Wie kann man in Word mit Hilfe der Änderungsverfolgung Redlines erstellen?

Da die Welt immer digitaler wird, wäre es nicht verwunderlich, wenn Sie einen Vertrag in digitaler Form erhalten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Datei im DOCX-Format vorliegt. Bei Windows-PCs ist das Standardprogramm zum Öffnen solcher Dateien Microsoft Word. Und weil MS Word so gut ist, entscheiden sich auch viele macOS-Nutzer dafür, es auf ihren Geräten zu installieren. Sie fragen sich jetzt vielleicht: "Wie kann man mit MS Word Änderungen am Vertrag vorschlagen?" Genau darüber werden wir sprechen. Hier erfahren Sie, wie Sie in Word redlinen können.

Aber das ist noch nicht alles. In diesem Artikel lernen Sie auch eine alternative Methode kennen, die von vielen Unternehmen als die bessere Methode angesehen wird. Sie werden lernen, wie Sie mit Wondershare PDFelement redlinen können.

Teil 1. Wie kann man Dokumente in Word redlinen?

Microsoft Word ist ein beliebtes Textverarbeitungsprogramm. Es ist leicht zu erlernen und wird auf den meisten Computern vorinstalliert. Das Tool verfügt außerdem über viele hilfreiche Funktionen, darunter auch erweiterte Funktionen, die in ähnlichen Apps nicht verfügbar sind. Microsoft Word verfügt zum Beispiel über die Funktionen "Änderungen verfolgen" und "Kommentare". Sie können diese beiden zum Redlinen von Verträgen und anderen Dokumenten verwenden.

Wie funktioniert das? "Änderungen verfolgen" zeigt Ihnen alle am Dokument vorgenommenen Änderungen an. MS Word fügt den Wörtern, die Sie gelöscht oder geändert haben, ein Durchstreichen hinzu und färbt die Schrift rot. Auch die von Ihnen eingefügten Wörter haben die rote Schriftfarbe, sind aber nicht durchgestrichen.

Wie verwenden Sie also die Funktion "Änderungen verfolgen", um Änderungen vorzuschlagen? Hier sind die Schritte:

1. Öffnen Sie das Dokument mit Microsoft Word.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte REVIEW.
3. Klicken Sie auf "Änderungen verfolgen".

4. Nehmen Sie Änderungen an dem Dokument vor. Löschen Sie Sätze, die Sie entfernen möchten und ersetzen Sie sie durch neue oder bearbeiten Sie einfach den Wortlaut. Sie sehen die gelöschten Wörter durchgestrichen und die hinzugefügten Wörter in roter Schriftfarbe.

5. Erläutern Sie gemäß den Standardprotokollen die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. Markieren Sie den Text, den Sie bearbeitet haben > klicken Sie auf "Neuer Kommentar".
6. Geben Sie Ihre Erklärung in das erscheinende Popup-Feld ein.

7. Speichern Sie das Dokument.

Teil 1.1 Wie akzeptiert man Redline-Änderungen in Word?

Angenommen, Sie haben ein Redline Dokument erhalten. Hier erfahren Sie, wie Sie die vorgeschlagenen Änderungen annehmen oder ablehnen.

1. Öffnen Sie das Redline Dokument in MS Word.
2. Klicken Sie auf den Anfang des Dokuments.
3. Gehen Sie auf die Registerkarte REVIEW.
4. Sehen Sie sich den Abschnitt Änderungen an. MS Word wird den ersten Redline Text finden. Überprüfen Sie ihn und klicken Sie je nach Ihrer Entscheidung auf Akzeptieren oder Ablehnen.

5. MS Word wird den nächsten Redline Text finden. Wiederholen Sie Schritt 5, bis Sie alle vorgeschlagenen Änderungen durchlaufen haben.

Teil 2. Ist es besser, in Word oder in PDF zu redlinen?

Redlining in Word ist in Ordnung. Aber es gibt einige, die diese Methode des Redlinings nicht mögen. Wenn Sie mit Word redlinen, nehmen Sie die Änderungen bereits vor. Diese Änderungen werden der anderen Partei angezeigt. Es wirkt ein wenig aggressiv, auch wenn Sie nicht versuchen, aggressiv zu sein. Manche möchten die von Ihnen gewünschten Änderungen lieber erst hören, bevor sie das Dokument bearbeiten. Auf diese Weise ist es höflicher und professioneller.

Außerdem sind Word-Dateien nicht für ihre Konsistenz bekannt. Sie öffnen das Dokument auf Ihrem Gerät und alles ist an seinem Platz. Dann öffnen Sie die gleiche Datei auf einem anderen Gerät und die Formatierung hat sich geändert. Dies ist der Hauptgrund für die Existenz von PDF. Sie können PDFs auf verschiedenen Plattformen und in verschiedenen Editoren betrachten und sie sehen alle gleich aus.

Hinzu kommt, dass beim Redlining eines PDFs Änderungen vorgeschlagen werden, anstatt das Dokument zu bearbeiten. Wie bereits erwähnt, ist dies vorzuziehen. Das Urteil lautet also, dass das Redlining von PDFs besser ist als das Redlining in Word.

Teil 3. Wie man ein Word-Dokument in Wondershare PDFelement redlinen kann

Wondershare PDFelement ist ein großartiges PDF Tool für das Redlining. Es ist sehr benutzerfreundlich und erschwinglich. Um die andere Partei dazu zu bringen, der Verwendung von PDFelement für Vertragsverhandlungen zuzustimmen, bedarf es daher keiner großen Überzeugungsarbeit.

Sie können entweder die Hervorheben oder Durchstreichen Funktion auf der Registerkarte Kommentar verwenden, um das Dokument zu redlinen. Im linken Bereich können Sie erklären, welche Änderungen Sie vornehmen möchten und warum. Nach dem Redlinen können Sie das Dokument mit der Verschlüsseln Funktion mit einem Passwort schützen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Schließlich können Sie die Teilen Funktion verwenden, um das Redline Dokument schnell an die andere Partei zu senden, ohne den PDFelement Bildschirm zu verlassen.

Folgen Sie dazu diesen Schritten:

1. Starten Sie Wondershare PDFelement und klicken Sie auf "PDF öffnen". Wählen Sie die Datei aus und öffnen Sie sie. Wenn es sich um eine Word-Datei handelt, klicken Sie stattdessen auf + > Aus Datei. Wondershare PDFelement konvertiert es automatisch in PDF.

2. Gehen Sie auf die Registerkarte Kommentar.
3. Wählen Sie das Tool, das Sie zum Redlinen verwenden möchten. Sie können:
1. Klicken Sie auf Markieren > Rot.

2. Klicken Sie auf die Pfeil-nach-unten-Schaltfläche neben der Schaltfläche Unterstreichen > Durchstreichen.

4. Markieren Sie den Text in der PDF-Datei, den Sie ändern möchten. Klicken Sie im Kommentar Bereich auf der linken Seite auf "Kommentar hinzufügen". Geben Sie die Erklärungen für die Änderungen ein, die Sie vornehmen möchten.

5. Wiederholen Sie Schritt 4, bis Sie zufrieden sind.
6. Klicken Sie auf Teilen > E-Mail. Verfassen Sie die E-Mail und senden Sie das Redline PDF an die Gegenpartei.

Teil 4. Bewährte Vorgehensweisen für das Redlining von Word-Dokumenten und PDFs

Hier sind einige Dinge, die Sie beim Redlinen von Dokumenten beachten sollten.

Begründen Sie Ihre Entscheidung

Ob Sie nun in Word oder in PDFelement redlinen, vergessen Sie nicht, Erklärungen zu geben. Fordern Sie nicht nur Änderungen, sondern erklären Sie, warum Sie diese Änderungen wollen. Sie können dafür immer die Kommentarfunktion verwenden. Dadurch wird der Verhandlungsprozess beschleunigt, da die Gegenpartei Sie nicht nach den Gründen fragen muss.

Verwenden Sie einen professionellen Tonfall

Die goldene Regel beim Redlinen ist, sich daran zu erinnern, dass es kooperativ und nicht konfrontativ ist. Bitten Sie höflich um die Änderungen. Verwenden Sie dazu einen formellen und professionellen Ton, wenn Sie Änderungen vorschlagen. Vermeiden Sie auf jeden Fall aufrührerische Sprache und persönliche Angriffe. Stellen Sie auch keine unangemessenen Forderungen. Wenn Sie diese nicht befolgen, wird Ihre Beziehung zur Gegenpartei belastet und das kann das Geschäft zum Scheitern bringen.

Übermäßiger Gebrauch von Redlining

Es gibt etwas, das man "übermäßigen Gebrauch von Redlining" nennt. Das ist, wenn Sie jeden Aspekt eines Dokuments übermäßig markieren. Das macht die Dinge zu kompliziert und es dauert länger, sich zu einigen. Das kann dazu führen, dass sich die Gegenpartei überfordert fühlt und Probleme bei Gesprächen entstehen. Konzentrieren Sie sich auf die großen Dinge, nicht auf jedes kleine Detail. Auf diese Weise können alle besser zusammenarbeiten und die Dinge schneller erledigen.

Wählen Sie benutzerfreundliche Tools

Sie können digital redlinen, um den Zeit- und Ressourcenaufwand für Vertragsverhandlungen zu reduzieren. Die Verwendung eines erweiterten Tools scheint eine gute Idee zu sein. Allerdings sind viele von ihnen für Anfänger schwer zu bedienen. Wenn Sie oder die Gegenpartei mit dem Tool nicht vertraut sind, werden Sie viel Zeit damit verbringen, sich in die Nutzung des Tools einzuarbeiten. Das ist kontraproduktiv.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie benutzerfreundliche Tools wählen. Sie werden sehr schnell verstehen, wie sie funktionieren, so dass Sie sich auf das Redlining konzentrieren können.

Fazit

Wie kann man in Word redlinen? Einfach. Sie verwenden die Funktion "Änderungen verfolgen" und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie aber eine bessere Möglichkeit zum Redlinen suchen, sollten Sie auf ein PDF Tool umsteigen. PDF-Dateien sind in der Regel konsistenter als DOCX-Dateien und entsprechen eher der traditionellen Art des Redlinings.

Natürlich benötigen Sie einen PDF Editor, und Wondershare PDFelement ist der beste, den Sie finden können. Es ist intuitiv, kostengünstig und mit vielen Funktionen ausgestattet. Wondershare PDFelement bietet Ihnen alle Redlining-Tools, die Sie sich wünschen können. Kommentieren, Verschlüsseln, Freigeben und sogar digitale Signaturen - Wondershare PDFelement hat sie alle. Suchen Sie also nicht weiter und verwenden Sie Wondershare PDFelement für Ihre Redlining-Bedürfnisse.