In dieser digitalen Welt, in der wir leben, sind Daten das neue Öl. Es wäre klug, Wege zu finden, Informationen so gut wie möglich zu sammeln und zu interpretieren, wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen die Nase vorn hat. Software und technischen Geräten fehlt jedoch das menschliche Gespür, um Informationen so zu entschlüsseln, wie es Menschen mit ihren Sinnen tun würden.
Die beste Lösung für dieses Dilemma ist die Konvertierung von Papierakten in digitale Daten für maschinelles Lernen. Dieser Artikel befasst sich mit der automatischen Datenerfassung, ihren Vorteilen und den besten Tools, die Sie zur Automatisierung der Datenerfassung verwenden können.
Was ist automatische Datenerfassung?
Bei der automatischen Datenerfassung liest eine Maschine oder eine KI-Programmiersoftware Daten in Papierakten und konvertiert sie in eine elektronische Datei. Sie können diese E-Akte in Ihrer Datenbank speichern oder sie mit anderen Aktionären teilen.
Bevor es die automatische Datenerfassung gab, trugen die Angestellten der Unternehmen die Daten manuell in die Geschäftsbücher ein. Da es in unserer Natur liegt, Fehler zu machen, können Sie sich nur vorstellen, wie viele Fehler diese Aufzeichnungen enthielten. Die Mitarbeiter griffen auf zusätzliche Präventivmaßnahmen zurück, wie z.B. die doppelte Eingabe, die sie höchstwahrscheinlich ein paar zusätzliche Stunden kostete, um die zugeteilte Aufgabe zu erledigen.
Vorteile der automatischen Datenerfassung für Unternehmen
Da Sie nun wissen, was automatische Datenerfassung ist, lassen Sie uns sehen, wie Sie oder Ihr Unternehmen davon profitieren können.
Weniger Fehler
Forscher untersuchten manuelle Dateneingabemethoden und fanden heraus, dass Mitarbeiter bei der visuellen Überprüfung von Daten fehleranfälliger sind. Die Einzeleingabe ist ebenso fehleranfällig wie die visuelle Kontrolle. Die automatische Datenerfassung reduziert menschliche Fehler durch die Eingabe 100% genauer und aktueller Daten. Je weniger Fehler Sie in Ihrem Unternehmen machen, desto weniger Geld verschwenden Sie.
Es spart Zeit
Aktuelle Datensätze sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Einrichtung. Die manuelle Eingabe von Hunderten von Seiten kann jedoch ziemlich mühsam sein. Die automatisierte Datenerfassung spart Ihnen Zeit und rationalisiert Ihre Arbeitsabläufe, da Sie Ihre Datensätze in einem Bruchteil der Zeit aktualisieren können, die Sie für die manuelle Durchführung dieser Aufgabe benötigen würden.
Verbessert die Effizienz
Ihre Mitarbeiter könnten so viele Stunden mit Dateneingabeaufgaben verbringen, dass ihnen die Zeit fehlt, sich auf andere wichtige Aufgaben im Unternehmen zu konzentrieren. Die automatisierte Dateneingabe entlastet sie und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben wie die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren, die das Unternehmen vorantreiben.
Es spart Ihnen Geld
Durch die Automatisierung der Datenerfassung können Sie Ihr kostbares Geld im Tagesgeschäft einsparen, da Sie nicht extra eine ganze Abteilung einstellen müssen, die Ihnen bei der manuellen Dateneingabe hilft. Da die automatisierte Datenerfassung die Effizienz verbessert, wird Ihr Unternehmen auch mehr Umsatz erzielen. Sie können das zusätzliche Geld dann wieder in Ihr Geschäft investieren oder es in einen Notfallfonds für schlechte Zeiten einzahlen.
Es hilft Ihnen, papierlos zu werden
Wenn wir unsere Geschäfte aufbauen, müssen wir unbedingt die Auswirkungen auf die Umwelt berücksichtigen. Die meisten der von uns gedruckten Dateien landen bald im Müll oder auf einer Mülldeponie, was sehr umweltschädlich ist. Die automatische Datenerfassung hilft Ihnen, Ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren und Papierdateien in gemeinsam nutzbare digitale Dokumente zu konvertieren, die nicht ausgedruckt werden müssen. Sie schonen nicht nur die Umwelt, sondern ersparen sich auch viel Frustration und zusätzliche Kosten, die mit der Organisation von Papierakten und Dokumenten verbunden sind.
Verbesserter Durchlauf
Sie könnten in Ihrem Unternehmen viel Zeit damit vergeuden, darauf zu warten, dass ein Dokument von einer Hierarchie zur anderen wandert und genehmigt wird. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Manager mit Arbeit überhäuft wird und einen riesigen Stapel von Papieren auf seinem Schreibtisch liegen hat, die alle durchgesehen und genehmigt werden müssen. Wenn Sie automatisierte Methoden zur Datenerfassung verwenden, können die elektronischen Dateien einfach gescannt und zur schnellen Bestätigung an die Geschäftsleitung geschickt werden.
3 Verschiedene Methoden der automatischen Datenerfassung
So einfach die automatische Datenerfassung auch klingt, sie ist keine Einheitslösung. Sie müssen selbst entscheiden, welches System für Ihr Unternehmen oder Ihre persönlichen Bedürfnisse am besten geeignet ist. Lesen Sie weiter, um die drei wichtigsten Methoden der automatischen Datenerfassung kennenzulernen, die Sie verwenden können.
1. Optical Character Recognition (OCR)
Die erste ADC-Erfassungsmethode auf unserer Liste ist die optische Zeichenerkennung, allgemein bekannt als OCR. Bei diesem Verfahren wird Technologie eingesetzt, um handschriftliche Zeichen oder gedruckte Texte in digitalen Dokumenten oder Bildern zu lesen.
So können Sie beispielsweise mit der OCR eine Quittung scannen und in ein Textdokument umwandeln. Der Inhalt der Quittung wird dann als Textdaten gespeichert. Leider können Sie die Wörter in der Bilddatei nicht mit einem Texteditor zählen oder bearbeiten.
Die Verwendung von OCR ist im Gesundheitswesen, in der Logistik und im Bankwesen weit verbreitet. Auch wenn die Ausgabe von OCR ein gewisses Maß an menschlicher Überprüfung und Korrekturlesung erfordert, lässt sich nicht leugnen, dass OCR eine kosteneffektive Lösung ist, die Ihnen außerdem wertvolle Zeit spart. Zu den wichtigsten Funktionen von OCR gehören Scannen, Drucken, Fehlerkorrektur, Korrekturlesen und Erkennung.
2. Optical Mark Recognition (OMR)
Die Optical Mark Recognition, auch bekannt als Optical Mark Reading, nutzt Technologie, um bestimmte Markierungen auf einem Dokument zu entziffern und zu identifizieren. Beispiele für Bereiche, in denen OMR eingesetzt werden kann, sind das Lesen und Scannen von Umfragen, Fragebögen und die Bewertung von Prüfungsarbeiten, bei denen die Schüler die richtige Antwort durch Schattieren des entsprechenden Feldes angeben. Ein Scanner entziffert die Markierungen auf dem Papier, indem er prüft, wie das Licht durch das Formular reflektiert wird. Der schattierte Bereich lässt weniger Licht durch das Papier dringen, wodurch ein deutlicher Kontrast entsteht. Zu den wichtigsten Funktionen von OMR gehören Entwerfen, Scannen, Drucken, Anti-Betrugsfunktionen, Erstellen von Berichten und Sortieren von Daten. Anders als Menschen können OMR lange arbeiten und zahlreiche Dokumente bearbeiten, ohne zu ermüden. OMR ist außerdem zu 99% genau, was weit über das hinausgeht, was ein Mensch leisten kann. Wenn Sie 10.000 Fragebögen durchsehen müssten, wären Sie sicher nicht so schnell und präzise wie ein OMR-Scanner.
3. Intelligent Character Recognition (ICR)
Die Intelligent Character Recognition schließlich ist eine Methode der Datenautomatisierung, bei der ein Computer handgeschriebenen und manuell eingegebenen Text in Zeichen übersetzt, die eine Maschine lesen kann. Zu den Funktionen, die Sie von der ICR-Software erwarten können, gehören das Lesen, Erkennen und Klassifizieren von Texten, VMS-Integration, Echtzeit-Dashboard und Berichtsmodule. Die ICR-Software lässt sich auch an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Es wäre jedoch hilfreich, wenn Sie ICR nicht mit OCR verwechseln würden. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass OCR verschiedene Handschriften und unstrukturierte Texte nicht entziffern kann. Der verbesserte Lernprozess von ICR verbessert die OCR erheblich, indem sie Daten aus komplexen Handschriften extrahiert. Darüber hinaus fügt die Software jedes Mal, wenn sie eine einzigartige Handschrift entziffert, neue Zeichen zur Datenbank hinzu.
Mit all diesen weiteren Verbesserungen können Sie sicher sein, dass ICR ein hochpräzises Tool ist, das Ihre automatisierte Datenerfassung auf die nächste Stufe hebt. ICR eignet sich für Krankenhäuser, Anwaltskanzleien und Finanzinstitute, die mit zahlreichen schriftlichen Formularen arbeiten, die in die Datenbank des Unternehmens eingegeben werden müssen.
Wondershare PDFelement - Ein leistungsstarkes Tool zur automatischen Datenerfassung
Nachdem Sie die Vorteile der automatischen Datenerfassung gelesen und mehr über die drei ADC-Methoden erfahren haben, könnten Sie in Erwägung ziehen, die automatische Datenerfassung in Ihrem Betrieb einzuführen. Wondershare PDFelement - PDF Editor ist ein hervorragendes Tool, das Ihnen hilft, Daten automatisch zu erfassen und von all den Vorteilen zu profitieren, die Sie oben entdeckt haben.
Diese Software verfügt über eine OCR-Funktion, die mehr als 20 Sprachen erkennt und erstklassige Qualität und Genauigkeit garantiert. Mit Wondershare PDFlement können Sie Ihre PDFs, Dateien und Bilder mit einem Klick präzise scannen und so wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben nutzen.
Sie müssen sich auch nicht um das Layout und die Formatierungselemente Ihrer Dokumente kümmern, wie z.B. Seitennummerierung, Kopf- und Fußzeilen. Wondershare PDFelement bewahrt sie auf und reproduziert sie so, wie sie erscheinen, so dass Sie eine ausgefeilte digitale Kopie erhalten, die Sie aufbewahren oder einfach mit wichtigen Beteiligten teilen können.
Darüber hinaus können Sie die neu hinzugefügten und erkannten Texte aus Ihrer gescannten Datei mit bereits vorhandenen Schriftarten synchronisieren, um die Bearbeitung reibungslos zu gestalten.
Wie man mit PDFelement automatisch Daten erfasst
Wir hoffen, Sie sind gespannt darauf, die OCR-Funktion von Wondershare PDFelement auszuprobieren. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie diese Plattform für die automatische Datenerfassung nutzen können.
Schritt 1 Starten Sie die Wondershare PDFelement Plattform und öffnen Sie das PDF, das Sie mit OCR bearbeiten möchten.
Schritt 2 Klicken Sie oben auf der Seite auf OCR.
Schritt 3 Geben Sie im OCR PDF Popup-Fenster die gewünschten Parameter an, bevor Sie auf Übernehmen klicken, um den OCR-Prozess zu starten.
Schritt 4 Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, speichern Sie Ihre Arbeit, indem Sie auf das Speichern Symbol klicken.
Neben der OCR-Funktion verfügt Wondershare PDFelement über weitere Funktionen, um alle PDF-Aufgaben zu erfüllen. Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren.
Fazit
Die Technologie hat unser Leben wirklich stark beeinflusst und die Art und Weise, wie wir heute Dinge tun, verändert. Ein hervorragendes Beispiel ist die Erfindung automatischer Tools zur Datenerfassung, die unsere Arbeit erleichtern, die Genauigkeit verbessern und unsere Effizienz steigern. Wir können uns nicht mehr vorstellen, wie die Menschen früher gelebt haben.
Da Sie nun mehr über die automatische Datenerfassung, die verschiedenen Methoden und die hervorragenden Tools wissen, die Sie verwenden können, ist es höchste Zeit, dass Sie diese Technologie nutzen, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Automatisierte Tools zur Datenerfassung könnten Ihnen auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und Sie von Ihren Konkurrenten in der Branche abheben. Es wäre jedoch ratsam, sich ausgiebig zu informieren und durch Ausprobieren die für Sie am besten geeignete ADC-Methode zu finden.
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