Wie man schnell und einfach Signaturen anfordert

In der modernen Geschäftswelt ist die Anforderung elektronischer Signaturen zu einer unverzichtbaren Praxis geworden, die Workflows rationalisiert und die Produktivität steigert. Herkömmliche Methoden zur Einholung von Signaturen, wie z.B. das Ausdrucken von Dokumenten und das Versenden zur Unterschrift, können umständlich und ineffizient sein. Diese veralteten Prozesse führen oft zu Verzögerungen, verlorenen Dokumenten und Frustration bei Absendern und Empfängern. Tools wie PDFelement bieten eine reibungslose Alternative für die Verwaltung von Signatur-Anfragen und machen den Prozess schneller und effizienter.

Was ist eine Signatur-Anforderung?

Eine Signatur-Anforderung ist eine formelle Art, jemanden zu bitten, ein Dokument digital oder elektronisch zu signieren. Dieses Verfahren unterscheidet sich erheblich von der traditionellen Signatur mit Stift und Papier, da es Einzelpersonen ermöglicht, Dokumente online über verschiedene Geräte wie Computer oder Smartphones zu unterzeichnen. Mit dem Aufkommen elektronischer Signaturlösungen wie Adobe Acrobat und PDFelement ist es für Benutzer einfacher geworden, Dokumente zum Unterschreiben zu versenden, ohne sie ausdrucken oder scannen zu müssen.

Vorteile der Anforderung von E-Signaturen

Die Verwendung elektronischer Signaturen bietet mehrere Vorteile:

• Effizienz: Elektronische Signaturen beschleunigen Transaktionen, da sie den Papierkram überflüssig machen. Dokumente können in Minuten statt in Tagen unterzeichnet werden.
• Sicherheit: Digitale Signaturen bieten Funktionen zur Verschlüsselung und Überprüfung, die die Sicherheit von Dokumenten erhöhen. Dadurch wird sichergestellt, dass die signierten Dokumente authentisch und fälschungssicher sind.
• Praktisch: Die Empfänger können Dokumente jederzeit und überall über ihren Computer oder ihr mobiles Gerät unterschreiben. Diese Flexibilität ist besonders für Remote-Teams oder Kunden von Vorteil.
• Kostengünstig: Durch die Reduzierung der mit Dokumenten in Papierform verbundenen Druck-, Versand- und Lagerkosten sparen Unternehmen mit elektronischen Signaturen Geld.

PDFelement sorgt für einen geschmeidigen und sicheren Prozess zur Anforderung von Signaturen und erleichtert den Benutzern die effektive Verwaltung ihrer Dokumente.

Anwendungsfälle für die Anforderung von Signaturen

Vertragsvereinbarungen

Wenn Unternehmen eine neue Partnerschaft oder Vereinbarung eingehen, benötigen sie oft Unterschriften auf Verträgen. Die Verwendung von Tools für die elektronische Signatur ermöglicht es beiden Parteien, Verträge schnell zu prüfen und zu unterzeichnen, ohne die mit dem Versand physischer Kopien verbundenen Verzögerungen.

Mitarbeiter Onboarding

Personalabteilungen verlangen von neu eingestellten Mitarbeitern häufig die Unterzeichnung verschiedener Formulare, darunter Arbeitsverträge und Steuerformulare. Die elektronische Anforderung dieser Signaturen beschleunigt den Onboarding-Prozess, so dass neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit schneller aufnehmen können.

Verkaufstransaktionen

Vertriebsteams benötigen von ihren Kunden häufig die Unterzeichnung von Kauf- oder Serviceverträgen. Lösungen für elektronische Signaturen ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern, diese Dokumente sofort zu versenden und so die Vertriebszyklen zu verkürzen.

Juristische Dokumente

Anwaltskanzleien bearbeiten häufig eine Vielzahl von Dokumenten, die von ihren Mandanten unterzeichnet werden müssen, wie z.B. Mandatsverträge oder Gerichtsakten. Die Verwendung elektronischer Signaturen vereinfacht diesen Prozess und sorgt dafür, dass Dokumente prompt und sicher unterzeichnet werden.

Finanzielle Genehmigungen

In Finanzabteilungen müssen Manager möglicherweise Budgets oder Ausgaben genehmigen, indem sie die entsprechenden Dokumente abzeichnen. Tools für elektronische Signaturen ermöglichen schnelle Genehmigungen, ohne auf physische Signaturen warten zu müssen.

Immobilien-Transaktionen

Immobilienmakler verlangen von Käufern und Verkäufern häufig, dass sie bei Immobilientransaktionen verschiedene Dokumente unterschreiben. Elektronische Signaturen rationalisieren diesen Prozess und ermöglichen es allen Parteien, die notwendigen Papiere schnell und effizient zu unterschreiben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie man eine Signatur anfordert

1. Anfordern einer Signatur mit PDFelement

Die Verwendung von PDFelement zur Anforderung einer Signatur ist ganz einfach:

Schritt 1

Starten Sie die Software auf Ihrem Computer.

Schritt 2

Klicken Sie auf „Datei öffnen“, um das PDF-Dokument, das Sie signieren möchten, hochzuladen.

Schritt 3

Navigieren Sie zum Abschnitt „Formular“ und wählen Sie „Digitales Signaturfeld“, um bei Bedarf einen Signaturblock hinzuzufügen.

Schritt 4

Klicken Sie in der Symbolleiste auf „E-Signatur anfordern“. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein, an die Sie das Dokument senden möchten.

Schritt 5

Klicken Sie auf „Senden“, um die Signatur-Anforderung zu versenden.

2. Adobe Acrobat zum Anfordern von Signaturen verwenden

Adobe Acrobat bietet auch eine effiziente Möglichkeit zur Anforderung von Signaturen:

Schritt 1

Öffnen Sie Adobe Acrobat und wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“, um Ihr PDF hochzuladen.

Schritt 2

Gehen Sie zum Bereich „Tools“ auf der rechten Seite des Bildschirms und wählen Sie „Signaturen anfordern“.

Schritt 3

Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die das Dokument unterschreiben müssen.

Schritt 4

Wenn Sie möchten, können Sie vor dem Versenden eine persönliche Nachricht hinzufügen.

Schritt 5

Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Signatur-Anforderung weiterzuleiten.

Allgemeine Tipps zur Fehlerbehebung aus Adobe HelpX

• Wenn die Empfänger ihre E-Mails nicht erhalten, überprüfen Sie die Spam-Ordner oder stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen korrekt eingegeben wurden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument in einem geeigneten Format (PDF) gespeichert ist, bevor Sie es zur Signatur versenden.

3. Kostenlose Methoden zum Anfordern von Signaturen in einem PDF

Es gibt auch kostenlose Tools, mit denen Benutzer digitale Signaturen anfordern können, ohne dass ihnen Kosten entstehen:

• Kostenlose Testversion von PDFelement: Benutzer können die kostenlose Testversion von PDFelement nutzen, die Funktionen für die Beantragung elektronischer Signaturen enthält, ohne dass eine Anfangsinvestition erforderlich ist.
• Andere kostenlose Tools: Verschiedene Online-Plattformen bieten kostenlose Dienste für elektronische Signaturen an. Sie können jedoch Einschränkungen in Bezug auf Funktionen oder Dokumentengröße aufweisen.

Die kostenlose Testversion von PDFelement zeichnet sich im Vergleich zu anderen online verfügbaren kostenlosen Methoden durch ihre umfassenden Funktionen aus.

Warum PDFelement für die Anforderung von Signaturen wählen?

Wenn Sie Tools für die Anforderung von Signaturen in Betracht ziehen, bietet PDFelement mehrere entscheidende Vorteile gegenüber Konkurrenten wie Adobe:

• Erschwingliche Preisgestaltung: PDFelement bietet wettbewerbsfähige Tarife für unterschiedliche Budgets, ohne dass Sie auf Funktionalität verzichten müssen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Das intuitive Design macht es jedem - unabhängig von seinen technischen Fähigkeiten - leicht zu navigieren und effektiv zu nutzen.
• Kompatibilität mit verschiedenen Dateiformaten: Sie können nicht nur mit PDFs, sondern auch mit anderen Dateitypen arbeiten, was die Vielseitigkeit der Dokumentenverwaltung erhöht.
• Erweiterte Funktionen: PDFelement umfasst Massenanfragen zur Signatur, die Verfolgung des Fortschritts gesendeter Dokumente und das Festlegen von Erinnerungen für Empfänger, die noch nicht unterzeichnet haben.

Viele Benutzer haben PDFelement für die Vereinfachung ihrer Workflows für elektronische Signaturen gelobt, was zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit geführt hat.

Praktische Tipps für die Anforderung von Signaturen

Um einen schnellen und effizienten Signaturprozess zu gewährleisten, kann die Umsetzung von bewährten Vorgehensweisen den Erfolg Ihrer Signaturanfragen erheblich beeinflussen. Hier finden Sie einige praktische Tipps, um Ihre Signatur-Anforderung zu verbessern:

Für Klarheit sorgen

Bevor Sie ein Dokument zur Signatur versenden, müssen Sie sicherstellen, dass der Inhalt klar und präzise ist. Das bedeutet, dass Sie das Dokument gründlich auf Fehler, Ungereimtheiten oder unklare Formulierungen überprüfen, die die Unterzeichner verwirren könnten.

• Verwenden Sie eine einfache Sprache: Vermeiden Sie Jargon oder komplexe Begriffe, die möglicherweise nicht von allen Empfängern verstanden werden. Das Ziel ist es, das Dokument leicht lesbar und verständlich zu machen.
• Ordnungsgemäßes Format: Stellen Sie sicher, dass das Layout übersichtlich ist und klare Überschriften und Abschnitte enthält. Verwenden Sie gegebenenfalls Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen, um Informationen in verdauliche Teile zu zerlegen.
• Heben Sie die Bereiche für die Signatur hervor: Zeigen Sie deutlich an, wo Signaturen erforderlich sind, indem Sie visuelle Anhaltspunkte wie Kästchen oder Pfeile verwenden. So können die Empfänger schnell erkennen, wo sie unterschreiben müssen, und die Wahrscheinlichkeit, dass Signaturfelder fehlen, wird verringert.

Indem Sie für Klarheit sorgen, minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen aufgrund von Fragen oder Missverständnissen und ermöglichen so einen geschmeidigeren Unterzeichnungsprozess.

Anweisungen bereitstellen

Kurze Anweisungen für die Empfänger können deren Erfahrung erheblich verbessern und sicherstellen, dass sie den Unterzeichnungsprozess korrekt abschließen.

• Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wenn Ihr Dokument bestimmte Handlungen erfordert - z. B. das Ausfüllen bestimmter Felder vor der Unterzeichnung - geben Sie klare, schrittweise Anweisungen. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Bitte tragen Sie Ihren Namen und das Datum in die vorgesehenen Felder ein, bevor Sie unterschreiben.“
• Erklären Sie den Prozess: Einige Empfänger sind möglicherweise nicht mit elektronischen Signaturen vertraut. Eine einfache Erklärung, wie Sie elektronisch unterschreiben können (z.B. „Klicken Sie auf das Signaturfeld, um mit der Maus oder dem Touchpad zu unterschreiben“), kann die Verwirrung lindern.
• Kontaktinformationen: Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, falls die Empfänger Fragen haben oder während des Unterzeichnungsprozesses Hilfe benötigen. Dies zeigt, dass Sie bereit sind zu helfen und fördert eine prompte Bearbeitung.

Klare Anweisungen tragen dazu bei, dass sich die Empfänger sicher fühlen, ihre Signatur ohne Zögern auszufüllen, was zu einer schnelleren Bearbeitungszeit führt.

Verwenden Sie Follow-Up-Erinnerungen

Das Versenden von freundlichen Erinnerungen kann die Antwortquote von Empfängern, die ihre Unterschriftsanfragen vergessen oder übersehen haben, deutlich erhöhen.

• Das Timing ist wichtig: Überlegen Sie sich, wann Sie Erinnerungen senden sollten, je nachdem, wann Sie die Anfrage zur Signatur ursprünglich gesendet haben. Eine sanfte Erinnerung ein paar Tage nach der ersten Anfrage ist oft effektiv, ohne aufdringlich zu sein.
• Personalisieren Sie Ihre Botschaften: Die Personalisierung von Follow-up-E-Mails kann den Unterschied ausmachen. Verwenden Sie den Namen des Empfängers und verweisen Sie auf das spezifische Dokument, das er unterschreiben muss. Zum Beispiel: „Hallo [Name], nur eine freundliche Erinnerung, das [Name des Dokuments] so bald wie möglich zu unterschreiben.“
• Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus: Wenn Sie Erinnerungen verschicken, sollten Sie sich für die Zeit und die Zusammenarbeit bedanken. Ein einfaches „Danke, dass Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um dieses wichtige Dokument zu unterschreiben“ kann den guten Willen fördern und zu promptem Handeln ermutigen.

Fazit

Die Anforderung von elektronischen Signaturen war dank Tools wie PDFelement und Adobe Acrobat noch nie so einfach. Durch den Einsatz dieser Lösungen können Sie Ihre Signatur-Anforderungen rationalisieren und gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz Ihrer Workflows gewährleisten. Wir laden Sie ein, PDFelement noch heute kostenlos auszuprobieren und seine zahlreichen Funktionen für eine effektive Dokumentenverwaltung zu entdecken. Mit PDFelement als zuverlässigem Partner können Sie Ihre Signatur-Anforderungen vereinfachen und dabei Zeit und Ressourcen sparen.