgeschäften, Verträgen, Versicherungsunterlagen und so weiter. Selbst Blockchain-Technologien wie Kryptowährungen verwenden digitale Signaturen, um die Authentizität einer Blockchain und das Währungseigentum der Nutzer zu bestätigen.

Der Markt für die Unterstützung digitaler Signaturen wächst rasant und hat sich im Laufe der Pandemie beschleunigt, da sich immer mehr Unternehmen für elektronische Dokumentenformate anstelle herkömmlicher Papierdokumente entscheiden. Nach Angaben von ResearchAndMarkets hat die globale Industrie für digitale Signaturen im Jahr 2019 einen Wert von 1,5 Milliarden US-Dollar. Bis zum Jahr 2030 wird diese Zahl voraussichtlich auf fast 30 Milliarden US-Dollar ansteigen, wobei die jährliche Wachstumsrate (CAGR) bis dahin 28,6 % beträgt.

Warum also wächst der Markt für digitale Signaturen so schnell? Der Hauptgrund dafür ist, dass sie mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen physischen Unterschriften bietet:

  • Zeit sparen - Digitale Signaturen können online auf Dokumente aufgebracht und elektronisch weitergegeben werden, was Zeit spart, die sonst für die physische Unterzeichnung eines Dokuments und dessen Versand per Kurier oder Post erforderlich wäre.
  • Geld sparen - Durch die Umstellung auf digitale Signaturen kann der Verbrauch physischer Ressourcen erheblich reduziert werden. Dazu gehören Papier, Lagerraum, Lieferkosten, etc.
  • Verfolgbarkeit - Da digitale Signaturen Prüfpfade erzeugen, können solche Pfade genutzt werden, um menschliche Fehler zu reduzieren.
  • Zeitstempel - Da digitale Signaturen bei Bedarf mit einem Zeitstempel versehen werden, spielen sie in Bereichen wie Patentanmeldungen, Aktiengeschäften, etc. eine entscheidende Rolle.
  • Den Planet retten - Indem sie dazu beitragen, den Verbrauch von physischem Papier zu reduzieren, helfen digitale Signaturen der Umwelt.
  • Globale Akzeptanz - Im Laufe der Jahre haben fast alle Länder der Welt digitale Signaturen als rechtsgültigen Beweis akzeptiert, der vor jedem Gericht Bestand hat.

Abschließende Gedanken

Nicht alle digitalen Signaturen sind gleich. Es gibt im Wesentlichen drei Klassen von digitalen Signaturen, die sich nach den potenziellen rechtlichen Auswirkungen einer Kompromittierung der zugrunde liegenden Daten richten.

Klasse 1: Hoher Schweregrad - Diese digitalen Signaturen werden in der Regel für die Ausstellung elektronischer Fahrscheine, Gerichtsanmeldungen, elektronische Auktionen, etc. verwendet, bei denen der Unterzeichner seine Identität gegenüber einer Zertifizierungsstelle nachweisen muss, bevor er das Dokument unterschreibt. In solchen Fällen sind die Folgen der Kompromittierung von Informationen oft extrem.

Klasse 2: Moderater Schweregrad - Steuererklärungen, GST-Erklärungen, etc. verwenden diese Art der digitalen Signatur. In diesen Fällen wird eine Datenbank mit Identitäten geführt und die Identität des Unterzeichners wird anhand dieser Datenbank authentifiziert.

Klasse 3: Geringer Schweregrad - In Fällen, in denen die wirtschaftlichen oder rechtlichen Auswirkungen einer Datenkompromittierung relativ gering sind, können solche Signaturen verwendet werden. Beispiele hierfür können interne HR-Dokumente sein, die zur Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter verteilt werden, etc. Diese Klasse digitaler Signaturen kann jedoch nicht für juristische Geschäftsdokumente wie Arbeitsverträge, Wettbewerbsverbotsvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, etc. verwendet werden, bei denen es zu einer Entscheidung durch ein Gericht oder einen externen Schiedsrichter kommen kann.

PDFelement ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsworkflows, da es nicht nur elektronische Unterschriften und digitale Signaturen erzeugt, sondern auch Unternehmen bei der Digitalisierung und Verwaltung ihrer Dokumenten-Workflows unterstützt. Hier sind einige der Funktionen von PDFelement:

  • Bearbeitung - PDF-Dokumente können vor dem Aufbringen einer digitalen Signatur bearbeitet werden, um die Richtigkeit und Aktualität der in der Datei enthaltenen Daten zu gewährleisten.
  • Erstellung und Konvertierung von PDFs - PDFelement kann mehr als 300 Dateitypen in PDF-Dokumente konvertieren, um sie zu sichern, weiterzugeben, zu betrachten, etc. Es kann PDFs auch in native Formate wie Word, Pages, HTML, Bilder, EPUB, etc. zurückwandeln.
  • Anmerkungen, Ausfüllen und Unterschreiben - Anmerkungen können einer Datei hinzugefügt werden, bevor sie digital signiert wird, aber Sie können auch eine Umgehung verwenden, um eine Kopie einer signierten Datei für Anmerkungen zu erstellen, ohne das Original zu verändern und die Authentifizierung zu verletzen. Darüber hinaus können Sie mit PDFelement digitale Formulare ausfüllen, unterschreiben und authentifizieren.
  • PDF Sicherheit - Um ein digital signiertes Dokument noch sicherer zu machen, können Sie einen Passwortschutz als zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen. Dadurch wird verhindert, dass jemand die Datei öffnet, sie verändert, kopiert oder druckt. Die Verschlüsselung kann auch auf einen Stapel von Dateien angewendet werden, indem die Funktion Stapelverarbeitung verwendet wird.

Angesichts dieser und vieler anderer Vorteile, die für den Einsatz von PDFelement sprechen, ist es nicht verwunderlich, dass sich Unternehmen schnell für diese Plattform entscheiden. Was ihn wirklich attraktiv macht, ist die Tatsache, dass all diese Funktionen für einen Bruchteil des Preises eines typischen Premium-PDF-Editors erhältlich sind. Außerdem ist es einfach zu implementieren und es gibt Versionen für iOS, Windows und Mac, so dass die Mitarbeiter eines Unternehmens es problemlos auf mehreren Geräten zu Hause, im Büro oder unterwegs nutzen können.

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Noah Hofer

staff Editor

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